招标内容及相关要求

一、招标项目说明

本项目共 1 包，采购内容为山东省烟台市莱州市民政局婚姻登记档案补录项目。本项目控制金额为 82.35 万元，投标单位须对采购内容全部响应，报价若有遗漏，视为对本项目让利， 应免费提供。

二、服务内容及要求

（一）采购内容

根据《山东省民政厅、山东省大数据局、山东省档案馆关于认真做好婚姻登记历史档案收集整理补录工作的通知》（以下简称《通知》）要求，拟对我市约 26 万份婚姻档案（包括结婚、补结、离婚、补离、涉外等）进行整理、数字化加工以及在线应用，具体内容包括：

1、档案整理和数字化加工标准：按照国家档案局、山东省民政厅、山东省大数据局、山东省档案馆的标准要求和莱州市档案馆婚姻档案业务的相关管理规定及档案管理标准、数字化加工数据标准、档案安全规范等要求进行加工。

2、档案整理工作：对档案进行整理、更换档案盒，贴背脊等相关工作，所有耗材费用均由报价单位承担，档案盒需按照招标人提供的统一的样式进行印制。背脊采用 200g 哑粉纸使用桃胶进行裱糊。

3、补录校正：根据通知的要求，完成 1996 年（含）以前约 9 万份婚姻登记历史档案补录校对补正工作。信息系统中约 26 万份已有的婚姻登记电子数据但没有所关联的电子档案信息， 将纸质档案扫描成规定格式的电子文档，集中批量导入信息系统。在档案数字化加工扫描过程中同步进行校对补正，保证纸质档案、信息系统中数据与数字化档案对应一致。

4、档案数字化加工扫描：包括档案交接、扫描前处理、档案扫描、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、装订、装盒、总质检、客户质检、归还上架、数据备份等各项工作， 最终形成可供婚姻系统查询调阅的电子图像，条目与对应影像文件挂接正确率要求达到 100%， 实现检索信息与相应的电子图像对应链接。

5、与莱州市档案馆的信息管理系统进行对接，纸质婚姻登记档案整理标准和数字化婚姻档案达到入档案馆要求一并移交进馆。档案数字化成果要按现有数字化档案在线应用系统标准存放，并与山东省档案信息管理系统实现无缝对接。

（二）技术要求

1、档案整理工作要求

根据《中华人民共和国档案法》的规范要求以及婚姻档案管理的要求，拆除档案的装订线或订书针，去掉夹杂在档案中的残余纸等物品后进行扫描，由于婚姻档案的特殊性（档案中带有照片），必须采用非接触式书刊案卷扫描仪或平板扫描仪进行扫描，严禁使用馈纸式扫描仪进行扫描，否则照片和纸张会产生损坏，同时确保扫描过程中不影响办事群众实时进行档案查询。

1.1档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

1.2起钉（拆线）、拆分，保证纸张的平整、抚平边角，对特殊页（如双面有内容，非A4、16K 大小，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意。

1.3检查每本案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，拆卷时应注意保护档案不受损害。

1.4档案整理所需的其他材料，包括打印用脊背的打印机必须使用激光机打印、裱糊必须使用防虫防腐桃胶浆糊进行粘贴。以上材料均由中标人负责采购。

1.5后期整理装订

拆除整理过装订物的婚姻档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订位置（如改右装订为左装订）；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以边缘对齐；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页、不得压字，装订牢固、不得掉页，做到安全、准确、无遗漏。

2、数字化扫描流程及质量要求

扫描工作要遵循以下总则：严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制， 按照相关保密法律法规，严格防止涉密事件的发生，确保档案原件和数字化档案信息的安全， 确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。具体工作包括数字化前处理、档案扫描、图像处理、文件存储与备份、文件目录与全文的挂接、质量自检、档案装订、扫描图像挂接的质量及档案信息的安全。各工作环节要求如下：

2.1数字化前处理

成交单位要在扫描前先检查案卷质量并按规范进行整理、以保证数字档案与实体档案的对应。应根据实际情况做好前处理工作，以确保数字化加工质量。具体要求是：

2.1.1整理拆装：需要拆卷的必须严格管理。在拆除案卷装订物时，必须注意保护档案不受损害，保持案卷内原有文件顺序，在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案原有的装订孔进行重新装订。在恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字， 装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

2.1.2页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平机烫平等）后再进行扫描。

2.2补录

根据通知的要求，完成 1996 年（含）以前约 9 万份婚姻登记历史档案补录校对补正工作。

2.3校正

信息系统中约 26 万份已有的婚姻登记电子数据但没有所关联的电子档案信息，将纸质档案扫描成规定格式的电子文档，集中批量导入信息系统。在档案数字化加工扫描过程中同步进行校对补正，保证纸质档案、信息系统中数据与数字化档案对应一致。

2.4档案扫描

2.4.1必须采用非接触式书刊案卷扫描仪或平板扫描仪进行扫描，严禁使用馈纸式扫描仪进行扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生，要求不损坏档案原件，不漏扫；

2.4.2扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非招标人要求，不能更改为灰度或黑白模式；

2.4.3兼顾影像质量和节约存储容量原则，采用 300dpi 的分辨率进行扫描，扫描形成文件以PDF 格式存储。档案照片部分扫描为 600dpi 分辨率以保证后期的打印效果。

2.4.4描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

2.4.5扫描时尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

2.4.6图像歪斜采用数字化影像处理软件自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过 1 度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2.4.7扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

2.4.8区分同一档案中的扫描件和非扫描件，其中普发性文件区分的原则是：无关的、重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿，附着在文件上的处理单等小纸片需扫描。

2.4.9用每份文件对应的唯一档案号来命名其扫描形成的影像文件。

2.4.10对影响图像质量的杂质如黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

2.4.11扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

2.4.12对出现倾斜的图像进行纠偏处理，要求倾斜度小于 1 度（以标题所在水平线为准）。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2.4.13扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

2.4.14采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小图像文件的容量。

2.4.15扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。

2.4.16纸质档案数字化标准：符合《纸质档案数字化规范》

2.5图像处理

应对扫描后的图像进行逐页纠偏、图像拼接、裁黑边、排序等处理，但不得改变图像内容， 包括原档案中的污损，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件，图像整体倾斜小于 1 度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后与同件档案页面大小一致，前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致；文件排列顺序正确。

2.6数据挂接

扫描图像文件应与目录数据进行挂接，条目与对应影像文件挂接正确率要求达到 100%，对于图像要求可以进行全属性定义，包括每一张影像的图像属性（格式、大小等）及索引属性。

2.7条目质检

条目与图片进行关联后，逐一检查条目与影像是否对应匹配。对匹配完成后的影像数据进行最终成果转换并进行数据挂接。

2.8文件存储和备份

以目录档案号对扫描图像进行命名。扫描后的电子文件需要提交移动存储器做备份之用， 备份制作两份，内容为扫描全文数据。

2.9质量自检

加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到验收质量标准的，才能递交莱州市民政局婚姻档案登记处进行验收。

3、数据验收

3.1数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括图像文件及数据挂接的总体质量。数据验收时抽检的比率不低于 20%。

成交单位必须建立严格的质量检测体系，对整理录入的数据进行抽检，抽检达到档案行业质量标准的，才能递交莱州市民政局婚姻档案登记处审核、验收。

3.2验收指标

目录数据与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。扫描图像：漏扫率≤0.2‰。

图像质量：图像质量情况完好率 100%

格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。条目与图像挂接：挂接正确率 100%

档案原始材料：100%不缺失。

（三）安全保密要求

1、安全保密管理软件。对所有参加该项目的计算机增加保密管理系统软件（费用由中标单位承担），进行可靠实用保密操作，以防止数据的存取破坏和非法复制。

2、数据备份。为了有效地保护数据，必须建立数据备份制度。

3、数据安全保护。全部扫描加工工作必须在招标人指定的工作场所内完成，任何人不能将档案及相关资料带出工作场所。中标单位须确保纸质档案和扫描后形成的数字档案信息的绝对安全保密，不得在招标人以外进行与招标人档案信息有关的任何活动，不得复制、丢失和涂改原始资料，不得向任何第三方复制、转让有关的电子数据，不得擅自使用与数据库建设有关的电子数据。在数据采集及建库完毕后，应在规定时间将原始资料归档。

4、法律保护。双方签订保密协议，如有泄密，将依法追究中标单位及相关责任者的法律责任。

（四）执行标准

1、档案数字化著录要求遵照档案行业标准《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行。

2、档案数字化项目各项技术指标与要求遵照《中华人民共和国档案行业标准：纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005》执行。

3、扫描影像标准遵照国际标准《ISO9005-1 文件管理-电子文件长期保存格式第一部分PDF的使用（PDF/A-1）》执行。

4、对年代久远的破损卷宗在数字化前进行修补的标准遵照中华人民共和国档案行业标准

《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）执行。

三、知识产权

1、投标单位一旦中标，应保证招标人在使用本项目的服务成果或其任何一部分时不受第三方提出的侵犯专利权、商标权和工业设计权等的起诉。如果任何第三方提出侵权指控，中标单位须与第三方交涉并承担由此发生的一切责任、费用和经济赔偿。

2、招标人享有本项目实施过程中产生的知识成果及知识产权的使用权。

3、投标单位如欲在项目实施过程中采用自有知识成果，需在投标文件中声明，并提供相关知识产权证明文件。使用该知识成果后，投标单位须承诺提供无限期技术支持，招标人享有永久使用权。

4、如采用投标单位所不拥有的知识产权，则在投标报价中必须包括合法获取该知识产权的相关费用。

四、其他

1、投标单位须在投标文件商务部分中注明，服务实施过程中需要招标人或最终用户需配合的事项。

2、投标单位在编制投标文件时，如有优惠条件或价格折扣，须在开标一览表中注明各种优惠条件、价格折扣等情况，并在商务应答中详细说明优惠内容。

3、投标单位必须详细说明服务内容，任何含糊不清的表示对评标产生的影响由投标单位承担。

4、本项目投标单位必须完成所有相关项目的服务工作，要求到达其相关规范要求。报价若有遗漏，均应免费提供，总报价即为交付使用的价格。

5、本招标文件中所提出的是标准工况下的技术要求，投标单位在实施时须满足最新版的规范和标准的各项要求。