采购项目技术、服务、政府采购合同内容条款及其他商务要求

1.项目概述

为按要求完成成都市锦江区人力资源和社会保障局目前在库流动人员人事档案数字化工作，并实现档案数字化工作常态化开展，确保档案有序归档及合理利用，启动在库人事档案整理、数字化工作项目，参照《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》、《电子化文件归档与管理规范》、《四川省档案资料数字化标准》《成都市社会人才人事档案影像扫描业务工作标准》等规定，需对在库人事档案进行实物下架、材料整理、分类、排序、著录、数字化扫描、图像处理、数据验收、更换档案袋及粘贴标签、数据挂接、数据备份、实物归库，实现档案数据通过四川省流动人员人事档案信息管理服务系统V3.0向上集中。

2.项目技术要求

（一）采购标的需执行的国家标准、行业标准、地方标准或者其他标准规范

1、四川省人力资源和社会保障厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知；

2、《档案服务外包工作规范》（DA/T68.4-2022）；

3、国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知（档办发〔2014〕7号）；

4、中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》（DA/T 18-1999）；

5、中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）;

6、《成都市流动人员人事档案材料分类及排序标准》；

7、《成都市社会人才人事档案影像扫描业务工作标准》；

8、《成都市社会人才人事档案数据采集业务工作标准》；

9、《成都市社会人才人事档案纸质档案规范整理业务工作标准》。如有最新标准或最新政策按照最新标准或政策执行。

（二）技术服务要求

1、项目质量要求

★供应商承诺，项目主要负责人对项目质量负责，严格按档案管理相关规定、采购人的要求实施档案数字化工作，项目实施过程中我局有权对该项工作进展情况进行检查（提供承诺函原件加盖公章）。

2、档案保密与纪律

与供应商签订《档案信息保密条约》附加条约，签约供应商在进入成都市锦江区人力资源和社会保障局档案库房时要全权负责各项安全工作，遵守各项纪律要求，在任何情况下不得以任何借口泄露档案中的任何信息，不得以任何借口涂改、伪造档案材料，不得将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。如有违反合约以及附属条约的行为发生，所造成后果由承接服务外包的公司（组织）自行承担责任，并依法依规追究相关组织、相关人员法律责任、纪律责任。

3、安全保密

★（1）供应商必须承诺成交后与采购人签订并严格落实安全保密协议书，保证资料的安全保密性，严禁工作人员对资料及资料信息的擅自带走、复制、传播行为，做到绝对不外泄任何信息（提供承诺函原件加盖公章）。

（2）提供服务团队成员备案表（包括人员名单及其身份证复印件、涉密人员培训证复印件，以上材料均需加盖供应商公章）。

（3）所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。

（4）本项目制作过程中形成的数字文本、数字图像、工作记录及其他所有材料的所有权归采购人所有，在任何情况下，供应商都不能将其带出工作场地，提供或转让给第三方使用（含样本展示），否则将承担一切经济和法律责任。

（5）进行数据移交时，供应商电脑上的数据需在采购人工作人员的现场监督下彻底清理，同时移交该批次服务加工过程的工作记录。

（6）不得在作业场地使用与该项目无关的设备。

（7）严格执行国家档案局发布的《档案数字化外包安全管理规范》。

4、项目主要工作

项目主要工作包括在库流动人员人事档案出库；在库流动人员人事档案整理、分类、排序、著录；在库流动人员人事档案数字化扫描、图像处理；在库流动人员人事档案数据验收、挂接、备份；粘贴档案条码标识、更换人事档案袋；在库流动人员人事档案归库。

（1）在库流动人员人事档案出库：在《四川省流动人员人事档案信息管理服务系统V3.0》对成都市锦江区库存流动人员人事档案批量出库操作，按顺序库存人事档案批量出库下架；

（2）在库流动人员人事档案整理、分类、排序、著录：材料分类、排序、著录、对不规则材料、破损材料进行裱糊；著录目录并打印与整理好的材料归入档案。

（3）在库流动人员人事档案数字化扫描、图像处理：通过扫描等技术手段对资料进行数字化加工，转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能被计算机识别，数字方式可信、可取、可用的数字图像的处理过程；对扫描的图片进行纠偏、去除黑框等处理，并按采购人要求进行图像处理、命名、存储和安全管理。

（4）在库流动人员人事档案数据验收、挂接、备份：将验收合格的成品数据逐条挂接在《四川省流动人员人事档案信息管理服务系统V3.0》的成都市锦江区版域中，可看到相应的目录和图片，并按采购人要求进行数据备份。

（5）粘贴档案条码标识、更换人事档案袋：在《四川省流动人员人事档案信息管理服务系统V3.0》的成都市锦江区版域设置物理位置，制作目录和档案编号标签，粘贴档案标签，更换人事档案袋。

（6）在库流动人员人事档案归库：所有工序完成后，在《四川省流动人员人事档案信息管理服务系统V3.0》的成都市锦江区版域申请归还入库，实物档案按物理位置上架归库。

5、项目总体要求

（1）项目所需场地、桌椅、水电、数据交换专用移动硬盘、数字化所用电脑、扫描仪、打印机及其他设施设备、粘贴纸、打印纸、参考材料袋及相关耗材由供应商自备，数据存储硬盘、数据备份服务器、档案袋由采购人提供。

（2）项目实施场地应满足“十防”要求，加工、保存档案所有区域全程进行影像监控。

（3）供应商应严格遵守《保密守则》及采购人的有关规定，与采购人签订保密协议。遵守作业场地管理方作息、出入等日常工作管理制度，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、涂改、污损、破坏采购人提供的资料，如有违者，将追究经济及法律责任。

（4）人员进场后未经采购人单位同意不得擅自撤离。

（5）在项目实施过程中，要求接受采购人实时检查与监督，禁止供应商擅自使用U盘等移动存储设备、禁止连接互联网；设备撤离前，需经过采购人进行安全检测并签字确认。

6、服务质量要求

（1）在库人事档案交接

根据采购人单位提供的移交清单获取相应实物资料，并按移交清单进行核对接收。

供应商逐卷（件）清点核对无误后，双方移交人在《资料移交清单》上签字确认。供应商分批领取归还所需整理、数字化的资料，并对领用的资料及其安全负责，如发生任何资料遗失、损坏等问题，供应商承担全部法律及经济责任。

（2）在库人事档案整理分类

按照采购人要求进行资料分类、排序、著录、换袋和制作标签标识。

（3）档案修裱修复

按照采购人要求对于纸张破损的材料应进行修裱，修裱托纸与原载体粘结牢实，但不得影响材料翻阅。修裱件应舒展平整，无皱纹，无起泡，拼对裂缝应准确无误，无变形走样、无损坏原载体和字迹。

（4）档案扫描

参考中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）和采购人要求进行扫描。

（5）图像处理

参考中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）和采购人要求进行图像处理、命名、存储和安全管理。

（6）目录著录

参考中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）和采购人要求进行目录建库。

（7）数据存储

为保证数据安全，供应商对已完成数字化的数字文本和数字图像，需按采购人要求进行分类存储在采购人指定的存储设备中。

（8）更换档案袋

更换人事档案袋（人事档案袋需内有防潮层、封口处粘结牢实不易裂开），粘贴档案标签，档案标签的姓名与档案袋里实物档案属同一人。

（9）成品质检

为保证数据质量，供应商自行质检合格的数据，需交由采购人指定的机构对档案整理、数字化成品数据进行质量检查，其间产生的质检费用由供应商承担。

（10）数据挂接

根据采购人要求，将质检合格的成品数据挂接到《四川省流动人员人事档案信息管理服务系统V3.0》的成都市锦江区版域中。

（11）移交流程

供应商完成相关服务后，应按采购人要求即时将备份的数据以及经验收合格的实物档案移交给采购人，并上架排好。

3.商务要求：

（一）数量、服务期限及付款方式

1、数量：约7100卷。

2、服务时间：截止2023年12月30日。

3、服务地点：采购人指定地点。

4、交付地点：成都市锦江区人力资源服务中心。

5、付款方法及条件

（1）付款货币：人民币。

（2）付款方式：合同生效之日起30日内，甲方向乙方支付加工服务费总额的40%作为预付款；完成合同约定项目加工量达到90%之日起30日内，甲方向乙方支付加工服务费总额的40%；剩余加工服务费总额的20%，待乙方全部履行本合同约定事项，且将整理、数字化的档案全部移交甲方验收合格后的30日内一次性支付。

（二）采购标的验收标准

1、参照《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）的要求进行验收。

2、验收要求

（1）验收根据项目实施内容对其所包含的实物资料、数字文本和数字图像文件三者的验收，实物资料验收需逐卷清点。

（2）严格执行项目质量要求，供应商对加工的数据进行自检且达标的数据才能递交采购人验收。

（3）档案数字图像化的材料目录与数字图像文件对应正确率需为100%。

（4）抽检验收差错分为整理错误、数字文本化登记错误、数字图像化错误三类，凡不符合相关技术标准和加工质量要求的，每一处错误项计一个错误，有差错的均需重新调整、改正直至完全合格；正确率达到98%及以上的批次才能被认定为验收合格，重做部分再次验收数不计入正确率。

（5）供应商应指定专人负责领取归还资料的清点、交接和保管工作。

（6）履约验收通过后发现的质量问题，仍由供应商终身免费维护。

（三）售后服务要求

1、成交供应商需提供多种运维服务方式，包括但不限于电话支持服务、应急现场服务等：

（1）电话支持服务

对本项目的数据服务、用户的要求进行及时响应；提供高效和优质的综合服务。

（2）应急现场服务

针对比较紧急、专业强的故障问题，提供应急现场服务方式。

2、服务响应时间：电话响应时间为30分钟内，如60分钟内无法通过电话或远程方式排除故障的，成交供应商应派专业人员到现场，8小时内排除故障。

3、培训要求：

成交供应商需配合采购人组织开展业务人员的培训，提供2次集中培训，培训内容及要求如下：

（1）补充材料整理培训

按《成都市流动人员人事档案材料分类及排序标准》等规范，对补充归档材料接收、分类、排序、编码等操作规范进行培训，以便采购人接收新的补充归档材料后可以及时完成整理；

（2）补充材料数字化培训

按《成都市社会人才人事档案数据采集业务工作标准》、《成都市社会人才人事档案影像扫描业务工作标准》等规范，对补充归档材料著录、扫描、图像处理等操作规范进行培训，以便采购人接收新的补充归档材料后可以及时完成数字化，确保实物档案与数字档案一致。

（四）其他要求

1、除标准合同外签订保密协议，供应商驻场人员需接受采购人管理；供应商严禁非法用工；供应商应确保资料、数据安全、完整，杜绝各类安全隐患；妥善使用和保管采购人提供的场地和设施设备，因供应商使用不当引起的损坏，供应商需进行维修或更换。

2、若采购合同签订后，采购人发现成交供应商有虚假响应情形，采购人有权终止合同并取消其成交资格。供应商自行承担由此所造成的一切损失和法律责任。若由此给采购人造成损失的，需根据损失程度向采购人赔偿相应损失。若发生以上情形采购人可自行决定取消本次采购活动，也可与排在成交供应商之后第一位的成交候选人签订采购合同，以此类推。

3、加工服务中所需桌椅、电脑、扫描仪、打印机及条码打印机设施设备、耗材如打印纸、墨粉和碳带，以及加工服务过程中所需或必要的安全软件系统均由供应商自备，采购人不再另行提供。