招标内容及要求

一、项目概况（采购标的）

1.1本次招标项目内容为漳浦县退役军人事务局库存历史档案的整理、数字化加工及档案室改造工程。

1.2漳浦县退役军人事务局档案整理和数字化加工，包括：档案出库、抽取密件、非密件前处理、非密件目录核准与著录、非密件数字化扫描、非密件数字化处理、非密件数字化质检、数据挂接、数据验收、数据备份(数据格式转换及数据备份)、数据移交、档案装订、退卷归库工作。

1.3采购方提供合适的档案加工工作场地及办公桌椅、数字化工作室监控设备。供应商负责提供材料（纸张、档案盒、卷皮）、存储设备（数字化加工的电脑硬盘、移动硬盘等）、耗材（夹子、文具等装订、裱补材料例如档案修裱专用浆糊和工具以及其它材料）、硬件设备（电脑设备、服务器、扫描仪、打印机及刻录设备等）、数字化管理相关软件、数字化人员。用于开展扫描工作所使用的软硬件均应具备合法使用手续，计算机配套操作系统、办公软件等软件均应为正版软件。

1.4档案室改造工程包括密集架安装、旧场地清理、土建、装修工程、电气设备、消防系统等工程。

1.5项目实施清单

序号	服务类目	规格	预估 数量	单价限价 （元）	备注
1	复退军人档案整理及数字化加工	卷	17500	58
2	档案管理系统	套	1	50000	含2台查询电脑。
3	档案室改造	项	1	185000

备注：以上数量均为预估数量，最终按实际完成数量结算。

1.6报价为经采购人验收合格并移交完毕前所发生的一切费用，其报价包括本项目数字化加工人工费、纸张耗材、卷皮耗材、打印耗材（墨粉）、损耗费、档案数字化加工经费、后期整理服务和耗材资金（档案数字化加工成果数据保存备份的移动硬盘2个、档案级光盘1套、数据挂接、数据校验、档案装订、档案修裱）、维护服务等所涉及的一切费用。
1.7本项目最高限价：1250000元，投标人报价超过招标文件最高限价的，视为符合性审查不合格，按无效标处理。

二、技术和服务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

1、项目实施标准及规范

《中华人民共和国档案法》；

《中华人民共和国兵役法》；

《干部人事档案工作条例》；

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）；

《档案数字化操作规程纸质档案》（DB35/T1856）；

《档案著录规则》（DA/T18-1999）；

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）；

《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发〔2001〕6号）；

《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）；

《文书类电子文件元数据规范》（DA/T46-2009）；

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）；

《福建省纸质档案数字化操作规范》（闽档〔2007〕99号）；

《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》（闽档〔2011〕65号）

《退役军人档案管理规范》（DB4403/T 225-2021）

2、档案整理及数字化加工基本流程与要求

2.1工作流程

1.档案清点移交→2.档案整理组卷→3.编制档号→4.卷内文件排列→5.案卷封面制作→6.编页号→7.编目卷内文件目录→8填写卷内备考表→9.修整→10.数字化加工→11.装订→12.装盒→13.数据挂接与备份

2.2加工流程及技术规范要求

档案数字化加工处理流程应严格按照相关安全保密管理要求和技术规范执行。

2.2.1档案清点移交

档案整理装订环节细分包括：档案接收、校对著录目录信息、送档案扫描处理、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架；

各环节要求如下：

（1）档案接收：

需要进行数字化处理的档案，由用户方指定工作人员将档案移交给中标方，中标方需专人负责。档案接收时，接收方应根据案卷移交目录核对档案数量、要求逐卷逐页核查，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。

库存档案的接收，遵守档案管理及库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全。

接收环节主要注意以下事项：

a.中标人调卷工作人员和用户方档案管理人员在档案库房或指定场地，接收采购人移交的档案或案件材料；

b.对提取的档案逐页清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对；

c.清点结束，在档案调卷登记本登记或移送材料登记本进行登记，双方签字；

d.中标人调卷工作人员与用户方档案管理人员进行全宗、目录、数量的二次核对；

e.放入临时档案保管柜，锁好，注意安全保存

（2）档案信息著入：需要著入档案编号、姓名、性别、民族、出生日期、籍贯、户籍所在地、户口类型、入伍地、入伍时间、军兵种、原大单位、入伍部队代号、部队专业、专业代码、军衔、退伍时间、退伍证号码、是否自主择业、是否计划安置、政治面貌、文化程度总计22项内容。

（3）档案上架：经用户方验收合格后，服务方应负责按照归档上架顺序排序上架，协助核查入库档案上架档案的检查工作；及时更新和调整库存档案密集架的标示以及库存档案的排列、倒架工作；负责协助完成各类档案实际上架的数据统计工作。

2.2.2档案整理并组卷

退役士兵纸质文件材料的整理原则是：遵循退役士兵文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。按退役士兵文件材料归档范围：

（一）入伍材料

应征公民入伍登记表；

应征公民入伍批准书（1990年3月以前入伍为应征公民入伍登记表）；

应征公民政治审查表（1990年3月以前入伍为应征公民入伍登记表）；

应征公民体格检查表；

士兵登记表（1990年冬季以前入伍的士兵无此表）。

从非军事部门直接招收的士官还应有学历专业审定表、专业技能考核评定表等。

院校毕业的士官还应有士官学员入学批准书（1998年、1999年为军士长学员入学批准书）、士官学员毕业分配表。

（二）党（团）材料

入党（团）志愿书；

优秀党（团）员登记表等。

（三）军衔、职务晋升（调整）材料

士兵军衔报告（登记）表、士兵任职报告表。

（四）士官材料

各级、各期士官选取表。

1979年至1990年选改的志愿兵为志愿兵申请表，1991年至1998年选取的士官为选改专业军士报告表，1999年至2008年选取的士官为士官选取报告表，2009年之后选取的士官为士官注册登记表。

士官学校毕业任命的士官，应当有入学批准书（其中，1997年以前为军士长学员毕业分配表）。

从非军事部门直接招收的士官，应有《招收士官学历专业审定表》或者《招收士官专业技能考核评定表》，其《士兵登记表》中应有打印或加盖印章的“招收士官”字样。

（五）奖惩材料

①受过奖励的应有个人奖励登记（报告）表等相关材料；

②受过处分的应有处分登记（报告）表等相关材料。

（六）病情鉴定和评残材料

①军人体系医院或上级医院诊断证明；

②军人因病基本丧失工作能力医学鉴定表；

③军人残疾等级评定表。

（七）生活待遇材料

①调整工资审批表；

②士官配偶随军（调）审批表；

③士官随军配偶生活困难补助审批报告表。

（八）退出现役材料

①义务兵退出现役登记表；

②士官退出现役登记表。

（九）其他相关材料

①职业资格、学历、学位材料；

②各种教育培训材料；

③本人居民身份证号码登记材料等。

以上材料内容，并不是所有退役士兵都需具备,根据实际情况确定。

组卷退役士兵文件材料遵循“一人一档”的要求，每个退役士兵的文件材料组成一卷。

2.2.3编制档号

档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构宜为：全宗号—类别号—乡镇—案卷号，具体式样见下图。

图示：档号式样

填写说明：

1.全宗号：国家综合档案馆给立档单位编制的代码，用4位数字或者字母与数字的结合标识；

2.类别号：统一标注为“FT”（为“复退”的首字母）；

3.乡镇代码：退役士兵退出现役所属的乡镇代码。

4.案卷号：案卷排列的顺序号，一般以四位数为宜，用阿拉伯数字顺序编列，如“0001”。

2.2.4卷内文件排列

根据退役士兵的个体差异，确定每卷归档文件材料的具体范围，并按照本办法附件1《退役士兵文件材料归档范围》的顺序进行排列。案卷内材料应按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表、案卷封底的顺序依次排列。