采购需求

一、项目概述

为加强新宁县档案馆系统各单位档案的科学管理，更好地为市场监管工作服务，根据《档案法》、中央关于加强和改进新形势下档案工作的意见、国家档案局第13号令《机关档案管理规定》以及省委、省政府关于加强档案工作的部署，湖南省地方标准DB43/T263-2020《档案工作规范化建设评价规范》的要求，拟开展新宁县档案馆系统档案工作规范化建设，完成各乡镇文书对档案数字化工作，包括档案总量约20000卷，其中全文扫描2100000页需进行数字化转换，目录著录300000条。实现全系统档案管理的规范化、标准化、信息化，为领导决策和工作需要提供高效档案服务。

二、服务内容

序号	服务项目	工作任务	工作量
1	档案数字化加工	数字化前处理、扫描、图像命名、图像处理、图像质检、档案复原整理、数据挂接、数字化成果移交	2,100,000页
2	档案数据著录	按照DA/T 18-2022《档案著录规则》数据著录、核对、打印目录。	300000条

注：本项目按照据实结算的原则进行结算，投标人应根据项目要求和现场情况进行报价，报价中含项目所需的档案用品用具等其他物料以及所有人工（含食宿费、交通费等）、管理、保险、财务等所有费用，且最终结算价格不得高于中标价格，如投标人遗漏，均由成交人自负，采购人不再支付任何费用。

三、服务要求

3.1总体要求

1、本项目数字化加工所需硬件设备、软件系统、辅助材料均由成交供应商提供。

2、在加工过程中，成交供应商承诺严格遵守《中华人民共和国档案法》和国家、省、市相关规定及新宁县档案馆的有关规定。档案扫描工作在新宁县档案馆指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不发生遗失、损坏档案的现象，如有违者，愿承担法律责任。

1）强化人员管理，所有数字化加工人员持证上岗。并将工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交新宁县档案馆审核保存，如人员变动需及时通知新宁县档案馆。

2）加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。严格按照国家、省档案局要求，凡标有密级且未经解密的涉密档案和控制使用的档案，成交供应商不进行数字化。

3）不同的工序之间衔接严格遵守操作规程，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。档案交接由专门人员和现场加工负责人员，在安排好的工作间里进行面对面的交接，要求有书面交接记录，并在以后的流程中由专门人员全程监督并有书面交接记录。进出工作区域时需要两人以上同时行动。加工地点内严禁吸烟和任何火源。在加工过程中，成交供应商严格杜绝丢失、损毁档案的现象，档案资料不放错卷、盒。由于成交供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，成交供应商愿意承担一切责任。

4）实施过程中，成交供应商要对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

5）扫描加工场地的安全及保密措施。成交供应商应采取具体保密设施，保证档案原件的安全和信息安全。在加工现场配备专用数据存储服务器，不得与其他部门共用。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。必要时，成交供应商需配合县保密局进行安全保密技术检测，符合安全保密要求。计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终由新宁县档案馆收回保存。

6）分批验收进行数据移交，工作站上的数据在新宁县档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

7）不在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。

8）完成项目后，成交供应商需与新宁县档案馆对本项目的技术情报和数据资料保密共同承担责任。

3、成交供应商承诺在本项目数字化加工后的档案数据，完全符合新宁县档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到与新宁县档案馆档案综合管理系统的无缝结合；项目实施过程中，在新宁县档案馆档案综合管理系统开发单位的配合下将档案数据完整准确地装载到该系统。

4、项目实施过程中，新宁县档案馆可在档案数字化加工流程中的各个环节进行不定期的质量抽检，同时对于成交供应商提交的成果（如档案整理成果、目录建库成果、图像处理结果和数字化加工完成等）和部分重点环节（如档案入库），以《新宁县档案馆档案数字化加工质量验收标准》进行审核验收。

5、成交供应商应成立项目组，指定项目负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

6、成交供应商在签订合同后10天内，提供完整的数字化加工方案，将有关加工软硬件设备和相关材料运至扫描加工场地并安装调试到位，随即开始扫描加工工作。

7、成交供应商在本次采购过程中，对免费服务期后的服务方式和费用、服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等服务内容做出承诺。

3.2项目参考相关文件、规范和标准

在整体档案数字化加工过程中成交供应商将严格执行以下规范和标准：

档案管理主要法规：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《湖南省档案条例》

《邵阳市档案管理规定》

业务标准与规范：

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

《档案分类标引规则》GB/T 15418-94

《档案著录规则》DA/T 18-2022

《归档文件整理规则》DA/T 22-2015

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2017

《新宁县档案馆档案数字化加工质量验收标准》

3.3需求说明

本项目主要工作环节包括：调档交接、档案前处理、目录校对、拆卷扫描、图像处理、图像存储、建立索引、条目著录、数据挂接、数据验收、后期整理装订、数据备份、打印目录等，并确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：

1、调档交接

成交供应商应指定专人按照与新宁县档案馆共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案进行调档，并与采购人指定的专人一起做好档案的清点交接工作，并做好移交记录。成交供应商应负责档案从库房到加工现场的全程搬运。

2、档案前处理

在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号、档案损坏等整理不规范现象，档案前处理标准按照《新宁县档案馆文书档案数字化加工前处理标准》执行。对档案中的密件按照《新宁县档案馆档案数字化外包服务中的密级件处理工作流程》进行处理，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

2.1目录数据著录

新宁县档案馆现存档案，我方需以原著录数据为基础，对照《档案著录规则》(DA/T18)、《新宁县档案馆档案数字化加工质量验收标准》等有关要求，著录并规范档案中的目录内容。

2.2拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

2.3页面修整

折皱不平影响扫描质量的原件成交供应商应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复再行扫描。

2.4档案前处理登记

制作并填写纸质档案整理过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数等情况。

3、档案前处理质检

3.1在完成档案前处理后，成交供应商应指定专人对已完成的档案前处理成果进行自检，发现错误的数据进行修改或重录，同时发现纸质档案情况和档案前处理过程交接登记表单的结果不一致，要求重新进行整理，并认真填写验收登记表单，做好移交的清点交接和移交登记工作。成交供应商经过自检后，认为档案前处理质量已经符合规定的要求，应及时提交给采购人进行质检。

3.2采购人审核验收

档案前处理质量经成交供应商自检和监理单位检验合格后，递交新宁县档案馆审核、验收。

1）以抽检方式对档案前处理成果进行审核，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前处理成果全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，新宁县档案馆将不再提供扫描实体。

2）验收“通过”的结论，必须经成交供应商项目负责人审查、签字，并提交新宁县档案馆审核确认后方有效。

3.4验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单，一式三份。

4、目录数据核对

4.1数据格式选择

必须符合新宁数字化建设平台的数据格式的要求。

4.2档案著录

成交供应商按照采购人的要求进行案卷目录和卷内文件目录的著录、排版、打印，建立档案目录数据库。著录的错误率应小于千分之一。装订时采用新的目录数据打印卷内目录/归档文件目录，加工完成后移交纸质目录两套。

4.3档案目录建库成果质检

4.3.1目录数据质量自检

采用人工校的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。著录的错误率应小于千分之一。成交供应商经过自检后，认为目录数据质量已经符合规定的要求，应及时递交给采购人进行质检。

4.3.2采购人审核

在完成档案目录核对后，档案目录建库成果经自检合格，才能递交新宁县档案馆审核、验收。

1）以抽检方式对档案目录建库成果进行验收，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案目录数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，新宁县档案馆将不再提供扫描档案。

2）验收“通过”的结论，必须经成交供应商项目负责人审查、签字，并提交新宁县档案馆审核确认后方有效。

4.3.3验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单，一式三份。

5、档案扫描

5.1扫描方式

1）根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

2）采用平板扫描方式。

5.2扫描色彩模式

扫描模式采用24位真彩色模式进行扫描。

5.3扫描分辨率

扫描分辨率要求≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

5.4扫描登记

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交新宁县档案馆审核同意后，进行处理。

6、图像处理

6.1纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

6.2去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

6.3图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

6.4裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

6.5图像数据质量检验

6.5.1图像数据质量自检

1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

3）扫描图像方向端正，应符合平常阅读的习惯。

4）发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

5）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

6）认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。并提交新宁县档案馆审核同意后，进行处理。

成交供应商经过自检后认为图像数据质量符合规定要求后，应及时递交给采购人进行质检。

6.5.2采购人审核验收

在完成档案、资料扫描后，图像数据质量经自检检验合格，才能递交新宁县档案馆审核、验收。

1）以抽检方式对图像数据进行验收，抽检比率在10%-20%之间，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，新宁县档案馆将不再提供扫描实体。

2）验收“通过”的结论，必须经成交供应商项目负责人审查、签字，并提交新宁县档案馆审核确认后方有效。

6.5.3验收登记

认真填写数字化验收登记表单，一式三份。

7、图像存储

7.1存储格式

为了节约投资成本和提升系统整体性能。档案数字化的全文应提供至少两种完整彩色电子文档文件（一份归档备份文件和一份系统运行文件）。彩色多页TIFF格式和高质量高压缩彩色图文电子文件格式各一套，压缩后文件具备法律依据。具备大规模应用验证。支持图文全文检索系统。存储以文件夹形式，按全宗号进行归类。

7.2电子文件安全性

为了档案的安全，扫描电子档案文件本身应具备传输和存储的多种安全机制。如防篡改，可追溯，防抵赖，防拷贝及具备法律性等。

7.3图像文件的命名

(1)案卷级文件命名

1）文件命名：全宗号4位；目录号2位；案卷号4位；序号3位。如有特殊情况需向新宁县档案馆协商处理。

2）文件命名各组成部分名字长度为：①全宗号4位；目录号2位；案卷号4位；顺序号4位。（不足以上位数的以“0”补齐。命名标准其组成格式简单表述如下：

全宗号—目录号—案卷号—顺序号

4位2位4位4位

0001-01-0001-0001

（2）文件级文件命名

1）全宗号4位；门类代码2位；年度4位；保管期限1-3位；件号4位。（不足以上位数的以“0”补齐。命名标准其组成格式简单表述如下：

全宗号—门类代码·年度—保管期限—件号

4位2位4位1-3位4位

0001-WS·2024-Y-0001

4）每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

8、数据挂接

8.1汇总挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。在采购人配合下，成交供应商通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

8.2数据关联

以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，需认真核查每一份图像文件的名称与目录数据库中该份实体的档号或资料编号是否相同，图像文件的页数与目录数据库中该份文件的页数是否一致等。通过每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号或资料编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。

8.3认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案前处理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。并提交新宁县档案馆审核同意后，进行处理。

9、数据验收

9.1数据自检

在完成数字化转换后，应对已完成数字化转换的所有数据进行自检，主要包括以下内容：

1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

2）数据验收时抽检的比率不得低于20%。

3）扫描加工单位必须建立严格的质量检测体系，对扫描加工的数据进行抽检，抽检达到档案行业质量标准的，才能递交新宁县档案馆审核、验收。

4）自检指标：

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上（含99.9%）时，给予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

成交供应商经过自检后认为目录数据质量符合规定要求后，应及时递交监理单位进行质检。

9.2采购人审核验收

对已完成数字化转换的所有数据，经自检检验合格后，才能递交新宁县档案馆审核、验收。

1）以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%-20%之间，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，新宁县档案馆将不再提供扫描档案。

2）验收“通过”的结论，必须经成交供应商项目负责人审查、签字，并提交新宁县档案馆审核确认后方有效。

9.3验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单，一式三份。

10、后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏，对装订边宽度不够的、档案页面过小的，应处理后再进行装订。同时关于案卷内出现的漏号、缺号、重号、空白页等情况需在备考表上详细记录，且用黑色水笔进行书写或打印，工整、清洁，不准出现涂改的情况。

11、档案归还

11.1归还自检

在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体和档案资源进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报新宁县档案馆进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。成交供应商经过自检后认为后期装订质量符合规定的要求，应及时递交给监理单位进行检查。

11.2采购人审核验收

档案入库前应接受新宁县档案馆对归还的档案进行的验收，合格率达到99.9%以上（含99.9%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，新宁县档案馆将不再提供扫描档案。

11.3归还实体时应提供扫描加工工作流情况说明（由成交供应商完成），并随同实体一起交接。同时应配合采购人指定的专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。

12、数据备份

12.1备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

12.2备份方式

为保证数据安全，扫描加工后的电子文件需要提交硬盘存储。

12.3数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

12.4备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

12.5备份登记

填写数字化备份管理登记表单。

13、数字化成果管理

应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

14.相关标准

成交供应商须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》和《纸质档案数字化技术规范》等有关法律法规及国家标准，与采购人签订保密协议，不得截留和向第三方泄露所涉及档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，若有违反，依法追究责任。现场工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容不得以任何方式泄露或备份档案信息内容，数字化产品须符合国家规范。

四、服务周期

条款名称	编列内容规定
项目现场	新宁县档案馆
履行合同的时间、地点及方式	档案整理及数字化加工服务时间：2025年6月30日前成项目所有工作； 服务地点：采购人指定地点
项目验收后服务响应时间	接采购人通知后2小时内响应，4小时内到达现场。

五、验收标准及要求

1、本项目采用简易程序验收。项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由成交人承担。

2、项目验收不合格，由成交人返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由成交人承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由成交人承担。

七、结算方法

1、付款方式：成交供应商按采购人的要求，提供服务及发票，项目完工验收合格交付后一次性付清。

2、合同需结合项目清单明确结算单价，以中标总价价格为上限，以验收数量为依据，按实结算。

注：在磋商过程中，磋商文件可能发生实质性变动的技术、服务要求以及合同草案条款，请在可能变动的条款旁予以文字注明，并将磋商文件可能变动的内容在磋商须知前附表中明确。