招标文件
磋商项目技术、服务、商务及其他要求
（注：带“★”的参数需求为实质性要求，供应商必须响应并满足的参数需求，采购人、采购代理机构应当根据项目实际需求合理设定，并明确具体要求。带“▲”号条款为允许负偏离的参数需求，若未响应或者不满足，将在综合评审中予以扣分处理。）
3.1、采购项目概况
根据工作需要，隆昌市退役军人事务局拟采用竞争性磋商方式，选择一家供应商，提供隆昌市退役军人人事档案室数字化升级改造服务。将隆昌市退役军人室藏纸质档案（一人一卷）进行规范化整理装订装盒（包括人员信息采集、目录建库、卷内目录信息录入等），并对约20000份退役军人室藏纸质档案进行数字化加工（包括档案扫描、图像优化处理、数据存储、数据成果的安全备份及数字化成果的挂接），确保数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。
3.2、服务内容及服务要求
3.2.1服务内容
采购包1：
采购包预算金额（元）:730,000.00
采购包最高限价（元）:730,000.00
供应商报价不允许超过标的金额
（招单价的）供应商报价不允许超过标的单价
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序号 |
标的名称 |
数量 |
标的金额（元） |
计量单位 |
所属行业 |
是否核心产品 |
是否允许进口产品 |
是否属于节能产品 |
是否属于环境标志产品 |
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1 |
隆昌市退役军人人事档案室数字化升级改造 |
1.00 |
730,000.00 |
项 |
软件和信息技术服务业 |
否 |
否 |
否 |
否 |
3.2.2服务要求
采购包1：
标的名称：隆昌市退役军人人事档案室数字化升级改造
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参数性质 |
序号 |
技术参数与性能指标 |
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1 |
★一、服务内容 将隆昌市退役军人室藏纸质档案（一人一卷）进行规范化整理装订装盒（包括人员信息采集、目录建库、卷内目录信息录入等），并对约20000份退役军人室藏纸质档案进行数字化加工（包括档案扫描、图像优化处理、数据存储、数据成果的安全备份及数字化成果的挂接），确保数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。 |
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2 |
★二、服务要求 1.服务遵循的技术标准 （1）《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002） （2）《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002） （3）《干部人事档案工作条例》（中办发[2018]60号） （4）《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号） （5）《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号） 2具体技术要求 2.1档案领取 （1）成交供应商负责整个项目档案的调卷、保管、归还工作。调卷人和采购方的有关人员一起，到干部档案库房，根据清单，提取相应的档案。双方在《档案数字化处理调卷登记本》上登记、签字。 （2）调卷时以“个人”为单位调卷。 （3）遵守采购方的库房管理制度。进入库房要换上专用拖鞋，或穿上鞋套，确保库房清洁卫生；不得随意翻阅其他档案。要妥善保存档案，确保档案的安全。 2.2档案整理要求 根据《干部人事档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》等文件要求，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行整理、分类、排序、编页、材料信息录入、目录打印、技术加工和装订，做到严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。 （1）分类：对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副卷十大类材料内容的划分进行分类（四、九类按二级分类）； （2）排序：将档案材料中的第一、二、三、四、七、九、十类材料按材料形成的时间进行排序；将档案材料中的第五、八类材料按材料的内容以及材料之间的内在联系进行排序； （3）编页：以每个类序号为单位，对每份材料进行页码编写，页码编写位置于材料正面的右下角，背面的左下角（注意编写位置掌握便于数字化采集并不失页面美观），凡是有图像或文字的页面都需依次编写页码。 （4）材料信息录入：对档案材料按照排列顺序，逐份逐项进行录入，录入信息以EXCEL格式保存，按照一人一表存放；序号、材料名称、材料形成时间、页数等栏目为必填项；“序号”填写材料类号和排列顺序号；“材料名称”根据材料题目填写；“材料形成时间”填写材料落款时间；“页数”填写材料的页数；每类目录之后须留出适量的空格； （5）目录打印：对信息录入完整、准确的目录进行规范打印并放置与档案正文前面便于装订。 （6）技术加工：对纸张破损、幅面过大、幅面过小、含订书钉、含曲别针、含大头针等不符合要求的档案材料进行技术加工； （7）装订：装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。 2.3档案扫描要求 （1）对所有整理好的材料进行全文扫描；根据档案页面选择相应扫描仪，超大幅面需进行图像拼接。 （2）需扫描的档案，页面破损严重无法直接进行扫描的，应先进行页面修复；页面折皱不平，影响扫描质量的，应先压平。 （3）干部档案中部分材料有纸张老化和字迹蜕变现象，只能采用平板扫描仪逐页逐张扫描。 （4）采用连续色调图像扫描。连续色调静态图像采用JPG格式存储。 （5）档案图像数据格式为单页JPG格式。色彩模式为24位真彩色，分辨率为300dpi。对于字体较小，字迹模糊的档案，可适当提高扫描分辨率。 2.4图像挂接要求： （1）将经过质量检测后的数字化图像文件对照数据库中的目录数据，通过批量挂接，或通过逐份导入的方式导入到采购方指定的档案管理系统中。 （2）建立目录数据与图像文件的关联后，应按100%的比例对挂接质量进行全面检查，检查数据挂接的完整性（有无漏挂）、准确性（有无错挂）、有效性，有不符合质量要求的要重新挂接。 2.5实体档案的复原 档案装订前要认真检查档案数量是否齐全，档案目录是否完整，卷内材料的各种编号与档案封面和目录各项是否相符，材料排列顺序是否正确。对装订位置不足的页面，须进行加边处理。对破损的档案要修复。装订要结实、齐整(右边、下边对齐)，不掉页，不倒页，不压字，不损坏材料，不妨碍阅读。 |
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3 |
三、档案管理软件：由供应商提供档案管理软件给采购人使用，软件功能模块包括系统设置、人事档案管理、用户管理、日志管理、数据统计、借阅管理、档案查询、报表统计和数据备份等；
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3.2.3人员配置要求
采购包1：
详见服务要求。
3.2.4设施设备要求
采购包1：
详见服务要求。
3.2.5其他要求
采购包1：
安全责任：供应商需在响应文字中承诺：在服务整个过程中，出现任何因供应商自身原因造成的安全责任，均由供应商自行承担。（在响应文字提供承诺函、格式自拟）
3.3、商务要求
3.3.1服务期限
采购包1：
自合同签订之日起60日
3.3.2服务地点
采购包1：
采购人指定地点
3.3.3考核（验收）标准和方法
采购包1：
按照《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）规定、《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）规定及国家和地方相关的法律、规范及行业标准及磋商文件、响应文件执行，以满足采购人的实际需求为准
3.3.4支付方式
采购包1：
分期付款
3.3.5支付约定
采购包1：付款条件说明：合同签订后支付预付款，达到付款条件起10日，支付合同总金额的30.00%。
采购包1：付款条件说明：项目实施完成并验收合格后，达到付款条件起20日，支付合同总金额的60.00%。
采购包1：付款条件说明：自验收合格之日起系统正常运行满一年后，达到付款条件起20日，支付合同总金额的10.00%。
3.3.6违约责任及解决争议的方法
采购包1：
1、甲乙双方必须遵守本合同并执行合同中的各项规定，保证本合同的正常履行。2、如因乙方工作人员在履行职务过程中的的疏忽、失职、过错等故意或者过失原因给甲方造成损失或侵害，包括但不限于甲方本身的财产损失、由此而导致的甲方对任何第三方的法律责任等，根据损失的程度和乙方责任大小，经双方协商后，乙方可向甲方支付赔偿金，赔偿金不能超过甲方向乙方已支付服务的总额。合法权益，并由合同履行地人民法院会裁定。3.如有延期支付合同款项，或因甲方原因导致变更、中止或终止政府采购合同的，应依照合同约定对乙方受到的损失予以赔偿或补偿。
3.4其他要求
★3.4.1经采购人验收合格后，档案管理信息系统、档案数字化扫描服务无条件维护期限不少于12个月。3.4.2因信息采集整理错误，需供应商上门修复。★3.4.3系统的升级需与省退役军人事务厅系统功能保持一致注意数据对接。注：带“★”号项为本项目实质性要求，不允许负偏离，否则响应文件作无效处理；▲号要求负偏离作扣分处理，不影响响应文件有效性。本项目明确要求提供证明材料或承诺函的，以提供的证明材料或承诺函为准判断是否偏离，未明确要求提供证明材料或承诺函的，以偏离表为准。
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