采购需求

一、采购内容：2023中关村论坛交流午餐会

二、项目资金来源：财政资金

三、预算金额： 399.928704万元

四、 服务期限：自采购合同签订之日起至活动结束止。合同期满后，若采购人对中标人的服务满意，在不改变协议其他条款的情况下，第二年可续签本协议，续签次数不超过两次，续签服务期限不超过两年（续签金额以预算批复金额为准）。

五、 服务地点：采购人指定地点

六、 采购技术要求：

七、 项目简介

（一）项目名称：2023中关村论坛交流午餐会

（二）项目背景

“2023中关村论坛”将于5月26日在中关村国家自主创新示范区展示中心举行，作为集科技交流和创新成果展示、发布、交易于一体的国际化科技创新交流合作平台国际性科技交流活动，中关村论坛汇聚了众多全球科技创新领域的知名企业家、投资家及专家学者齐聚北京。

为将中关村论坛打造为更加全球性、综合性、开放性的科技创新高端国际论坛，提升中关村论坛活动的品质，海淀区拟在5月26日开幕大会结束后举办交流午餐会，打造轻松、愉悦、舒适的环境氛围，在美景、美食、音乐的陪伴下，为嘉宾创造自由交流的轻社交平台。

（三）活动目的

通过举办户外交流午餐会，为论坛嘉宾营造轻松愉快的用餐与交流氛围，推动与会嘉宾的互动社交，进一步提升海淀与中关村科学城知名度与吸引力，为北京国际化建设增添活力。

八、 项目范围

（一）工作范围

负责交流午餐会从策划设计，到筹备组织，再到落地执行等整体工作。

1、 活动策划：分析活动目标与嘉宾需求，进行活动整体策划，设计活动议程与亮点特色；提出活动执行方案和安全应急预案。

2、 活动筹备组织：开展活动视觉及物料延展设计制作；做好场地、舞美、户外家具、餐饮等前期筹备；提前进行现场搭建、调试等。

3、 活动落地执行：5月26日中午，活动在海淀公园中心草坪举行，以户外冷餐会形式召开中关村论坛开幕大会嘉宾约600人。现场做好嘉宾接待、引导、餐饮服务等工作，并现场配套轻音乐演出。

（二） 活动要求

名称：2023中关村论坛交流午餐会

时间：5月26日中午 12:30-14:00

形式：自助冷餐会

地点：海淀公园户外草坪

嘉宾：中关村论坛开幕大会嘉宾，600人规模

（三） 有关需求

1、活动现场篷房的搭建和运维，主要用于主舞台、应急、备餐、休息更衣；

2、活动现场餐饮服务提供与保障；

3、活动现场嘉宾引导、陪同服务，对外籍嘉宾提供服务使用英语；

4、乐队提供与保障；

5、活动物料设计、制作和后勤保障；

6、活动现场协调管理；

7、活动现场的安全和应急处理等。

（四） 投标人相关要求

1、具有独立承担民事责任的能力，经国家注册批准的具有一定经济实力从事合法经营的企业。

2、具有组织类似活动的经验。

3、拥有独立运作团队。

4、具有能对突发情况快速反应的能力。

5、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。

6、三年内在经营活动中没有违法记录。

7、拥有符合财务及其他公司要求的相关资质。

九、 总体责任要求

投标人需要深刻理解项目背景，全面、完整、准确实现项目举办目标，完成本次招标项目任务：

1、投标人须遵循中关村论坛交流午餐会总体要求规范。

2、投标人须接受主办单位的指导、监督和管理。

十、 技术规范与业务要求

投标人须对完全实现项目技术要求做出承诺（加盖公章承诺函）。

1.工作流程要求

投标人须制作完整、合理的工作流程以及质量保障体系，需涵盖下列环节：（1）前期需求沟通；

（2） 严格本次交流午餐会方案设计、组织方案；

（3） 实施方案；

（4） 安全应急环节。

2.业务要求

（1）确保项目目标实现，保证用户满意度。

（2）制定项目进度表，分解重点工作、时间节点，按要求按时按量完成。

（3）履行合同义务，追踪合同执行，及时按照任务需求调整改善服务方案。

十一、 项目实施要求

（一）项目实施总体进度要求

投标人应根据本文中要求的时间要求，按计划高质量实施。

实施周期：自采购合同签订之日起至活动结束止

（二）项目团队要求

1、项目团队人员配置科学合理、分工明确，人员需具有相关工作经验。

2、项目团组需保持稳定，投标人应承诺所有人员必须维持在较高水准。

3、在项目实施过程中，投标人须承诺按照招标单位的要求更换招标单位认为不合适的人员。

（三）项目管理与实施要求

投标人须制定工作进度表，明确细化具体的服务任务，并在主办单位认可的情况下按照制定的规范和流程严格执行，同时与招标单位保持密切沟通，定期向招标单位提供工程实施进展情况报告。

十二、 项目验收要求

质量要求：签订合同后2天内，提供切实可行的活动组织详细方案。

十三、 其他要求

（一）知识产权要求

1、投标人不得向第三方公开或传播（包括复制、影印和使用）招标人的任何文件资料、软件、档案、协议、技术和服务项目（口头的或文字的）以及其他任何形式的信息；

2、投标人同意所有招标人披露的资料都归招标人专有。投标人录制和剪辑的视频、命制的题库和评审标准专利权、版权、形象标识、商业秘密，或其他知识产权项下的权利属于招标人所有，投标人无权处置；

3、在本合同有效期内，投标人利用主办方提供的技术资料和工作条件所完成的新的知识产权，归主办方所有。

（二）保密要求

投标人必须对项目技术文件以及由招标单位提供的所有内部资料、技术文档、数据和信息予以保密。投标人必须遵守与建设单位签订的保密协议，未经建设单位书面许可，投标人不得以任何形式向第三方透露本项目标书以及本项目的任何内容。

（三）关于投资

投标人的报价应包含为完成本招标文件提出的工作所有可能发生的费用，即所需的一切人工、物耗、工具、系统、用水、用电、保安、保险和所有可能发生的相关费用，所有费用计入投标总价。本招标文件所要求内容应视为保证外包所需最低要求，如有遗漏，投标人应予补充，否则，一旦中标将认为投标人认同遗漏部分并免费提供。

（四）技术响应要求

投标人应按照招标文件要求，提供技术响应书，技术响应书应至少包括以下：

（1）总体方案思路；

（2）团队组成；

（3）人员资质；

（4）服务内容；

（5）服务保障；

（6）安全应急。