项目需求

（一） 项目概述

本项目内容主要是对我校档案室室藏纸质档案进行数字化加工，中标单位提供档案扫描加工平台和相关硬件设备；我方提供场地，由中标单位负责对江苏医药职业学院档案室室藏档案进行数字化扫描。按单页报价，按实结算。

室藏档案数字化加工内容及工作量，详细如下：

A4幅面约480000页，A3幅面约10000页，合计490000页，其中需做双层pdf的50000页，总预算：25万元。

（二） 加工规范与相关技术要求

1、纸质档案数字化加工包括：前期检查、整理、排序、登记、修复、扫描、制作、质检、档案目录完善、校验、档案装订、数据挂接、备份等；

2、严格遵守并达到国家标准：《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005）纸质档案数字化技术规范》，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

3、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。

4、扫描要求

（1）提供两套数据，一套JPEG格式；一套双层PDF格式。

（2）对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按全宗号/目录号/案卷号/文件号进行存储，与目录进行挂接。

（3）普通文本按300dpi分页进行黑白二值扫描，每个文件合成一个pdf文档；已发黄的老旧档案和彩页按300dpiRGB真彩色扫描，每个文件合成一个pdf文档；印刷体文书档案要求制作成双层pdf文件；扫描后图像没有明显的墨迹； 图像缩放100%。

（4）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

（5）电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

5、数据保存：将JPEG格式及PDF格式保存到移动硬盘，PDF格式的图象数据和目录数据保存到存储服务器。

6、档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件（按国家一级档案馆的规范和要求进行整理和馆藏）。

7、扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

8、中标方自带全部工程设备, 自觉遵守江苏医药职业学院相关的管理规章制度。

9、人员：工作人员均要有很高的纪律性和自觉性，中途不得随意更换工作人员（特殊情况除外），不可因为抢工期等原因而私自增加或减少人员。

10、设备：初始提供本次项目的电脑和扫描仪要求性能完好，且设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。

11、其他要求

（1）纸质档案的整理要求：扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整，对错误的问题进行修正（如错码、漏码等）。扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准；

（2）纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案；

（3）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合招标单位档案管理软件要求；

（4）中标单位必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份；

（5）数据挂接：将扫描完成的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接至江苏医药职业学院档案管理系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％。

(三)项目验收

在服务方向档案室提交相关介质的数据之后，由档案室组织验收，验收标准为国家相关标准。

(四)后续服务

中标单位对于加工的产品出现数字化图片的遗漏或与要求不符，要及时的检查纠正并补上，对于移交后的数字化图像，若出现遗漏，所提交的光盘必须重刻，内部的文件排序必须按照原始纸质文件的次序排放；加工方加工数字化图像，对于加工中所产生的错误或与要求不符，所产生的费用由加工方负责；加工方对于移交后的光盘的服务响应时间为2个工作日内到达现场，并及时的纠正和修改，修改后产品的提交期限不超过一周。

(五)其他

1、中标单位应具有档案数字化加工必要的专业技术和相应的软硬件设备，确保有稳定专业的档案扫描数字化加工服务队伍，明确主要参与人员的职责及任务。

2、中标单位根据对本项目的理解，提出相应的具体进度计划安排。在技术文件中明确提出纸质档案数字化加工作业流程，图像处理方法，设备及人员配置，质量控制及差错防范措施。

3、投标人须在投标方案中明确招标方需提供的加工场地及计算机网络环境等。投标人必须在投标文件中明确数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度及措施。

4、质量保证期应由项目验收之日起二十四个月。在质量保证期内，乙方应对由于档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据存储等环节发生的任何缺陷而负责。出现上述情况，乙方应在3天之内，免费负责重新加工。

5、本次档案数字化项目实施过程中所涉及到的各类计算机、高速扫描仪辅助设备、所需的系统、软件和光盘等设备和相关耗材，都由中标单位自行解决，江苏医药职业学院档案室只负责提供制作场地、电源及需数字化处理的档案资料等。

6、投标人必须响应招标文件的要求，按不同类型、不同幅面、材料报每页加工的单价，最后合计总投标价。

7、投标价应是完成项目范围内的档案数字化加工直至项目通过验收所需的全部费用，否则视作投标人愿意提供免费服务。

8、投标人提供的优惠条件须在投标文件中作书面说明。