采购需求

（仅供参考，详见磋商文件）

前注：

1.本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

2.成交供应商必须确保整体通过用户方及有关主管部门验收,所发生的验收费用由成交供应商承担；如供应商因未及时勘察现场而导致的报价缺项漏项或成交后无法完工，供应商自行承担一切后果。

 

一、采购需求前附表

序号	条款名称	内容、说明与要求
1	付款方式	合同签订后预付合同金额的30%；完成项目工作量的100%并验收合格后支付剩余合同款。
2	服务地点	安徽省合肥市，采购人指定地点
3	服务期限	自合同签订之日起6个月内完成
4	本地化服务	供应商须具有本地化服务能力，否则响应无效。 本地化服务的能力是指具有以下条件之一： 1．在本地具有固定的办公场所及人员； 2．在本地具有固定的合作伙伴； 3．在本地注册成立的； 4．承诺成交即设立本地化服务机构。 备注：“本地”系指：安徽省合肥市。以第六章 投标文件格式“十一、本地化服务情况一览表”及其要求提供的证明材料为准。未提供或提供不全的，响应无效。
5	初审业绩	2017 年1月1日以来（以合同签订时间为准），供应商具有档案整理（或数字化加工）业绩，否则响应无效。 备注：响应文件中须提供业绩合同扫描件，如合同中无法体现签订时间，项目内容等评审因素的，须另外提供业主证明材料，否则响应无效。

二、项目概况

本项目为合肥市退役军人事务局标准化档案室建设及整理项目，包括档案整理、录入、档案扫描、图像处理、图像格式转换和挂接、数据备份等环节。投标报价包括档案整理、录入、档案扫描、图像处理、图像格式转换和挂接、数据备份等环节及服务的一切费用。

本项目的主要建设任务有：

序号	类别名称	技术参数要求	单位	数量
1	档案盒	无酸纸4cm规格	个	5000
2	档案软件（单机版）	1．档案著录（文书档案管理，科技档案管理，专业档案管理，声像档案管理，实物档案管理）； 2．档案检索（快速检索，模糊检索，自定义高级检索）； 3．档案管理（文件归档，档案接收，档案鉴定，档案移交，档案销毁）； 4．档案利用（档案查阅，实体档案借阅，电子档案利用，电子档案协查，档案编研）； 5．档案统计（统计报表，统计图表，馆藏统计，档案年报）； 6．工作流管理（档案管理、档案利用相关业务，自定义表单结构、自定义登记、查询、显示界面、自定义工作流程）； 7．报表管理（自定义各档案门类的各类打印报表样式）； 8．自定义档案门类，自定义元数据，自定义著录界面，自定义快速检索界面，自定义归档对应关系，自定义档号生成规则。	套	1
3	文书档案整理	按照国家相关标准进行规范化整理	件	2500
4	业务档案整理	按照国家相关标准进行规范化整理	件	40000
5	档案录入	按照国家相关标准进行条目著录	条	70000
6	档案数字化扫描	按照国家相关标准进行档案扫描及挂接	页	265000
7	档案制度上墙		套	1
8	移动硬盘	4TB，2.5英寸，USB3.0,用于数字化加工成果备份	块	2
本项目报价为报总价，总价包含完成本项目所有费用，采购人后期不再追加任何费用，供应商自行考虑报价风险。

三、服务需求

（一）技术要求和标准

1、业务性标准规范

《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）

《档案著录规则》（DA/T18-1999）

《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB 34/T 450-2004）

《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）

《归档文件装订规范》 国家档案局

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）

《安徽省档案馆档案数字化工作参考手册》

 《安徽省档案馆纸质档案数字化成果验收与移交办法》

2、安全性标准规范

《计算机病毒防治管理办法》 中华人民共和国公安部令第51号

《信息安全技术 信息系统安全等级保护定级指南》（GB/T 22240—2008）

《信息安全技术 信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T 22239—2008）

《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》 国家档案局发布

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）

《档案服务外包工作规范》（DA/T 68-2017）

（二）质量要求

1、档案前处理要求：

1）成交供应商应对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，目录错误的要予以修正，无数字化目录的要予以著录。如果该档案为涉密档案，则不进行全文扫描，并予以标记。

2）扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整处理，对错误、漏编的页号进行修正或补编页号。扫描结束，档案需进行恢复性、规范性整理装订。拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应尽量按原有顺序原孔装订，案卷不掉页，右边和底边整齐，左侧不及装订线的要加装订边。

2、扫描和图像处理要求：

1）扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备和扫描方式，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生，保证档案不受损。

2）对纸张脆化、较古老、超薄的和不可拆卷的档案需要采用专业不拆卷非接触冷光源扫描仪进行扫描。

3）档案扫描图像色彩模式采用24位真彩式，采用JPEG格式存储，按照统一标准对图像文件命名，并按有关标准的逻辑结构进行存储，标准以合肥市退役军人事务局提供的技术标准为准。

4）扫描分辨率为300dpi，扫描后的图像应清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果和打印后的效果，扫描图像的打印效果不能低于对应的复印效果。

5）对于档案中的“筒子页”，一般应平摊开后进行整幅扫描。大幅页面可分页扫描后，拼接成一页。

6）扫描时应认真核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。扫描时要保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫，严格确保图像质量，漏扫、压边的要及时补全、补正。图像顺序要与原档案中页码顺序一致，不可颠倒错乱，不可出现多页、重复页或漏页现象。

7）扫描时应按要求捕获相关元数据，未能捕获的应按合肥市退役军人事务局要求进行补充著录。（元数据项目和个数由合肥市退役军人事务局提供）

8）图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等，不裁切纸张部分。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

9）对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

10）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。

11）保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况。档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，采取措施保证正文文字可以看清楚。

3、图像数据挂接要求

1）为确保数据挂接的正确性，数据挂接前，成交供应商应对照档案实体对挂接涉及的档案数字化目录进行逐一校对，数字化目录如有错漏，应按实体内容对数字化目录进行相应修改和补充完善，确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应。

2）成交供应商应确保扫描图像按“件”合成PDF/Archive（PDF/A）文件，确保其与文件级目录挂接正确，并将正确的数据移交合肥市退役军人事务局。

4、质量检查要求

为保证项目的总体实施质量，要求成交供应商对数字化各环节进行全面检查，自检合格后将数据移交给合肥市退役军人事务局抽检，将按照不低于10%的比例进行检查，检查合格后数据才可以移交合肥市退役军人事务局。

具体质检目标如下：

目录核对：合格率达到95%以上。

扫描图像：漏扫率、重扫率为0,合格率达到100%以上。

目录与图像的挂接：挂接正确率达到100%。

（三）加工设备、软件及人员要求

1）档案数字化加工所需场地、数字化专用服务器由采购方提供。电脑等硬件设备及数字化加工软件系统、扫描仪、整理现场监控设备由成交供应商提供。

2）成交供应商在签订合同时成立项目组，配备相应的管理人员和操作人员，项目负责人和管理人员必须进驻现场，全程陪同开展具体工作，负责项目全过程的管理和技术保障，确保项目质量。项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。项目工作人员应穿统一工作制服挂牌上岗，人员保持相对稳定，中途不得随意更换。人员的交通、食宿和其他方面由成交供应商自行解决。

（四）安全管理要求

为确保项目过程中档案实体和信息安全，根据国家有关规定和标准，采购人对成交供应商提出具体安全管理要求如下：

1、制度要求

1）建立档案数字化安全保密制度和保密措施，签订安全保密协议，并对数字化加工人员进行安全保密教育。

2）制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。

3）建立项目管理档案，记录实施档案数字化外包项目的全过程。

4）建立监管机制，杜绝档案实体受损、丢失，杜绝成交供应商擅自复制、留存、使用档案信息的行为。

5）成交供应商必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

6）成交供应商应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送甲方备案。

7）成交供应商应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。

8）成交供应商必须积极支持、配合采购人的安全保密检查。

2、场所场地要求

1）由成交供应商配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，采购人不定期对视频监控数据进行回放检查，项目结束后，监控存储交采购人保管。

2）数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。

3）数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

4）工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

5）工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。

6）成交供应商应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。

3、设备环境要求

1）成交供应商应当对项目设备进行必要的安全检查。档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

2）档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。

3）档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

4）档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。

5）档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能。

6）档案数字化加工过程中由成交供应商提供硬盘、移动存储介质等设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，硬盘、移动存储介质必须交由合肥市退役军人事务局统一保管或销毁，严禁擅自带走。

7）用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。

8）档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。应指定专人负责移动存储介质数量的清点，成交供应商完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给合肥市退役军人事务局指定的人员，并办理交接手续。

9）档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由合肥市退役军人事务局人员现场监督。处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。

4、档案实体管理要求

1）成交供应商应按照工作计划分批调档，并进行清点、核对，与合肥市退役军人事务局确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

2）成交供应商在数字化加工生产过程中，必须确保所有档案实体安全，确保在整理和数字化加工过程中不对档案原件造成损伤，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。

3）档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

4）正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。

5）数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。

（五）验收要求

项目验收应遵循《安徽省档案馆档案数字化工作验收方案》的要求，主要包括档案实体验收、数据抽检、数据移交和项目验收等。

1、档案实体验收

逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，合肥市退役军人事务局将根据合同和相关法规向成交供应商要求赔偿并追究法律责任。

检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，应及时返工进行补救。

2、预作样品及据样验收

成交供应商应先期完成100卷且不少于2万页档案数字化加工样品，并将样品数据交由合肥市退役军人事务局预检，验收合格后，固定样品数据，之后所有档案数字化加工成品按照样品标准验收。

3、数据抽检

成交供应商定期以全宗或目为单位向合肥市退役军人事务局提交已完成数字化的档案数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接。合肥市退役军人事务局将按照不低于10%的比例对这部分数据进行抽检，检查合格后数据才可以移交。检查不合格，抽检批次内档案全部返回重新加工。对返回的产品，成交供应商应及时、无偿予以纠正并再次提交合肥市退役军人事务局检查，直至抽检合格。

 4、数据移交

抽检合格后成交供应商以全宗为单位刻录两套移动硬盘（移动硬盘应选择希捷、西部数据），提交给合肥市退役军人事务局。合肥市退役军人事务局将对移交的数据进行检验，检验的内容主要包括数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

5、项目验收

1）档案数字化任务完成后，合肥市退役军人事务局应组织专业人员按照合肥市退役军人事务局的要求，对移交的档案数字化成果通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。

2）档案数字化任务完成后，对成交供应商所用的自带设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。

3）成交供应商应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交合肥市退役军人事务局，作为项目档案内容进行管理。

（六）服务要求

成交供应商必须在合同签订后列出培训课程大纲，同时提出培训计划。培训在采购人指定的地点进行，提供的培训专家不少于1人，培训周期不少于3天。成交供应商应提供业务培训以及系统日常操作与维护，常见故障排除，紧急情况处理等专业培训。培训应采取课堂讲解和操作训练相结合的方法。

成交供应商须提供从项目整体验收合格之日起，二年的免费质保期服务，负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。须2小时内响应，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，最大可能地保证电子数据的正常使用。

四、报价要求：本项目报总价，总价包含完成本项目的一切费用，采购人后期不再追加任何费用。