阳江市公安局江城分局户籍档案电子化明细表

采购单位

采购内容

档案数量

预算单价

项目预算（元）

服务期限

阳江市公安局江城分局

户籍历史档案数字化加工服务

约4421270页

1元/页

4,421,270.00

自合同签订后1年内完成项目实施并通过验收

注：本项目总报价包括但不限于各种人力成本、资料费、服务费、税费、项目开展过程所需档案加工系统使用费、扫描仪、高拍仪、工作电脑、存储服务器、备份硬盘等费用，不再支付除此之外的其它任何费用。

标的提供的时间

自合同签订后1年内完成项目实施并通过验收。

标的提供的地点

采购人指定地点。

付款方式

1期：支付比例50%,中标供应商完成项目总进度的50%，所有成果数据通过广东省户籍档案电子化管理系统检验，采购人向中标供应商支付至合同总额的50%。

2期：支付比例50%,中标供应商完成项目所有档案电子化工作并通过终验后，采购人向中标供应商支付至合同总额的100%。 备注：（1）采购人根据中标供应商完成实际工作量进行结算；中标供应商完成档案基数超出数量在2%以内的（包含2%）由中标供应商承担，超出2%以上的双方协商处理，但完成超出的2%时中标供应商应及时向采购人提出，待协商后再决定是否继续进行工作，不及时提出的超出部分由中标供应商承担。 （2）中标人须在采购人办理付款手续前，提供等额合法的发票给采购人，以便采购人及时办理支付手续。由采购人向财政部门申请项目合同款支付给中标人（实际支付时间以批复为准）。采购人向财政部门提出支付申请手续即视为采购人已经履约按期支付。

如项目发生合同融资，采购人应当将合同款项支付到合同约定收款账户。

验收要求

1期：成果数据验收要求：参照《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017 )第12条数字化成果验收与移交相关要求。 1.验收方式：成立验收组,采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式,对户籍档案数字化加工成果进行验收,并填写“档案数字化加工成果质检单”。 2.验收内容：户籍档案数字化加工成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化加工工作中产生的工作文件、存储载体等。 （1）应对目录数据进行验收,主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。 （2）应对元数据进行验收,主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。 （3）应对数字图像进行验收,主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性及清晰性、排列顺序的准确性、图像质量等。 （4）应对数据挂接进行验收,主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。 （5）应对工作文件进行验收,主要包括工作文件的完整性、规范性等。 （6）应对存储载体进行验收,主要包括载体的可用性、有无病毒。 3.验收指标：采用计算机自动检验的项目应进行100%检验,检验合格率应为100%。无法用计算机自动检验的项目采用抽检方式进行人工检验的,抽检比率不得低于5%,抽检合格率应不低于100%,特别是数据库条目与数字图像对应准确性的抽检合格率应为100%。

履约保证金

不收取

其他

参数性质

编号

内容明细

内容说明

1

投标报价

1.所提供的服务均应以人民币报价。 2.投标报价不得超过最高限价人民币4,421,270.00元。项目总报价包括各种人力成本、资料费、服务费、税费、项目开展过程所需档案加工系统使用费、扫描仪、高拍仪、工作电脑、存储服务器、备份硬盘等费用，不再支付除此之外的其它任何费用。

2

项目实施要求

合同签订后15个工作日内，中标供应商根据采购人统一要求和进度，完成以下工作： 1.携带承诺配备的本项目主要设备到用户指定地点，完成本项目的部署、软件硬件设备调试安装； 2.加工人员到位，可以正式开展户籍历史档案数字化加工服务工作。中标供应商须在合同签订生效后1年内完成本项目。

3

项目人员要求

参与本项目的团队人员，经采购人确认后方可上岗。如项目实施过程中，如需更换团队人员，也需经采购人确认后方可更换。

4

售后服务要求

1.免费质保期限：为验收合格后一年，具体按国家或行业有关标准由双方在合同中约定为准。质保期后，如本单位要求，中标供应商应长期负责有偿优惠服务。 2.提供标准电话技术支持服务，接到电话后应少于1小时内响应，少于24小时内上门服务，7*24小时电话支持。 3.质量保证期内发生的质量问题或服务问题，由中标供应商负责免费解决，问题解决时间不超过两个工作日。

★

5

其他

供应商须符合《档案数字化外包安全管理规范》的规定。（提供承诺函，格式自拟）

说明

 打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致投标（响应）无效。
打“▲”号条款为重要参数（如有），若有部分“▲”条款未响应或不满足，将根据评审要求影响其得分，但不作为无效投标（响应）条款。

序号

品目名称

标的名称

单位

数量

分项预算单价（元）

分项预算总价（元）

所属行业

技术要求

1

其他服务

阳江市公安局江城分局户籍历史档案数字化加工服务项目

项

1.00

4,421,270.00

4,421,270.00

软件和信息技术服务业

详见附表一

参数性质

序号

具体技术(参数)要求

1

注：1.本项目所涉及的设备品牌及型号，仅供参考，并无任何限制性。可选用其他替代标准、品牌或型号，但这些替代在质量和性能上不得低于本需求书的要求。

2．户籍档案指定是公安机关在办理公民户口申报、注销、迁移、登记项目信息变更、更正等过程中形成的具有凭证、查考价值并已归档保存的纸质文件材料。

一、建设依据

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《中华人民共和国档案法实施条例》；

3.《“十四五”全国档案事业发展规划》；

4.《机关档案管理规定》；

5.《档案著录规则》(DA/T 18-2022)；

6.《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)；

7.《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)；

8.《纸质归档文件装订规范》(DA/T 69-2018)；

9.《档案数字化外包安全管理规范》；

10.《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)；

11.《档案分类标引规则》(GB/T 15418-2009)；

12.《公安机关档案工作基本规范（试行）》；

13.《全国公安机关机构代码编制规则》(GA/T 380-2012)；

14.《公安信息代码第6部分：户政管理信息分类与代码》（GA/T 2000.6-2020）；

15.《中华人民共和国行政区划代码》（GB/T 2260-2007）；

16.《中华人民共和国保密法》；

17.《档案服务外包工作规范 第1部分：总则》（DA/T 68.1-2020）；

18.《广东省档案数字化工作安全管理指南》(粤档发(2013) 32号)；

19.《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000)；

20.《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）》(粤公网发(2019)1258号)；

21.《关于印发广东省户籍档案电子化管理应用工作实施方案的通知》（粤公网发（2019）1451号）。

相关法律、法规、规章、规范与标准，如标准有变更或更新，则按最新规定执行。

2

二、项目建设技术要求

（一）档案数字化处理需求

1.数字化加工服务流程设计

本项目旨在完工期结束前内按纸质档案数字化技术规范和《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）》标准的要求完成阳江市公安局江城分局约4421270页户籍档案数字化服务。具体需要完成的任务数量以实际档案室内库存档案数量为准。户籍整理档案数字化服务主要工作包含整理分类、编页码、档案扫描、图像处理、双重著录、质检、打印卷内目录及更换档案盒、数据挂接、还原装订等任务，并按釆购人要求对档案数字化成果进行数据提交，以保证釆购人的档案数字化工作进度。

数字化加工先按照《档案著录规则》（DA/T18-2022）和《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）》（粤公网发（2019）1258号）的要求进行著录，建立档案目录数据库，再开展数字化加工。

数字化加工的主要流程如下：

1.1档案借出前处理

档案借出前处理主要对档案做清点登记，按照规范指引，对每一类型的档案进行条形码编制，服务单位安排精通档案的专业人员，负责贴条码的工作，工作人员须工作认真细致，小心谨慎粘贴每盒、每册案卷的条形码，保证条形码粘贴按规范，按顺序。粘接与盖章时注意保护原档案，不能损坏文件，保证卷宗资料完好无损。同时在存放的档案柜上写上条形码的开始号与结束号。

对没有编制页号的材料进行页号编制，页号编制时，统一在文件正面右下角、反面左下角；对于已编制页码，存在漏编页码的情况，应统一遵循漏页档案紧靠关联文件的页码原则进行编写，如漏页的关联文件页码为8，其编写样式为“8-1”的页号格式编写。

1.2 档案借出

档案借出数据控制为一周的工作量，做到一周内扫完一批，周一上午调卷，周五下午还卷，扫一批还一批，数据提交一批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，妥善保护、保存档案。

（1）项目组中有专门调卷工作人员，和同各派出所主要负责人，到档案库存地点，根据清单，搬下相应的案卷，对提取的档案逐卷清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对，填写《档案出入库交接表》，确保不出任何差错；

（2）清点结束，双方在《档案调借清单》上确认签字；

（3）档案保管人员与调卷人员共同进行全宗、目录、数量的二次核对，档案保管员进行数量统计，并进行登记，填写《档案出入库交接表》；

（4）放入指定的保管柜，锁好，注意安全保存；

（5）保存柜由加工场所的单位指定存放位置。

1.3 档案接收

（1）对档案资料的完整性进行检查，将档案从采购人的档案库房的排架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。

（2）对接收的档案登记移交清单，按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或重复登记。由采购人和中标供应商的对应负责人在出库移交清单上签字确认。

（3）对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数，中标供应商对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与采购人提供的电子/纸质的接收清单进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表交由采购人确认后再进行档案整理等工作。中标供应商应充分考虑加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。

1.4 数字化前处理

安排精通档案的专业人员，管理整理核对工作，其他核对人员须工作认真细致，小心谨慎，严禁破损档案的一切行为，并严格遵守保密制度。

整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行登记；按照档案整理的标准，依据目录对照档案原件再次核对。对照目录逐份逐页检查档案原件，发现错误疏漏，在工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识，位置错，重新归类，顺序不对，调整、放好，并确定目录无误，同时，填写差错报告。

有重复的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件不扫描底稿；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏，填写整理情况登记表。

对胶装的档案，整理人员及时同建设方档案负责人，根据档案实际状况决定是否拆卷，以及对难于扫描的材料进行登记，及时汇报以便更好解决问题。

户籍档案同一案卷类别的应全部扫描，不宜进行挑扫，不需要扫描的页面应加以标注。

遇有浮帖时，浮帖加原页扫描1页，浮帖揭开后原页扫描1页，若遇到多张浮帖重叠，每张浮帖单独扫描；也可以将浮帖裱糊到空白纸张上，多张浮帖的不应重叠，作为一页进行扫描。

1.4.1 检查目录

逐卷逐件检查户籍档案实体和目录，确保文件与目录一一对应。没有标题或标题不能揭示文件内容的，应重新拟制题名。发现错误及时修改、补漏，完善档案的排列、编目等内容。

1.4.2 编制页号

应对没有页号或页号不正确的户籍档案重新编制页号。应将破损页面、缺页等情况进行登记。

1.4.3 目录数据准备

按照目录数据库的要求，对户籍档案进行检查，规范目录内容，对需要登记或标注的情况进行登记或标注。

1.4.4 拆除装订

户籍档案应拆除装订后进行数字化，拆除装订物时应注意保护档案不受损坏。

1.4.5 技术修复

破损严重或其他无法直接进行扫描的户籍档案，进行技术修复。单面有字的进行托裱，双面有字的进行丝网加固处理。折皱不平影响扫描质量的，先进行压平或低于50℃烫平等相应处理。

1.4.6 填表登记

填写《档案数字化加工流程单》（采购人提供样式），详细记录档案号、页数等情况。根据纸张质量，标明选择的扫描方式。

1.5 组卷整理

组卷整理包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标供应商应严格按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)进行整理。详细工作内容如下：

 （1）原件拆卷

自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错；根据采购人的实际需要，进行文件的整理；多页粘贴在一起，要分开单独处理,注意浆糊黏附的位置，小心处理，严禁发生破坏档案原件的行为。工作统计登记，责任到人。

（2）案卷分类

依据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未含内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据采购人的具体相关要求和法律法规做出实际的调整。

（3）组卷

在分类的基础上，将各类（属类）范围内的文件材料组成案卷（由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位），案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完整；保持卷内文件材料之间的有机联系；卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用。

①卷内文件材料齐全完整

指每篇文件材料的定稿和印件、多种文字稿本，每份文件材料的正件和附件及其页数都应齐全完整。

②保持卷内文件材料之间的有机联系

将具有共同特征的若干份文件材料组合成一个案卷。文件材料之间的联系主要有以下几种：

文件材料在内容特征方面的联系；

文件材料在责任者特征方面的联系；

文件材料在时间特征方面的联系；

文件材料在文种特征方面的联系；

③卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用

若案卷太厚，不便于装订、查阅、复印、保密；若案卷太薄，文件比较零散、同一问题的文件不太集中不便于利用，又浪费卷皮，增加装订工作量。所以，案卷厚薄要适中，一般在20至150页之间为适。

（4）修裱粘贴

为保证档案整理扫描项目的顺利进行，必须对部分已破损的档案进行修裱粘贴。档案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修裱后复原装订。

①修裱前整理

档案修裱前，首先是对案卷拆开、去钉、除霉、理顺页码，对仅是补洞或需要整张托裱的纸张进行分类。

②修裱

对破损较少的档案进行手工补洞；对破损严重或脆裂的档案进行整张托裱。

③修裱后复原

把修裱后的档案，经过整理加工处理后，按档案原样进行装订。

（5）重复页的抽离及废纸处理

档案整理处理过程中对于有重复页的情况，按照实际情况取其中较为完整的予以保留，对于抽离的重复纸张统一集中保存，交由采购人处理。档案整理处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才清出工作场地。

（6）盖章

按采购人要求加盖档号章并在合适的地方填写内容

（7）填写封皮

按采购人要求填写封皮

（8）填写盒脊

按采购人要求填写盒脊

（9）打印

卷内目录按照统一个格式填写，文号写全称，需注明年代，提名单的年月，日期，页号需按标准书写，页面需整洁，附卷内目录打印模板。确定案卷目录和案卷封面所有项目是否正确，档案封面的纸张和字迹要求符合规范。

安排指定人员打印卷内目录、案卷目录、封面、卷内备考表、封面标签及脊背标签等。

1.6 创建卷宗、录入条目

根据档案材料的内容完成卷宗的内容录入，录入的内容包括条形码编号、题名、所属单位、保存期限、卷宗件数、卷宗页数，全宗号、类别号、目录号、案卷号、存放地点、开始时间、结束时间等。

条目根据档案材料的条目进行录入，如发原条目有错，应按正确录入，并打印正确的条目索引表附在档案上，并做好登记。条目录入的内容包括顺序号、姓名、性别，身份证号、出生日期、地址、地址编码、时间、起始页号、终止页号等字段。

1.7 目录数据库建立

户籍档案的目录数据包含案卷目录数据、卷内文件目录数据和人物信息数据。在户籍档案目录准备与目录数据库建立工作中，均应严格遵守《户籍档案目录数据结构》的要求。

1.7.1 目录数据采集

根据目录数据库的要求,做好户籍档案案卷信息、卷内文件信息和人物信息的采集准备工作。将户籍档案数字化加工前处理工作中对户籍档案目录进行修改、补充的结果录入数据库,形成完整的目录数据。采集的数据以通用格式保存,方便导入到目录数据库。采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式,对目录数据的质量进行检査,发现不合格的数据应及时进行修改。目录数据采集过程后,应把姓名、身份证号码、户籍地等数据项列为必录项,以便发挥数字化成果的作用。户籍档案案卷内一表多人的,卷内文件信息应采集所有人员的姓名,并分别采集人物信息。对手写字特别是繁体字、非规范简体字以及书写潦草字进行仔细辨认,确保目录数据采集准确可用。

1.8 档案扫描

1.8.1 扫描设备

使用高速扫描仪、高拍仪或平板扫描仪对档案进行扫描。根据档案原件的质量情况，将纸质较差的放置平板扫描仪上单页扫描，对不适合拆卷的档案使用高拍仪进行扫描。

高拍仪须具备光源辅助、纸张曲面展平功能。

确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤，严格遵守并达到国家标准：《（DA/T31-2017）纸质档案数字化技术规范》。

1.8.2 扫描分辨率

扫描采用的分辨率应不低于300dpi。

1.8.3 扫描色彩模式

统一采用彩色模式扫描。

1.8.4 扫描存储格式

采用JPEG格式存储，图像不得压缩。存储的目录及文件命名要符合规范。

户籍档案数字图像利用时，应以“人”或“户”为单位,将扫描图像文件压缩后转换成OFD或PDF格式的图像文件。

图像文件转换时,对图像进行OCR识别,形成双层OFD或PDF格式的文件,方便利用。

1.8.5 图像命名

建立以档案号命名的文件夹，图像文件应保存在相应文件夹内。图像文件应以档号+顺序号命名,确保唯一性。单页图像文件按档号与该图像在卷内页号的组合对图像命名，转换后的多页图像文件以档号和该图像在卷内首页号的组合命名。

1.9 图像处理

1.9.1 图像处理

图像处理应遵循尽量展现档案的原版、原貌原则，确保每一幅扫描图像的清晰，采用图像处理软件进行加工处理。对扫描后形成的数字图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页旋转、纠偏、裁边、去污等技术处理。

（1）旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，偏斜角度小于1度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

（2）裁边

如需对数字图像进行裁边处理，去除多余的白边，不得裁掉纸质档案原有页边，裁边后的图像幅面大小与档案实体保持一致。

（3）去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

对扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质应进行去污处理。

（4）图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数据图像的整体性。拼接时应确保拼接处理平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

1.9.2 二校处理

（1）图像校对

图像校对主要是和原件进行比较，若发现扫错、多扫、少扫等现象，及时进行补扫。

（2）污渍、黑边、偏斜、纠偏处理

数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。对图像进行纠偏，图像偏度不得大于2度，图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。

（3）全文页面及局部文字的加深和变浅

图像处理人员在进行图像处理时，遇到扫描获取的图像数据因原件存在清晰度欠佳的情况，可提高图像的清晰度。如遇到原资料的字间距和行间距过密的页或文字较深或较浅的复印件、传真件、手写稿等字迹不清楚的资料，所获取的扫描图像都可进行修正处理，确保文字及图像信息清晰可辨。

1.9.3批量上载

将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接档案查询软件系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％正确。

1.9.4合卷处理

扫描图像文件扫描加工过程中形成的图像成品，按照实体档案特点进行合卷处理，合卷处理需保障合卷的准确性。

1.10 质检检查

I检：

安排专人对档案整理扫描项目成果进行质量检查和把关，通过户籍档案数字化加工软件检查电子档案质量是否符合要求。实物档案质量检查须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到100%的予以验收通过，检查样本为每份业务档案全部的内容。质检包括以下几项：

（1） 按整理单上的记录，检查每册档案是否符合整理规范。

（2）每册工程、案卷及卷内目录信息是否正确。

（3）每册内容是否齐全，排序、页码是否正确。

（4）档案原件装订还原质量。

（5）扫描图像质量。

（6）图像挂接质量。

（7）对于工程图纸折叠是否规范，是否符合国家和采购人相关标准。

如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”，退回给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。

II 检（项目抽检）：

经过I检质检无问题后，中标供应商安排项目经理对本项目数字化的成果进行抽样检查，做好质量的把关。

抽检样本必须按照100%的比率进行复核。抽检包括四方面：

（1）案卷及卷内目录信息核查质量；

（2）档案原件装订还原质量；

（3）扫描图像质量；

（4）图像挂接质量。

如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”，打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。

1.11 装订装盒

档案整理扫描成果经过I检、II检无误后，中标供应商安排专人对档案进行装订装盒的工作。档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：

（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。

（2）档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。

（3）对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

1.12 总体检查

（1）III 检（总体质检）

经过中标供应商项目经理抽检无问题后，对档案进行盖盒、装订、装盒工作。随后安排中标供应商项目负责人对本项目的成果进行总体检查，检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是否符合档案馆进馆要求。

中标供应商项目负责人总检的比例不得低于10%，质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”，总体检查无误后再由采购人组织的验收专家组成员对数字化成果进行最终验收工作。

（2）阶段验收

采用计算机自动检验的方式进行100%的检验，检验包括索引与原文的身份信息、页数、挂接材料等指标，使用计算机技术自动检验；对于无法使用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于10%，对于数据库条目与数据图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，所有成果数据需上传到和广东省户籍档案电子化管理平台并验收通过，然后采购人组织人员抽检，抽检合格率应该为100%，抽检过程中如发现存在问题的数据，必须对此问题所在的卷宗进行重新处理，直至达到要求。如抽检合格率低于100%，采购人有权不再提供下一批案卷，采购人将该批案卷全部退回给中标供应商重新检查修改错误数据，直到质检合格，由此造成的后果由中标供应商负责。

（3）验收方式

采用阶段性验收及总体验收方式，以计算机自动检验方式和数据抽检方式相结合，对数字化成果进行质量核查。抽检样本为每个工程项目总量不得低于10%比率的档案。抽检包括四方面：①案卷及卷内目录信息核查质量；②档案原件装订还原质量；③扫描图像质量；④图像挂接质量。如抽检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”。

（4）验收标准

采用计算机自动检验的方式检验包括索引与原文的身份信息、页数、挂接材料等指标，对于无法使用计算机自动检验的项目以抽检部分档案对应的数量（卷、页）为基数，各项抽检合格标准如下：

①案卷及卷内目录信息核查：保证修改后的信息内容差错率为零。

②档案原件还原装订：保证档案原件装订规范，图纸排序正确，无前后颠倒、页码缺失等现象，差错率为零。

③扫描图像质量：漏扫率为零，图像的倾斜度＜2度，扫描顺序错误率为零，图像清晰、完整、无缺损，图像命名正确率100%。

④图像挂接：挂接正确率100%。

（3）验收审核

采购人每个月会按期对中标供应商提交的数据进行验收。数据验收以计算机自动检验方式和抽检方式进行，不合格则全部发回中标供应商全面自检。

在验收中检出的错误，中标供应商及时纠正并再提交重新验收。

全部档案验收“通过”的结论，必须经采购人审核、签字后方有效。

如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标供应商违约。

1.13上架入库

装订装盒后，中标供应商档案负责人办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。

同时，中标供应商需派不少于1人协助采购人进行档案管理工作，协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其它工作。

1.14 数据挂接

对数据挂接工作，须指定专人专机操作，不得阅览、操作与自己工作无关的数据，检查档案目录数据及对应图像。

（1）数据关联：将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。提供相应软件，实现目录检索和数据关联。

（2）汇总挂接：数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接，挂接到广东省户籍档案电子化管理系统中。

★确保户籍档案电子化加工完成的成果必须符合《广东省户籍档案信息管理数据标准规范》和《广东省户籍档案电子化管理工作规范（试行）》要求（以最新版本为准），挂接正确率应达100%，拒绝不符合要求的数据挂接到广东省户籍档案电子化管理系统（投标时须书面承诺，承诺函格式自拟）。

1.15元数据采集

应采集户籍档案数字化加工过程中形成的元数据，元数据均应存入数据库，元数据应包含数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的内容，元数据元素的确定应符合IS0/TR13028提出的要求。

1.16 原文著录

原文著录是指对扫描的档案材料的内容标准化采集，录入并保存到系统，需录入的材料及需要录入的字段参考《广东省户籍档案信息管理数据标准规范》。

原文内容需要与材料图像文件关联。

原文著录需分人二次录入，二次对比完成正确才能保存到系统。

★对一种材料有多张扫描图像的，建立多对一关联关系，挂接到广东省公安户籍档案管理系统后，实现查看多张扫描图像的任意一张图像均可展示多张图像材料对应的同一著录内容。例如查看房产证任意一张图像，能够展示房产证多张扫描图像对应的同一材料名称、姓名、公民身份号码，用姓名、公民身份号码查询可展示房产证多张扫描图像，多张扫描图像之间存在关联；查看常住人口登记表正面、反面的扫描图像，可以展示同一常住人口登记表著录信息，用姓名、公民身份号码查询可展示常住人口登记表正面、反面的扫描图像，正面、反面的扫描图像之间存在关联。（投标时须书面承诺，承诺函格式自拟）。

对一张扫描图像登记有多人信息的，建立一对多的关联关系，挂接到广东省公安户籍档案管理系统后，查看扫描图像能够展示该扫描图像对应的多个著录信息，实现查询多人中的任意一人均可查看到对应材料的扫描图像，例如户口迁移证、准予迁入证明、常住人口登记卡等。

档案著录字段标准：

（1）档案著录统一使用省户籍档案电子化管理系统-数字化加工前端软件。

（2）档案著录一般以卷为单位，户籍档案数字化的著录信息主要包括卷宗信息（卷宗编码、卷宗类别、立卷日期、保管期限等）、材料文本信息（材料属性、材料登记人员身份和关系信息等）、业务信息（产生档案材料的业务名称、业务编号（受理号）、办理日期等）。必须按照《广东省户籍档案信息管理数据标准规范》要求进行档案著录。

（3）著录人员登录后，根据材料图片选择对应的材料类型、模版，系统会自动显示需要著录的信息内容，再根据材料图片显示的内容逐项输入。

（4）著录材料文本信息、业务信息时遇到无法识别确定文字内容（例如字体不清、潦草、异地字不能转换等）或因残缺而无法获取全部文字内容，应在录入内容末加“@”号（半角符号，下同），表示存疑；卷宗信息无法识别或错误的，必须补正、更正，不能在后面加“@”号。对于因客观原因造成扫描图片不清晰的，应通过查阅实体纸质档案作进一步识别，确实无法识别的，才予以存疑处理。

（5）材料原文为表单格式的，可直接通过录入字段名称进行属性的提取；纯文字类的，就需要进行阅读，识别对应的内容进行录入。

（6）著录文字一般以简体字方式录入。繁体字要转为简体字录入，系统有繁体字查询对应简体字功能；异体字要按照系统提供的《异体字对照表》进行转换录入；潦草文字没有统一的参考标准，如果不能够从上下文推断出内容，不用录入，在录入内容末加“@”号。

（7）著录项目“籍贯”、“出生地”的“省、市（县区）”以字典方式录入，如还有详细地址的，“省、市（县区）”后的内容以文字方式人工录入；字典没有对应选项时，报省厅统一更新维护。

（8）档案材料照片与性别不符的，按档案材料登记性别为准；档案材料上的性别项为空，但有照片可以区分性别的，录入时以相片上的性别为准，若相片上的性别无法确定，不需录入，保留空白。

（9）15位居民身份证编号系统一般会自动转换为18位公民身份号码保存；对于错误的15位居民身份证编号，可以选择不自动转换，直接保存。

（10）出生日期、登记日期等著录项目因模糊等原因无法识别时（其中出生日期应根据对应的居民身份证编号（公民身份号码）作进一步识别），可以录入一个相似合理的日期，并在系统标记“模糊日期”；日期超出公历纪年日期范围内的，统一转为同月的最后一天录入，并在系统标记“模糊日期”。例如：“1981年2月30日”以“1981年2月28日”录入。

（11）材料登记内容为“不了解”“不明”、“不详”或“不清楚”等的，无需录入。

1.17 审核

由专人对条目、挂接图像，原文内容等进行核对，如发现任何错误，都应该做好登记，并判断错误环节，即退回相关的加工环节进行重处理。

1.18 数据备份

1.将扫描形成的图片文件，条目及原文记录文件全部采用光盘刻录。

2.将扫描形成的图片文件全部采用原装光盘刻录，并提供详细清单。

3.光盘刻录须指定专人负责检查，检查光盘内容是否有错漏，光盘能否正常打开；刻录光盘要一式两份，光盘上要写明保存日期，内容简述。

4.应采用高容量蓝光光盘、硬盘等不同载体进行储存及备份，一式三套，一套封存保管、一套提供利用、一套异地备份。

1.19 成果数据移交

根据建设单位数字化加工规范要求把成果数据导入到户籍档案管理平台，导入的数据要符合对应相关标准规范。填写《数字化加工成果移交单》，履行移交手续。

1.20 档案归还

档案归还按照档案分批借出、分批归还的原则进行档案归还，档案管理人对服务方归还的档案是否完整、齐全，档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序是否准确进行检查，杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。检查无误后，双方确认签字，完成《档案出入库交接表》的登记。

对加工过程拆卷的档案需装订复原。以卷为单位的实物档案，三孔—线，装订牢固；以件为单位的实物档案，用不锈钢钉装订还原。

（1）档案归还时有双方负责人当面对数量进行清点，并在《档案数字化处理调卷登记本》上签字确认；

（2）档案归还人员，对档案逐页清点，办理归还手续，不得有差错；

（3）根据调卷登记表，对档案逐页清点；

（4）办理归还手续，填写《借档还档登记表》；

（5）发现错误，进行返工；

（6）工作统计登记，责任到人。

1.21 档案出入库要求

（1）档案出库前做好条形码编制，根据规范要求，分类对移交出的档案进行贴标。

（2）做好档案出入库登记表。档案从档案库房密集架或档案柜上，按档案的类别、分类号、目录号、案卷排列顺序进行下架、清点、移出；对接收的档案按类别、分类号、目录号、案卷号形成纸质目录，清点到卷，清点过程中杜绝出现遗漏登记或重复登记的情况；

（3）对交接的档案进行核对、清点、检查，杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。

（4）整个过程中采取分批档案接收出库、归还入库方式，保证档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序。

2.数字化处理设备配置设计

2.1 设备配置要求

根据该项目情况，需要提供的设施设备清单如下：

注：中标供应商所提供的设施设备包括但不限于以上清单内容，根据现场施工的实际情况提供。

2.2 加工环境要求

数字化加工场所不能设立无线网络，所有设备（电脑、扫描仪等）可以在公安网或独立网络中运行，不能开通无线网络功能，禁止接入互联网。

（1）局域网环境

中标供应商可以搭建独立的局域网加工环境，但要与其他网络实行物理隔离，中标供应商可以运行自带的加工软件，也可以搭建建设单位提供的户籍档案数字化管理平台，平台已提供成果数据移交工具，方便移交。采购人只提供平台的部署文档，如中标供应商需要帮助，需自行与平台软件开发单位协商解决。

（2）公安网环境

公安网环境需要由中标供应商提供，每台加工电脑只能访问指定IP的一台服务器，加工电脑必需有安全审计功能和安装一机两用监视软件。

2.3数字化加工场所和人员要求

（1）数字化加工场所应当设在公安机关独立、可封闭的建筑内。不得将档案、资料运送到公安机关以外场所进行整理或者数字化处理。

（2）数字化加工场所应当符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防虫、防鼠、防污染等安全管理要求。

（3）数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由采购人指定的专人负责，视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；采购人应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

（4）数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。

（5）数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期检查。

（6）数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

（7）工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

（8）工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。

（9）采购人和中标供应商应指定人员对数字化加工场所进行日常巡查，对数字化保密、安全措施落实情况进行监督、检查，并做好记录。

2.4档案数字化加工软件要求

需提供一套档案数字化加工系统，用于档案的数字化加工工作，系统需包含但不限于档案扫描模块（历史陈旧纸质易损，扫描模块必须支持多种扫描仪作业）、图像处理模块（确保历史字迹模糊的纸质材料经处理后内容清晰可见）、成果质检模块（确保本单位质检人员质检）、作业流程监控模块（确保档案在数字化流转过程的可追溯）、统计模块（确保本单位项目联系人实时掌握项目进度）。

2.4.1 档案扫描模块

能够连接Twain协议或WIA协议的扫描仪，设置相关扫描参数（不同的档案材质需要的扫描参数不一样）；能够驱动扫描仪进行图像扫描，具备开始扫描、停止扫描、追加扫描、替换扫描；扫描过程中扫描图像不可在本地留存，需即时传送至服务器；能够依据扫描图像中条码或二维码自动分件（可自定义识别案卷号规则）；具备图像浏览功能（放大、缩小、平移图像、多幅显示等）；能够实时定位当前扫描图像；具备导入图像功能；删除图像功能。

2.4.2 图像处理模块

具备多种图像预览方式（平移、放大、缩小、多幅展示、框选缩放、旋转、翻转等）；具备图像纠偏（自动、手动）功能；具备背景消除功能；具备图像文字加深功能；具备框内、框外清除功能；具备锐化、平滑图像功能；具备区域图像清除功能（能够自定义区域）；具备自动色阶、调整对比度、饱和度、亮度增加图像清晰度功能；具备裁剪、分割图像功能（可定义分割比例）；具备图像签注、签章功能；具备替换、删除、插入图像功能；具备空白页自动删除功能（可自定义空白页标准）；具备图像修补功能；具备自动电子页码功能；图像处理需链接服务器中的扫描图像进行处理不可在本地处理留存。

2.4.3 成果质检模块

成果质检模块是本单位用于对供应商提供的档案数字化成果进行检查（包括完成档案扫描加工服务后的检查工作）的手段。本单位反馈的质量问题能通过该模块实时通知作业方进行整改，保证整个项目的质量；质检模块必须具有方便的档案图像查阅、质检项记录、质检流程跟踪等功能。

2.4.4 作业流程监控

提供实物档案流向追踪功能，所有在作业流程中曾接触过实物档案的人员均应在该模块中留有“痕迹”（包括记录接触档案的时点、人员和环节等）；实时反映档案已完成的作业流程节点，当前处于的作业流程节点，即将进行的作业流程节点，供本单位查看。

2.4.5 报表统计

可提供各类作业流程的报表（各工序工作量统计报表、成品完成量统计报表、借档报表、还档报表等）、数据统计（日、周、月、年的统计数据查询）。

2.5 档案录入需求

档案著录是从档案材料提供标准化内容，录入到计算机中，从而形成可查询、可交互等的数据档案材料。

录入的内容必须符合“户籍档案电子化管理平台”的数据要求。

2.6 成果数据移交到平台需求

2.6.1 成果数据从局域网到公安网

如数字化加工环境使用独立的局域网环境进行加工，加工完成的成果数据必须按要求进行移交，数据从局域网必需使用专门的存储介质，复制到存储介质的数据要进行加密。由中标供应商指定专用的公安网电脑进行数据移交。

直接从公安网加工可以忽略这一步。

2.6.2 由公安网移交到“户籍档案电子化管理平台”

成果数据移交必须符合平台规定的《移交协议》。

数据移交使用TCP/IP方式，移交数据使用国密加密算法SM4进行加密，使用动态获取密钥的方式。数据移交以包的方式进行，以一个卷宗作为一个移交数据包，数据包中存在错误数据时，由服务单位修改正确后，再以一个包进行重新移交（具体参照移交协议）。

如使用由建设单位提供的档案平台进行加工，平台提供数据移交工具。

系统对移交数据按设定规则进行校验，并由人工审核通过，不合格的数据移交可通过系统进行查询。

2.7 成果数据验收要求

2.7.1 验收方式

成立验收组,采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式,对户档案数字化加工成果进行验收,并填写“档案数字化加工成果质检单”。

2.7.2 验收内容

户籍档案数字化加工成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化加工工作中产生的工作文件、存储载体等。

（1）应对目录数据进行验收,主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

（2）应对元数据进行验收,主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

（3）应对数字图像进行验收,主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性及清晰性、排列顺序的准确性、图像质量等。

（4）应对数据挂接进行验收,主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

（5）应对工作文件进行验收,主要包括工作文件的完整性、规范性等。

（6）应对存储载体进行验收,主要包括载体的可用性、有无病毒。

2.7.3 验收指标

（1）中标供应商数据自检合格后，并把数据移交到省户籍档案电子化管理系统，可递交采购人验收。数据验收以10万页为单位，分批由中标供应商自检合格后提交。

（2）所有成果数据需上传到广东省户籍档案电子化管理系统，由采购人组织人员抽检，抽检合格率为100%的予以验收通过。

（3）对于已验收通过成果数据，填写《纸质档案数电子化验收登记表》，作为验收合格凭证。抽检合格率低于98%的，提交验收的当批次数据全部发回中标供应商重新自检，自检合格后再提交验收。在退回自检期间，采购人将不再向中标供应商提供扫描档案，期间自检合格后，通知采购人重新抽检验收合格后方可领取新的档案。

（4）采用计算机自动检验的项目应进行100%检验,检验合格率应为100%。无法用计算机自动检验的项目采用抽检方式进行人工检验的,抽检比率不得低于5%,抽检合格率应不低于100%,特别是数据库条目与数字图像对应准确性的抽检合格率应为100%。

档案实体验收。档案实体验收须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到100%的予以验收通过。

2.7.4质量验收遵循的规范

1）扫描的图像标准参照档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）的要求。

2）档案扫描分类时所依据全宗、案卷等信息符合档案行业标准《档案著录规则》（DA/T 18-2022）的要求。

3）数字档案管理要求遵循国际《数字文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）的要求。

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三、保密要求及安全责任

1.保密要求

严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及采购人的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在用户指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。中标供应商须与采购人签订保密协议，中标供应商须做到：

（1）强化人员管理，如有人员变动，应及时通知本单位。

（2）建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。不得以任何理由保存、复印、翻拍、打印各类档案资料，不得对他人泄露档案内容。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。

（3）不同的工序之间要采取严格措施，杜绝档案信息泄密事故的发生。在加工过程中，中标供应商不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标供应商承担一切责任。

（4）扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。采购方在工作场所安装无死角监控系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

（5）进行数据移交时，工作站上保存加工数据的硬盘必须拆除交本单位处理。

（6）不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机及移动存储介质等。

（7）加工过程安全要求：

对服务器的操作采取安全监管措施。

USB端口封闭使用。

各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。

按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份等。

（8）各项管理制度上墙。

2.安全责任

（1）中标供应商应严格按照项目方案和安全防范措施要求进行，做到文明规范，做好安全防范工作，并按采购人的要求进行，其费用由中标供应商负责。

（2）中标供应商须服从采购人管理，确保项目顺利完成。如本项目在实施过程中所发生的一切安全事故以及事故产生的经济和法律责任，全部由中标供应商负责。

4

四、户籍档案信息管理数据标准规范要求

1.卷宗信息

业务说明：

1、数据归属单位一般为归档单位，对于历史档案，保管单位等于归档单位进行处理。

2、业务信息

业务说明：

1、对历史档案，数据归属单位一般为保管单位；对新增档案，数据归属单位由业务系统传送。

2、是否办结信息通过单独的信息分类来处理，传送“业务编号+是否办结”来判断。

3.材料信息

3.1一般材料信息

业务说明：

1、材料信息与业务信息分开单独传送时，业务系统传送材料信息时要带上业务编号进行关联。下同。

3.2材料影像信息

业务说明：

1、用于记录材料有多张影像（包括JPG、PDF）信息的情况。以下类同。

3.3常住人口登记表信息

业务说明：

3.4出生证明信息

业务说明：

3.5收养证明信息

业务说明：

3.6准予迁入证明信息

业务说明：

●有随迁人时，分别录入，保存时同时生成随迁人的准予迁入证明信息。

3.7市内移居材料信息

业务说明：

●有随迁人时，分别录入，保存时同时生成随迁人的准予迁入证明信息。

3.8户口迁移证信息

业务说明：

3.9死亡证明信息

业务说明：

3.10户口迁移审核信息

业务说明：

3.11项目变更更正信息

业务说明：

3.12婚姻证明信息

业务说明：

3.13关系证明材料

业务说明：

3.14公民身份号码（居民身份证编号）顺序码登记表

业务说明：

3.15居民身份证底卡

A.1 档案出入库交接单

 档案类别：