一、采购项目概况（包括采购标的需实现的功能或者目标，以及为落实政府采购政策需满足的要求）

（一）项目背景：

• 《住房城乡建设部办公厅关于印发<房屋交易与产权管理工作导则>的通知》（建办房﹝2015﹞45号；《广东省住房和城乡建设厅关于进一步加强房屋交易与产权管理工作有关问题的通知》（粤建房函﹝2016﹞643号）；《国土资源部 住房和城乡建设部关于做好不动产统一登记与房屋交易管理衔接的指导意见》（国土资发﹝2015﹞90号）文件精神，房屋交易管理是房地产市场监管的基础和核心。各级房产管理部门要强化房屋转让、抵押、租赁、面积管理、房屋交易档案、房屋中介、个人住房信息系统建设等工作。各地应加强房屋交易与产权档案资料的完整、准确、安全和有效利用。房屋交易与产权档案应采用纸质形式和电子形式。
• 《广东省地方税务局广东省住房和城乡建设厅转发国家税务总局住房和城乡建设部关于加强信息共享深化业务协作的通知》（粤地税发﹝2017﹞115号）文件要求，我市市区房屋交易纸质档案需在2018年年底前底采取扫描、录入等方式转化成数字化档案并共享给税务部门。

3、《广东省国土资源厅 广东省住房和城乡建设厅 国家税务总局广东省税务局关于加强部门协作提升便民服务水平的通知》（粤国土资登记发﹝2018﹞1号）文件要求，2018年底需完成不动产交易、纳税、登记“一窗受理”该项工作，实现不动产交易、登记、税收信息协同共享。

目前我市的房屋交易档案资料（包括商品房、存量房网签备案档案，租赁备案档案，经租房档案）都是以纸张介质存放，利用。为此我市需要开展房屋交易纸质档案整理及数字化扫描建库工作。

（二）建设原则

1、完整性原则：房产交易中心数据要求应具有概括性和包容性，数据建设过程中要严格按照相关数据库标准和规范的要求，不重不漏。对不同尺度的档案进行综合处理，满足精度要求。各类数据库数据应当完整，符合韶关市房产交易中心的档案管理规范以及通过韶关市房产交易中心档案管理系统检验为要求，对现有数据不完整的，应当依据档案资料进行补充、完善，确保数据完整性。

2、一致性原则：电子档案以及纸质档案必须与原件的数据保持绝对一致。经核实属于原始数据错误，应及时提出，务必确保数据的一致完整性。 

采购项目需求

（一）采购项目需求一览表

 

 

 

采购项目名称	数量	主要技术规格	预算金额（元）	备注
韶关市房产交易中心房屋交易档案数据化整理项目	1项	详见本部分“四、采购项目技术要求”	1235000.00

注：1.报价超出预算金额或最高限价的，评标委员会将对其投标文件作无效投标处理。

2.投标报价应为人民币含税全包价，包括测试、运输、安装调试、验收、培训等一切费用。

 

（二）采购项目需求清单表

序号	采购标的	数量	主要技术规格
1	房屋交易档案数据化整理项目	1项	详见本部分“四、采购项目技术要求”

注：供应商必须对本项目的全部内容进行投标报价，如有缺漏，评标委员会将对其投标文件作无效投标处理。

 

三、采购项目执行标准（包括国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范）

☑ 本采购项目执行以下相关标准：

1.《中华人民共和国档案法》、

2.《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）

3. DA/T18：《档案著录规则》；
4. GB/T15418-2009档案分类标引规则；
5. DA/T1-2000档案工作基本术语；

6.《韶关市房产交易中心房屋交易与产权档案整理及数字化管理规定》。

 

四、采购项目技术要求（包括质量、安全、技术规格、物理特性等要求）

（一）基本要求：

    1、主要工作内容：

韶关市房屋交易档案数字化扫描工作内容主要包括对市房产交易中心商品房、存量房网签备案档案，租赁备案档案，经租房档案进行规范化整理及数字化扫描。档案完成数字化扫描工作后，成果需与市房产交易中心“城市房地产业务管理信息系统”相关联、相匹配，确保实现市房产交易中心在“城市房地产业务信息系统”中能查找到所有档案数字化扫描信息。

（2018年12月31日前共有商品房、存量房网签备案档案、租赁备案档案、经租房档案约共7万多册，上述档案必须于2019年5月按照市房产交易中心的要求规范实施完成。2019年商品房网签备案档案约1.5万册，2019年6月1日起的档案按“T+1”模式完成（即当天的档案隔天完成），2019年新增的档案必须于2020年1月中旬前完成整理及扫描。

注：以上档案数量为初步估计数量，具体工作量以实际档案数量为准。正式签订合同后5个工作日内进场实施项目。）

㈠完整房屋交易档案数字化扫描挂接工作基本流程为：

⒈档案调卷：项目承建单位负责人负责办理分次领取档案手续，其他人不得越权签领档案。每次档案的领取量不超过5000宗，领取档案时，项目承建单位人员必须仔细与电脑登记的《档案明细传送表》进行比对，确保不要少、漏，并要检查每一份档案是否有缺页现象，如有则拒绝接收，待市房产交易中心档案部更正后方能领取。领取时双方的经办人在交接本上签名确认；

⒉档案整理：档案整理按市房产交易中心实际需求和市房产交易中心的纸质档案及数字化样本进行整理（详见市房产交易中心提供的纸质档案样本及数字化挂接样本）。归档文件依据分类方案和编件号顺序编制归档文件目录。文件目录装订成册并编制封面。将归档文件按时间顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。（注：档案整理所用纸张标准为：A4，210mm×297mm，执行标准：Q/JPI 003， 70g/m2。档案盒标准为：31mm×23mm(长×宽），盒脊厚度：20mm，纸皮厚度：500g。纸张及档案盒可参见样本。）

⒊档案扫描前通过为档案文件分类、排序、编写页码、照相（经租房档案数字化要求）、平整、去钉、裱补、盖章标注等整理工作，保证档案扫描时的安全、质量和效率。扫描完成后按规范装订立卷。针对档案中部分交易发票，有些很多张发票层叠粘贴在一张A4纸上的，需要每张跟原来的托纸进行分离，通过平贴的方式利用新的A4纸进行平贴；

⒋档案扫描：通过扫描的方法把以纸介质为载体的文件资料由模拟信息转变为数字信息，并按一定的质量要求对电子文件进行加工和制作，然后存储在磁盘或光盘介质上，确保档案电子图像及打印图像的完整、清晰、无误，保证电子和打印图像与档案实物一一对应；

⒌图像后处理：为保证纸质转化成图像的质量和美观，需要手工进行精修图像以及图像后处理工序，包括：去黑边、纠偏、去空白页、整理顺序、裁剪、调节亮度、旋转。对质量不过关的图像文件重扫；

⒍录入及目录打印：为便于查找和统计档案页数，需对每份档案进行目录录入和打印，并置于第一页。目录标注分类情况，每页标注页码；

⒎审核：由市房产交易中心档案部安排专职人员依照档案规范要求（即纸质档案样本及数字化挂接样本）分次进行审核，包括：⑴实物档案：对于整理不合格的档案退回到整理工序，重新整理；⑵电子档案记录：对于扫描不合格的档案，退回到扫描工序，重新扫描。对于录入不合格（包括目录不合要求）的档案，退回到录入工序；

⒏重新装订：将审核通过的档案重新装订（全部改用新的档案盒）；

⒐验收与归还：由市房产交易中心档案部组织验收，项目承建单位进行配合。依照档案整理规范标准（即纸质档案样本及数字化挂接样本）的要求进行分次验收。每次验收，市房产交易中心档案部都必须对上次领取的纸质档案及数字化扫描挂接成果，通过“房地产业务信息系统”进行同步验收，并双方签字确认。对于验收不合格的档案：⑴验收实物档案：对于整理/装订不合格的档案退回到重新装订工序，重新整理和装订。⑵验收电子档案记录：对于扫描不合格的档案，退回到扫描工序，重新扫描。对于录入不合格（包括目录不合要求）的档案，退回到录入工序。

⒑不合格部分经过整改后，重新提交审核、验收。

⒒档案归还时由交接负责人完成，确保无缺失后归还给市房产交易中心档案部，并进行归还登记。如归还的档案有丢失的，中标人应按每份8000元向采购人承担赔偿责任，如因此造成采购人被第三方追究责任的，中标人还应当承担采购人因此造成的全部损失并且承担相应的法律责任。

   ㈡纸质档案数据建库与关联：

⒈在完成纸质档案整理后，要通过市房产交易中心“城市房地产业务管理信息系统”中的档案管理模块建立电子档案数据库。同时，本项目需达到下步推行的不动产交易、纳税、登记“一窗受理”后的房屋交易档案的实时共享，以确保商品房档案在2019年6月1日起具备“T+1”共享条件。

   ⒉档案扫描数据建库：在完成纸质档案整理后，将档案数据整理成果固定分类存放在服务器上，要通过市房产交易中心“城市房地产业务管理信息系统”中的档案管理模块中的挂接功能，实现目录与对应档案的电子图片进行分类挂接，实现一对一的对应，建立电子档案数据库；

⒊数据关联：在进行档案数据建库工作时，将业务数据以及档案数据进行关联，在数据整合建库的工作中可查询电子档案进行资料核实。

⒋数据备份：扫描期间备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成经验收合格后，进行二种备份：

⒌将全部数据在计算机硬盘上备份；

⒍将全部数据复制到档案服务器上备份。

⒎质量控制：在纸质档案数据整理工作中，整理与质量控制同步，项目设立质检人员，监督并指导质检人员把关数据的质量问题，由市房产交易中心全部或抽样检查纸质档案整理及数字化扫描成果，确保成果质量。

㈢服务要求：

⒈建立协调机制：市房产交易中心建立专门的房屋交易档案数字化扫描工作协调机制，对项目工作全程进行监督、指导、检查和验收。

⒉组织培训：对项目承建单位工作人员进行相应岗位的责任制度培训、纸质及数字化档案整理标准培训、“房地产业务管理信息系统”挂接使用培训。

⒊并可以调用少量档案进行流水化作业实际操作培训，针对操作中常见错误培训，实际操作，结合在操作中遇到的问题进行现场培训。

⒋落实作业人员：项目承建单位应选择具有纸质档案扫描以及具备处理、整理档案的专业技术人员组成作业队伍，作业与质量控制同步，设立质检人员，确保成果质量。

㈣验收要求：

⒈分步验收：对项目承建单位签收后的每批次档案在完成整理并移交市房产交易中心档案部验收审核时,市房产交易中心档案部通过“城市房地产业务管理信息系统”进行纸质档案和数字档案的同步验收，验收标准详见纸质档案样本及数字化挂接样本，确保档案一一进行一致性、完整性的检查，验收完成后双方签字确认。档案整理规范必须符合《中华人民共和国档案法》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）、 DA/T18：《档案著录规则》、GB/T15418-2009档案分类标引规则、 DA/T1-2000档案工作基本术语、《韶关市房产交易中心房屋交易与产权档案整理及数字化管理规定》等相关法律法规规定，同时符合市房产交易中心的提出的规范要求，同时确保挂接完成率、准确率要求达到100%。如项目承建单位出现多批次问题无法完成整改的，市房产交易中心可要求项目承建单位完成整改后方可申请再次领取档案手续，由此造成的项目无法按期完工责任由项目承建单位承担。整体验收：市房产交易中心和项目承建单位派出人员同时到场进行验收，并对工作总量进行清点确认。

⒉验收时如发现所交付的成果有不符合本招标文件规定之情形者，项目承建单位应做出详尽的现场记录，或由市房产交易中心和项目承建单位双方签署备忘录。此现场记录或备忘录可用作补充、缺失和更换的有效证据。由此产生的有关费用由项目承建单位承担。

每次移交验收审核时完成对移交档案的成果质量验收，项目所有工作内容完成后于30个工作日内对工作总量进行整体确认验收。

⑴实物档案：对于整理不合格的档案在分步验收时退回到整理工序，重新整理；符合要求的予以答复确认。

⑵电子档案记录：对于扫描不合格的档案，退回到扫描工序，重新扫描。对于录入不合格（包括目录不合要求）的档案，退回到录入工序；

⒊重新装订：将审核通过的档案重新装订（全部改用新的档案袋）；

⒋验收与归还：由市房产交易中心组织验收，项目承建单位进行配合。依照档案整理规范标准（即纸质档案样本及数字化挂接样本）的要求进行分次验收。每次验收，对项目承建单位签收后的每批次档案在完成整理并移交市房产交易中心验收审核时,市房产交易中心都必须对纸质档案及数字化扫描挂接成果，通过“房地产业务信息系统”进行同步验收，并双方签字确认。如项目承建单位出现多批次问题无法完成整改的，市房产交易中心可要求项目承建单位完成整改后方可申请再次领取档案手续，由此造成的项目无法按期完工责任由项目承建单位承担。对于验收不合格的档案作出如下处理：

⑴验收实物档案：对于整理/装订不合格的档案退回到重新装订工序，重新整理和装订。

⑵验收电子档案记录：对于扫描不合格的档案，退回到扫描工序，重新扫描。对于录入不合格（包括目录不合要求）的档案，退回到录入工序。不合格部分经过整改后，重新提交审核、验收。档案归还时由交接负责人完成，确保无缺失后归还给市房产交易中心，并进行归还登记。

㈤保障措施：

⒈组织保障：项目承建单位必须明确责任分工，加强工作联动，共同做好该项工作。

⒉进度保障：根据工作实际情况，制定档案数据整理年度工作计划，确保按期完成该项目的所有工作，并定期向市房产交易中心报告工作进度。

⒊安全保障：开展房屋交易纸质档案扫描工作过程中，严格执行各项安全生产规定，落实安全生产责任制度，确保各项数据资料安全。对在本次工作中所获得和使用的涉及国家秘密的资料和数据，必须严格执行有关规定，确保不发生失窃、泄密事件。

五、采购项目商务要求

 ★（一）投标有效期：   90   天（供应商承诺的投标有效期应当不少于本投标有效期，格式参考本招标文件第六部分投标文件格式“二、投标函”）。

（二）服务期：2018年12月-2020年1月

（三）服务地点：韶关市浈江区和平路73号房地产大厦3层或4层

（四）验收标准：纸质档案严格按照《档案法》等相关规定、规范进行验收，电子档案严格按照纸质档案进行一一比对，挂接完成率要求达到100%，同时与纸质档案也需一一对应。验收时如发现所交付的成果有不符合招标文件规定之情形者，采购人应做出详尽的现场记录，或由采购人/用户和中标人双方签署备忘录。此现场记录或备忘录可用作补充、缺失和更换的有效证据。由此产生的有关费用由中标人承担。

（五）质保期或售后服务：验收合格之日起一年质保期，质保期内要求现场服务响应，发现不完善以及错误的地方及时通知中标方进行跟进处理，中标方必须半小时内到达现场进行解决响应。

（六）付款方式：

此次房屋交易档案数据化整理项目整体工程为整理存量档案以及整理新增档案整理两部分， 支付详细计划如下：

第一期：签订合同后10个工作日内向中标单位支付不少于总价款的5%。

第二期：于2019年5月完成2018年12月31日前的存量档案的扫描、整理，并且提交我方验收通过后的20个工作日支付总价款的约30%。

第三期：完成2019整年后续新增的档案扫描、整理，并且提交我方审核通过后，于2019年12月前支付支付总价款的约15%。

第四期：完成档案扫描、整理整体工程后，并且提交我方审核完全通过后，于2020年第二季度前支付剩余款项。

以上款项每次支付时，中标供应商需向采购人提供相应金额的正式发票、合同、工作完成量及请款报告。

因中标方违约所产生违约金、赔偿金等，采购方有权在总价工程款中直接扣减。

（七）其它要求：市房产交易中心配合提供档案整理必须的场地；其余档案扫描加工服务所需的各种软、硬件设备以及整理档案所需的工具（例如：档案盒、A4纸张等）则由中标公司全部负责提供。

投标人具有较强的服务能力，并配有较强的技术队伍，同时应提供足够的档案扫描设备，能确保驻场建设。