采购需求

 

一、项目概述

1.1本次项目为2023年余杭区流动人员人事档案整理和数字化加工项目，通过委托加工的形式进行业务外包，整理数字化加工和日常数字化维护工作，通过委托加工的形式进行业务外包，包括但不限于以下主要工作内容：参照中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》等干部人事档案整理工作的规范要求，正确地完成每卷（册）人事档案的材料鉴别、材料分类、材料排序与编目、复制与技术加工、材料装订、档案标识打印与粘贴等人事档案整理工作；同时根据人事档案管理应用系统信息采集的内容和要求，正确地完成人事档案信息数据的采集、录入、核对以及纸质档案材料的扫描、著录、影像加工、档案影像库建设等数字化加工工作、散材料日常归集和整理以及日常数字化维护工作，形成准确完整的档案信息数据库和档案影像数据库。

1.2采购需求表：

序号	档案类型	每卷（册）页数	总页数	数量	预算价/最高限价
1	人事档案数字化加工	不固定（根据人事档案情况而定）	不固定（根据人事档案情况而定）	14000卷（中标人在正确履行服务合同后，采购人将以实际整理加工完成的人事档案卷（册）数量进行合同结算，投标人在投标文件中所报综合单价作为本次服务采购最终结算依据，实际按照整理加工完成的人事档案卷（册）数量乘以综合单价算出项目结算价。）	77万元；流动人员人事档案整理及数字化加工综合单价最高限价为55元/卷；
2	人事档案日常数字化数据导入挂接及运维	不固定（根据人事档案情况而定）	不固定（根据人事档案情况而定）	将条目数据整理、扫描、保存后正确导入人事档案管理应用系统。扫描图像文件应与档案管理应用系统的目录数据进行无缝挂接。 协助采购人进行日常档案验收及维护工作；档案接收高峰期另外安排人协助采购人做好接收工作。	18万元/年
3	新增流动人员人事档案（包括毕业生档案）的接收预整理和基本信息采集	不固定（根据人事档案情况而定）	不固定（根据人事档案情况而定）	正确完成新增的流动人员人事档案（包括毕业生档案）的接收预整理，及时完成接收档案的基本信息采集工作。	16.2万元/年

 

二、项目组织要求

中标人应建立适应人事档案整理和数字化加工工作需要的组织机构，确保人事档案整理数字化加工、日常数字化维护和档案的接收预整理和基本信息采集工作顺利开展和按期完成。

三、服务方式要求

由中标人指派人员、自带整理加工所需的材料、设备、工具到采购人指定的工作场所进行流动人员人事档案整理和数字化加工和日常数字化维护服务等工作。

四、工作周期要求

自合同签订之日起12个月内完成。中标人应制定合理的项目进度计划及按期完成保证措施，确保招标项目保质保量按期完成。

五、技术要求

（一）总则：严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案原件和数字化档案信息的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有人事档案管理工作经验的专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。

（二）人事档案整理要求

1、人事档案整理工作必须严格参照中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》等干部人事档案整理工作的规范要求进行，对档案材料必须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理，使每卷（册）人事档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。

2、档案整理所需材料要求

1）人事档案卷盒（包括人事档案盒）由余杭区人力资源和社会保障局提供。

2）散材料袋的规格及样式见相关附件一。

3）参考材料袋规格及样式见相关附件二。

4）档案目录纸规格及打印样式见相关附件三。

5）人事档案装订样式见相关附件四。

6）人事档案条码粘贴标签样式见招相关附件五。

7）人事档案整理所需的其他材料，包括干部职务变动表、彩色分类纸、技术加工用衬纸、打印用墨盒、防虫防腐浆糊或胶水、档案装订带绳等都必须符合人事档案整理所规定的材料规范要求。

（三）人事档案数字化加工要求

1、人事档案数字化加工工作必须严格按照人事档案数字化技术规范要求进行，利用先进可行的计算机及相关技术，通过完整严谨的加工流程，将纸质人事档案转化为数字档案，形成准确完整的档案信息数据库和档案影像数据库。

2、应根据人事档案管理应用系统信息采集的内容和要求，正确地完成基础信息、学习履历信息、工作履历信息、职称技能信息、政治面貌信息、亲属信息、特殊工种信息、违法违纪信息、档案转接信息、特殊人群标识信息和备注信息等档案信息的采集、录入、核对等工作，并确保上述信息准确、完整。

3、档案材料影像文件应与档案材料相对应，符合阅读习惯、内容完整准确、页面干净、文字清晰、照片真实、红蓝章颜色明显突出。档案材料影像文件采用标准JPEG图像格式存储，并按照档案材料分类要求，形成档案影像数据库。影像标准应符合相关国家及行业标准。

4、数字化加工具体要求

  1）档案扫描

采用(300dpi) JPG彩色扫描，均保持原档方向。扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。为保护档案原件，扫描单位尽量使用平板扫描仪扫描。对成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

确保扫描质量的技术要求：

①通过数字化软件的该流程中的上传影像功能，与前处理登记的页数进行比对校验，限制数量不一致的扫描影像上传，及时提醒作业人员漏扫、多扫的问题的发生。

②作业人员一旦发现漏扫，可以通过影像扫描的插入扫描功能，及时将扫描影像补充完整。

③作业人员一旦发现不合格的扫描影像产品，可以通过影像扫描的替换扫描功能，将不合格的扫描影像替换。

④可对影像扫描的分辨率、存储格式、压缩格式等参数进行统一设置，防止因作业人员个体素质差异，影响到档案扫描成果质量；

⑤档案扫描后的图片最终保存到服务器端，确保数据的安全；

2）著录：扫描文件著录应准确。录入有不准确或错漏的，应根据文件内容重新修改提炼，符合国家《纸质档案著录规则》要求。

确保条目著录质量的技术要求：

①看图著录：

对照成品图像数据进行详细著录，把各级目录信息、文本信息写入到每一页图像中去，数字化软件的看图著录功能支持对图像选定部分自动提取文字至相应著录字段，而不损坏图像本身，从而保证数据挂接的准确率和数据还原的可靠性。

②采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。软件自动校对的两录一校功能可以定位到字符，以高亮显示不匹配的字符。

③数字化软件可根据文件级中的页数和文件形成时间2个著录项自动生成案卷级中的总页数、总件数、起始时间、终止时间4个著录项值，提高数据的正确率；

④数字化软件支持字段内容相同的，可以使用同上一条，提高正确率与加工效率；

⑤数字化软件的著录功能，可基于新进馆档案的业务类型，制定不同的字段属性、长度及录入要求；

⑥数字化加工软件能对档号等不允许重复的关键项目做重复性校验，反馈校验结果；

⑦数字化软件支持导入外部的档案条目到加工系统中，提高原有的条目利用率；

⑧条目著录人员可以根据质检人员的数字化软件的在线错误提示信息，做错误的条目数据的修改；

⑨只有不合格的条目信息修改完毕并通过质检人员验收合格后，才能进入到正常加工流程；

⑩条目录入的数据最终保存到服务器端，确保数据的安全；

3）图像页面

 影像资料和原档案页码顺序需要一致。图像不能存在压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫等现象。

对淡铅笔印痕的图件，至少要保留铅笔痕迹扫描效果。

在复印件上加盖有资料责任单位的红色公章的，视为原件。如果资料单位的原件复印件的章亦是黑白复印效果的，确定为“复印件”，统一在备注字段标记“复印件”。

4) 影像属性

档案影像的属性数据和实体档案上内容是否一致。

5) 图像处理

应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。

确保图像处理的技术要求：

①数字化软件的图像处理，可局部加粗、减淡，可设置自动黑边裁剪框；

②数字化软件的图像处理，可依据质检人员的在线退回的不合格的产品的错误提示信息进行修改；

③数字化软件的图像处理，可通过系统设置，要求图像处理人员必须先将不合格的影像文件修改完毕并通过质检人员验收合格后，才能进入到正常加工流程中，以控制有问题图像的优先处理，以免造成有问题图像遗漏处理。

④图像处理后的影像最终保存到服务器端，确保数据的安全；

6) 数据索引

（1）数据索引登记

认真填写数字化加工流程表单，数据索引的每份文件的页数，数据索引的责任人，核对每份文件的数据索引页数与前面流程填写的文件页数是否一致。

（2）对电子影像进行录入定位，确认任务列表中数据栏的档号、任务栏的档号与封皮影像中的档号一致，以目录数据库为依据，将每一份扫描文件的标题、档号、页码与条目上的标题、档号、页码进行一一对接。

确保索引质量的技术要求：

①数字化软件通过条目信息及图片信息，可自动生成索引，对于出错的索引信息能单独开启手动索引任务。

②数据索引的数据最终保存到服务器端，确保数据的安全；

7) 文件存储

以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以相应档号进行命名。数据光盘内文件电子影像存储格式为JPG格式。扫描后的电子文件需要提交硬盘存储做备份之用。

8) 数据自检

加工单位必须对分批（一般按全宗）完成的条目和图像数据逐一进行自检，对错误或不规范的数据及时进行修正，并做好相应的自检错误的记录登记，在自检合格后方能提交甲方验收。

（1）条目质检：：逐一检查条目的的档号、材料名称、材料形成时间、页数等关键字段的内容与档案原件是否一致，如有问题及时进行修改或重录。

（2）图像质检：对扫描的图像文件逐一进行质检，退回未处理、倾斜、失真等不合格的图像文件；发现文件或资料漏扫时，应及时补扫，并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（3）索引质检：逐一检查条目与扫描图像是否对应匹配，对错误或不规范的条目和图像文件及时进行修正或退回处理，确保条目与图像文件的100%对应，再提交采购人抽检验收。

确保质检质量的技术手段：

①通过数字化软件的该流程中的上传影像功能，与前处理登记的页数进行比对校验，限制数量不一致的扫描影像上传，及时提醒作业人员漏扫、多扫的问题的发生。

②影像处理质检不合格的产品实行在线退回或直接修改，影像处理人员在线根据质检人员的错误提示信息进行修改；软件要求图像处理人员必须等不合格的影像产品修改完毕并通过质检人员验收合格后，再进入到正常加工流程。

3条目质检不合格的产品实行在线退回，条目著录人员在线根据质检人员的错误提示信息进行修改；软件要求条目著录人员只有不合格的条目信息修改完毕并通过质检人员验收合格后，才能进入到正常加工流程；软件可自动统计每位著录人员的质检合格率排名；

4质检人员可直接接入到数字化软件里进行质检，质检的数据最终保存到服务器端，确保数据的安全；

（四）应遵守标准规范

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《干部档案工作条例》

《干部档案整理工作细则》

《干部人事档案材料收集归档规定》

《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》

《关于报送新任中管干部数字档案的通知》

《流动人员人事档案管理暂行规定》

《企业职工档案管理工作规定》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》

《计算机病毒防治管理办法》

《计算机信息系统保密管理暂行规定》

《档案数字化外包安全管理规范》

GB/T 22239-2008 信息系统安全等级保护基本要求

DB11/T 494.1～11-2007 人才服务规范

DB11/T 765.1～4-2010 档案数字化规范

DA/T1-2000 中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语

DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范

DA/T18 档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

GB/T 2260-2002 中华人民共和国行政区划代码

GB/T4754-2002 国民经济行业分类

GB 11714-1997 全国组织机构代码编制规则

GB/T 112402 经济类型分类与代码

GB 11643-1999 公民身份证号码

GB/T4658 学历代码

GB/T8561 专业技术职称代码

GB/T 19253-2003 信息技术 数据元值的格式表示法

GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南

GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试

六、数据导入挂接及运维

1、数据导入挂接

将条目数据整理、扫描、保存后正确导入人事档案管理应用系统。扫描图像文件应与档案管理应用系统的目录数据进行无缝挂接。

要求记录导入进度情况，成功和失败的目录数，并显示具体的失败目录和失败原因，如缺少电子目录，电子文件命名与电子目录不匹配等常见错误提示以便修改或重新合并。

在挂接电子文件前，进行电子文件挂接包的整理，清除不符合挂接条件的电子文件。

对重复导入情况的实时监控，选择导入类型，如全覆盖导入、增量导入还是终止导入等。扫描的各类影像及数据必须与人事档案影像系统兼容。

2、驻点运维

针对区流动人员人事档案使用率较频繁，应用率较高，故增设人员驻点运维服务，原则上不少于2人。

运维人员须根据本项目导入后数据进行长期维护及更新服务，配合采购单位相对相应维护工作。

七、安全保密要求

1、中标人须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；须对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案（不得有外籍人员），并签订保密协议，同时工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交余杭区人力资源和社会保障局审核保存；中标单位在工作期间必须遵守余杭区人力资源和社会保障局的相关保密制度。

2、档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属余杭区人力资源和社会保障局，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等项目加工中的所有信息资料在项目结束时都必须完整完全移交，不得下载、留存、持有和使用余杭区人力资源和社会保障局的任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。

3、为保证档案原件的安全和信息安全，中标单位在数字加工过程中所使用的所有数字化设备和软件须经余杭区保密局安全保密检测，有安全隐患的一律不得使用，同时应在加工现场和临时库房配备多路无死角的视频监控等专用设备，由杭州市余杭区人力资源和社会保障局进行全过程监管，并保证视频监控录像数据留存六个月。进入加工现场的计算机设备等应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口。数据存储服务器不得与其他部门公用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目完成时，所有在项目过程中使用设备须经余杭区人力资源和社会保障局检查，清除所有的留存信息并作安全技术处理，中标单位须将所有使用过的存储器全部交给余杭区人力资源和社会保障局处理。

4、工作人员不得带入有信息录入传播功能的设备（相机、手机、U盘等）；不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容；工作期间，扫描场所为封闭区间，无关人员不得进入。

5、中标人必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定；在工作中必须与余杭区人力资源和社会保障局做好档案的安全交接，并有记录；中标单位作息时间与余杭区人力资源和社会保障局工作人员基本一致。

6、项目安全保障要求：

制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等几个方面的制度建设。

规范项目保障措施。该项要求加工单位在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。

提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。

完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。

八、验收要求

（一）中标人应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证人事档案的整理和数字化工作符合质量要求，并高质量地完成工作任务。

（二）中标人必须建立严格的质量检测体系，对加工完成的人事档案必须逐卷（册）全面自检，自检达到质量标准要求的，才能递交验收。

（三）验收时间

1、中标人数据自检合格后，递交采购人进行验收。数据验收以抽检方式进行，第一个月的数据，全部抽检，第二个月后提交的数据，抽检20%，不达到标准的全部退回重新加工。

2、项目全部完成后，中标人应备齐相应的项目文档、项目总结报告、批次验收单和总体验收申请向余杭区人力资源和社会保障局提交项目总体验收。余杭区人力资源和社会保障局在收到上述文件后 15个工作日内甲方提出终验申请。

（四）验收质量标准

  1、实物验收

档案实物验收必须逐卷（册）清点，对档案数量、文件状况等进行检查。不能丢失、损坏、损毁人事档案或档案材料内容；不能私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；不能擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的。对已发现的问题，中标人须及时采取补救措施，并承担相应责任。采购人有权解除合同并追究乙方违约责任。

2、整理质量验收

实物整理质量验收以抽检的方式检查，抽检比例由甲方确定。如发现档案材料分类错误、排序错误、编目错误、装订不符要求、卷间文件颠倒、档案标识打印与粘贴错误等作为差错，该卷（册）档案的整理质量将被确定为“不合格”。

3、数字化加工质量验收

数字化加工质量验收以抽检的方式检查，对采集的信息数据、目录与图像等导入完毕的数据进行验收，抽检对象和比例同整理质量验收的抽检对象和比例相同。如发现采集的数据信息、目录数据、图像文件有错误、不完整、不清晰或目录数据与图像文件挂接有错误等情况，该卷（册）档案的数字化加工质量将被确定为“不合格”。

4、条目质量验收

每批次质量验收合格率在99.5%以上（含99.5%）时，该批次质量验收结论将确定为“通过”，未达到的，该批次质量验收结论将确定为“不通过”。每批次质量验收合格率=（每批次总卷（册）数-抽检不合格的卷（册）数）/每批次总卷（册）数×100%。同卷（册）人事档案的整理质量验收和数字化加工质量验收都被确定为“不合格”时，该卷（册）人事档案质量验收抽检不合格的记卷（册）数只记一次。

5、每批次质量验收“通过”的结论，必须经余杭区人力资源和社会保障局签字后方有效。每批次质量验收结论确定为“不通过”的，该批次将全部发回乙方全面自检。中标人自检后，须第二次重新提交验收。重新提交验收后，该批次质量验收结论被再次确定为“不通过”的，该批次将再次全部发回中标人全面自检。中标人自检后，须第三次重新提交验收，第三次质量验收结论被再次确定为“不通过”的，甲方有权解除合同并追究中标人违约责任。

6、在整批次退回自检期间，余杭区人力资源和社会保障局将不再向中标人提供加工的档案。

7、在质量抽检中被确定为“不合格”的服务产品或在验收中发现有其他存在问题，中标人应及时、无偿地予以纠正并再次提交余杭区人力资源和社会保障局验收，直至更正全部错误。

九、质保期及培训要求

1、自项目总体验收合格之日起一年（12个月）为质量保证期。质量保证期内中标人为余杭区人力资源和社会保障局提供项目免费维护和培训。

2、中标人随时提供在线响应服务，故障响应时间不超过2小时，在发生严重故障时，立即赶赴现场。当系统出现问题时，中标人承诺不论问题是由哪一方产生，都将协助采购人及有关供应商使系统尽快恢复正常。

3、在系统运行正常情况下，中标人的工程师每一个月（或根据需要具体安排）对本项目涉及到的系统和电子档案进行一次全面维护，并以书面形式向余杭区人力资源和社会保障局报告，及时对余杭区人力资源和社会保障局业务人员和技术人员进行培训。

4、售后服务技术支持人员发生变化时，中标人应及时以书面形式通知余杭区人力资源和社会保障局。

5、在项目实施过程中，中标人应对余杭区人力资源和社会保障局有关人员进行档案影像系统原理、操作方法、使用技巧、日常维护等方面进行免费培训，并提供相关文档。

十、费用支付

  合同签订后，采购人在15个工作日内支付合同总价50%金额，项目完成并全部通过验收后，采购人支付合同总价的50%金额。

十一、在中标报价外不再额外增加任何费用，其他未尽事宜，以采购人要求为主，双方协商解决。