采购项目内容

（说明：招标文件中，如标有“★”的条款均为必须完全满足指标，投标人须进行实质性响应，投标人若有一项带“★”的条款未响应或不满足，将按无效投标处理；如标有“▲”的条款均为评审的重要评分指标，投标人若有部分“▲”条款未响应或不满足，将导致其响应性评审严重扣分。）

商务要求

• 一、投标人资格：

注：投标人投标时须提供营业执照原件核查，否则将作无效投标处理。投标人须对同一采购项目为单位的服务进行整体响应，任何只对其中一部分内容进行的响应都被视为无效投标。

1.投标人应具备《政府采购法》第二十二条规定的条件：

（1）具有独立承担民事责任的能力；

（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

（6）法律、行政法规规定的其他条件。

2.投标人未被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)中的“失信被执行人”、“重大税收违法案件当事人名单”、“政府采购严重违法失信名单” 此三项记录名单内；不处于中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn）“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。（以采购代理机构于投标截止日当天在“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）及中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)查询结果为准，联合体投标的，对所有联合体成员进行信用记录查询，联合体任一成员存在不良信用记录的，视同联合体存在不良信用记录）

3.单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得参加同一包组的投标。（共同组成联合体投标的除外）

4.本项目不接受联合体投标。

5.供应商须报名并购领招标文件。

 

 

• 二、采购需求

采购内容	项目实施地点	数量	采购最高限价
对135000宗的各股室业务档案进行规范化整理、数字化加工及数据梳理、清洗入库服务	阳江市阳东区	1项	2478600.00元

• 三、服务期

1.自签订合同之日起一年。

2.如在服务期内因政策原因导致本项目无法进行的（含暂停、终止），中标供应商应充分理解并配合采购人进行下步工作，中标供应商应无条件响应，并考虑其投标风险。

3.实施时间、地点：合同签订后，由采购人确定实施时间和地点，中标供应商需确保在规定时间保证进场设备和人员等，符合招标文件和承诺的要求。

 

• 四、报价要求

1.投标人根据招标文件的招标范围和项目组成内容的要求进行报价。投标人报价要考虑完成项目的各种费用以及本次投标所产生的一切费用，本项目最高限价为2478600.00元。

2.本项目报价实行总价包干，应包括投标人为完成本项目包组规定的工作所承担的全部费用、利润、税金、政策性文件规定及合同包含内的所有风险、责任等各项应有费用，不论其在投标文件中是否有提及。

3.供应商须承诺本次投标报价包括了本次档案整理及数字化的全部费用，不另向阳江市自然资源局阳东分局收费。中标价格包含合同期内的招标文件要求的所有服务范围，阳江市自然资源局阳东分局预计需要整理的档案不低于13.5万宗；自有服务所需的档案数字化加工系统；档案数字化图文处理13.5万宗。超出费用由中标供应商自行承担，阳江市自然资源局阳东分局不另外支付费用。

4.本项目开展除了桌椅外其它所需桌椅及办公设备，由中标供应商根据实际需要自行配足，上述所有设备的维护及维护产生的费用均由中标供应商负责。

5.根据项目实际需要，由中标供应商自行配备耗材（耗材包括打印机鼓粉）及普通的办公用品，如：无酸纸档案盒、牛皮软卷、目录夹、笔、胶水、香糊、订书机、尺、长尾夹等等，采购人不另行提供。

6.本项目投标报价应包括：供应商投入本项目的人员工资、福利、服装、通信工具、社保、医疗及完成该项目所须工具、一切税费等招标文件要求的所有费用。

7.项目由中标供应商承包及负责招标文件对中标供应商要求的一切事宜及责任。

• 五、付款方式

1.合同签订之日起10个工作日内支付至合同款项10%；

2.设备进场及人员进场后10个工作日内支付至合同款项40%；

3.中标供应商完成6.75万宗后10个工作日内支付至合同款项50%；

4.中标供应商完成10.8万宗后10个工作日内支付至合同款项80%；

5.中标供应商完成13.5万宗，并通过招标人抽查验收后10个工作日内支付至合同款项100%。

6.乙方凭以下有效文件与甲方结算：

（1）合同；

（2）乙方开具的正式发票；

（3）工作进度及请款报告。

7.因甲方使用的是财政资金，甲方在前款规定的付款时间为向政府采购支付部门提出办理财政支付申请手续的时间（不含政府财政支付部门审核的时间），在规定时间内提出支付申请手续后即视为甲方已经按期支付。

六、验收及成果

（一）验收要求

对图像质量，实体整理装订质量，图像和实体的对应，图像属性的质量，图像与属性的对应，实体和系统数据的对应和完整性等方面进行多重质量监控和检查。

（二）项目验收标准

采购人安排质检人员对中标人提交的工作成果进行全面验收，错误率千分之五以下为合格。由采购人抽检，抽检比率根据实际质量情况随时调整，但不低于本项目档案总数的百分之十。验收主要包括（但不限于）：对档案实体文件排序、页码编制、装订整齐牢固、案卷目录和卷内目录信息著录、封面打印、档案盒背脊信息、图像质量、挂接错漏、档案盒等进行检查。各分项验收标准如下：

1.档案整理、装订要求

（1）档案数量齐全，不漏页。

（2）档案目录清晰、完整、排列有序，并与档案实体相符。

（3）档案盒标识清晰准确。

（4）文件排列、放置方向顺序正确。

（5）案卷装订牢固，同时尽量不要订住文件的有效信息；单件的可采用不锈钢订书钉装订 ，厚的档案须三孔一线装订。

（6）不能损坏文件。无论是对文件进行折叠还是钻孔等，都不能损坏文件。

2.电子目录质量要求主要有：

（1）文件目录齐全完整，目录顺序与档案实体顺序一致、内容相符。

（2）目录项齐全完整，不存在必著项空白情况。

（3）目录项规范、准确，数据格式符合规范。

3.图像质量和数据挂接要求主要有：

     （1）扫描图像清晰、完整，不漏扫、不误扫、不多扫，应保证档案实体可识别的内容其扫描影像的屏幕显示结果和打印结果均可识别.

     （2）图像的方向要符合阅读习惯，图像的偏斜角度(顺/逆时针方向)不大于 10 度。

（3）通过每一份文件的目录条目可唯一关联到其对应的图像文件。

（4）确保图像文件能正常打开，图像文件内容与档案实体内容相符、页序页数相同。

（5）存储的文件采用一份文件多页 JPEG 格式或PDF格式分辨率不小于 300dpi。

（三）成果提交

1.参照存量证照电子化技术标准，按照政务办要求进行数据著录、扫描、整理成合格的电子证照所需数据进行提交。

2.著录的信息、扫描的电子文件导入市阳江市自然资源局阳东分局服务器，并实现与阳江市自然资源局综合业务管理系统连接，顺利、正确提供网上查询和利用。

3.著录数据、扫描的电子文件及属性信息CD 刻盘2 份（1 份永久保存， 1 份利用）。光盘表面标识应符合阳江市自然资源局要求并有详细的内容清单。光盘可读，数据完整。保存在服务器上的图像及其属性数据与保存在光盘上的数据要一致，并与档案实体保持一致。

 

技术要求

一、项目概况

目前，阳江市自然资源局阳东分局（包括办公室、耕地保护股、确权登记股、调查监测与所有者权益股、建设规划股、空间规划股、湿地和自然保护地管理股、用途管制股、海洋股、营林科技股、森林资源股、行政审批股、规划督查股、资源调处办、开发利用股等）产生的135000宗业务档案。各类档案的整理和归档方式未形成统一标准，目前有较大一部分档案分散放置在各业务科室，因工作繁忙，尚未移交到档案室中，同时之前档案管理和档案数据未能更好的分类和为业务部门提供便利性服务，需要对档案管理进行效能提升。

档案管理工作应主动适应机构改革、部门融合新形势，进一步加强日常管理，了解本单位各部门对档案的需要，积极主动地开展档案利用工作，不断提升自然资源档案的服务水平，为全局开展各项工作提供档案服务。

本项目旨在保密的空间内，通过档案数字化加工和档案管理大数据平台，对业务档案进行清点接收、档案搬运、规范化整理、档案数字化加工、数据梳理、清洗入库，并在指定的服务时间内将加工成果挂接入采购人使用的综合业务系统。

二、项目实施范围

序号	内容
1	对135000宗各股室行政审批相关业务档案进行规范化整理、数据梳理、清洗入库服务
2	完成不少于13.5万宗案件的档案数字化加工（1 件案件以案号为准，页数或件数）， 档案扫描前整理、档案封面打印、信息著录、档案影像扫描；图处、编目、处理、质量检查、数据挂接、质量抽检、装订入盒、入库上架

三、项目参考及依据的标准

（一）档案管理主要法规：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国档案法实施办法》

3.《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4 号)

4.《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51 号)

5.《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1 号)

（二）业务标准与技术规范：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《档案与文件收集利用条例》

3.《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31—2017)

4.《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)

5.《档案分类标引规则》（GB/T 15418-2009）

6.《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

7.《档案修裱技术规范》（DA/T-2000）

8.《档案交接文据格式》(GB/T1 3968—92)

9.《照片档案管理规范》(CB/T 11821—2002)

10.《档案著录规则》(DA/T 18—1999)

11.《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69-2018）

12.《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2017）

13.《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）

四、项目技术具体要求:

本项目旨在实现档案数据资源的统一管理，做到同数同源、权威发布，支撑跨业务、跨层级的自然资源业务系统监测监管，并由多头存储、分散管理向统一管理、注重服务转变，同时构建自然资源空间数据时空关系、业务关联模型能力，实现快速准确的数据多维分析和深度挖掘；实现自然资源辅助决策系统，提升档案业务水平。

工作过程如下：

（一）档案搬运

档案整理及数字化加工场地与档案交接地点不在同一层楼，负责档案出库、清点登记，负责整个项目的档案调卷、保管、归还工作。

一、 一、档案整理

清点登记存放在各科室的档案，并将档案调至档案整理场地中，按照档案管理相关规定规范，对档案进行拆装、修补、托裱、分类、贴件条形码、盖页码、编档号和建立卷封面等，档案整理完毕后归还给各业务科室并做好登记交接手续。档案内容整理，主要包括对档案相关文件的内容确定。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程，包括以下内容：

• 1材料检查：档案材料是否齐全完整，材料是否符合规范，非入卷的材料和多余的材料作退回处理。
• 2档案材料是否手续完备：检查档案材料是否办理完毕的，如单位盖章、签名等。对档案材料不完善的，需逐项标注提示补充。
• 3按《立卷规范》进行立卷：票据材料规范粘贴，特殊材料按要求复印、包装入档，图纸按规范折叠等。
• 4材料经系统整理后逐页进行编写页码，从档案正文内容第一页起编写页码每册按次序从1开始连续编号，避免出现重号、跳号和错号等情况，空白的页面不编页号。
• 5录入到档案管理系统。

（二）档案数字化

完成135000宗科室业务档案数字化加工服务。包括：案卷出库、整理、录入数据、扫描、数字化处理、折叠图纸、装订案卷、移交监理，建立档案实体、电子图像数据的逻辑对应关系，将电子图像与条目数据进行挂接，形成一套完整的纸质检索工具。具体如下：

（1）扫描前检查：对已完成纸质档案整理的内容进行质检，系统数据核对，主要工作内容包括确认档案完整性，确认无缺失遗漏情况。

（2）档案图文数字化处理：档案收集领取、纸质档案扫描前整理、档案封面打印、信息著录、档案影像扫描、图处编目、图文质量检查、数据挂接等。

（3）档案装订、打盒装盒：档案装订成册，打印黏贴档号标签，制作打印档案盒封面、档案封装。

（4）档案入库上架：按档案类型、年份、归档号顺序上架。

（三）档案数字化加工系统

本项目中中标人自有的档案数字化加工系统具有一定的灵活性和可维护性，功能能够根据阳江市自然资源局阳东分局实际情况做适当的调整，系统需具备系统管理、机构管理、人员管理、参数设置、数据导入、数据著录、任务管理、扫描平台、图像处理、编目管理、PDF 处理、质检平台、监理平台、抽检平台、数据移交、统计平台等功能。加工后数据储存在 “档案数字化加工系统”中。

（四）数据梳理、清洗入库需求

投标人通过自有档案管理大数据平台将档案数据资源进行规整、数据梳理、关联比对、清洗入库四个环节处理，实现对档案数据资源的统一管理。平台应具备下述功能：数据采集、数据分发、数据清洗、数据转换、数据转载入库等功能，同时按管理系统的要求录入和整理电子条目数据，并符合阳江市自然资源局阳东分局的影像存储要求。

（五）服务要求

1、配套设备要求

（1）设备及系统要求

①计算机设备，要求每人配备一台具现代主流配置的计算机；

②扫描设备，要求配置满足完成项目的下述参数相同或以上更高参数的高速扫描仪，平板扫描仪，大幅面（A0）工程图纸扫描仪3种扫描仪；

⑤采购人应满足驻场人员需求的桌椅等基本办公设备，所需耗材由中标方自行配置。

（2）电脑、打印机、专业平板扫描仪等办公设备在合同签订之日起5个工作日内配备完成。

2、配套场所要求：

（1）必须承诺遵守阳江市自然资源局阳东分局相关档案保管保密制度及国家其它相关保密法规，必须采取措施对本项目加工过程中的档案实体和数据的保密，并保证安全。在实施过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错案袋；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证信息安全。

（2）扫描现场的计算机及其它设备不能以任何方式连接因特网，严防数据泄密。对计算机采取专用安全性高的屏蔽网线及安全专用水晶头，交换机设施进行物理性二次屏蔽。所有设备外壳均接地线以达到信息数据全屏蔽效果。

（3）考虑系统操作的安全性和对服务商操作安全的控制，以及确保项目实施过程的安全管理和保密工作要求。

 

五、管理要求

1.工作人员须严格遵守采购人的相关工作守则和作息时间，不得迟到、早退、随意旷工， 凡请假者除经中标供应商批准外，需告知采购人管理人员。

2.工作人员要听从采购人的安排和分配，在指定的工作场所完成事务类工作，遵守和维护工作秩序。

3.工作人员不得利用工作之便，进行任何非法或本项目范围外的活动，不得损坏、丢失、涂改、抽换、伪造档案，不得擅自修改、复制案件档案资料带离开工作场所。如经发现， 采购人有权终止服务外包合同，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

4.中标供应商与采购人签署保密协议，加强工作人员的安全保密教育，约束工作人员保证不以任何方式对外泄露保密信息。如经发现，采购人有权终止服务外包合同，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

5.合同签订后，中标供应商未能在 15 日内配齐经采购人认可并符合需求的工作人员，则视为中标供应商违约，采购人有权终止合同。

6.工作人员在实施服务过程中，采购人有权监督检查，如发现问题，有权向中标供应商提出整改意见。

7.为保证项目如期在 12 个月内完工，自项目正式进场满 5 天之日起，直至项目完成，常驻工作人数应不少于 20 人，中标人根据项目的需要及采购人的要求随时增加人员。