采购需求

前注：

本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

一、采购需求前附表

序号	条款名称	内容、说明与要求
1	付款方式	合同签订且具备实施条件后30个工作日内，支付项目预算的40%，剩下款项每两个月根据中标人完成的实际数量向采购人提交该项目阶段验收申请，验收合格后，据实结算。项目全部结束并通过专家验收后，在20个工作日内根据实际通过专家验收加工量结合成交综合单价据实结算。
2	服务地点	庐江县档案馆
3	服务期限	本项目拟招三年。第一年2022年11月30日前完成项目任务，并通过专家验收。第一年合同履约完成后，经采购人考核合格，在保持服务标准不变、可续签下一年合同，合同一年一签，续签年限最多不超过2 年。 考核不合格及其他情形，招标人有权拒签合同。
4	本项目采购标的所属行业	其他未列明服务

 二、项目概况

（一）项目背景

2022年，庐江县档案馆贯彻落实习近平总书记关于“档案工作要走向依法治理、走向开放、走向现代化”重要指示精神，围绕省、市档案工作“十四五”规划，进一步加强档案馆基础业务建设，通过项目的实施，不断丰富和完善馆藏数字资源，提升科学管理水平，提高“为党管档、为国守史、为民服务”的能力，推进档案事业高质量发展。

（二）项目目标

通过档案整理和数字化项目的实施，对档案进行规范整理和数字化，同时，结合全省县级档案馆业务建设评价工作进行完善，以进一步推动馆藏档案整理规范化、服务利用高效化、管理手段现代化，提高档案服务社会各界的能力，为全县各项事业发展建设提供更优质的服务。

（三） 项目内容

本项目预算100万元，本项目计划完成档案整理和数字化加工任务（主要内容有档案实体整理、目录著录、档案全文扫描和OCR识别、合成双层PDF、对馆藏档案目录进行目录著录校对、元数据补录完善和鉴别分类筛除、建立相关数据库、挂接或导入档案数字化成果、档案清点、档案开放鉴定、档案异质备份（包含对庐江县档案馆以往数字化成果进行异质备份等）)，项目涉及多全宗和多种档案类型、资料。

（四） 项目实施原则

项目以规范高效、确保安全为原则，立足档案保护、资源服务和业务管理的宗旨，按国家、省、市有关档案的管理规定与标准，运用计算机技术，方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源。

三、服务需求

本项目所需设施、设备和相关软件须全部由成交供应商自行提供和部署，采购人不再增加任何费用。工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。

（一）安全管理

安全管理为确保项目过程中档案实体和信息安全，成交供应商的项目安全管理必须严格遵循《档案数字化外包安全管理规范》的要求。如有不遵守《档案数字化外包安全管理规范》的行为，采购人有权终止合同并上报相关监管部门处理，所有损失全部由成交供应商自行承担。

1.档案数字化加工和现场管理的各个环节成交供应商均应进行详细登记，每个工作环节均有质检记录，并及时整理、汇总，装订成册；

2.每周五下午将周报上报采购人，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并移交给采购人；

3.工作人员的个人物品和手机、相机、U盘等通信和数据存储设备必须存放在项目实施现场外（成交供应商自备储物柜），严禁带入加工现场，上述物品在加工现场一经发现，采购人有权终止合同并上报相关监管部门处理，所有损失由成交供应商自行承担。

（二）工作环境

1.作业地点项目须在庐江县档案馆，成交供应商需派驻工作团队，配备符合要求的设施设备。

2.为提高管理，保证数字化质量，项目须部署和使用“数字化加工系统”。

（1）除档案前处理和装订工序外，所有其他工序应在数字化加工系统中操作；

（2）系统应具备档案出入库登记和档案出入库批次管理功能；

（3）系统应具备采购人管理功能，为采购人提供具备统计、管理和抽检功能的访问账户，方便采购人实时了解项目进度、质量等情况；

3.为提高数据安全性，应配备数字化专用服务器、磁盘阵列、备份硬盘和监控系统等。

（1）服务器应能满足数字化加工系统流畅运行和数字化业务的需要；

（2）磁盘阵列应能集中存储数字化生成的全部数据，含扫描原图数据、图像处理后数据和PDF等数据；

（3）监控系统应覆盖所有数字化加工场所，单个房间内不少于2个摄像头，确保无监控死角，所有监控的视频文件保存时间不低于6个月，6个月内任意时间的录像信息须能够随时调阅，超过6个月的视频文件应转存至移动硬盘上备查；项目完整监控视频须保留至项目通过验收。

4.为保护工作人员和档案，提高工作效率，应配备足够的空气净化器、桌椅、电脑、扫描仪等设备。

（1）档案数字化加工所需软、硬件设备、设施由成交供应商自行解决，著录和挂接所需档案管理软件由成交供应商自备，采购人负责提供现有数据库的字段、结构，监督协助成交供应商开展相关工作；

（2）档案前处理和装订室需按面积配备足够数量的空气净化器（PM2.5级别），空气进化器需装配全新滤芯，且每使用3个月必须更换新滤芯；

（3）成交供应商应按照数字化房间面积、工作流程、质量要求、人员数量和业务需要配备相应种类、数量的桌椅和档案柜；

（4）成交供应商应在工作场地外为现场工作人员配备存放个人物品的储物柜；

（5）为方便图纸等大幅面档案的扫描，现场应配备A0级别的扫描仪、图书专用扫描仪和相应的档案保护器件、辅材；

（6）除A0幅面扫描仪外，其余扫描只准采用平板扫描仪或非接触式扫描仪，使用高速扫描仪需经采购人同意。

5.规范数字化现场的强弱电布线

（1）数字化加工现场的强弱电布线必须遵循相关安全规定，应合理分配电路上的承载设备，不得超线路负荷运行；

（2）加工现场应为服务器、存储等设备配备UPS，防止突然断电导致数据丢失；

（3）为采购人预留数字化网络的接入口，并需将相应网络线路接至采购人指定的办公室；

（4）为采购人预留数字化加工系统的用户和相应权限，方便采购人对档案的抽检。

（三）流程和质量

1.总体要求

（1）本项目实施全流程监管，成交供应商须配合采购人对项目的监督，保证项目的质量和进度；

（2）确保所有档案实体和档案信息的安全、完整；

（3）确保在数字化过程中不对档案原件造成损伤。

2.质检要求

（1）采购人对项目以出入库批次为单位进行抽检,有关批次的界定以采购人的要求为准，成交供应商不得以任何原因打乱抽检顺序、跳过相关批次或逃避抽检。能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行 100%检验，检验合格率应为 100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于 5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为 100%，其他内容的抽检合格率应不低于 95%。如抽检的一次性合格率低于 95%，视为违反合同约定，采购人有权终止合同，并报监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

（2）成交供应商应设置项目质检岗位，对项目各类成果按100%的比例进行质检，并将相关质检记录规范整理后移交监理和采购人。成交供应商的数字化加工服务系统应对数据进行 100%自检。通过电子档案质量检测软件能自动检测数字化成果的可读性、DPI、总页数、是否有缺页漏页、是否有空白页、数据挂接是否完整等。自检达到档案馆的数据质量标准后，才能提交档案馆验收。

3.前处理要求

（1）拆卷时不得对档案造成伤害，如造成档案损毁，采购人有权据此取消合同，由此产生的一切责任均由成交供应商自行承担；

（2）对于有破碎的档案，不得进行任何操作，不得加重破损情况，发现后立即登记封存，通知庐江县档案馆工作人员前去处理。

4.数字化扫描要求

（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，保证档案扫描图像与原件在颜色、内容、识读性等方面完全一致；

（2）采用平板或非接触式的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生；

（3）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪或非接触式设备，并采用不拆卷扫描方式进行扫描；

（4）为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描,文件以彩色JPG格式扫描存储，以JPG格式转PDF或OFD格式挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于300dpi；纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于400dpi，以清晰为准。电子文件的命名按照相关规定统一命名；

（5）扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合；

（6）对于档案中超过A0幅面的超长页进行分页扫描后，要拼接成一页；

（7）对于涉密档案，成交供应商须登记档案文件级目录（电子和纸质），并移交给采购人。

5.图像处理要求

（1）扫描图像偏斜度不得超过0.5度，方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；

（2）图像进行裁边处理时为保证档案信息完整，不允许裁切到图像内容，图像四周需保留一圈白边，白边的宽度要小于图像宽度的0.5%。严禁利用图像处理工具在档案图像上画出白边，此类造假现象一旦发现，视为档案抽检不合格。

6.挂接和处理要求

成交供应商应根据《档案数字副本光学字符识别OCR规范》将扫描图像经OCR识别后，按“件”合成双层（图像层和文字层）PDF文件，OCR识别的准确率应不低于95%，确保PDF文件与案卷目录、卷内目录挂接正确，并将正确的数据导入庐江县档案馆指定档案数据库中，确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应。

7.装订要求

（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订；

（2）档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除；

（3）档案装订应按照原来的装订孔位进行穿线装订，不允许新打孔装订，力求保护原件。

8.目录著录校对和元数据补录完善

（1）对已完成数字化的馆藏档案进行目录著录校对和元数据补录完善时，应逐卷逐件逐条逐字进行校对；

（2）按《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）等标准要求，对丢失、遗漏或错误的目录和相关元数据进行补充著录和修正，含档案正文中的人名、地名等内容；

（3）目录著录校对和元数据补录完善必须实现档案原文、档案电子目录和档案实体三者的同一性。

9.档案开放鉴定

（1）制定采购人认可的档案开放鉴定方案，方案要符合国家、安徽省、合肥

市的相关规范要求；

（2）完成档案开放鉴定初审工作，提交采购人审核，每人每天的工作量不得超过3000页。

10.其他方面

项目需求中高于《纸质档案数字化技术规范》要求的内容，按项目需求执行。

项目需求中未提及的纸质档案数字化其他方面要求，按《纸质档案数字化技术规范》执行。

(一) 进度和时间要求

成交供应商须按磋商文件要求的时间节点完成相应工作。成交供应商需按照采购人制定的工作计划完成相应工作内容，包括但不限于采购需求指定的内容，如在相应的时间节点成交供应商未完成指定的工作量，视为违反合同约定，采购人有权终止合同，并报监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

(二) 人员

成交供应商合同签订后提供服务前按照磋商文件的要求向采购人提交下述人员资料，如不提供或提供不实，采购人有权终止合同，并报监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

（1）项目必须配备熟悉相关标准规范并能够为项目各环节提供技术支持的技术人员，项目技术人员须在项目施工现场驻点。

（2）项目需配备相应的管理人员、操作人员和质检人员。项目负责人和管理人员必须进驻现场，全程陪同开展具体工作，负责项目全过程的管理和技术保障，确保项目质量。

（3）项目技术人员、项目负责人和管理人员需具有省级及以上档案部门颁发的档案管理岗位培训证书或继续教育证书或档案专业技术资格证书，具有 3 年以上档案整理和数字化工作经验，一线工作人员需具有 1 年以上档案整理和数字化工作相关经验。

（4）参与项目的所有人员需无犯罪记录，应穿统一工作制服挂牌上岗，人员保持相对稳定，禁止在校学生参与，尽量避免中途随意更换（特殊情况需提前向采购人书面申请）。工作时间严禁烟酒，人员的交通、食宿和其他方面问题由成交供应商自行负责。

（5）档案整理、档案数字化加工、档案开放鉴定、档案异质备份、档案移交、著录和元数据校对完善、目录著录与调整分别由独立项目小组单独完成。

（6）成交供应商不得以中共庐江县委党史和地方志研究室、庐江县档案局、庐江县档案馆的名义对外招聘人员。

（三） 成果移交

为保障数字化加工成果安全性，确保数据从生产到全部验收，数据保存状态一目了然，数据的真实性、完整性、可用性得到 100%保障。要求成交供应商提供电子数据质量检测和保全服务，以加强数字化成果管理，确保数字化成果安全、完整和长期可用。

（1）每一批次的数据验收通过后，进行数据质量的检测保全。通过数据校验和认证，进行不间断监测及保全，确保数据始终与验收后数据保持一致。

（2）项目结束后，在成果数据接收入库前，对准备入库的电子数据再次进行数据校验和认证，并与验收后的数据认证结果进行比对，比对一致后，进行数据挂接入库。

（3）数字化成果指完整的原始扫描数据、图像处理后数据、合成的 PDF 文件等内容。

（4）数字化成果的结构应遵循《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等国家、省、市及采购人的要求；

（5）数字化备份载体（档案级蓝光光盘和移动硬盘）应以全宗为单位进行数据备份，禁止一个全宗数据出现在2个及以上备份载体中；

（6）加工方应将数字化成果（扫描成果含原始数据和处理后数据）完整备份至光盘和移动硬盘上，光盘 1 套完整数字化成果，移动硬盘 2 套完整数字化成果，提交采购人保存。

（7）备份光盘必须为档案级蓝光光盘。

（8）备份移动硬盘的尺寸不得大于 2.5 英寸，单块移动硬盘容量不低于 4T。

(四) 项目验收

（1）项目验收以《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）为参照标准，并不定于该标准执行。

（2）项目质量实行全流程管理，分为日常抽检、安全专项验收、预验收和专家验收 4 个阶段，预验收和专家验收费用由成交供应商承担。

（3）日常抽检比例不低于 5%，对同一批档案的图像处理、装订、挂接等环节进行分别检查。

（4）预验收经由成交供应商申请后，由采购人组织开展，对项目数量、质量和项目资料进行审核，预验收结果由采购人出具。预验收结果为合格时，方可转入专家验收环节。预验收结果不合格，成交供应商对不合格内容进行整改，整改完成后需再次提交申请。

（5）专家验收为正式验收，由采购人邀请专家对项目进行验收。项目通过专家验收视为项目通过验收。若项目不能通过专家验收，成交供应商必须立即进行整改，整改后再次组织专家验收，如此重复，直至项目通过专家验收为止。若项目通过专家验收，但专家验收意见中有整改内容的，成交供应商需完成验收意见中的整改内容方可结束项目，否则采购人有权拒付项目款。涉及验收的一切费用，由成交供应商承担。

(五) 售后

本项目要求至少提供壹年免费质保服务。自验收通过后壹年内，出现数据加工质量或其他问题，项目成交供应商应免费提供技术服务，并在24 小时响应，响应后 48 小时内到达指定现场进行服务且予以解决；如遇到特殊情况，需在报备征求单位同意的前提下，在 72 小时内（或协商约定时间）解决问题，否则视为违约。由于成交供应商原因导致数字化成果无法利用，目录著录与调整后无法导入共享平台的由成交供应商承担全部责任。如成交供应商不能按合同要求提供售后服务，将追究相应责任。

二、 报价要求

（一） 报价

本项目按“元/页”报综合单价，报价不得超过 0.7 元/页，否则响应无效。幅面单页指纸质档案的一个幅面为一页，不论幅面是大是小。单价包含数字化扫描、OCR识别、双层 PDF 等相关内容。综合单价作为评标、定标、签订合同的依据，成交供应商需严格管控项目进度，最终按实际通过专家验收的加工量结合成交综合单价据实计算，最终结算金额不超过本预算。

注：1 个幅面单页的综合单价=1 页档案的数字化扫描单价 + 1 页OCR识别单价 +1 双层 PDF 单价。

（二）工作量计算

本项目工作量计算以“页”为计量单位（本项目以“综合单价”结算，综合内容即包含1页数字化扫描单价、1页OCR识别单价、1页双层PDF单价），纸质档案的一个幅面为一页，不论幅面是 A4、A3 或 A0，均只算 1 页。即项目所含服务内容均折算为“页”，以最终统计页数为最终统计结果。

其他服务内容折算比例为：档案整理1卷（1：30）（即整理1卷折算为30页综合服务，包含档案整理耗材等费用），整理1件（1：10）（即整理1件折算为10页综合服务，包含档案整理耗材等费用），新增（修改）目录录入（1:2）(即1条目录折算为2页综合服务)，人名录入（10:2）（即10个人名折算为2页综合服务），纸质档案修复（1:20）（包含档案修复耗材等所有费用），档案盒（1:10，即每个档案盒折算为10页综合服务，不论档案盒规格）,档案开放鉴定（1:4）（按照档案“件”计算，即每“件”折算为4页综合服务），档案异质备份（单张档案级蓝光光盘1:300，单个移动硬盘1:1300，包含刻录光盘服务费、硬盘数据迁移、光盘架、硬盘箱等所有费用），清点1个全宗档案（1:1000，包含该全宗内与纸质档案目录、馆藏档案管理系统数字化扫描情况比对等采购人指定工作内容），档案移交（1:9000，部分档案全宗涉及到移交进馆，成交供应商在立档单位的配合下做好移交检索工具，移交单位职责职能、组织机构、历史沿革、大事记等编研成果，移交档案情况和内容介绍及统计数据，档案解密审核材料、档案开放审核意见等材料）。