项目技术规范和服务要求

一、项目概况

本项目根据嵊政办[2018]90号嵊州市人民政府关于印发（2018年嵊州市深化“最多跑一次”改革工作要点）的通知及浙委办发[2014]51号中共浙江省委办公厅（浙江省人民政府办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见），档案系统升级改造，提供互联网自助查询企业档案，实现“最多跑一次”事项电子文档全覆盖，持续优化发展环境，全面深化“最多跑一次改革”的工作安排，对局内新增及存量档案进行规范化整理，为完成规范化数字档案室创建打下基础。

二、服务内容及预估算

完成档案收集、整理、录入、装订归档、档案室托管外包服务（包含日常档案查询工作和未上传到采购人档案系统时期的外档档案查询）及其它有关档案日常管理事项。档案服务内容具体如下：

注：以档案整理、档案扫描、建立条目来结算（A3的折算成2页A4，小于A4的以A4计算），项目款项结算按验收通过的实际加工量乘以对应单价计算。

三、总体要求

（一）档案规范化整理

1.业务档案整理符合《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）、《浙江省行政处罚案件档案整理规则》（DB33/T 498-2004）；国家工商行政管理总局《个体工商户档案管理暂行办法》会计档案整理符合《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）、《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）；特种载体档案整理符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008）。

2.档案整理保持文件之间的有机联系，符合业务操作流程。

3.条目著录，目录数据库结构符合《浙江省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》（浙档发[2011]17号）；档案著录准确，符合《档案著录规则》（DA/T 18-1999）。实现条目与实体的一一对应。

（二）数字化加工、档案查询及档案室托管外包

1.档案扫描：根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描。

所有档案均须采用黑白模式进行扫描。扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。对档案文件进行扫描时，其分辨率均选择≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，适当提高分辨率。对特殊纸质档案，如照片等，扫描分辨率选择≥600dpi。档案扫描过程中应保持原档方向。

2.图像处理：扫描后的图像进行逐页纠偏、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，但不得改变图像内容，包括原档案中的污损，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件，图像整体倾斜小于1度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后同件档案页面大小一致，前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致；文件排列顺序正确。

3.数据挂接：扫描图像文件应与档案影像查询系统进行挂接，挂接后的图像应符合采购单位检查要求。  

4.档案的装订：遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

5.档案查询及档案室托管外包；档案室外包给成交单位托管，要求具有档案室托管外包服务软件以便企业对未上传到档案系统的档案查询。

（三）质量保障需求

    1.成交单位提交严格的质量控制方案，其中内容包括：质量控制目标、质量保障计划、质量保障方案、质量控制流程、质量保障措施等。

2.质量自检：成交单位必须建立严格的质量检测体系，对规范化后的数据进行自检，自检达到嵊州市市场监督管理局的数据质量标准后，才能提交嵊州市市场监督管理局验收。投标方需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。

3.过程管理：成交人在进行档案规范化整理各环节均应进行详细的登记，建立工作日志完工验收时应提交工作日志、 质量检验、验收记录等资料。成交人需安排1名负责人，全权负责该项目的日常运作，包括人员的日常管理以及整理质量把控，每个月要向嵊州市市场监督管理局通报当前进度、累计进度以及具体工作量。

（四）验收要求

    1.成交单位数据自检合格后，递交采购单位验收。验收的内容包括整理后档案实体、档案目录、图像及图像挂接成果。验收时，抽检的比率不低于20%。要求各项目的合格率均不低于95%。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%。

    2.档案目录各著录项目内容准确，其中，档号、题名等关键性字段的合格率要求达到100%。

    3.档案整理分类正确、组卷合理、排列有序；档号编制唯一、科学；档案格式符合国家、行业标准，装订美观、卷（件）内各页顺序正确、不压字、不倒页、不漏页。

    4.扫描图像符合采购单位要求，数据挂接准确率达到100%。

    5.数据验收合格后，在项目完成后的三年中，如发现较大质量问题，成交人必须无偿返工，直至验收合格为止。

（五）保密与安全

1.成交单位须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；成交单位须对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案（不得有外籍人员），并签订保密协议，同时工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交采购单位审核保存；成交单位在工作期间必须遵守嵊州市市场监督管理局的相关保密制度。

2.档案规范化后成果所有权属采购单位，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等项目加工中的所有信息资料在项目结束时都必须完整完全移交，不得下载、留存、持有和使用采购单位的任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。

3.为保证档案原件的安全和信息安全，有安全隐患的设备一律不得使用。进入作业现场的计算机设备等应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口。数据存储服务器不得与其他部门公用，计算机硬盘不得带离作业现场。项目完成时，所有在项目过程中使用设备须经采购单位检查，清除所有的留存信息并作安全技术处理，成交单位须将所有使用过的存储器全部交给采购单位处理。

4.工作人员不得带入有信息录入传播功能的设备（相机、手机、U盘等）；不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容；工作期间，作业场所为封闭区间，无关人员不得进入。

5.成交单位必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定；成交单位在工作中必须与采购单位做好档案的安全交接，并有记录；成交单位作息时间与采购单位工作人员基本一致。

6.项目安全保障要求：

制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等几个方面的制度建设。

规范项目保障措施。该项要求成交单位在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。

提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。

完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。

四、其他要求

1.必须严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》落实有关监控、保密等安全措施，并报采购单位备案。项目实施过程中，成交单位至少提供4台台式机，一台扫描仪。耗材由采购单位提供。

2.为加强成交方与采购单位之间的沟通联系，严格抓好项目质量管控，由成交供应商选派2名双方认可的工作人员对整个数字化加工流程进行全过程监督和数据质量抽检，该2名工作人员由成交方提供（费用包含在投标报价中）。成交供应商应积极配合这2名工作人员做好质量控制、进度控制、安全管理、信息管理、资料管理等工作。

3.要求磋商响应方承诺在成交后成立项目组，设立项目经理，要求项目经理具有档案服务三年以上的工作经验。

4.要求成交供应商在合同签订后15个工作日内开展工作。

5.各磋商响应方在磋商时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：所承诺的服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、培训项目等。

6.成交单位工作人员可在局机关食堂搭伙，餐饮费用需由成交单位自理。

7.在成交报价外不再额外增加任何费用。

五、商务条款