项目服务需求

“※”标注的服务需求为符合性审查中的实质性要求，响应文件若不满足按无效响应处理。

一、项目一览表

磋商项目名称	数量/单位	备注
流动人员人事档案数字化加工服务项目	1项	详见下文

二、项目概述

采购人向用人单位和各类人才提供流动人员人事档案接收、整理、管理、转递等公共服务。为进一步推进流动人员人事档案信息化建设，持续做好流动人员人事档案数字化工作，提升档案管理水平，推动档案服务提质增效，拟继续采购流动人员人事档案数字化加工服务项目

三、项目服务内容及要求

（一）项目内容

本项目旨在完成采购人新增的人事档案整理和数字化加工、档案维护工作，该部分档案大部分为A4幅面，含部分手写稿、油印稿、打印稿，部分档案附有照片和图纸，本次采购内容以卷或页为单位进行报价（报价需包括所有工作内容，详见报价要求）。

另：本项目采购人只提供场地、水电和监控网络环境，其余项目所需的工具及耗材费用，档案扫描工作中的所有设备、档案运输费用、工具与耗材、相关人员培训和人工费用均由供应商承担。

序号	名称	预估数量/单位	单价最高限价	单项最高限价	备注
1	新增人事档案整理及数字化加工	8000卷	50.00元/卷	400000.00元	1.供应商的单卷报价、单项报价不能超过最高限价。否则按无效响应处理。 2.本项目以成交单价作为结算依据，最终按实际数量据实结算。
2	档案维护整理及数字化加工	80000卷	3.75元/卷	300000.00元

（二）具体工作内容

本次项目主要是对采购人新增档案、库存档案进行整理和数字化加工、维护工作，工作内容如下：

1.新增档案整理及数字化加工工作内容：

1.1档案整理工作：按照需求分类排序、编制页码、打印目录、打孔、打印背脊、贴背脊、装盒等相关工作，所有耗材费用均由供应商承担，同时针对于部分需要插入材料进行更新的档案进行档案更新及材料插入工作。

1.2档案数字化加工扫描工作：档案交接、分类前处理、著录条目信息、档案扫描、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、编目建库、装订、贴背脊、装盒、总质检、归还上架、数据备份等各项工作，最终形成可供档案管理系统查询调阅的电子图像，并全部挂接至已有档案管理系统中，实现检索信息与相应的电子图像对应链接。

1.3完成时限要求：对新增的档案或个人补充的档案资料，原则上在3个工作日内将有关信息录入信息管理系统；一般情况下，20个工作日内进行数字化处理并导入信息管理系统。

2.档案维护整理及数字化加工工作内容：

2.1按照档案的标准化建设要求，对已数字化的档案及现有档案中需增加的档案材料,进行标准化维护和目录补充。

2.2现有的社会人才人事档案中如有需增加的档案材料,由中标人进行维护和补充目录。

2.3对在库存档案中发现的未按照数字化标准加工的档案（如图像漏扫、错扫、信息著录错误等），进行标准化维护处理。

2.4对在库档案实时巡检，对发现的外观变形或破损等情形档案，进行标准化维护处理。

2.5对于因年久老旧等问题无法按现有标准进行维护实物档案，进行妥善整理和维护。

2.6对库房环境实时巡检，排查安全隐患及不规范情况，做好防火、防潮、防虫工作。

2.7对项目过程中的金保网相关硬件设施进行日常清洁、维护。

2.8定期对库存实物档案进行盘点核对。

（三）技术需求

根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《干部档案整理工作细则》《人力资源社会保障部办公厅关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见》《流动人员人事档案管理服务规定》《重庆市人力资源和社会保障局重庆市财政局关于进一步做好我市流动人员人事档案管理服务工作的通知》《重庆市流动人员人事档案管理基础数据规范》《重庆市流动人员人事档案数字化技术规范》《重庆市流动人员人事档案数字化安全规范》《重庆市流动人员人事档案管理服务规范》和人事档案整理及档案数字化加工相关法规工作规范要求，对采购人保管的流动人员人事档案及材料进行整理和数字化加工。

1.新增档案整理工作要求

新增人事档案整理工作须基于采购人档案管理的要求，对档案进行鉴别、分类、排序，按照档案的原页码顺序进行档案整理，拆除档案的装订线，去掉夹杂在档案中的残余纸、曲别针、大头针、订书针等物品，编制页码，打印卷内目录等工作，提高扫描效率，减少扫描仪故障，具体要求如下：

1.1档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。供应商必须在加工场所设立临时档案放置区，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《档案数字化加工交接表》等工作流程表，做好档案交接等各环节的登记工作，确保档案安全，万无一失。

1.2启钉（拆线）、拆分，保证纸张的平整、抚平边角，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意，对不符合规格的档案材料(档案材料要求16开规格的办公用纸或国际标准A4纸型)，材料左边应留有25 mm的装订边。在不影响材料完整和不损伤字迹的情况下，酌情进行包边、加边、剪裁、裱糊或折叠。

1.3检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，标注是否正确。拆卷时应注意保护档案不受损害。同时检查案卷封面上的相关信息书写是否规范，前后是否统一；档号是否正确，有无空号、重号现象；是否己按规定进行划控；卷内文件份数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。对卷内有缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、折皱不平、装订压字等现象进行核查和修正，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷、文件、利用、编研、统计、密级划控等科学管理。

1.4编制填写类别号、页码：

（1）类序号：编在右上角；

（2）页码：图书编码法：从材料实际内容开始编，扉页不编，双面有字双面编，只有单面字一面编，在右下角编写；页码写在每页材料正面右下角空白处（双面都有文字或图表的，背面页码写在材料左下角）。

1.5制作档案数字化工作流程单，注明每卷档案的页数及其他的特殊情况。

1.6组卷整理：流动人员人事档案需提供档案袋和档案盒等耗材，相关规格及样式见本篇“五、 项目管理要求中 （四）附件、图纸及包装要求”。人事档案袋和档案盒必须结实牢固、便于书写文字和档案标识标签的粘贴、便于上架摆放和实物盘点。

档案整理所需的其他材料，包括技术加工用衬纸、打印用墨盒、防虫防腐浆糊或胶水等都必须符合档案整理部门所规定的材料规范要求。

包括拆钉、粘贴等环节。按照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)进行整理。

1.7在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录，并在档案数字化工作流程单上注明。供应商应严格按照《档案著录规则》(DA/T 18—2022)进行著录。

1.8后期整理装订

（1）拆除整理过、有装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订位置（如改右装订为左装订）；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以边缘对齐；装订不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页、不得压字，装订牢固、不得掉页，做到安全、准确、无遗漏。

A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊。

干部人事档案专用打孔机孔径为5mm。

（2）供应商自行采购符合档案标准规范的档案卷盒，供应商须按相关要求制作案卷背脊。对不符合要求的案卷背脊，由供应商进行重新打印和更换。

（3）附：重庆人才交流中心流动人员人事档案分类规则

类别	材料内容	排列顺序	材料编号	备注
一、履历材料	履历表和属于履历性质的登记表等材料，包括中央和地方各级党委委员、人大、政协常委会委员简历以及本人填写反映个人经历情况的各种表格等。 履历表、职工登记表；人事代理档案管理登记表、流动人员档案管理登记表；人才信息登记表。（有无鲜章均做）	按材料形成时间先后顺序，由远到近排列。	类序号按1-1、 1-2、1-3等，页码按1、2、3等编写。	类序号写在每份材料首页的右上角，页码写在每页材料的右下角（双面都有文字或图表的，背面页码写在左下角，下同）。
二、自传材料	自传和属于自传性质的材料；以自传为主的履历或简历表；领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料，配偶、子女出国（境）留学和加入外国国籍、子女涉外婚姻等情况材料。在第六大类中如有两份相同且包含家庭情况的申请书，可取出一份（优先放不含家庭情况的材料）归入二大类并在第一页的右上角用铅笔标记“自传”。	按材料形成时间先后顺序，由远到近排列。	类序号按2-1、2-2、2-3等，页码按1、2、3等编写。
三、鉴定、考核材料	年度考核登记表；除归入四类、六类、九类以外的考察（鉴定）材料、表现材料（包括自我鉴定）；定期考核材料；援藏、援疆、挂职锻炼等考核（鉴定）材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）；经济责任审计结果报告（离任时的审查）等材料；专业技术人员考核登记表，招生政治思想品德审核表（考核表），学生公寓的鉴定。	按材料形成时间先后顺序，由远到近排列。	类序号按3-1、3-2、3-3等，页码按1、2、3等编写。
四、学历学位、职称、学术、培训等材料	4-1学历学位材料：各类学生登记表、报考志愿表、考生登记表、选拔学生登记表、毕业生登记表、学习成绩表、入学考试成绩表、学历学位证明、学籍登记表、专家推荐书；与学历学位有关的鉴定材料；参加出国（境）学习或中外合作办学（颁发毕业证、学位证）学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料；自学考试有关材料；毕业证书、学位证书复印件、干部学历学位申报确认表等。高中/初中/职高/中专学籍材料(材料分开整理，一份材料一个目录)；招生面试成绩；招生外语口试成绩；招生主观信息登记表（客观表附在其后，如果没主观表就直接做客观表）；招生志愿卡；在校实习鉴定表（未离开学校的实习材料放此类，如有结论，则看结论有同意转正则应放入9-2）；在校推荐实习材料；健康成绩登记卡；品德评定表；国家大学生体质健康标准合格证；录取新生报批表；招生面试成绩；学校表现材料几个年度的依照时间顺序进行编号; 在校思想品德鉴定表；毕业生业务能力介绍表；学历证明；招生协议书；委学位、职托培养合同（根据材料结论，属学籍类放4-1，属考核类放三类）；一校两牌、更改校名的材料作为高校毕业生登记表附件不单独整理；自愿留级、休学、退学（如：因病、因家庭等个人原因）；计算机等级证书；英语等级证书、军训各类登记表（不满两个月的学校军训）、录取通知书	按材料形成时间先后顺序，由远到近排列。先按逻辑顺序排列，小类材料内部按时间排列，4-1各材料的材料形成时间为材料上最近日期。	类序号按4-1-1、 4-1-2、4-1-3等，页码按1、2、3等编写。	类序号写在每份材料首页的右上角，页码写在每页材料的右下角。需用复制件归档的，须在复制件上注明材料出处、复制时间，审核人（复制人）要签名，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门印章（下同）。
	4-2专业技术职务材料：职（执）业（任职）资格考试合格人员登记表或职（执）业（任职）资格证书复印件（需加盖鲜章）；教师资格认定申请表等材料；专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。资格类申请表（涉及专业证书）；专业技术人员和管理人员登记表。		类序号按4-2-1、 4-2-2、4-2-3等，页码按1、2、3等编写。
	4-3科研学术材料：当选为中科院、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表，博士后申请表，博士后工作期满登记表；被县处级以上单位评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明，科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。		类序号按4-3-1、 4-3-2、4-3-3等，页码按1、2、3等编写。
	4-4培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表，无硕（博）士学位的研究生课程进修班学习的有关材料等。党校结业证；为期两个月以上的无学位的进修班学习（有明确时间范围的归入，没有就放散材料），超过2个月的军校培训放此类		类序号按4-4-1、 4-4-2、4-4-3等，页码按1、2、3等编写。
五、政审材料	上级组织批复，审查（复查、甄别）结论，调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表；更改（确认）姓名、民族、籍贯、国籍、入党（团）时间、参工时间、出生日期的个人申请、组织审查（调查）报告及主要依据与证明材料、上级组织批复；计算连续工龄审批材料等；在档案审核中形成的“三龄一历”或“三龄两历”认定、“干部基本信息审核表”等材料；干部配偶情况登记表，家庭成员、主要社会关系的平反决定、通知或复查意见等。三峡库区证明材料(库区学生审查表)；教师子女审查登记表；教师/子女加分表；全国干部任免审批表，有“全国”二字的归入此类，没有的归入9-2；参加工作时间更改证明；军人爱人情况登记表；亲属政审材料；高等学校政治审查表；招生政治审查表；有政审内容的函调回信；关于调查XX同志政历及表现情况的函（证明）；高等学校毕业生（政审）登记表（如档案内无相应毕业生登记表的，则此材料放入4-1）。少数民族考生、农村独生子女等加分材料；三线职工子女、侨胞、侨属的证明材料，父母刑事判决书；干部参加工作时间登记表；	有批复的，按上级批复、审查结论、本人对结论的意见（本人申请）、调查报告、主要证明、本人检查或交待等顺序排列；其他材料按材料形成时间顺序排列。	类序号按5-1、5-2、5-3等，页码按1、2、3等编写。	类序号写在每份材料首页的右上角，页码写在每页材料的右下角。
六、党团材料	入团志愿书、入团申请书；入党志愿书、申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；加入或退出民主党派的材料等。团员关系转移材料（若存在认定团员身份的材料则不归档）；整理进入正本的党员材料主要有入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养教育考察、党员登记表表、停止党籍、恢复党籍、退党、脱党、保留组织关系、恢复组织生活，其他相关党员材料放散材料。如无入党志愿书，则相关党员材料放散材料	入团材料在入党材料前；入团志愿书在其他入团材料前；入党志愿书在其他入党材料前；其余材料按时间依次排在入团或入党材料后。思想汇报可连续编码（材料名称内进行备注，例：“思想汇报（2018年-2019年）”）。入团志愿书、入团申请书；入党志愿书、申请书、转正申请书5个材料固定按此顺序排前五	类序号按6-1、6-2、6-3等，页码按1、2、3等编写。	类序号写在每份材料首页的右上角，页码写在每页材料的右下角。
七、奖励材料	县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表，先进人物登记（推荐、审批）表，先进事迹材料；享受政府特殊津贴的材料；撤销奖励的有关材料等。荣誉证书（有审批表的荣誉证书，放审批表后作为附件）；优秀团员、优秀学生干部、优秀毕业生推荐表；优秀毕业生/学生登记表；奖学金登记表、国家励志奖学金	按材料形成时间先后顺序，由远到近排列。	类序号按7-1、7-2、7-3等，页码按1、2、3等编写。	编写类序号、页码和复制件归档要求同第四类。
八、处分材料	处分决定、免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等；通报批评材料。因处分留级、退学；员工过失警告通知书。	排列顺序同第五类。	类序号按8-1、8-2、8-3等，页码按1、2、3等编写。	类序号写在每份材料首页的右上角，页码写在每页材料的右下角。
九、工资、任免、出国、会议等材料	9-1工资材料：工资审批表、转正定级审批表、工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表，工资停发（恢复）通知单；解决待遇问题的审批材料等。	按材料形成时间先后顺序，由远到近排列。	类序号按9-1-1、 9-1-2、9-1-3等，页码按1、2、3等编写。	类序号写在每份材料首页的右上角，页码写在每页材料的右下角。复制件归档要求同第四类。
	9-2任免材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料；干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表及相应考核（察）材料；公务员登记表，参公人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表；自愿或引咎辞职的个人申请，同意或责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料等。劳动合同（解除、终止、续签）；保密协议、合同内容修订作为劳动合同的附件；聘用合同；毕业生就业登记表（有用人单位盖章，无章放10类）；离职证明；上山下乡材料		类序号按9-2-1、 9-2-2、9-2-3等，页码按1、2、3等编写。
	9-3出国（境）审批材料：因公出国（境）审批表；在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。		类序号按9-3-1、 9-3-2、9-3-3等，页码按1、2、3等编写。
	9-4会议代表材料：当选为县级以上党代会、人代会、政协会议和人民团体、群众团体以及民主党派代表会议代表、委员或委员会委员、常务委员的登记表或当选通知（证明材料）。		类序号按9-4-1、 9-4-2、9-4-3等，页码按1、2、3等编写。
十、其他材料	录用体检表（包括报考大、中院校或运动员、入伍参军、招工、招干体检表），反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书、确定致残等级的材料；生平，非正常死亡调查报告等材料；毕业生就业报到证（派遣证）（优先做就业通知书，如无可做报到证）；人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定）；再生育子女申请审批表；干部人事档案报送单（转递审核表），干部人事档案有关情况说明等材料；其他可供组织参考的材料。体格检查表；所有介绍信（除党团介绍信外）；（毕业生）就业协议；工会材料；助学金；结婚申请；职工个人缴纳失业保险费登记表；大学生学费还款确认书；毕业生就业调整审批。商调/人才流动登记报批表（调入、调出）（由公共人才服务机构开具的）、国有企业下岗职工基本生活保障和再就业协议；解除进中心协议通知书、申请解除再就业协议；回国人员证明；档案转递通知单	按材料形成时间先后顺序，由远到近排列。	类序号按10-1、 10-2、10-3等，页码按1、2、3等编写。	类序号写在每份材料首页的右上角，页码写在每页材料的右下角。
*散材料处理办法：散材料不进入正本，材料无需打印目录，但需将所有散材料进行扫描、名称著录。散材料采集说明【散装材料默认类别为十一类，仅需著录材料名称（材料名称全称）和页数，顺序号从“1”依次递增，要求电子档案目录与图片一一对应。】
十一、散材料	所有未做入正本的均放到此类散材料	材料排序无要求	类序号为11，按11-1、11-2，等依次递增。

（4）其他

所有在之前整理过的文件如果打孔穿过了正文或照片的，需重新裱糊接边，并一一记录；

所有文件裱糊一律右下角对齐；

无论文件原先是否有页码，都需要重新标记一遍，保证不出错；

页码标记时应尽量清晰，工整，保证可识别度；

同一份文件之中可能有多份文件，应以时间顺序排列好；

同一大类的时间顺序一定要注意，尤其是以最近日期为准；

不规则、过小、过窄、部分损坏、过薄的文件都需要裱糊并折叠对齐，类别号写在显眼的地方；

整理过程中需去除所有的金属物品，如装订针、大头针、回形针等；

针对文件审批材料，一般没有公章的情况不归入正文；

对于裱糊的情况，应注意：

1）一般边距偏窄背面无内容的情况，直接接边就好；

2）边距偏窄背面有内容的情况，最好用整张白纸衬；

3）遇到边距偏窄的大开张或多页册子的情况，最好用白纸衬，接边容易脱落；

4）多页册子一旦裱糊，因为取了钉子，里面的页数是散开的，容易脱落，在不破坏材料的情况下，最好里面裱糊一下，从正面粘。

关于4-2和9-2的部分材料的界定，主要针对在聘任这一块，4-2主要是关于职称方面的文件，强调任职资格；9-2主要是关于职务方面的，且有可能包含任职时间，强调任免；

针对4-2，专业技术人员职务聘任资格呈报表/评审表和关于xxx同志的职务任职资格的通知不应该放在同一类别中，要分开，不要做成一个材料；

针对三大类，年度考核材料应分年度分开编类并排序，如有年度，则把年度标上去；针对五大类，尤其需注意内容的审核，很多情况下标题不一定会直观反映内容；

针对七大类、注意原件的审核，证书原件不做入正本；

针对十大类，关于体检表格，全部做入正本，归为一类，按材料形成时间排序；

关于所有附件，文件形成时间不录入到正文目录；

需折叠的材料统一以A4纸张大小为准，向材料背面折叠一次，补边的纸条宽度为3cm。

2.新增档案数字化流程及质量要求

数字化工作要遵循以下总则：严格管理、明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。具体工作包括数字化前处理、目录著录、档案扫描、图像处理、文件存储与备份、文件目录与全文的挂接、质量自检、档案装订，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。各工作环节要求如下：

2.1数字化前处理

供应商在扫描前先检查案卷质量并按规范进行整理、确定扫描范围、以保证数字档案与实体档案的对应。应根据实际情况做好前处理工作，以确保数字化加工质量。具体要求如下：

（1）整理拆装：尽可能不拆卷，需要拆卷的必须严格管理。在拆除案卷装订物时，必须保护档案不受损害，保持案卷内原有文件顺序（除个别必须调整的页面经征得采购人同意后予以调整的以外）。在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案原有的装订孔进行重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。恢复装订时，原则上不更换档案盒、卷内目录等（对拆装须使用的工具及复原材料由供应商提供，所提供的复原材料须符合档案的相关标准）。

（2）页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描，不能使用高速扫描仪的，要用平板扫描仪扫描。

以上检查结果均应按规定填写相关登记表单，并在不影响原来案卷质量的前提下提出具体处理意见，在响应文件中提交具体措施和处理方案。

2.2目录著录

应根据档案管理系统信息采集的内容和要求，正确的完成数据录入的工作。严格按照相关的行业标准与规范进行并导入现有档案管理系统中，条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100%。如发现录入信息存在有分歧的，必须与采购人档案管理部门沟通确定。

（1）数据格式选择

电子条目信息建库递交成果采用Excel格式，符合国家档案局相关标准规范要求。

（2）档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T 18—2022)的要求进行著录，建立档案级目录数据库。同时对数据库相应的目录进行修正，确保目录的准确率。

（3）目录数据质量检查

要求采用双机对录系统进行著录，能提供两录对校功能，双机对录系统可以根据不同的档案类型进行自定义设置，能醒目展示两录差异内容。

（4）人事档案管理业务的基本数据，存档人填报相关表格不能作为原始数据依据，相关数据应以档案原始材料为依据进行采录。

（5）录入字段参考：

基础数据采集内容

个人数据类

个人基本信息

姓名**

公民身份号码**

出生日期**

曾用名

籍贯

出生地

性别**

民族**

婚姻状况

政治面貌**

参加组织时间**

参加工作日期**

最高学位**

最高学历**

最高学历 毕业日期**

最高学历 毕业院校**

最高学历 所学专业名称**

最高学历 所学专业类别**

工作单位 名称

工作单位 机构类型

工作单位 经济类型

工作单位 所属行业

工作职位 （岗位）类型

工作地点行政区划

户口所在地址

户籍行政区划**

现居住地址

邮政编码

手机号码**

电子邮箱

工作经历

工作起始日期

工作终止日期

所在工作 单位名称

从事工作 或担任职务

单位证明人

专业技术与职业（工种）资格情况

职称名称

职称级别

取得职称日期

职业（工种） 资格名称

国家职业资格等级 (技能人员等级)

职业（工种）资格日期

语言能力

语种

语种熟练程度

教育经历

入校日期

离校日期

所在学校

所学专业名称

所获学位

所获学历

教育类别

学习形式

家庭情况

家庭成员姓名

与本人的关系

家庭成员工作单位及职务

奖惩情况

奖励名称

奖励批准日期

奖励批准 单位名称

处分名称

处分批准时间

处分批准 单位名称

培训经历

培训起始日期

培训终止日期

培训班名称

培训主办 单位名称

委托存档单位数据类

委托存档 单位名称

委托存档单位统一社会信用代码

委托存档 单位编号

委托存档单位 机构类型

委托存档单位 所属行业

委托存档单位 经济类型

委托存档单位 行政区划

档案接转数据

存档编号**

索引号

存档状态**

存档性质**

现档案管理 机构名称**

转入日期**

转入原因**

原存档单位 名称**

原存档单位行政区划

转出日期**

转出原因**

转往单位名称**

转往单位 行政区划

注：带**为必填项

2.3档案扫描

根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记，具体要求如下：

（1）采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生，要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描；A3幅面及以下的档案资料需采用一次性成图的方式进行处理，大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图。

（2）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

（3）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式；

（4）兼顾影像质量和节约存储容量原则，采用300dpi的分辨率进行扫描，扫描形成文件以JPEG格式存储，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况以及照片档案，可将分辨率提高到600dpi。

（5）扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

（6）档案扫描时尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

（7）图像歪斜采用数字化影像处理软件自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（8）对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

（9）将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

（10）区分同一档案中的扫描件和非扫描件，其中普发性文件区分的原则是：无关的、重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿，附着在文件上的处理单等小纸片需扫描。

（11）用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对影像文件命名。

（12）对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

（13）对案卷中未编码的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

（14）扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（15）扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

（16）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小图像文件的容量。

（17）扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。

（18）纸质档案数字化标准

《纸质档案数字化规范》DA/T 31—2017

2.4图像处理

应对扫描后的图像进行逐页纠偏、图像拼接、裁黑边、排序等处理，但不得改变图像内容，包括原档案中的污损，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件，图像整体倾斜小于1度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后同件档案页面大小一致，前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致；文件排列顺序正确。

2.5数据挂接

扫描图像文件应与目录数据进行挂接，在相关表单上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页数与档案整理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

对于图像要求可以进行全属性定义，包括每一张影像的图像属性（格式、大小等）及索引属性（档号、件号、页号、所在件顺序号等）。

2.6条目质检

系统自动把条目与图片进行关联后，逐一检查条目与影像是否对应匹配，退回不合格的条目或影像，退回不匹配的条目与影像。

对匹配完成后的影像数据进行最终成果转换。进行数据挂接。

2.7文件存储和备份

以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行命名。扫描后的电子文件需要提交品牌移动存储器做备份之用，备份制作两份，包含档案目录和全文数据。

2.8质量保障要求

（1） 质量自检：供应商必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到采购人数据质量标准后，才能提交进行验收。

（2）过程管理：供应商在进行档案前处理、数字化加工各环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

2.9数据验收

（1）数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

数据验收时抽检的比率不得低于20%。

供应商必须建立严格的质量检测体系，对整理录入的数据进行抽检，抽检达到档案行业质量标准的，才能递交采购人审核、验收。

（2）验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。

扫描图像：漏扫率≤0.2‰。

图像质量：图像质量情况完好率99%。

格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。

目录核对、完善：以案卷为单位，关键字段（材料名称、日期、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。

条目与图像挂接：挂接正确率100%。

档案原始材料：100%不缺失。

（3）验收审核

采购人对供应商数据每月进行验收。数据验收以抽检方式进行。供应商提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回供应商全面自检。

采购人在验收中检出的错误，供应商及时、无偿予以纠正并再提交采购人验收。

全部档案验收“通过”的结论，必须经相关流程签字完毕后方有效。

如全部档案完成后不能通过验收的，视为供应商违约。

数据验收合格后，供应商须使用移动硬盘备份一式三份提交给采购人，著录条目和全文数据向重庆市社会人才人事档案数字化管理系统及数据库迁移。

3.档案维护工作要求

档案维护主要工作环节包括但不限于档案交接、档案整理、档案扫描、图像处理、图像挂接、质检、验收和归档等，具体要求如下：

3.1档案交接

供应商应指定专人负责补充材料交接，交接时配合采购人完成补充材料份数、页数清点，并填写档案交接清单，确保档案安全、万无一失。

3.2整理编页

按照档案整理排序规则，将补充材料做分类排序。通过档案管理系统提供的档案电子目录，找到档案正本中各类材料文件顺序和编码，续编补充材料页码。

3.3信息完善

根据补充材料的分类，在档案管理系统中分别完善档案基础信息、专业技术职务与职业（工种）资格数据、教育经历、培训经历、工作经历、奖惩信息、语言能力信息、家庭关系和存档案单位等信息。

3.4档案扫描

在扫描电脑中新建文件夹，文件夹以档案号命名，再在该文件夹中建立以材料编码命名的子文件夹，补充材料有多少件材料就建多少个子文件夹。将整理好的纸质档案，按顺序扫描到对应子文件夹中。或者使用专用的影像采集控件，实现档案影像图片的扫描，扫描分辨率为300dpi。

3.5图像处理

对扫描后的图像进行逐页纠偏、图像拼接、裁黑边、排序等处理，但不得改变图像内容。

3.6图像挂接

使用系统软件，维护电子目录，根据补充材料不同类别，在原大类目录后面新增一条该类别的目录，新建的目录与扫描时建立的子文件夹一一对应，并将处理后的图片分别上传到对的条目中。

3.7质检

系统自动把条目与图片进行关联后，供应商安排人员逐一检查条目与影像是否对应匹配，退回不合格的条目或影像，退回不匹配的条目与影像。每份补充材料的质检需要在内部质检单中体现出来。

3.8验收归档

验收具体要求参见新增人事档案数字化验收要求。

3.9纸质材料维护

供应商拿到有补充材料的档案正本，拆开档案正本，将补充材料纸质件按编码顺序归整到正本对应大类中，重新打印纸质目录，核验无误后打孔装订并装盒。并交采购人验收。

4.质检工作内容和要求

供应商应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证档案的整理和数字化工作符合质量要求，高质量地完成工作任务。对档案数字化过程中整理拆分、数字化加工、整理装卷等环节进行同步抽检，以减少事后翻工概率，避免再次处理带来的纸质档案材料损坏。

4.1整理质量检查

在档案整理环节，制定档案整理质量检查机制，以抽检的方式为主进行检查，抽检比例由采购人确定。如发现档案材料分类错误、排序错误、编目错误、装订不符要求、卷间文件颠倒、档案标识打印与粘贴错误等差错，及时进行重新整理。

4.2数字化加工质量检查

在档案数字化加工环节，制定相应的质量检查机制，对采集的信息数据、目录与图像等导入完毕的数据进行检查，抽检对象和比例同整理质量检查的抽检对象和比例相同。检查电子影像的页数与原始案卷是否一致，检查索引人员录入的“卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”是否正确，检查电子影像是否清晰，检查目录与对应影像的挂接是否正确。对发现的错误进行及时修正。

4.3实物质检

在进行档案重新整理装卷时，必须逐卷（页）清点，对档案数量、文件状况等进行检查。如发现丢失、损坏、损毁档案或档案材料内容；私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的，该批次将全部发回供应商全部质检。对已发现的问题，供应商须及时采取补救措施，并承担相应责任。

四、项目管理要求

（一）安全保密要求

供应商应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。档案扫描工作需在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。供应商应做到：

1.成交后，供应商参与本项目的所有工作人员需提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，需通过采购人的审核，必要时提供政审材料，并登记备案。成交供应商需向采购人提供以下资料：《数字化处理工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。

2.项目实施过程中，供应商如需更换、增加工作人员，需提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得采购人签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，供应商需在人员离岗后一周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。

3.供应商参与本项目的工作人员需接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

4.除钥匙及眼镜等外，供应商工作人员未经采购人同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入数字化处理工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。

5.未经采购人批准，供应商不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

6.供应商工作人员剔除同一案卷内的重复文件需经采购人有关人员审核同意方可实施。

7.数字化处理工作室内的废纸需集中放置，供应商每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

8.供应商工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的法律责任。

9.供应商的响应文件中针对上述第1至8项内容作出书面保密承诺，提供书面承诺函（格式自拟）并加盖供应商公章。

（二）项目实施要求

1.供应商自备不低于以下要求的扫描设备及管理措施

采购人在每个作业点提供不低于2条生产线的场地供供应商使用，供应商应根据场地、工期等严格开展工作，具体要求如下：

1.1电脑： 19寸以上纯平液晶显示器，4G以上内存，500G硬盘，windows操作系统；基本办公软件（如Office 2007，ACDSEE）；扫描仪图像采集软件（配扫描仪的电脑需独立显卡）；处于保密考虑，电脑硬盘所有权属采购人所有。

1.2扫描仪：提供满足工作量需要的扫描仪（需配备解决特殊档案扫描的设备,扫描速度不低于80PPM/110IPM）。

1.3供应商在服务期间提供一套网络版档案数字化加工系统，能够实现与采购人档案管理系统对接，将扫描后的档案信息及图像批量导入到系统中。

2.对供应商在本项目中投入的扫描系统要求

2.1供应商需要按照采购人的需求进行相应的档案扫描处理和查询软件安装调试。在合同完成时向采购人移交软件系统安装文件及其相关系统使用的文档资料。

2.2档案扫描处理软件具有扫描，图像处理（去黑边，自动或手动纠斜，缩放，左右90°旋转，自动确定或更正图像标准幅面等），图像属性处理，索引建立，数据统计（日、周、月、年的统计数据查询和打印报表，可根据需要定制统计类别），数据维护，数据导入导出（采购人业务系统）等基本功能，具有一定的灵活性和可维护性，功能能够根据采购人实际情况做适当的调整。

2.3提供方便的档案图像查阅和质量检查软件，可单独运行，也可与采购人业务系统衔接。图像查阅软件具有设置用户权限，通过目录浏览图像，图像放大、缩小、旋转、移动、增加、删除，单页或批量打印等基本功能；质量检查软件可按采购人质量要求全面检查档案图像及其所有信息，统计数量，打印相应报表等功能。

2.4已扫描的档案影像能够根据采购人业务系统影像存储结构要求，随时在线上传（导入）到采购人业务系统的服务器；在网络故障时，可采用其它存储介质，通过人工方式离线上传到服务器。

2.5供应商应确保保存在服务器上的影像及其属性数据与保存在存储介质上的数据要一致，并与档案实体保持一致。

3.技术方案要求

供应商需要制定一套完善且可行性强的项目实施技术方案。能严格按照采购人要求格式模板导出excel等格式的加工数据，以便将加工数据导入到采购人档案管理系统。

4.实施人员要求

4.1供应商的实施团队需要有档案数字化加工项目经验。

4.2供应商在项目实施过程中需要提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，成交后需提供详细的团队名单及个人简历供采购人审核。

4.3供应商的响应文件中针对上述第4.1至4.2项内容作出书面承诺，提供书面承诺函（格式自拟）并加盖供应商公章。

（三）组织管理要求

1.组织实施要求：供应商应结合采购人的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理、电子化等的管理规定及操作流程，以确保档案装订规范、电子化质量达到品质要求、档案材料安全和项目任务的完成。

2.项目工作量要求：供应商将根据实际签约情况，承接采购人新增人事档案进行整理和数字化加工、档案维护工作。

3.项目人员要求：

3.1扫描人员：供应商需派专业数字化团队，除扫描人员外应配备项目负责人、项目自检人、保密负责人等专职人员，到采购人指定工作场所扫描案卷，服务期间须保持人员数量的稳定。

3.2岗位培训：供应商负责有计划地每季度对员工进行安全保密知识培训以及相关档案整理装订扫描业务的培训；采购人可对供应商工作人员的工作业务能力进行考核，如不合格者，成交供应商需按要求调换；

3.3供应商应保持岗位工作人员的稳定性，不得随意调换各岗位人员，因工作任务造成调整时，须征得采购人同意。

3.4作息时间：要求实施每周5天工作日制；上午9:00-12:00，下午13:00-17:00(特殊情况应加班完成工作任务)。工作人员上班时间应佩带工牌。

4.保密要求：供应商需严格遵守《档案法》和《保密法》，与采购人签订保密协议，对在整理和数字化加工服务中涉及到的档案内容承担保密义务。

（四）附件、图纸及包装要求

人事档案卷盒规格按照A4纸型相应调整，分为310×225×15mm、310×225×25mm和310×225×35mm三种。卷盒设3个装订立柱，装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱（从装订立柱中心算起）83mm，装订立柱直径为4mm。卷盒背脊标签规格相应调整为310×25mm、310×35mm和310×45mm三种。

详情请见招标文件