采购项目清单和技术、商务及其他要求

一、项目概况

（一）背景

国家发改委《关于深化公共资源交易平台整合共享的指导意见》：持续深化公共资源交易平台整合共享，着力提高公共资源配置效率和公平性，着力提升公共资源交易服务质量，着力创新公共资源交易监管体制机制，激发市场活力和社会创造力。坚持应进必进，推动各类公共资源交易进平台，加快推进清单内公共资源平台交易全覆盖，做到“平台之外无交易”。坚持统一规范，推动平台整合和互联共享。坚持公开透明，推动公共资源阳光交易。实行公共资源交易全过程信息公开，保证各类交易行为动态留痕、可追溯。大力推进部门协同监管、信用监管和智慧监管，充分发挥市场主体、行业组织、社会公众、新闻媒体外部监督作用，确保监督到位。坚持服务高效，推动平台利企便民。深化“放管服”改革，突出公共资源交易平台的公共服务职能定位，进一步精简办事流程，推行网上办理，降低制度性交易成本，推动公共资源交易从依托有形场所向以电子化平台为主转变。

公共资源交易中心（以下简称“中心”）产生的档案是在日常工作、业务流转过程中直接形成的原始历史记录，是参与公共资源交易这一社会工作中形成的记录。它不仅具备证明价值、参与价值，也是公共资源交易中心历史发展过程中产生的文化印记。依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国档案法》、《电子档案归档与管理规范》（GB/T 18894）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片类档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《录音录像档案管理规范》（DA/T 78—2019）、《干部人事档案工作条例》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、“互联网+政务服务”、“互联网+公共资源交易”等相关法律法规规定。在已建系统基础上，推进档案工作的全流程电子化。电子档案管理作为公共资源交易全流程电子化闭环管理的重要环节，需建立科学、合理、高效的信息化档案管理系统，以满足电子档案管理的需求。

（二）建设目的

运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务。协助中心有效归集公共资源交易产生的电子档案数据。通过电子档案系统建设，将档案管理从线下搬到线上，实现中心档案的科学、规范的信息化管理模式。

系统包含三大业务的电子档案管理：文书、人事、交易。文书档案包含但不限于：所有文件、文档、公文、行政文书、资料等档案，人事电子档案包含但不限于：本部门及分中心工作人员电子信息档案、离退休人员电子信息档案、进驻政务服务大厅的部门（单位）窗口工作人员电子信息档案。交易电子档案包括但不限于：公共资源交易全流程全过程所有传统载体档案电子化，以及电子招标、电子开标、电子评标、电子监督、网签合同、数字见证、金融服务、信用信息、交易各方主体信息等电子档案。在实现档案归档后，对电子档案实现永久保存，并且能够查询相关项目资料，实现档案资料利用以及档案全生命周期在电子档案管理系统中的全程留痕。最终建立完备的电子档案管理体系，实现档案的 “线上——线下”统一管理，达到以下建设目的：

档案的永久保存：将不同格式电子档案转化为可长期保存的通用格式，具有存储方便，可备份保存，传输安全快捷等优点，实现了重要档案的永久保存。

规范中心档案收集和档案管理：建立统一、规范的档案管理平台，通过设置完善的档案管理审批流，对中心交易业务档案按“一项一档”的归档模式进行档案管理，同时实现对中心产生的文书档案、人事档案等其他类型档案的规范化收集和管理。

实现档案的线上全生命周期的管理：通过建设电子档案管理系统对存量档案进行数字化，对增量档案进行电子化管理，将不易长期保存的纸质档案转化为电子档案。并且实现中心档案的收集整理、移交归档、档案保存、档案利用、档案销毁等全生命周期的线上管理。

纸质与电子档案统一：随着项目的不断累积，中心存有大量有价值的文书、人事、交易业务纸质档案。纸质档案的保存、管理成本较高，随着增量档案不断产生，管理、利用难度加大。对于不必要保存纸质的档案文件，采用电子化的档案管理方法能够节省大量的档案存储、管理成本。在业务流转的过程中电子档案虽有保存，但未能进行有效的管理。在完成中心的电子档案系统建设之后，对增量的电子档案进行“一项一档”管理，系统能随时查阅、调用电子项目档案对于存量的纸质档案找到匹配的电子档案进行归档，导入进电子档案系统。对于必须要保存纸质档案的档案文件，可对档案进行数字化扫描成电子档。统一实行电子档案系统的数字化保管，能够极大提升档案管理效率。

二、采购内容

1.文书档案建设

中心的文书档案以两种方式存在：电子文件以及纸质文件。对于纸质文件，通过高速扫描仪、高拍仪形成PDF文件，通过数字化加工系统对档案进行著录-编目，定时向电子档案系统传入数字化加工成果数据，通过归档流程形成文书档案。对于电子档案，各个业务科室可登录电子档案系统上传需要归档的电子文件，并填写电子文件的基本著录项目（全宗、档号、题名、形成日期、责任者等）形成预归档文件，经由科室主管审批通过后流转至档案主管部门对电子文件进行审核（真实、可靠、完整、可用）、归档、装盒、上架等操作形成文书档案卷（件）宗。

2.干部人事档案建设

系统具备人事档案管理功能，严格按照《干部人事档案工作条例》对干部人事档案管理要求对系统功能模块、元数据进行规范化设计。对人事档案实现纸质+电子双套制管理。档案文件来源：外部档案转入接收、零散材料补充接收。档案系统具备核心功能：转入—转出。通过中心人事档案的主管部门在电子档案管理系统中录入转入人员的档案基础信息，通过系统的整理功能，将完整的人事档案信息录入到系统中（个人信息核对、修改、档案文件上传）。中心在发展过程中，人员人事档案会有增加或者变动修改，可通过整理功能向系统更新档案。当中心人员需要转出档案的情况可以根据中心情况定制化审批流转出档案，档案转出后，系统会标记已转出的人事档案。

3.交易业务档案建设

系统对交易业务档案实行“一项一档”的管理模式。通过接收业务系统传入的不同类别的交易业务档案的不同类型元数据对交易业务档案进行归档（也支持档案手动上传归档），并与业务系统上的监督视频下载URL进行关联，达到电子档案系统完整保存该项业务的全部档案资料，并实现档案查阅利用的目的。

三、技术、服务要求

（一）文书档案、交易业务档案系统建设基础功能要求

1.系统首页

根据不同的用户权限显示对应的首页内容，系统管理员和档案管理员可查看系统内档案总体统计数据，也可对档案分类、按照不同字段进行统计，查看系统公告和我的待办。其他部门管理员查看本部门的档案统计数据。

2.消息提醒

用户在系统中的待办信息，已办结信息，系统异常信息等重要消息将通过消息提醒模块进行通知提示。

3.我的工作台

用户可以在我的工作台中查看“我发起的”、“我的待办”、“我的已办”信息，对档案的审批进行管理。“我发起的”可查看所有我提交的审批项目并对审批通过的项目打印对应单据，“我的待办”中可查看所有待我审批的项目进行审批操作，“我的已办”中可查看所有已审批的记录。我的工作台功能帮助用户快速的处理系统中的申请和审批。

4.收集整理

通过系统接口自动归档的档案将自动创建在系统的收集整理功能中，可信系统会根据预设的档案分类方案，对收集到的档案进行分类、编目、排列、编号等整理操作，并将自动归档的档案提交归档审批。

用户也可在收集整理功能中手动添加档案，并对档案进行整理，同时支持批量上传档案。档案的保管方式分为以卷归档和以件归档，以卷归档的档案需要对档案卷内目录进行编目，并按照目录上传或扫描电子文件。以件归档的档案只需要著录信息后可直接上传或扫描电子文件。

5.档案归档

档案归档审批完成后，档案管理人员对档案进行归档操作，电子档案可批量归档，实体档案的归档需扫描条码，确认实体档案已归档。档案一般归档流程：

6.档案保管

档案管理员将接收到的实体档案装入档案盒中，系统中档案盒与物理档案盒一一对应，装盒完成后，根据档案类型，系统自动分配档案盒的存放位置。系统支持自动装盒与手动装盒两种模式。

7.档案移交

对于电子档案，系统提供在线和离线两种移交方式，并且对于两种载体的档案移交过程，都配置了移交单的创建和审批功能，能够对移交业务进行数据留存，保证移交工作的完整性。

8.档案鉴定

系统内超过保管期限的档案将进入的档案鉴定功能，档案管理员需对待鉴定档案进行鉴定，鉴定为续存的重新设置保管期限，鉴定为销毁的进入到待销毁档案列表中。对已鉴定完成的档案信息进行记录，可在我的已鉴定中进行查看。

详情见招标文件