项目技术规范和服务要求
一、总体思路
为顺应数字变革新趋势,促进传统贸易数字化和数字经济国际化,加快推进贸易高质量发展,积极发展数字贸易,计划依托浙江及杭州数字经济先发优势,举办全球数字贸易博览会,全面展示浙江数字化改革成果,打造数字经济发展服务与展示平台。
二、总体目标
(一)强化主题内涵。以数字化改革为总抓手,围绕推进传统贸易数字化和数字经济国际化主线。着力构建国内国际双循环战略枢纽,进一步提升浙江数字经济的国际竞争力,推动杭州数字经济的国际影响力。
(二)突出目标方向。以建设全球数字贸易中心为方向,顺应数字贸易发展新要求,改革引领,开放带动,云集国际国内行业专家、学者、龙头企业主,积极探索数字贸易发展思路。
(三)丰富行业生态。围绕全球数字贸易平台建设为核心,搭建行业展示、交流和交易平台,集聚新技术新业态新模式,丰富和繁荣数字贸易生态,营造数字贸易良好发展环境。
(四)提升品牌影响。集中展会各环节优质资源,加大各合作方强力支持,组建有国际影响力的会展团队,整合有示范带动作用的龙头企业,提升会展自身品牌影响力,进一步打造数字贸易全球集聚地、策源地和创新地。
三、总体原则
博览会坚持立足浙江、面向全国、服务全球,以“专业化、数字化、场景化”和线上线下联动为特色,遵循政府引导、市场运作、公平竞争、行业自律的原则,打造“看趋势、找服务、寻合作、引企业、选产品”等功能于一体的国际领先的数字贸易平台,引进和培育一批与数字贸易相关的专业性展会。
四、方案框架
(一)项目名称
2021首届全球数字贸易博览会实施与综合保障项目(简称:数贸会)
(二)项目要求时间
1、会议时间:2021年9月中下旬,时间4天。
2、合同结束时间:2021年11月底。
(三)项目要求地点
主会场选址要求:展馆面积不小于60000㎡;论坛场地能举办开幕式及主论坛,以及可举办10场不同规模行业会议的场所,要求场馆交通便利往来出行方便。
(四)项目设置
投标人须确定2021年首届全球数字贸易博览会中心主题,并根据数贸会总体架构的核心内容“一会、一馆、一展、一平台、一系列活动”,同步配套若干个“会、展(馆)、平台和活动”提供一份完整的运营执行及服务保障方案,包括项目的运营(包括展会内容的组织、展会参与方的运营体系的建设、展会现场数据管理服务、展会合作伙伴的管理服务等)、项目的执行(包括展会主场的视觉设计、展区规划、中心展馆的建设)、项目服务保障(展会后勤综合保障、安保、防疫、媒体宣传、嘉宾接待等)具体执行方案。
1、“一会”工作内容
“一会”主要包括全球数字贸易博览会开幕式暨主论坛,以及相关平行论坛;
1.1 全球数字贸易博览会开幕式暨主论坛:围绕全球数字贸易的新发展、新趋势等重点内容开展探讨,助力全球数字贸易健康发展。
1.2举办相关数字贸易平行论坛,推动数字贸易创新和理论引领。
(1)开幕式策划要求:设计完整的合理的开幕式流程,要紧贴数贸会主题、反映数贸会核心内容,与展(馆)能相呼应,形成体系,包含且不限于流程设计、议题策划、会场设计与服务保障等。
嘉宾邀请:根据会议需求邀请特邀嘉宾,邀请至少3名业内领军企业高管、知名专家及学者担任主旨演讲嘉宾,至少15位重要参会嘉宾,参会人员规模不少于300人(行业500强企业、独角兽、准独角兽等知名企业代表不少于30%),邀请不少于3家具有影响力的国内国际合作伙伴。
(2)相关平行论坛
开展方式:线上线下同时进行
活动需求:要求应标方在投标方案中要有相关论坛策划思路及方案,要求主题清晰,具有可操作性,包括嘉宾邀请,观众组织,现场实施。
1.3为实现系统化、数字化运营需要与展览展示统一数字化服务系统,确保会议组织高效。
2、“一馆”工作内容
“一展(馆)”是指中心展示馆,重点突出浙江省数字化改革成果展示及数字贸易主题展示。同时配套区域先行示范展示以及国内外知名企业示范展示
2.1 浙江省数字化改革成果展示:按照浙江省数字化改革“1+5+2”体系,突出展示浙江数字化改革在各领域各场景的成果。
2.2 数字贸易主题展示:围绕数贸会定位,展示关于数字贸易的理解、发展和演绎等内容。
2.3杭州市数字经济及数字化改革展示:充分展示杭州依托数字经济产业、数字治理(城市大脑)等先发优势,开展数字贸易应用场景展示,实践数智亚运等成果。
2.4 区域先行示范展示,重点展示全国数字贸易、数字供应链、数字技术、人工智能等实践成果,邀请各省市、央企国企名企参展。
邀请全国不少于10个省市、地区及不少于10个浙江地市,不少于10家以上央企、国企、名企,展示各自数字经济及数字贸易发展成果。
建设需求:展馆切合项目主题、设计新颖、以产品交互体检为主,合理运用声、光、电等技术手段多角度展示。浙江省数字化改革成果展区不少于1000㎡(展区划分,展示框架,展示内容企业参与);其中数字贸易主题展示区不少于1000㎡(展区划分,展示框架,展示内容企业参与);区域先行示范区展区不少于10000㎡,杭州数字化示范展示区不少于500㎡;招募至少10个国外知名企业家参展并搭建特装展位。整体展示面积不少于20000㎡,承诺产品展示占比60%以上,增加可看性、可体验,特装比例70%以上。
3、 “一展”工作内容
3.1若干个数字贸易产业馆。
围绕数字化改革背景下的数字贸易全产业链,从数字技术、数字平台、数字服务三个维度切入,突出可看性、体验性、产业性、领先性和可持续性。
可重点考虑数字生活服务、数字智造产品、数字供应链、跨境电商等板块。
数字智造产品板块:以数字智造及高新产品为核心,聚焦云计算、人工智能、5G新技术、安防、家居、智能出行等产品,重点展示新一代技术产品。
数字生活服务板块:以数字内容产品为核心,聚焦数字医疗、数字教育、数字娱乐(在线视听、在线游戏等)、影视文化等产业,充分展示数字时代的生活服务新潮流、新风向。
跨境电商产业板块 以跨境电商全产业链为支撑,聚焦跨境电商平台、跨境金融与支付及相关知识产权、法律维权服务等,充分展示跨境电商产业的繁荣生态。
建设需求:展馆展示面积不少于30000㎡,区域内至少划分出4个独立展馆,单独展示相应版块内容。 结合产品展示、特装搭建设计从而增加展馆的可看性、可体验性,特装比例不少于70%。 提供数字贸易产业馆的主场设计方案,功能完成,设计新颖,选材环保,设计风格与中心馆保持一致。
3.2配套行业会议:基于目前已有资源,结合数字产业馆内容,举办不少于10场行业会议。
4、“一平台”工作内容
“一平台”是指数字贸易线上数字平台,广泛整合国内外相关资源,线上线下一体化,提供全天候不间断的线上综合服务与展示。平台板块包含内容管理、展会管理、观众及采购商管理、商机管理、采购管理五大板块,产品五大板块及附属功能模块旨在为数字贸易线上平台提供完整的参展商和观众的线上参展参会服务,为数字贸易“一平台”提供完善的数字化产品建设保障。建成的数字贸易线上数字平台的知识产权归采购人。
平台建设需满足以下原则:
4.1稳定性原则
充分考虑利用现有设备,合理化的使用现有各种网络资源。在选择可靠性与稳定性高的基础平台的同时,也充分考虑技术与开发工具的选择,以提高系统的稳定性,在线并发量不低于10000人。
4.2实用性原则
系统交互良好,易操作、易理解、易控制。人机界面简单、统一、友好;指令简单、准确、无异议。结果直观,便于专业人员使用,能够提高系统平台管理工作的效率。
4.3开放性原则
系统采用的信息分类编码、网络通信协议和数据接口标准必须严格执行国家相关标准和行业相关标准。系统在处理能力、数据存储容量、网络技术和数据接口等方面具有良好的互操作性和可扩展性,保证数据的可持续利用和应用功能的可持续发展。
4.4安全保密性
系统所有服务的使用都通过完善的加密控制和权限管理,确保用户的数据安全;控制端缓存数据也是经过加密处理支持HTTPS协议,确保网络数据通信安全。
4.5易扩展性
系统的软硬件应具有扩充升级的余地,能够适应网络及计算机技术的迅猛发展和需求的不断变化,使系统中的信息资源具有长期维护使用能力。易扩展性同时保证二次开发,并且可以保证系统管理员或技术人员能及时便捷地改善系统的功能。
4.6方便、实用,界面友好
系统要充分考虑应用和维护的方便性、灵活性,提供简洁、方便的操作方式和可视化操作界面。
4.7经济性
系统设计和开发时充分考虑系统的经济性,从硬件的性价比到软件的可扩充性都充分做到长久的经济性原则。
5、“一系列活动”数智嘉年华活动
开展“数智嘉年华、全城一起购(GO)”体验活动。
开展方式:向上线下同步开展
活动需求:在杭州主城区举办一场全城数智消费系列活动,并联动杭州各区县市举行一系列商家参与范围广、市民参与热情高的数智新消费体验活动,让企业、商家、市民感受数字贸易和数字新消费带来的自由与便捷。
(五)宣传推广
1、制定项目宣传推广方案,主要内容如下:
需提供完整的大会宣传方案,包含媒体宣传、城市氛围营造(环境宣传)、官方网站建设与运维等项目,进行有效、精准的宣传传播,为数贸会的顺利召开、精彩呈现营造良好舆论氛围,扩大数贸会的影响力。整体宣传方案要求思路清晰、具有可操作性,满足具体招标需求,宣传报道要覆盖国家级、省市级主流媒体,外宣宣传平台,以及具有影响力的新媒体平台,同时要做好相应的舆情处置工作。
2、媒体宣传、环境宣传、官网建设运营
2.1媒体宣传
要求:围绕项目的目标及内容设置,分“展前、展中、展后”三个阶段,进行全媒体、专业化、大众化的推广,包括国家级、省(市)级以及外宣平台等。要求从数贸会官宣后至结束一周内,每周有宣传报道,在整个宣传报道环节中参与报道的国家级媒体平台不少于5个,省市媒体平台不少于10个。
2.2环境宣传
要求:统筹覆盖全域的媒体资源,通过语音广告、道旗、灯光秀、LED大屏、灯箱等形式,对各个重要推广点位进行针对性的宣传推广,加强大众性传播。须提供资源及列表清单或总价值承诺。
2.3官网建设运维
要求:建设1个本届数贸会官方网站,要求具备“官网首页、展会概况、会议论坛、资讯动态、商务合作、English”等功能模块,提供“参展商通道、采购商通道、客服中心”的出口链接,7月底前完成架构测试、8月份试运行、9月前正式上线,官网版权归属于数贸会组委会所有(需承诺并列出技术参数)。
2.4 新闻发布会
根据组委会要求在北京或杭州举办不少于一场国家级、省市级媒体参与的新闻发布会,扩大数贸会的国际影响力,提升招展和招商工作成效。新闻发布会参与记者人数不少于60人。
3、VI视觉系统设计
组织数贸会LOGO的征集活动及评选确定,配合做好商标注册和专利保护,品牌商标和专利归属于数贸会组委会所有(需承诺)。根据logo做好主kv、宣传物料等衍生设计,并提供设计清单。
4、宣传进度计划
本项目的宣传工作实施进度表,包括各项宣传工作的时间进度表及重要节点等,并承诺宣传工作要服从组委会统一安排和要求。
(六)会展运营服务要求
根据组委会要求必须统一展览、会议及活动的统一运营及服务标准(需承诺),服从组委会统一高效管理,在此基础上满足如下要求:
1、展会及活动运营体系
规划制订会展运营服务体系,包括:资源整合(含赞助)、展位分配、广告发布、活动合作、代理合作体系等,充分考虑市场环境因素,合理规划运营体系。
2、现场运营体系
规划制订和执行现场运营服务标准,包括:展馆水、电、气、机力(叉车)、延时、证件、配套设施租赁、保险服务、翻译服务等商务服务标准,充分考虑市场环境因素,合理规划运营标准。
3、展商与观众服务
利用数字化系统合理规划制订展商和观众服务,包括:参展报名、参展商信息登记、搭建需求信息登记、观众注册等服务。展会期间落实进出馆引导、防控防疫信息登记、现场医疗等相关服务。
4、主场服务标准
4.1展前:
(1)了解展馆信息,规划相关内容,包括:展馆使用规划、展区规划、储藏、卸货区、报道处、进出馆规划等。
(2)编制相关材料,包括:参展商手册、安全规范、进出登记等。
(3)主场搭建,包括:标准展位的设计和搭建,舞台区域搭建,功能规划、以及门头、服务台等相关设计搭建。
(4)展商、搭建商信息收集,包括:企业信息、特装展台的报批文件的审核、展台的用水、电、气等信息收集工作。
4.2展中:
(1)布展阶段负责:搭建报道登记、施工手续、证件的办理,现场施工安全、对违规情况进行整改跟踪。
(2)展期阶段负责:现场安全、秩序维护、协调,安保、保洁协调;志愿者组织、门禁管理,现场调查报告(包括参展商、观众调查表发放和汇总)。
4.3展后:
(1)撤展阶段:展品及展具出馆管理,现场展台安全拆除并安全清运的管理,与场馆方进行验收交接等。
(2)总结阶段:配合做好各项活动绩效评估报告;参展商、采购商清单表汇总;现场和各类活动摄影摄像等宣传资料汇总;项目资金专项审计,配合做好项目验收评估。
5、会议、现场活动执行服务
合理安排会议、活动的时间及场地;设计和制作相关舞美、会务资料、宣传品等;按计划确定专业主持、同传、速记、摄影摄像、志愿者、礼仪等相关服务人员;按时间计划要求进行场地布置和安全保障,按要求进行现场活动彩排;整理收集会议活动中相关视频、PPT报告等材料,配合做好项目验收评估。
6、嘉宾接待服务
制定相关接待服务方案,包括嘉宾出行、住宿、用餐、活动行程安排等相关工作;利用信息化系统实时掌握重要嘉宾及随行人员住房及车辆分配、出席活动等信息;做好嘉宾相关证件、资料及相关保障物资的发放工作。
(七)财务管理
1、资金来源
本项目预算资金5000万元,最终以中标价格为准。为了提升展会品质,满足项目技术规范和服务要求的前提下,允许投标人可以通过市场运营获得收入,包括但不仅限于招商、招展、赞助、餐饮、会场服务以及其他等市场运营内容,相关内容应符合法律法规及相关规定。
2、收支管理
为取得大会的最佳宣传推广效果,中标人可通过市场化运作消化在项目实际执行期间的部分费用。投标人需在投标文件中列出项目主要组成部分的概算。成本支出要符合政府审计的相关工作要求。
3、财务执行
与项目有关的财务收支管理、日常财务报销、财务培训、相关票据等必须规范,有一套切实可行的管理制度,并配备固定财务人员,配合审计部门做好审计工作。
(八)项目安全运营保障
1、安保服务要求
符合相关主管部门对大型活动的专业安全防范要求,加强与属地安全分管部门联动,制定项目安全保卫方案,应急预案等,并做好项目的安全风险评估工作。
2、卫生(防疫)要求
根据省、市疾控办关于传染病防治法、突发公共卫生事件应急条例等要求,包括但不限于:制定疫情防控方案,环境清洁工作方案,应急预案等方案,落实落细各项防疫工作,做好项目疫情风险评估工作。
3、消防安全
根据属地消防要求规定,制定消防应急疏散预案,开展消防知识和应急演练,同时,做好消防电气线路检测和防火材料第三方检测工作。
(九)企业及服务团队要求
1、团队成员要求
投标人须有国际会展资源,具备一定的国际竞争力;投标人须有与项目执行相适应的专职会展团队,项目经理要求有国际会展活动项目经验,提供项目经理简历及所获荣誉证明,加盖投标单位公章;投标人须按照展会执行需求明确团队人员组成和分工,与采购方建立顺畅高效的对接沟通机制,全程负责整个项目的策划、推广、执行、管理和实施。
2、服务标准
本项目实施须按照《展览会数据审核规则》、《展览会管理信息系统建设规范》、《展览展示工程服务基本要求》等国家标准,以及《杭州市财政局转发浙江省财政厅关于印发浙江省外宾接待经费管理规定的通知》杭财行[2014]395 号、《杭州市会展促进条例》执行。
(十)验收标准
中标企业须提供项目准备、实施进度表,对项目执行情况进行资料信息收集、整理、分析和汇总,于展会结束1个月内提交项目总结,同时,完成项目审计工作,积极配合采购单位完成项目验收评估。验收具体标准如下:
1、会展规模。组织招募2800个展位(按标准展位统计),企业不少于1000家,参展总面积60000平方米以上,专业观众不少于20000人,总体观众不少于15万人次;组织策划不少于10场行业、产业论坛,行业、产业论坛单场参会嘉宾不少于100人。
2、国际化。邀请不少于10家国外知名企业、不少于50位国际嘉宾参会参展,引入不少于2个国际合作组织,争取有更多的境外企业参展,国际化程度显著提高;演讲嘉宾邀请不少于50个。
3、高端化。嫁接全球性或全国性的行业资源,邀请国际机构或知名企业家出席主论坛,主论坛人员规模参会人员规模不少于300人(行业500强企业、独角兽、准独角兽等知名企业代表不少于30%),邀请不少于3家具有影响力的国内国际合作伙伴。有行业影响力的演讲嘉宾不少于3个,确保会展规格和权威性;注重会展服务规范,尤其是礼仪规范,提高会展高端品质。
4、专业化。以会展客户需求为核心,建设一支专业的服务队伍,从市场调研、主题立项、贸易洽谈、营销手段、观众组织、会议安排、项目实施等,须具备相当的专业水准,提供一系列优质、高效、人性化的服务,并与国际接轨,统一市场体系、统一运营体系、统一服务体系、统一数字化服务系统。
5、市场化。按照政府引导、市场运作的市场化运营模式,构建起统一的市场化运作体系,包括但不限于:展位划分、赞助体系、现场服务收费标准等,同时,逐年扩大财政资金以外的市场化资金筹措占总收入的比重。
6、品牌化。做好数贸会logo征集与评选,做好相应的主KV、宣传物料等衍生设计。建设并运维好官方网站。媒体宣传方面,国家级媒体平台不少于5个,省市级媒体平台不少于10个。
7、最终技术需求和验收标准可根据采购方要求做适当调整。
项目结束后,将由招标人按招标文件及合同要求进行验收。根据《杭州市政府采购履约验收暂行办法》杭财采监〔2019〕10 号文,进行履约验收,验收合格报告作为项目支付的依据。
(十一)保密及知识产权
1、保密要求
参与招标投标活动的各方应对招标文件和投标文件中的商业和技术等秘密保密,违者应对由此造成的后果承担法律责任。
2、知识产权
投标人须对其提供的方案、产品、技术和服务等拥有合法的占有、使用和处置权,并对涉及项目的所有内容可能的侵权行为指控负责,保证不损害采购人的利益。在法律范围内,如果出现文字、图片、商标和技术、商业秘密及其他侵权行为而造成的纠纷和产生的一切费用,采购人概不负责,均由投标人负责处理;由此给采购人造成损失的,投标人应承担相应后果,并负责赔偿。投标人为执行本项目合同而提供的技术资料归采购人所有。
投标人应保证在中华人民共和国境内使用其提供的产品、技术、服务或其任何一部分时,不会产生因第三方提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权而引起的法律和经济纠纷。如投标人不拥有相应的知识产权,则在报价中必须包括合法获取该知识产权的相关费用。如采购人受到来自第三方的侵权诉讼或索赔时,则采购人将及时通知投标人,投标人应主动承担相应责任并尽力维护采购人声誉。