采购需求

一、项目概况

对北京市海淀区劳动人事争议案卷实行电子化管理，对案卷档案进行数字化加工等。服务期内，预计数字化加工的卷宗约24000卷，服务期内，如实际服务产生费用超过成交金额，按成交金额结算，若实际服务产生费用低于成交金额，按实际发生费用结算。

二、档案系统技术要求

（一）软件功能需求

1.信息采集

（1）系统可提供手工录入、业务系统数据自动归档、外部标准化数据导入等方式的收集手段。

（2）档案管理员可在系统内直接进行档案录入，也可补充完善归档数据信息。

（3）系统可对文书、合同、案卷等各种不同的档案门类的信息开展档案信息收集工作。同时要求对不同的档案类型进行分别的设置，以确保选用的档案整理规范能够符合整理要求。

（4）档案系统需提供的功能包括日常产生的档案数据的录入。需要提供相应的数据录入、修改、删除、检索界面。

（5）档案录入时可录入目录信息，也可挂接各类电子文件，还应支持连接扫描仪直接进行扫描处理并挂接。可实现对数字化加工电子文件与档案目录的自动批量挂接和手工批量挂接。

（6）可实现将归档文件从一个档案类型转换至另一个档案类型。

2.档案管理

2.1归档数据管理

针对归档数据补录的情况，补录的数据需要按照数据的分类自动生成档号。

2.2鉴定销毁

可对过期的档案进行鉴定，更改其保管期限、密级或销毁。

2.3档案统计

（1）系统应提供自定义统计报表方法，使用户可以随时根据实际需要在现有档案资源中进行相关统计、分类和汇总。

（2）系统能够将报表输出到Excel及其他格式的文件中。

2.4检索利用

（1）检索出结果后，系统在权限的允许范围内可以查看档案目录信息，案卷、卷内文件信息，允许浏览、下载及打印各类电子文件，可以进行实体借阅申请。

（2）档案条目信息检索后，如没有权限可以进行权限申请，需要进入审批流程；审批流程可自定义。

（3）对检索结果进行输出（可导出常用格式的表格，供检查或者其他用途使用）。

2.5个人应用

系统应以档案信息服务功能为导向，实现个人各类信息在首页汇总。

（1）能够展示用户个人预约、借阅、赋权申请等情况。

（2）能够显示个人待办信息，并直接进行处理。

（3）能够申请档案信息推送，并查看推送结果。

（4）能够展示用户个人收藏的档案信息及最近所浏览的档案信息。

（二）系统技术需求

1.总体技术要求

系统应提供成熟稳定的设计平台，在平台上可以进行软件功能模块扩展、系统集成、二次开发等。

系统必须满足如下要求：

（1）软件应是确保正常运行所需的管理、运营、维护等有关的全部软件，必须是最新定制开发的软件系统。

（2）应用软件应具有较强的容错功能，包括对数据一致性的检查、对输入内容的检查以及对用户资料的稽查等功能。

2.运行环境要求

系统支持的应用环境如下：

（1）操作系统：支持Windows Server\Linux\Unix等主流操作系统

（2）数据库系统：支持ORACLE\DB2\SQLServer等主流数据库系统

（3）应用服务器：支持Weblogic\Websphere\Tomcat等主流应用服务器

（4）客户端：支持浏览器Microsoft Internet Explorer6.0以上版本

3.系统设置与管理

系统应该具备系统管理和维护的功能。能够提供包括：系统初始化设置、用户角色及登录用户的定义和维护，用户权限的设置、审批流程的设计和调整、系统各业服务功能的参数调整、各种基础数据的日常维护、数据的备份与恢复、故障的诊断与报告、系统日志的查看等。

系统维护与设置应提供与业务功能相对独立的界面，维护工作可以在服务器本地，也应可以在某个指定的客户端完成。主要基础数据和参数配置的具体维护内容如下：

（1）全宗管理：维护全宗单位基本情况等信息。

（2）档案分类管理，可以自定义档案类型，可以添加、删除、更改档案类型。

（3）可自定义录入界面中的文件登录字段，即著录字段可进行增、删、改；文件登录项可以根据字段代码表，设定提供选择输入信息内容，代码表中提供的选择信息可以进行增、删、改或为空。

（4）代码表管理：进行密级、档案保管期限等档案管理专业代码表的管理，包括代码表库结构的维护和代码表数据的维护。

（5）档号组成方式可自定义。

（6）系统日志管理：对系统运行日志进行浏览、备份保存、清除、恢复、打印等操作，系统日志包括系统管理人员登录系统记录、所有操作记录、工作人员检索系统登录、借阅档案情况、检索浏览档案情况、打印下载情况的记录。在统计功能中，应该提供根据日志得出的档案利用情况统计数据，提供对系统日志的查询与检索。

4.系统安全性要求

4.1应用层数据安全控制

（1）接口安全。平台对外部系统提供相关的接口服务，需要保证没有权限的用户不能获取对应的服务，或者不受信任的系统不能访问对应的接口。因此需要对平台提供的接口和服务进行安全控制。

（2）用户监测。系统管理员可实时监测系统在线用户，能够强制退出可疑连接。

（3）文件控制。能有效控制电子文件的浏览、下载、打印，能够屏蔽本机截屏按钮操作。

4.2数据传输安全

（1）确保数据发送到正确的客户机和服务器；

（2）防止数据中途被窃取；

（3）维护数据的完整性，确保数据在传输过程中不被改变。

4.3日志和审计

系统需要通过记录用户操作日志来加强系统的安全性，以便管理员可以对恶意破坏数据过程进行审计。至少需要提供登录日志、操作日志和数据访问日志三类日志。

三、档案加工要求

（一）规范性文件

《中华人民共和国档案法》

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）

《电子文件归档与管理规范》（GBT18894—2002）

《档案著录规范》（DA/T18—1999）

《档案数字化规范》（北京市地方标准市质量技术监督局发布）

以上法律法规、标准规范如有更新，请参照最新相关法律法规和标准规范执行。

（二）档案数字化加工

1.纸质档案扫描

根据有关标准，结合实际，应按照原版原貌方式，可采用黑白二值、灰度、彩色方式扫描，扫描精度不低于200dpi，扫描文件存储为多页TIFF或PDF格式。对扫描图像的偏斜度、清晰度、完整性、失真度等质量进行严格控制。

图像正确率应为100%，不符合要求需进行重新处理。要确保档案扫描数据与著录的案卷目录、卷内目录100%匹配挂接。

2.时间要求

供应商应在自签订合同之日起3天内，完成数字化前各项准备工作。

3.工作场地

提供封闭式、带全程监控的数字化加工场地，并配备必要的消防灭火设备。

4.工作人员

供应商拟派团队人员不少于13人，其中配备1名经验丰富的管理人员担任项目负责人，负责档案数字化工作的组织和实施等各项工作。项目服务期内，供应商不得随意更换项目负责人。如需更换，须经采购人同意后方可更换。

服务期内，不随意更换项目负责人，如需更换，必须经过采购人同意方可更换。其他团队人员应分工全面且岗位职责清晰有针对性，团队人员最好具备类似项目的执行经验，并经档案局相关管理机构培训合格并取得培训证书。

5.工作验收

数字化加工完成后，纸质等传统载体档案应保持加工前原貌并进行保存。数字化后的电子档案要与档案原件、档案目录相一致。

四、服务期限

自合同签订之日起1年。

五、其他要求

1、供应商应出具详细的档案系统技术响应方案、档案加工实施方案、质量和进度保证措施、人员服务方案、安全保密方案等。

2、供应商应具备相应的档案管理系统及档案管理的各项管理制度。供应商应为本项目提供安全稳定、方便使用的档案管理系统，可采用RFID技术的档案管理系统，或采用普通条形码或其他电子档案管理系统，并在响应文件中提供系统的相关说明及证明材料。

3、供应商应具备满足服务需求的数字化加工场地。

4、供应商应根据磋商文件的需求出具服务团队方案。

5、供应商应具备相关项目服务经验，如具备信息安全管理体系认证、质量管理体系认证、职业健康安全管理体系认证、环境管理体系认证等相关证书，可在响应文件中提供。

6、由于档案涉及案件信息，要求供应商项目人员严格遵守相关保密政策。

7、供应商应做好与原档案服务单位的交接工作，制定全面完整的交接及应急预案，确保档案交接的稳定性和安全性，不得出现档案丢失、遗漏、泄露等事件。

8、服务期内，预计数字化加工的卷宗约24000卷，服务期内，如实际服务产生费用超过成交金额，按成交金额结算，若实际服务产生费用低于成交金额，按实际发生费用结算。

9、本项目预算资金为100万元。在年度预算能保障，采购需求相对固定、延续，且价格变化幅度小的前提下，成交供应商在执行合同期间服从采购人的管理，服务内容满足项目要求，按年度一年一签之后两年的服务合同，如因工作安排调整、财政预算变动或财政相关政策要求等原因，造成不能续签之后两年的服务合同，采购人概不负责。