采购标的

预估业务量

单价最高限价

（100页）

备注

梅州市公安局机动车档案电子化服务采购项目

1181.25万页

32.00元

含1套机动车档案管理系统软件

标的提供的时间

 自合同签订之日起至2024年12月31日止。

标的提供的地点

 采购人指定地点。（由采购人提供场地，中标人须在采购人指定地点进行机动车档案电子化服务。）

付款方式

 1期：支付比例30%,合同签订后5个工作日，采购人向中标供应商支付合同总金额的30%

2期：支付比例30%,项目完成30%扫描业务量并通过采购人验收合格后10个工作日内，采购人向中标供应商支付合同总金额的30%

3期：支付比例20%,项目完成60%扫描业务量并通过采购人验收合格后10个工作日内，采购人向中标供应商支付合同总金额的20%

4期：支付比例20%,项目完成100%扫描业务量并通过采购人验收合格后10个工作日内，采购人向中标供应商支付合同总金额的20%

验收要求

 1期：阶段性验收：采购人对中标供应商完成扫描业务量进行阶段性验收。由车管所提供一位负责人，在项目实施过程中中标供应商完成30%扫描业务量及完成60%扫描业务量时分别进行阶段性验收。 最终验收：项目全部完成后，采购人对项目进行一次全面的整体验收。（项目实施标准按采购人要求进行实施，由采购人采取抽检的方式进行检验，抽检合格率100%。）

履约保证金

 不收取

其他

 其他要求，中标供应商须根据档案情况在实际加工中进行适当人员和设备调整： （1）提供加工打印所需A4纸、加工人员、设备（电脑、打印机、扫描仪等），并在采购人指定的加工现场驻场加工。 （2）中标供应商提供的设备（电脑、打印机、扫描仪）等必须符合梅州市公安局车管所的保密规定。 （3）中标供应商项目完成后，电脑硬盘不得带离梅州市公安局车管所，电脑设备等经梅州市公安局车管所及科技部门检验后方可带离。 （4）严格遵守工作现场制度，并按期保质完成项目所有任务。 （5）严格执行档案的交接手续，确保原始档案不丢失，不损坏。 （6）做好保密工作，未经采购人书面许可，采购人的一切档案、数据不得外泄、不得将档案数据资料带离工作现场。 （7）中标供应商随时接受采购人对其质量、进度等的监督管理。

参数性质

编号

内容明细

内容说明

★

1

投标报价要求

①本项目报价应包含各种人力成本、货物成本、扫描设备、系统著录及设备费、材料费、管理费、税费、差旅费、相关辅助材料费和其他有关的项目完工前的所有费用、利润、代理服务费（中标服务费）及一切可预见和不可预见等费用。 ②业务量为预估数量，最终总费用按中标单价在合同金额范围内按实结算；

2

投标报价风险

投标报价已包含各种人力成本、货物成本、扫描设备、系统著录及设备费、材料费、管理费、税费、差旅费、相关辅助材料费和其他有关的项目完工前的所有费用、利润、代理服务费（中标服务费）及一切可预见和不可预见等费用，采购人将不予支付除招标文件及承包合同约定的由投标人承担的风险因素之外的任何补偿。

3

付款的补充说明

①每笔款项支付时，中标供应商同时向采购人提供相应金额的正式发票。 ②付款方式：银行转账支付。 ③逾期付款的违约责任：如采购人逾期支付资金的，从逾期之日起每日按逾期的该期支付金额的0.1‰支付给中标供应商作为逾期付款的违约金（违约金不超过每期结算金额的1%）。 ④因采购人使用的是财政资金，采购人在前款规定的付款时间为向政府采购支付部门提出办理财政支付申请手续的时间（不含财政支付部门审核的时间)，在规定时间内提出文付申请手续后即视为采购人己经按期支付采购人不承担因财政资金不能及时到位给中标人造成的任何损失。

4

采购人配合条件

（1）提供加工所需的场地，具备冬夏作业条件。提供加工所需的桌椅、板凳、水电、空调、监控、备份移动硬盘、消防设备。 （2）指定专人负责日常档案的交接和问题档案的处理工作。 （3）提供驻场加工人员办理出入证，确保工作时间正常出入加工场地。 （4）对供应商各工作的质量进行监督管理。 （5）监督项目实施进度和质量。

5

项目安全保密要求

①严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等规定以及采购人提出的技术要求，进行档案的整理、扫描影像等。档案整理外包工作在采购人指定的场所内进行，并确保加工场所的正常次序和安全。 ②供应商派遣服务人员必须严格遵守采购人档案资料的保密制度，保证档案数据不泄露，应对相关的技术情报和数据资料保密。 ③所有服务人员在开始本项目施工前必须接受一次由采购人组织的档案保密教育，并与采购人签订书面保密协议。 ④严格遵守档案资料的保密制度，保证档案资料和档案数据不泄露。双方应对相关的技术情报和数据资料保密。 ⑤建立严格的管理制度，在档案整理、计算机著录、图像处理、影像关联、档案装盒、档案移交等各个环节中都要建立详细、完整的工作日志，并及时对工作日志进行整理、汇总。 ⑥供应商配置具有专业知识的资深管理人员作为本项目的项目经理，项目经理持有档案管理资格认证相关证书或档案主管部门认可的项目经验人员，派遣的服务人员须具备相关项目经验。 ⑦在项目实施过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错案袋；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证信息安全。 ⑧服务人员应保持工作环境整洁、卫生。必须自备无袋工作服工作，不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外。严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、移动存储介质等。

6

档案的移交和接收

机动车的移交和接收由中标方工作人员和车管所档案工作人员在档案库房或指定场地进行。移交接收档案的流程要严格按照车管所档案室的程序和制度进行，核对无误后由双方签名确认。

说明

打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致投标（响应）无效。
打“▲”号条款为重要参数（如有），若有部分“▲”条款未响应或不满足，将根据评审要求影响其得分，但不作为无效投标（响应）条款。

序号

品目名称

标的名称

单位

数量

分项预算单价（元）

分项预算总价（元）

所属行业

技术要求

1

档案管理服务

梅州市公安局机动车档案电子化服务采购项目

项

1.00

3,780,000.00

3,780,000.00

其他未列明行业

详见附表一

参数性质

序号

具体技术(参数)要求

1

一、机动车档案数字化服务

机动车档案数字化服务包含档案整理服务及档案影像化服务。

1、档案整理服务

（1）档案整理服务内容

梅州公安局车管所机动车档案业务量预估1181.25万页，包括梅州市公安局交警支队车管所及下属7个县级公安局车管所，档案整理服务包括对归档案卷进行接收、检视、拆卷、整理（包含分类、排卷、核对、去杂物、修补、托裱、展平）、编目著录、扫描处理（包括图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换）、数据校验、档案还原、装订、装盒、质检、档案归还上架等工序。

（2）档案整理服务要求

2.1档案交接

现场主管和使用单位工作人员必须每天清点现场档案并签字确认，确保档案数量、文件状况、装订等完全符合要求。

档案出库交接时，车管所派专门人员与工作人员现场做档案案卷的逐卷清点记录，并现场确认档案出入库房档案数量变签字，签认“出库交接单”并在“档案交接登记表”里备案登记。

2.2协助信息审核

工作人员整理时，协助核对档案资料上的信息与车管所登记管理系统的相应信息是否一致，若有不一致的应做记录（例：核查车辆纸质档案里的号牌种类、号牌号码、档案编号等与登记系统相应数据是否一致）。

2.3整理分类

根据公安部相关规定，按不同业务类型分别进行整理。

2.4协助纠错查漏

对于扫描过程中，一经发现的归档错误的资料要协助纠正还原（例：A车资料错归到B车档案中，要将A车资料归回A车档案袋里）；对不明确原因造成档案内缺少重要资料的要记录。

2.5修复

对于可以修复的破损，在不影响资料的原始性真实性以及完整性（不再造成新的破损）的情况下要予以修复，粘贴不牢的资料要重新粘牢。

2.6装订

拆除过装订物的档案要按原来的档案进行整理、分类重新装订还原，保证案卷不掉页。

2.7信息著录

根据纸质档案的信息以本为单位进行著录，信息录入的内容有：档案编号、号牌种类、号牌号码、流水号、车辆识别代码、姓名、身份证号

2.8标签打印

根据档案架、格分布情况，进行统一编码打印。打印的个数与档案数保持一致。

2.9标签粘贴

按顺序将打印好的条码，找到相应的档案进行粘贴，要求档案信息必须与标签信息严格一致，不能有误。

2.10归档

拆除过装订物的档案要按原来的档案进行重新装订还原，保证案卷不掉页，并放到系统指定的位置。

所有扫描人员当天领取档案必须当天归还现场主管，不允许将档案留在操作人员手中，若遇特殊情况，汇报库房管理相关人员，获得批准后方可操作，严格控制档案的流转。

2、档案影像化服务

（1）档案影像服务内容

对每份机动车档案关键页进行影像化处理，并挂接至档案管理工具。

（2）档案影像化服务要求

2.1图像处理

图像处理后必须保证图像信息与档案内容完全一致，不得删除页面任何有用信息。

对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。

由于印刷质量或纸张质量等造成页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，在保证文件内容完整的前提下，做到影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到基本清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。如果在页面视图下污点并不影响阅读，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图像可读。

2.2审核

电子档案索引信息机动车档案编号等信息一致。该模块对于单份档案需扫描的页面全部扫描完成后，需通过审核流程进行逐一确认，保证电子档案索引信息的准确性。

2.3上传

历史档案扫描录入的数据通过客户端程序在夜间指定时间段上传。要针对不同车管所配置不同上传时间段，避免出现过度挤占网络的情况。

2.4质量检查标准

卷内目录页检查：全检。检查所有档案的目录并打印装订。

图像检查：全检。

总检：抽检。

2.5规范要求

要严格按照国家档案局颁布的《纸质档案数字化技术规范》的技术要求和公安部162号令、164号令及相关的工作规范规定进行数字化加工。

制定项目实施计划，确定每个实施阶段的时间表和工作目标，提供项目组成员名单、职责；每个阶段参与人员名单。

提供项目所需的设备和人员。

2.6扫描方式

采用高速扫描仪扫描，档案以纸质文书为主，有少量照片，档案大小不一，最小2cm*2cm左右，最大A4左右；厚薄不同，部分档案是较厚的硬卡纸和极薄的纸。对于带有粘贴的档案资料，应先行粘贴牢固后再扫描。

应设计科学合理的数字化加工管理流程、人员管理制度和案卷出入库、前处理、整理还原、质检等完善的管理制度与流程。

扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫、严格确保图像质量；对褶皱不平而影响扫描质量的原件，应先进行压平或熨平处理；禁止在档案文件上进行涂改、做笔记或标记等破坏原档案信息，禁止抄写、复制档案内容；禁止将档案文件页面进行折叠、调换文件损坏档案。

2.7图像质检

保证扫描完成的图像清晰可见。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。每页影像左右端正度控制在15度以内。保证档案图像的完整性和正确性，确保没有漏扫或多扫，确保扫描得到的影像质量。对于多扫描的影像需要删除，确保每一份档案被正确扫描，并且得到的影像数量是正确的。

2.8复查

在完成以上每个环节后，检查人员应对其数据再次进行全面复查，尤其是要对检查记录单上更正后的错误进行仔细检查，确保扫描得来的数据与原文件内容完全一致。

2.9分类索引

扫描材料的影像上传至主库前，必须对影像材料进行分类索引，机动车要把影像归类到相应的档案编号，最小索引单位为档案编号，并对重点材料按页索引，如：查验表、申请表、发票、购置税证明、交强险证明、合格证、身份证等。

2.10影像上传

影像上传到现有系统中，能与系统实现无缝融合，包括影像所有相关信息、数据格式、加密机制等。与现有系统平台实现有机共享，并且可以将数据上传至公安部交通管理综合应用平台。

2.11质量保证

安排专人负责数据的质量，建立数字加工的质量保证体系。建立行之有效的项目质量保证体系，包括产品的定义、使用范围、质量体系框架、质量审核机构，形成一套有效的质量监控，质量偏差改进措施等，要求质量保证贯穿各个阶段，始终保证严格实施，确保影像数据的完整性、准确性，达到本系统所要求的各项指标。与现有影像系统有机融合。

2.12扫描图像要求

原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》要求，扫描人员要严格按照规范填写《数字化流程记录单》、《原始档案移交清单》。扫描图像应根据原稿质量进行倾斜校正、去污等处理，确保扫描图像有效及文件插图清晰，能满足全文检索，并确保原始档案完好无损。

2.13扫描后的车管档案装订

扫描完成后，应按照车管所车管档案装订规范要求装订，装订前要对档案进行全面检查，车管档案不掉页。最后应当仔细核对装订好的车管档案材料是否符合装订标准。

具体要求如下：

1) 扫描后的档案装订：要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订不得压字。

2) 装订前检查：检查档案数量是否齐全；档案袋封面内容是否清晰并与档案实体相符；检查档案的排列顺序和放置方向是否正确。

2.14分批验收

阶段性验收：采购人对中标供应商完成扫描业务量进行阶段性验收。由车管所提供一位负责人，在项目实施过程中中标供应商完成30%扫描业务量及完成60%扫描业务量时分别进行阶段性验收。

最终验收：项目全部完成后，采购人对项目进行一次全面的整体验收。（项目实施标准按采购人要求进行实施，由采购人采取抽检的方式进行检验，抽检合格率100%。）

2.15验收提交

验收提交是指对车管档案电子化项目所有成果的核实、验收，中标人须全力配合采购人进行验收工作。具体要求如下：

1） 验收包括对电子档案及档案原件的验收。

2）对加工的数据进行自检，自检完成的数据才能提交车管所验收。

3） 档案原件验收必须逐份清点，按档案数量、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任。

4） 完成所有数字化扫描加工任务，由双方共同进行验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。

2.16档案上架

完成数字化处理后的档案必须按照采购人的要求入库上架，档案入库时车管所工作人员与中标人工作人员进行全宗、数量的二次清点核对，最后签字确认。车管所工作人员验收合格后，中标人工作人员负责按照归档上架顺序排序上架。

二、完成项目的硬件设备要求

中标供应商需自行提供完成该项目所需办公设备，具体要求如下：

三、机动车档案管理系统

提供一套符合目前梅州市公安局车管所实际需求的机动车档案管理系统，通过系统的功能模块实现车管所机动车档案电子化管理、查阅、检索的自动化，同时满足公安交通管理综合应用平台转籍业务调阅档案需求，既便于档案的安全保管，又能提高档案利用效率；同步实现完成整体系统的需求分析、安装测试、上线和培训等工作。

四、人员配置要求

中标供应商安排专人负责项目服务及管理工作，保障一支有固定人员（不少于20人）的团队进行建设项目，实施工作开展之前，明确每个人的工作职责及相应的注意事项。

中标供应商投入本项目的服务人员无犯罪纪录且须保证所有服务人员均为本企业的合法员工。

★

2

2、投标时须在“《技术和服务要求响应表》”中响应此内容，如未填写或填写内容不符合要求的，则按无效投标文件处理；业务量为预估数量，最终总费用按中标单价在合同金额范围内按实结算，投标单价须保留2位小数，投标单价超过单价最高限价的，将按无效投标文件处理。

说明

打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致投标无效。
打“▲”号条款为重要技术参数，若有部分“▲”条款未响应或不满足，将导致其响应性评审加重扣分，但不作为无效投标条款。