项目技术、服务、政府采购合同内容条款及其他商务要求

一、项目概况

为进一步规范成都市青羊区人力资源和社会保障局在库流动人员人事档案管理，确保档案有序归档及合理利用，采购人将参照《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》、《电子化文件归档与管理规范》、《四川省档案资料数字化标准》《成都市社会人才人事档案影像扫描业务工作标准》等规定，启动采购人在库流动人员人事档案整理、数字化工作，针对该类档案进行整理、分类、著录数字化扫描、图像处理、数据挂接、数据验收、数据备份。

二、服务内容及要求

（一）技术服务标准

1、采购标的需执行的国家标准、行业标准、地方标准或者其他标准规范

（1）《成都市人力资源和社会保障局等五部门关于贯彻执行<流动人员人事档案管理服务规定>的通知》（成人社办发【2022】94号）；

（2）《四川省人力资源和社会保障厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（川人社发【31】号）；

（3）《四川省人力资源和社会保障厅等5部门关于转发<关于印发<流动人员人事档案管理服务规定>的通知>的通知》（川人社办发【2022】22号）；

（4）DA/T68.4-2022档案服务外包工作规范；

（5）国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知（档办发〔2014〕7号）；

（6）中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》（DA/T 18-1999）；

（7）中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）;

（8）《成都市流动人员人事档案材料分类及排序标准》；

（9）《成都市社会人才人事档案影像扫描业务工作标准》；

（10）《成都市社会人才人事档案数据采集业务工作标准》；

（11）《成都市社会人才人事档案纸质档案规范整理业务工作标准》。如有最新标准或最新政策按照最新标准或政策执行。

（二）技术服务要求

1、项目质量要求

供应商严格按照人事档案管理相关规定、采购人的要求实施档案整理、数字化工作，项目实施过程中我单位有权对该项工作进展情况进行检查，并要求按期完成整改。

2、档案保密与纪律

与供应商签订《档案信息保密条约》附加条约，签约供应商要全权负责青羊区人才技术交流服务中心档案库房的各项安全工作，遵守各项纪律要求，在任何情况下不得以任何借口泄露业务档案中的任何信息，不得以任何借口涂改、伪造档案材料，不得将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。如有违反合约以及附属条约的行为发生，所造成后果由承接服务外包的公司（组织）自行承担责任，并依法依规追究相关组织、相关人员法律责任、纪律责任。

3、安全保密

（1）供应商必须承诺成交后与采购人签订并严格落实安全保密协议书，保证资料的安全保密性，严禁工作人员对资料及资料信息的擅自复制、传播行为，做到绝对不外泄任何信息（提供承诺函原件加盖公章）。

（2）提供服务团队成员备案表（包括人员名单及其身份证复印件、涉密人员上岗证复印件，以上材料均须加盖供应商公章）。

（3）所有进入加工场地的工作人员实行挂牌管理制度。

（4）本项目制作过程中形成的数字文本、数字图像、工作记录及其他所有材料的所有权归采购人所有，在任何情况下，供应商都不能将其带出工作场地，提供或转让给第三方使用（含样本展示），否则将承担一切经济和法律责任。

（5）进行数据移交时，供应商电脑上的数据必须在采购人工作人员的现场监督下彻底清理，同时移交该批次服务加工过程的工作记录。

（6）不得在作业场地使用与该项目无关的设备。

（7）严格执行国家档案局发布的《档案数字化外包安全管理规范》（档办发【2014】7号）。

4、项目主要工作

项目主要工作包括采购人在库流动人员人事档案整理、在库人员档案数字化、在库人员档案数据挂接、粘贴档案条码标识更换人事档案袋；在库人事档案补充材料整理、数字化、数据挂接。

（1）在库人事档案整理：在《四川省流动人员人事档案信息管理服务系统V3.0》对青羊区库存人事档案批量出库操作；依据系统出库档案名单将库存人事档案批

量出库下架；材料分类、排序、著录、对不规则材料、破损材料进行裱糊；著录目录并打印与整理好的材料归入档案。

（2）在库人事档案补充材料整理：采购人分批次提供实物补充材料与实物一致的移交清单，核对无误，对材料进行分类、排序、著录、对破损材料进行裱糊，所有工序完成后归还采购人。

（3）在库人事档案及补充材料数字化：通过扫描等技术手段对资料进行数字化加工，转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能被计算机识别，数字方式可信、可取、可用的数字图像的处理过程；质检确保目录与图片挂接准确率达到100％，抽检合格率达98%（含98%）以上。

（4）在库人事档案及补充材料数据挂接：将成品数据逐条挂接在《四川省流动人员人事档案信息管理服务系统V3.0》的青羊区版域中，并可看到相应的目录和清晰可利用图片。

（5）粘贴档案条码标识更换人事档案袋：在《四川省流动人员人事档案信息管理服务系统V3.0》的青羊区版域设置物理位置，制作目录和档案编号标签，粘贴档案标签，更换写有“成都市青羊区人才技术交流服务中心”logo的人事档案袋；所有工序完成后归还批量出库档案并上架。

以上工作为该项目计划工作内容，供应商按照报价表对应单位和项目单价限价要求拟定报价（以页计价的主要为A4/16K幅面，兼有极少A3/8K等其他幅面）。

5、项目总体要求

（1）项目所需场地、桌椅、水电、数据交换专用移动硬盘、数字化所用电脑、扫描仪、打印机及其他设施设备、档案袋、粘贴纸、打印纸、参考材料袋及相关耗材由供应商自备，且数据存储硬盘需移交采购人使用。文件备份服务器由采购人提供。

（2）项目实施场地应满足“十防”要求，加工、保存档案所有区域全程进行影像监控。采购人如需要使用加工过程中的档案，供应商须在10分钟内送达到采购人指定位置（清江中路20号2楼210办公室专人）。

（3）供应商应严格遵守《保密守则》及采购人的有关规定，与采购人签订保密协议。遵守作业场地管理方作息、出入等日常工作管理制度，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、涂改、污损、破坏采购人提供的资料，如有违者，将追究经济及法律责任。

（4）人员进场后未经采购人单位同意不得擅自撤离。

（5）在项目实施过程中，要求接受采购人实时检查与监督，禁止供应商擅自使用U盘等移动存储设备、禁止连接互联网；设备撤离前，必须经过采购人进行安全检测并签字确认。

6、服务质量要求

（1）在库人事档案及补充材料交接

根据采购人单位提供的移交清单获取相应实物资料，并按移交清单进行核对接收。供应商逐卷（件）清点核对无误后，双方移交人在《资料移交清单》上签字确认。供应商分批领取归还所需整理、数字化的资料，并对领用的资料及其安全负责，如发生任何资料遗失、损坏等问题，供应商承担全部法律及经济责任。

（2）在库人事档案及补充材料整理分类

按照采购人要求进行资料分类、排序、著录、装订、换袋和制作标签标识。

（3）档案材料修裱修复

按照采购人要求对于纸张破损的材料应进行修裱，修裱托纸与原载体粘结牢实，但不得影响材料翻阅。修裱件应舒展平整，无皱纹，无起泡，拼对裂缝应准确无误，无变形走样、无损坏原载体和字迹。

（4）档案扫描

参考中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）和采购人要求进行扫描。

（5）图像处理

参考中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）和采购人要求进行图像处理、命名、存储和安全管理。

（6）目录著录

参考中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）和采购人要求进行目录建库。

（7）数据存储

为保证数据安全，供应商对已完成数字化的数字文本和数字图像，须按采购人要求进行分类存储在采购人指定的存储设备中。

（8）更换档案袋

更换写有“成都市青羊区人才技术交流服务中心”logo的人事档案袋（人事档案袋需内有防潮层、封口处粘结牢实不易裂开），粘贴档案标签，档案标签的姓名与档案袋里实物档案属同一人；

（9）成品质检

为保证数据质量，供应商自行质检合格的数据需交由采购人指定的机构对档案整理、数字化成品数据进行质量检查，其间产生的质检费用由供应商承担。

（10）数据挂接

根据采购人要求，供应商将质检合格的成品数据挂接到《四川省流动人员人事档案信息管理服务系统V3.0》的青羊区版域中。

（11）移交流程

供应商完成相关服务后，应按采购人要求即时将备份的数据以及经验收合格的实物档案及补充材料移交给采购人，并按采购人要求将档案上架排好。

7、项目人员要求

供应商需保证，承担本次业务项目的成员完全具备完成本项目所需要的经验和能力，不得对委托项目再次转包或分包，项目组成成员须为供应商正式员工并与供应商签有劳动合同。其中包含一名项目负责人，负责整个项目的沟通协调、运营等工作。

8、方案要求

供应商针对本项目提供整体实施方案、服务质量措施、管理制度、保密措施、后期服务方案。

三、商务要求

（一）履约时间：服务期限3年，合同一年一签。

（二）交付地点：成都市青羊区人才技术交流服务中心（成都市青羊区清江中路20号负一楼青羊区人才中心档案室）。

（三）采购标的付款方法及条件

1、付款货币：人民币。

2、付款方式及条件：合同签订生效之日起，采购人向供应商支付采购预算的40%作为预付款；供应商完成的工作量费用达到采购预算的80%，采购人向供应商支付采购预算的40%；供应商全部履行本合同约定事项，且将整理、数字化的档案（材料）全部移交采购人验收合格后，采购人向供应商支付剩余的20%。每次付款前，供应商须向采购人出具合法有效的发票，采购人收到发票后10个工作日内支付。

（四）采购标的验收标准

1、项目履约完成，采购人在收到供应商验收申请三十日内参照《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）的要求进行验收。

2、验收要求

（1）验收根据项目实施内容对其所包含的实物资料、数字文本和数字图像文件三者的验收，实物资料验收必须逐卷清点。

（2）必须严格执行项目质量要求，供应商对加工的数据进行自检且100%达标的数据才能递交采购人验收。

（3）档案数字图像化的材料目录与数字图像文件对应正确率须为100%。

（4）抽检验收差错分为整理错误、数字文本化登记错误数字图像化错误三类，凡不符合相关技术标准和加工质量要求的，每一处错误项计一个错误，有差错的圴需重新调整、改正直至完全合格；正确率达到98%及以上的批次才能被认定为验收合格，重做部分再次验收数不计入正确率。

（5）供应商应指定专人负责领取归还资料的清点、交接和保管工作。

（6）履约验收通过后发现的质量问题，仍由供应商终身免费维护，供应商应我单位提出需求后7个工作日内完成。

（五）违约责任

1、采购人违约责任

（1）因采购人原因逾期支付合同款的，除应及时付合同款外，应向成交供应商支付欠款总额万分之一/天的违约金；逾期付款超过30天的，成交供应商有权终止合同；

（2）采购人支付的违约金不足以弥补成交供应商损失的，还应按成交供应商损失尚未弥补的部分，支付赔偿金给成交供应商。

2、成交供应商违约责任

（1）成交供应商因自身原因不能按时完成服务内容而违约的，除应及时完成服务内容外，应向采购人支付应收金额万分之一/天的违约金；未能按时完工超过30天，采购人有权终止合同。

（2）成交供应商支付的违约金不足以弥补采购人损失的，还应按采购人损失尚未弥补的部分，支付赔偿金给采购人。

注：磋商内容、磋商过程中可实质性变动的内容

在磋商过程中，磋商小组可以根据磋商文件和磋商情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动磋商文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。