招标文件
采 购 需 求
一、采购内容及数量
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序号 |
招标内容 |
预估数量 |
最高单价 |
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1 |
村级档案数字化扫描加工 |
45万页 |
0.45元/页 |
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2 |
档案条目录入 |
1.5万条 |
0.5元/条 |
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3 |
民国档案数字化扫描加工 |
60万页 |
0.65元/页 |
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注：预算金额为60万元。技术要求、用途详细要求在招标文件中明确 |
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二、项目采购形式和范围
本次招标项目主要是委托专业公司以服务形式，对馆藏民国档案及村级档案进行数字化扫描加工。内容包括扫描前整理、建立数据库、数字化加工、数据挂接、数据备份、目录和备考表的制作、打印、装订等。通过数字化加工建立案卷级、文件级目录档案数据库、全文图像数据库、专题数据库，并制作成符合国家档案馆和省局标准的一套符合要求的成品数据硬盘一式贰份数据进行备份保存。具体加工数量和经费结算根据项目结束验收后的实际数量进行按实核算。档案数字化以A4/16K幅面作为一页为标准，最终结算时A3/8K折成A4的2页计算。
本项目实施期为9个月（从合同签订之日起计算），如实际加工数量超过云和县档案馆预算的数量，则工期时间作相应的延长。档案数字化加工范围、数量、顺序按照云和县档案馆的实际需求进行。
项目加工内容主要包括：档案登记和前整理；拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录、目录建库；强化和完善专题数据库；卷内目录、案卷目录、前整理单制作打印；修补破损档案；档案扫描、图像处理、图像存储；印刷体文字OCR识别，及全文数据库建设；硬盘的成品数据制作；纸质目录册制作；数据备份、导库、成果管理；档案还原装订、退库；档案解密划控鉴定、整个项目质检等各项工作。整个项目实施过程中需要的电脑、配套软件、设备及耗材由投标人提供。各项工作环节内容及要求如下：
（一）档案前处理
在扫描之前，要求投标方对待加工档案实体进行前处理，包括对案卷内情况进行登记、扫描文件选择、拆卷；档案案卷级和文件级条目著录、目录数据校对、补录、目录打印和建库；盒内卷内目录、前整理单和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。对破损较严重的民国档案要做好登记，以便于后期开展修裱工作。
1、档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。
2、对案卷封面上的全宗名称、案卷题名、责任者、文种、保管期限、时间、文字等书写是否规范，前后是否统一；档号（全宗号、目录号、案卷号、页号）是否正确，有无空号、重号现象；是否已按规定进行划控；卷内文件份数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。
3、对卷内文件目录的著录，应按《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕57号）、《丽水市数字档案室文书档案目录数据库结构与交换格式》和《云和县纸质档案数字化技术规范》（云档[2019] 3号）进行著录。检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，完善对原有档案条目的整理和规范著录。
4、按要求区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，并建立扫描件与非扫描件区分标识，同时在《纸质档案前处理工作流程单》上注明需扫描文件的起止页码、纸张大小和数量、是否需要OCR识别等，为提高扫描效率做好基础工作。
5、为提高数字化产品质量，档案数字化时允许拆卷，但拆卷时必须在保护档案不受损害的前提下拆除装订物（档案内的成册文献书籍资料不拆卷）。
6、按照国家档案馆《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱技术，对档案进行抢救和复原。
7、按照国家档案馆档案整理保密要求，做好保密工作。
（二）专题数据库建立与完善
1、全文数据库：根据档案馆（馆）要求，使用最新、最优的OCR识别软件识别档案全文信息，形成通用格式的档案全文文档，并最终形成档案全文数据库，该库可提供方便、快捷、高效的全文搜索功能。
2、人名数据库：根据档案馆（馆）要求，加强和完善馆藏档案人名库，通过逐个输入人名以及人名库固定字段，关联需显示字段，形成高效、可控的人名数据库，实现方便、快捷的人名搜索功能。
（三）档案扫描：
1、扫描方式：根据档案幅面的大小（16开、A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。同一页面有两个以上文件，需分别扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2、扫描色彩模式：一般采用彩色扫描模式。
3、分辨率：文件类扫描分辨率一般应当选择≥300dpi。
4、根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。
（四）图像处理
1、应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于1度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致；文件排列顺序正确。
2、除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件（正式发文）电子图像,进行全文OCR图像识别和双层PDF数据的制作。双层PDF数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层PDF文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的DOC文本文件,文本识别准确率要求达到95%以上。
（五）图像存储
1、存储格式。所有档案(包括纸质、照片、底片)形成的图像文件采用单页或多页TIFF格式存储，纸质形成的TIFF格式电子图像文件经OCR识别后再形成对应的双层PDF文件(封装的数字化产品采用双层PDF格式,一层为电子图像,一层为OCR识别的TXT文件。封装后图像不失真，打开方便并可快速浏览）。
2、图像文件命名。以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像命名为档案目录数据库中该份文件的档号。通过档案的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。扫描形成影像文件命名必须与条目档案号一一对应。要求档号（数据编号）、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。详细命名规则参照《云和县纸质档案数字化技术规范》（云档[2019] 3号）。
（六）目录建库
1、根据《档案著录规则》（DA/T18）、《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕43号）、《浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）》和《丽水市数字档案室文书档案目录数据库结构与交换格式》的要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。要求条目著录合格率达到98.0%以上。
2、著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段最终由云和县档案馆确定。
3、目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。同时需对数据库进行优化，确保能导入云和县档案馆综合业务管理系统，确保数据正常运行，并制作成品数据光盘单盘调阅检索系统，为快速检索和利用提供数据基础。
4、档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录（原纸制目录仍保留）打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向云和县档案馆移交电子目录一套（含案卷级目录和文件级目录）和纸质目录一套。
(七) 后期整理装订
在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订位置（如改右装订为左装订）；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐；装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。为避免对民国档案的二次损坏，民国档案只需重新装盒，暂不重新装订。
(八) 数据挂接
数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为合格后，按照云和县档案馆所采用的档案综合管理系统的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。
投标单位在投标文件中需对上述加工内容和要求提出具体处理流程、具体技术方案和保证措施，并确认在档案数字化加工管理系统中实施技术方案。
(九) 数据备份
加工数据验收合格后，加工单位要采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。
1、在线备份。数字化加工后的档案数据，需完全符合云和县档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到与云和县档案馆档案综合管理系统的无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统中。数据经测试运行正常后，中标单位应配合云和县档案馆将目录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体，以双层PDF数据格式实现存储备份，保证档案的安全利用。
2、数据备份。中标单位每完成一个全宗的电子成品并通过数据验收后，要制作两套成品数据（存储介质用移动硬盘），其中，每套应包括JPEG压缩模式的多页TIFF格式图片、双层PDF格式图片、目录数据（XLS、DBF格式各一份）。所有数字化加工成品数据备份载体在验收合格后移交给云和县档案馆备份。移动硬盘采用单个2T以上容量的正版WD或主流品牌。
3、备份登记。加工人员要认真填写数字化备份管理登记表单，对于所有光盘和硬盘进行管理与记录。每批加工数据移交云和县档案馆验收后三日内，加工企业服务器上的已经移交档案馆验收合格的电子数据必须在云和县档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批数字化加工在监管系统上的监控记录。
4、数据检验。中标单位必须使用数字化成果质检软件对所有数字化成品数据（目录、图像、路径、光盘、硬盘）进行成品检测，检测结果必须与云和县档案馆数字化加工技术标准相符合。中标单位经过自检后认为成品数据质量符合规定要求后，递交云和县档案馆进行每批最终审核验收并出据书面验收报告。
（十）档案归还
在数据验收合格后，中标单位必须对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，中标单位要重新进行处理和无条件整改。归还每批实体档案时，中标单位应提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日志表，并随同实体一起交接。同时应配合云和县档案馆指定的专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。
中标单位在投标文件中需对上述加工内容和要求提出具体处理方案和措施，经云和县档案馆确认后实施。
（一）档案前处理质检。云和县档案馆对中标单位经过自检认为质量已经符合规定要求的成果，每批以抽检10%-20%之间的方式对档案前整理质量进行验收，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前整理成果全部发回重检，直至达到验收要求。连续三个批次不合格，在退回自检期间，云和县档案馆将不再提供扫描实体。
（二）图像扫描和目录建库数据质检。云和县档案馆对中标单位经过自检认为质量已经符合规定要求的图像扫描和目录建库数据成果，在中标单位无偿提供的客户质检管理终端上，每批以抽检10%-20%之间的方式对图像扫描和目录建库数据进行验收，其中：① 档号（数据编号）、选择扫描的页码与电子目录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到100%，如发现一条错误，图像数据全部退回重检。② 条目著录合格率要求达到98%以上（含98%）予以验收通过，如抽检合格率在98%以下，提交验收实体和数据全部发回重检，直至达到验收要求。以上质检连续三个批次不合格，在退回自检期间，云和县档案馆将不再提供扫描实体。
(三) 档案数据挂接验收。云和县档案馆对中标单位经过自检认为质量已经符合规定要求的档案数据挂接成果，每批以抽检10%-20%的方式进行数据验收。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%，如发现一条数据错误即视为“不合格”，退回重检，直至达到验收要求。
（四）云和县档案馆对中标单位经过自检认为质量已经符合规定要求的档案实体，每批以抽检10%-20%的方式进行验收。档案实体验收必须按档案数量、文件状况、卷内文件目录、页数、顺序、备考表、装订等进行逐卷检查和清点，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒、装订不符合要求等均作为差错，要求重新处理，合格率要求达到100%。检验合格率在99%以上给予验收通过。抽检合格率在99%以下，提交验收档案全部发回中标单位全面自检，直至达到验收要求。
（五）以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式三份。验收“通过”的结论，必须经中标单位项目负责人和质检人员审查签字，并提交云和县档案馆审核确认后方有效。
（一）中标单位在签定合同时，应提供组成加工服务中心的组织机构表，成立项目组，指定项目负责人，具有综合档案馆数字化加工项目负责人经历。参与数字化加工的工作人员进场后必须将身份证件（复印件）提交云和县档案馆审核保存。项目组工作人员如有变动，应以书面形式及时向云和县档案馆分管领导报告，并按相应的程序进行交接。
（二）项目实施过程中所需的扫描、刻录等硬件设备和条目著录、数据挂接、质检、数据统计等加工软件、材质由中标单位提供，并要求加工软件具有高效、便捷的功能模块。云和县档案馆不提供数字化加工的电脑设备、材质和数字化加工软件等。
（三）中标单位应在签订合同后10天内，提供完整的数字化加工具体实施技术方案，项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施等。要求工作人员及所有数字化扫描、监控、光盘、硬盘备份制作等加工软硬件设备、材质等在20天内进驻扫描加工场地，并开展数字化加工工作。
（四）中标单位必须建立严格的质量检测体系，提供专业的质检软件工具，设定加工程序中的每个质量检验环节，指定专人负责整个产品加工的质量检验工作。中标单位对每个质检环节的产品经过自检认为产品质量符合规定要求后，应及时递交云和县档案馆审核验收，如因提交不及时或质检不合格造成的时间延误和损失由中标方自行负责。
（五）中标单位要建立严格的管理制度，在档案前处理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、档案修复、档案整理装订、数据备份等各个环节中都要建立详细、完整的工作日志，并及时对工作日志进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，工作日志、产品质量验收记录、《纸质档案扫描工作流程表》等资料随同光盘、硬盘一起移交云和县档案馆。
（六）投标单位在投标时要提供服务响应时间、项目完成时间、工作计划、公司技术力量、技术服务内容、产品质量保障措施、安全保密措施、规章制度、免费培训项目及免费服务期满后的服务方式和费用等。
（一）中标单位要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准及云和县档案馆提出的技术要求，进行档案数字化加工和光盘、硬盘备份制作等。档案扫描工作必须在云和县档案馆指定的场所内进行，并确保加工场所的正常秩序和安全。
（二）中标单位必须承担本项目档案原件和数据信息的安全保密责任。为保证档案原件的安全和信息安全，中标单位应与云和县档案馆和参与项目加工的工作人员签订保密协议。进入加工现场的计算机设备等应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口。数据存储服务器不得与其他部门公用，计算机硬盘不得带离加工现场，项目结束后服务器上保存加工数据的硬盘必须拆除交给云和县档案馆处理。涉密文件应安排专用扫描仪，并指定专人负责扫描，单独刻盘和备份。
（三）为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，中标单位的工作人员必须持证进入加工场所，严禁工作人员私自复制、传播档案信息；严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等；严禁携带任何火源、食品、饮料等进入加工场所。
（一）档案馆免费提供约300平方米加工场地，中标方负责所有数字化加工的软硬件实施设备，加工场地的管理和正常工作时间需服从云和县档案馆规定。
（二）为加强中标方与档案馆之间的沟通联系，保质保量完成项目，由云和县档案馆选派1名人员进行全程监管，中标方需接受监管人员的监管，监管人员费用【2500.00元/月】由中标方负责。
（三）数据备份移动硬盘（带电源硬盘盒的品牌硬盘）和单片包装刻录光盘的采购，光盘目录打印及所有设备和耗材由中标方负责提供，所使用的硬盘和光盘需经得云和县档案馆允许和认可。相关费用成本中标方应计算在档案数字化加工成本报价内。
九、付款方式
（一）、签订合同后，乙方完成甲方指定的一个全宗（档案数量较少）并验收合格后【首批数据采用全检方式，合格率要求达到95%，经甲方审查验收，确认各项技术标准及制作规范达到预期要求，如未达到要求或甲方认为有必要增加合理化的要求和标准，经双方协商后，乙方应予以改正或接受。如未通过首次验收，乙方应及时对首批产品进行查验、改正，完成后再验收。经三次验收都不合格，甲方有权中止合同，另选加工单位重新加工，违约责任由乙方承担】，支付合同价款的20% ；
（二）、整理和数字化加工完成50%合同数量并经过档案馆阶段性验收合格后，支付至合同价款的45％；
（三）、整理和数字化加工完成全部合同数量并通过档案馆验收后，支付至审定决算价款的100％。结算金额根据实际完成数量结合中标单价进行项目结算，总价不超过60万元。
十、后续服务
（一）后续服务期限：项目验收交付使用后，中标单位要提供三年免费质量保证和售后服务，并有三年期满后提供有偿服务的技术支持方案。
（二）后续服务方式及响应时间：采用现场维护方式，中标单位24小时热线响应，在接到电话要求后必须在4小时内到达维护地点，以保证数据的安全运行。
（三）后续服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题中标单位要及时提出用户可接受的解决方案和服务承诺。
（四）免费维保期内对故障光盘提供免费补充刻录服务。
（五）列出其他后续服务承诺内容。
十一、其他
本章和第四章内容为磋商过程中可能实质性变动的内容。
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