采购需求

前注：

本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化， 提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

一、采购需求前附表

序号	条款名称	内容、说明与要求
1	付款方式	合同签订后预付合同款的 50%，茶博会撤展后支付合同款的 30%，合同履约完成并经采购人验收合格 后支付剩余合同款。
2	服务地点	合肥滨湖国际会展中心综合馆、3 号馆及 4 号馆， 面积约 40000 平方米。采购人指定地点。
3	服务期限	合同签订后至展会结束、验收合格。（茶博会布展时间、展会时间为 2023 年 5 月 3 日-8 日）。 自合同签订后之日起一年。第一年合同履约完成后，若成交供应商履约良好，采购人考核合格后， 经双方共同确认服务内容协商一致且年度预算能保障的前提下，可续签下一年度合同，续签年限最 多不超过 2 年，合同金额原则上不变。
4	本项目采购标的 所属行业	租赁和商务服务业

二、项目概况

安徽国际茶产业博览会（以下简称茶博会）是《全省党政机关保留展会目录》批准举办的 41 项展会活动之一。自 2005 年以来，安徽省供销社联合省商务厅、

合肥市人民政府等单位共同主办了 15 届茶博会。为进一步提升茶博会的知名度、美誉度、吸引力和辐射力，实现展会向市场化运营方向转变，把茶博会办出规模、办出品牌、办出效益，经研究决定，拟将茶博会展览展销运营权对外招商，通过

 

政府采购程序，引进有实力、有经验的专业会展公司。

（一）茶博会主办单位：省供销社、省商务厅、省农业农村厅和合肥、六安、宣城、池州、安庆、黄山六市人民政府。

（二）茶博会活动时间：2023 年 5 月 3 日-8 日（6 天），其中：布展时间为 2023 年 5 月 3-4 日，开展时间为 2023 年 5 月 5 日-8 日，撤展时间从 2023 年

5 月 8 日 16:00 开始。

（三）合肥滨湖国际会展中心，展馆面积不少于 40000 平方米。

（四）茶博会主题：中国徽茶 迎客天下。

（五）茶博会运作模式：政府引导、企业主导、市场运作、合作共赢。

（六）茶博会举办目标：办成主题明确、重点突出、内容丰富、安全有序、效果显著的国内一流品牌展会。

三、服务需求

（一）本次展会包含博览会综合、招商、接待、宣传、公益展区设计布置、标准展位搭建、展示展销及重大活动组织、场馆租金、安保防控等。若项目预算存在不足，不足部分由成交供应商（也称为“合作运营商”）采取市场化运作方式进行弥补。具体包括且不限于以下费用：

1.场馆租用和服务工作

开幕式、展览展示、贵宾休息室、论坛、推介会等场地租用费用；包括展会期间空调、地毯、保洁、消防等服务费用；会展门禁系统管理；接待酒店食宿安排、重大活动的费用等。

1.1场馆档期组委会秘书处已经和合肥滨湖国际会展中心予以确认。

1.2非自有场地的合作运营商，充分考虑场地租赁费用，包含在报价中，进场服务前须及时和合肥滨湖国际会展中心协商场馆租用费用，且须向采购人提供场地使用权合同。

2.综合组织工作

2.1文件、方案和筹备会议资料等印刷费、组委会牵头组织的茶博会筹备会、新闻发布会、成果发布会等活动的组织费用及会务费等；

2.2证件印制费用。证件大多采用实名制制作（PVC），正面信息包含照片、姓名、单位、职务、二维码等（具体式样由组委会确定），总数不限于10000张，制作分展前提前制作及报到时打印制作；

2.3按照组委会要求设计电子会刊、指南、手提袋、总结宣传册（图片+视频）等样式，指南、手提袋等印制均不限于5000份；

2.4按照组委会要求设计证书、奖牌样式，评奖产品的证书、奖牌（函）制作不限于400套；

2.5优化升级茶博会宣传片。根据茶博会组委会要求优化升级茶博会宣传片；

2.6展馆布展。展馆布展设计要求简洁、大方、特色明显、布局合理、格调统一。项目总搭建展位以标准展位计算，不少于2200个。展馆布展方案须经茶博会组委会审核批准方可实施，标准展位、乡村振兴展厅、推介展区等的搭建由合作运营商负责。为提高展会效益，形成良好的商贸氛围，合作运营商要确保展馆内保持一定的人流和相当数量的专业采购商，其中展期内日参观人数应达到1万人次以上，专业采购商应达到1100家以上；

2.7信息化建设。提供茶博会官方网站（前台+后台）、官方微信公众号、微信小程序的维护运营服务，维护运营服务时间1年；在茶博会官方网站、官方微信公众号做好信息发布、宣传推广等工作；提供各种形式的展会宣传信息、逛展攻略、推荐展商展品列表等。

3.宣传推广工作

3.1新闻宣传。在中央、省级、市级等主流媒体上开展茶博会活动的报道，主要宣传本届茶博会的主题、亮点、看点，宣传茶博会期间举办的有关论坛峰会、茶事活动和各种精彩赛事等。中央、省级、市级等主流媒体不少于60家，建议选择本地电视和广播收视较高的一档栏目，投放有关视频宣传。

3.2社会宣传。高铁站、机场、购物中心等重要公共场所投放广告；在合肥公交、地铁、中高档小区、商超等投放广告牌。茶博会开幕前一个月，在本地媒体上大量刊登宣传广告；做好开幕式及展会现场的宣传，包括悬挂祝贺标语、主要媒体倒计时宣传等。

3.3行业宣传。在《说茶》、《茶讯》、《中国茶商》、《茶道》、《茶博览》、《中国茶叶》、《徽茶》等行业杂志、报刊加强新闻和硬广宣传推广。

3.4新媒体和自媒体宣传。在百度、新浪、搜狐、凤凰、今日头条搜索引擎等知名网络媒体，茶博会官网、微信公众号、微信朋友圈、抖音号等加强软文、创意图文、视频发布，进行长时间、大覆盖面宣传。

以上主要活动策划、宣传广告、新闻通稿、视频等由合作运营商负责提供。根据项目宣传内容和同类项目市场情况，宣传推广参考费用约120万元，该参考费用仅供参考，请供应商报价时结合可能发生的宣传费用合理报价。如展会因故延期或变更，导致宣传内容发生重大变化的，采购人（组委会）有权根据宣传项目分项单价及时间调整计算宣传推广费用。

4.招商工作

4.1合作运营商负责宣传推广、差旅安排，数据收集与统计及辅助设备等。负责组织邀请省内、省外、境外参展商，展品覆盖全产业链，并逐步增强展会国际化元素植入；

4.2要求邀请参展商不少于650家，其中省内参展商不少于350家、省外参展商不少于250家、境外参展商设在境内的办事处、分支机构不少于50家,具有中国驰名商标、中华老字号、省著名商标、省级龙头企业或相当于省级以上知名品牌的参展企业比例达50%以上。由组委会负责的政府展厅邀请的参展商数量计入参展商总体数量，政府展厅展位面积约5000平方米，暂无法确定参展商数量。

4.3鼓励合作运营商提高特装率、品牌企业率，招纳更多优质参展商（中华老字号企业、国家级龙头企业、中国驰名商标、省级著名商标、名牌产品、省级及以上茶叶非遗传人或大师），邀请更多采购商。如合作运营商就上述问题作出承诺，考核指标将按照承诺的指标执行。

4.4招展招商结束后，合作运营商须向组委会秘书处提交茶博会所有参展商详细名单及联系方式，供组委会秘书处备查。

5.接待工作

5.1要求邀请专业采购商1100家以上，其中省内采购商400家以上、省外采购商650家以上、境外采购商设在境内的办事处、分支机构不少于50家。邀请的嘉宾和省外、境外采购商接待费用暂按3天2晚计算，接待酒店优先选择会展中心附近四星级（或相当于四星级标准）以上酒店；接待名单及接待标准由组委会确定，总人数约且不限于1100人，包括食宿、接送站、公务交通等。邀请的省内采购商原则上不提供食宿。

5.2要求邀请的省内、省外采购商数量中的国内知名企业比例达50%以上。

5.3现场协助管理人员的费用，茶博会布展及展销期间，因政府展厅特装、组展及安排公安人员在现场协助管理服务等需要，须安排现场驻守人员工作餐，

人数按不少于120人计算。

5.4招展招商结束后，合作运营商须向组委会秘书处提交茶博会所有嘉宾和采购商详细名单及联系方式，供组委会秘书处备查。

6.公益展厅（展区）设计制作工作

6.1按照组委会要求设计搭建开幕式、相关茶事活动和品牌推介会等活动场地；

6.2按照组委会要求设计、搭建乡村振兴展厅（面积约800平方米）、直播区和其他公益展厅。

7.云上茶博会工作

7.1按照组委会要求优化升级茶博会官方网站、微信公众号等终端平台。充分运用互联网、大数据等现代化信息技术手段，运用大会微信小程序，茶博会官网、抖音号，扩大网络宣传，实现网上办会、网上邀商、网上展示展销；

7.2按照组委会要求配合茶博会开幕以及会前会后举办的各类活动，制作相关短视频，线上宣传，与线下茶博会实现联动；

7.3按照组委会要求搭建茶博会直播专区，配合组委会邀请参展主体做好展会现场的直播销售工作。

8.大型活动组织工作

按照组委会要求策划组织新闻和成果发布会、开幕式、巡馆、会见活动、2023

“国际茶日”暨安徽茶企开展“展徽茶精品促徽茶出海”国际贸易洽谈会、“皖美徽茶”品鉴交流会、茶产业高质量发展合作论坛、“一带一路”国际茶文化非遗传承交流研讨会、“品购徽茶暖心助农”消费帮扶活动、长三角斗茶大赛等茶事活动且承担相关费用。

9.安保防控工作

9.1茶博会门禁系统管理；

9.2公安、交警组织及筹备会议等；

9.3合作运营商在组委会的支持下，负责与展馆所在地的公安（辖区公安局、治安支队、指挥中心、派出所）、交警、消防、卫生、工商、质检、城管、合肥滨湖国际会展中心、物业等部门协调，解决参展车辆通行、展会报批、展场秩序管理等相关事项。

9.4根据茶博会疫情防控工作方案和应急处置预案，准备充足的防疫物资及

相关工作人员的疫情防控培训工作。

10.相关服务工作

为保障展会各项活动的顺利衔接和流畅运转，成交供应商须组织不少于60名志愿者用于展会活动及接待保障。志愿者服装、交通补助及工作餐等费用由成交供应商负责。

10.1人员配备

合作运营商为保障展会运营，参与本项目的在合肥办公的运营团队员工数量不得低于50人（本单位职员或临时聘请人员，其中本单位职员不得少于团队半数人员，组委会可随时核查）。

10.2合作运营商全面负责各类特装搭建的安全管理和运营。对特装展厅的图纸进行审核，负责搭建现场的管理，确保安全，万无一失。

10.3合作运营商须在组委会的监督下进行市场化运作。

四、对供应商及项目服务方案的要求（作为详细审查评分指标）

（一）合作运营商应具有市场推广的能力，能邀请参展参会客商，牵头组织相关活动。

（二）供应商应对所要求的每项活动及服务内容（包括增值服务）提出策划案，还可在所要求的活动及服务内容之外自行创设服务内容（增量服务）。供应商成交后，所有方案(含市场化运营方案)须按照茶博会组委会意见进行修改并经组委会确认后方可实施。各项方案贯彻执行情况将作为茶博会组委会考核综合运营商绩效的重要内容。

（三）项目服务方案须对展馆整体布局进行策划并提出方案，须提供乡村振兴展厅、推介展区及直播专区的设计方案。

（四）项目服务方案必须包含对展会筹备、服务、管理的组织机构及工作人员的安排。

（五）项目服务方案须包括展会筹备进度安排。

（六）项目服务方案须包括宣传推广方案并明确宣传推广内容、时间。

（七）项目服务方案须包含今后展会可持续运营规划。

（八）项目服务方案须包含安全责任承诺书。

（九）项目服务方案须包含保证完成展会所有需求的资金预算及筹措方案；供应商须承诺保证筹措足够资金，以确保展会筹备工作按计划、按进度实施。

（十）合作运营商项目服务前分别和合肥滨湖国际会展中心、接待酒店签订合同，并按合肥滨湖国际会展中心、接待酒店要求支付预付款。

五、报价要求

（一）投标报价包含并不仅限于：项目的组织费用、建设费用、宣传推广、第三方检测费等完成本项目所需的所有费用；本项目为“交钥匙”工程，请各供应商报价前认真考虑好各种风险。

（二）供应商综合考虑茶博会预期收入和展会支出，按照茶博会采购需求和供应商提供的茶博会整体运营方案合理报价，超过预算501.16万元的报价，响应无效。

六、茶博会可提供的收入

（一）展位收入。展馆展位费由合作运营商收取。展位费暂按5000元/标准展位收取，合作运营商不得擅自提高展位费，展位费如需提高，须经茶博会组委会同意。乡村振兴展厅、直播区、品牌推介会场地等设置在综合馆，占用标准展位面积约2000平方米（具体面积以组委会最终确定的展馆平面布置方案为准），

此部分展厅（展区）不收取展位费。提供的允许收费的标准展位数量约2000个，供应商综合考虑在招展时对参展主体可能提供的优惠激励措施等，科学测算项目费用，合理报价，确保项目实施效果。

（二）场馆外网格架广告招商收入。

（三）电子会刊、参观券、手提袋广告招商收入。

（四）合法赞助收入。

（五）其他合法合理收入。

七、考评验收等机制

（一）茶博会组委会组织对合作运营商绩效进行考评验收。

（二）合作期间，合作运营商如有违反合作协议或考评绩效较差、部门和客商反映强烈的，茶博会组委会有权终止合作。

（三）考核指标

1.招满约且不限于2200个标准展位。

2.邀请参展商数量、质量。

3.邀请采购商数量、质量。

4.大型活动组织。

5.宣传推广工作。

6.现场交易金额。

7.现场观众数量（要求展期内日参观人数达到1万人次以上，以第三方门禁系统统计为准）。

8.合作运营商提供的其他运营服务。

9.茶博会结束后，经考评，对于未能达到组委会采购要求的招满标准展位、参展商数量质量、采购商数量质量和展期内日参观人数等指标，每项未达标指标按照合同金额的2%处以罚金。经考评，对于未能达到合作运营商在“第四章评标方法和标准”中承诺的展会销售金额，每项未达标指标按照合同金额的1%处以罚金；对于未能达到承诺的增加采购商数量、邀请国字头农业、茶叶类机构主要负责同志或院士数量、投入员工数量等指标，每项未达标指标按照合同金额的

0.5%处以罚金。以上罚金均从合同款中扣减。

茶博会结束后10天内，合作运营商应提供上述考核指标的证明材料，如未达到上述考核要求，组委会将上报会展和财务监管部门并根据会展和财务监管部门意见扣减费用。

八、其他要求

（一）服务要求

1.合作运营商拥有此次活动场地的布展及增值服务经营权，有权在采购人同意下处理活动内容设计、展览布置、展位租赁等相关事宜；

2.合作运营商确保于2023年5月1日前完成活动的所有筹备工作并达到要求，展会各项活动开始前应完成所有筹备工作；

3.合作运营商确保展会现场各个环节的顺利进行，并做好整体活动的协调配合工作；

4.合作运营商负责现场工作人员的管理工作，保证所有工作人员按照工作流程及各项管理标准工作；

5.活动结束后，合作运营商负责现场的清理工作；

6.展会期间发生的所有与展会有关的费用均由合作运营商承担。

（二）项目临时修改要求：在项目进行过程中，采购人有权根据会展现场具体情况对活动方案和布展方案进行调整，但不增加费用。

（三）法律要求：合作运营商应保证采购人在使用服务或服务的任何部分不

受任何关于侵犯所有权和工业产权、著作权（版权）等知识产权的指控；未经采购人和综合运营商许可，双方都不得将招标文件中关于采购人的需求情况、建设情况提供给任何第三方。

（四）因不可抗力及政府政策调整导致展会终止举办或不能如期举办的，组委会不予赔偿；若展会延期举办，展会组委会和合作运营商均同意招标文件、响应文件以及双方签订合同时限相应顺延，合作运营商须按照变更的举办日期做好展会各项筹备工作。因合作运营商原因导致展会不能顺利举行的，组委会有权索赔。