采购需求

前注：

本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化， 提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

一、采购需求前附表

序号	条款名称	内容、说明与要求
1	付款方式	第 1 包：合同签订且具备实施条件后 3 个工作日内， 支付项目预算的 50%，项目全部结束并通过专家验收后，在 20 个工作日内根据实际通过专家验收加工量结合成交综合单价据实结算。 第 2 包：合同签订且具备实施条件后 3 个工作日内支付合同金额 50%。项目实施完成，经专家验收合 格后 20 个工作日内一次性无息支付剩余合同金额。
2	服务地点	合肥市，采购人指定地点
3	服务期限	第 1 包：2022 年 11 月 15 日前完成项目任务，并通 过专家验收。 第 2 包：合同签订后至 2022 年 11 月 15 日前完成
4	本项目采购标的 所属行业	其他未列明行业

第 1 包：

二、项目概况

（一）项目背景

2022 年，合肥市档案馆贯彻落实习近平总书记关于“档案工作要走向依法治理、走向开放、走向现代化”重要指示精神，围绕省、市档案工作“十四五” 规划，进一步加强档案馆基础业务建设，努力通过数字化加工项目的实施，不断丰富和完善馆藏数字资源，提升科学管理水平，提高“为党管档、为国守史、为民服务”的能力，推进档案馆事业高质量发展。

（二）项目目标

通过档案数字化项目的实施，对部分机构改革档案进行规范整理和数字化， 对馆藏部分全宗档案数据库进行完善，对馆藏部分档案进行开放鉴定，清点原地级巢湖市档案全宗群，推动实现馆藏档案整理规范化、服务利用高效化、管理手段现代化，提高档案服务社会各界的能力，为全市各项事业发展建设提供更优质的服务。

（三）项目内容

本项目计划完成档案整理数字化加工任务（主要内容有档案整理、目录著录、全文扫描、元数据校对、OCR 识别服务、建立人名索引等），以及馆藏部分档案的清点和开放鉴定，项目涉及多全宗和多种档案类型、资料。

内容涵盖：档案实体整理（纸质档案、声像档案等整理）、机读目录录入、档案全文扫描、合成双层 PDF，声像档案数字化、对馆藏档案目录进行目录著录校对、元数据补录完善、建立人名索引，建立相关数据库，挂接或导入档案数字化成果，档案实体清点，档案开放鉴定等。

（四）项目实施原则

项目以安全、规范、高效为原则，立足档案保护、资源服务和业务管理的宗旨，按国家、省、市有关档案的管理规定、工作规范、技术规范、行业标准等， 运用计算机技术，方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源。

三、服务需求

本项目所需设施、设备和相关软件均由成交供应商自行提供和部署，工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。

（一）安全管理

为确保项目过程中档案实体和信息安全，成交供应商的项目安全管理必须严格遵循《档案数字化外包安全管理规范》的要求。如有不遵守《档案数字化外包安全管理规范》的行为，采购人有权解除合同，并报政府采购监管部门按有关  规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

档案数字化加工和现场管理的各个环节成交供应商均应进行详细登记，每个工作环节均有质检记录，并及时整理、汇总，装订成册。

工作日的每周四下午要有周报上报采购人，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并移交给采购人。

工作人员的个人物品和手机、相机、U 盘等通信和数据存储设备必须存放在外（成交供应商自备储物柜），严禁带入加工现场，上述物品在加工现场一经发现，采购人有权解除合同，并报政府采购监管部门按有关规定处理，成交供应  商承担由此造成的一切损失。

（二）工作环境

1、项目地点

项目实施地点主要是在合肥市档案馆，根据需要，部分工作可能会在位于巢湖市裕溪路 155 号的合肥市档案馆巢湖综合楼实施。

2、为保证信息安全，项目现场必须配备“数字化加工安全保护系统”。  数字化加工安全保护系统的客户端软件防护功能要求如下：保护数字化加工

计算机设备，用户开机后自动启动安全防护，强制用户登录客户端；扫描后生成的数字档案自动加密；数字档案浏览、质检等读取操作自动解密；数字档案修图、纠偏等编辑操作保存自动加密；使用 AES 和 RSA 混合算法对数字档案进行加密； 未经登记和认证的用户无法登陆数字化加工环境；记录加工人员对数字档案的所有操作；控制用户对本级 IP 的修改权限；控制用户卸载客户端的权限；记录移动存储接入信息，未认证的移动存储禁止使用；设备端口控制：对数字化加工设备的端口进行控制，包括 USB 端口、串口、光驱、软驱、无线、蓝牙、红外线、1394 接口等接口；全盘扫描加密：支持全盘扫描加密，对数字化加工计算机上已有的电子档案进行批量加密；进程控制：对数字化加工设备的进程进行管理控制，只允许指定的进程访问电子档案时透明解密电子档案；日志推送：所有在数字化加工计算机设备上进行的操作，推送至管理端，以便进行集中管理和监控； 提供专用的成果批量解密工具；提供安全 KEY 用于成果解密。客户端端操作系统支持 Windows XP/7/10 操作系统。

数字化加工安全保护系统的管理端软件防护功能要求如下：支持数字化加工工作不少于 1 年的管理、操作、审计等日志的存储；提供 B/S 方式全功能管理； 用户分组分级管理，管理端不允许数字化加工人员访问；用户信息管理（新增、维护、密码修改和授权等）；对采购人管理员提供安全 KEY 认证；支持数字化加工环境安全状态实时查看；对数字化加工用户进行登记和维护；对用于数字化加工的计算机设备进行登记和维护；查看移动存储设备的接入记录；对移动存储设备进行登记和认证；支持多管理员管理机制，权限可以灵活分配；支持默认安全策略配置；支持按角色、用户进行安全策略配置；管理和维护数字化加工环境中的软件程序，并对其加密策略进行配置；记录数字化加工人员对数字档案的操作， 支持查询和统计分析；记录数字化加工人员的报警信息，支持查询和统计分析； 支持报警信息分类，支持报警处理；支持操作日志、报警日志和数字化加工日志导出；支持对客户端版本进行维护；监控服务端的状态并进行维护。

3、 为提高管理，保证数字化质量，项目必须部署和使用“数字化加工系统”。

除档案前处理和装订工序外，所有其他工序应在数字化加工系统中操作。系统应具备档案出入库登记和档案出入库批次管理功能。

系统应具备采购人管理功能，为采购人提供具备统计、管理和抽检功能的访问账户，方便采购人实时了解项目进度、质量等情况。

项目结束后，成交供应商应将全套数字化加工系统、配套软件和相关数据迁移至采购人指定设备上，并免费移交给采购人使用，使用期限三年。

4、为提高数据安全性，应配备数字化专用服务器、磁盘阵列、备份硬盘和监控系统等。

服务器应能满足数字化加工系统流畅运行和数字化业务的需要。

磁盘阵列应能集中存储数字化生成的全部数据，含扫描原图数据、图像处理后数据和 PDF 等数据。

监控系统应覆盖所有数字化加工场所，单个房间内不少于 2 个摄像头，确保无监控死角，所有监控的视频文件保存时间不低于 6 个月，6 个月内任意时间的录像信息必须能够随时调阅，超过 6 个月的视频文件应转存至移动硬盘上备查， 项目完整监控视频必须保留至项目通过验收。

5、为保护工作人员和档案，提高工作效率，应配备足够的空气净化器、桌椅、电脑、扫描仪等设备。

档案数字化加工所需软、硬件设备、设施和耗材由成交供应商自行解决，著录和挂接所需档案管理软件由成交供应商自备，档案馆负责提供现有数据库的字段、结构，监督协助成交供应商开展相关工作。

档案前处理和装订室需按面积配备足够数量的空气净化器（PM2.5 级别，单台覆盖面积以生产厂家说明书为准），空气进化器需装配全新滤芯，且每使用 3个月必须更换新滤芯。

成交供应商应按照数字化房间面积、工作流程、质量要求、人员数量和业务需要配备相应种类、数量的桌椅和档案柜。

成交供应商应在工作场地外为现场工作人员配备存放个人物品的储物柜。为方便图纸等大幅面档案的扫描，现场应配备 A0 级别的扫描仪和相应的档案保护器件、辅材。

除 A0 幅面扫描仪外，其余扫描只准采用平板扫描仪或非接触式扫描仪，禁止使用高速扫描仪。

6、规范数字化现场的强弱电布线

数字化加工现场的强弱电布线必须遵循相关安全规定，应合理分配电路上的承载设备，不得超线路负荷运行。

加工现场应为服务器、存储等设备配备 UPS，防止突然断电导致数据丢失。为采购人预留数字化网络的接入口，并需将相应网络线路接至采购人指定的办公室。

为采购人预留数字化加工系统的用户和相应权限，方便采购人对档案的抽检。

（三）流程和质量

1、总体要求

本项目实施全流程监理，成交供应商需配合采购人及项目监理对项目的监督，保证项目的质量和进度。

确保所有档案实体和档案信息的安全、完整。确保在数字化过程中不对档案原件造成损伤。

符合《数字档案馆建设指南》、《数字档案馆系统测试办法》、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片档案管理规范》（GBT 11821-2002）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62—2017）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017）等国家标准和规范。

2、质检要求

采购人对项目以出入库批次为单位进行抽检,有关批次的界定以采购人的要求为准，成交供应商不得以任何原因打乱抽检顺序、跳过相关批次或逃避抽检。能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行 100%检验， 检验合格率应为 100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于 5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为 100%，其他内容的抽检合格率应不低于 95%。如抽检的一次性合格率低于 95%，视为违反合同约定，采购人有权解除合同，并报政府采购监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

成交供应商的数字化加工服务系统应对数据进行 100%自检。通过电子档案质量检测软件能自动检测数字化成果的可读性、DPI、总页数、是否有缺页漏页、是否有空白页、数据挂接是否完整等。自检达到档案馆的数据质量标准后，才能提交档案馆验收。

3、前处理要求

拆卷时不得对档案造成伤害，如造成档案损毁，采购人有权解除合同，并  报政府采购监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

对于有破碎的档案，不得进行任何操作，不得加重破损情况，发现后立即登记封存，通知合肥市档案馆工作人员前去处理。

4、数字化扫描要求

遵循尽可能保持档案原貌的原则，保证档案扫描图像与原件在颜色、内容、识读性等方面完全一致。

采用平板或非接触式的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪或非接触式设备，并采用不拆卷扫描方式进行扫描。

为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描, 文件以彩色 JPG 格式扫描存储，以 JPG 格式转 PDF 挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于 300dpi； 纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于 400dpi，以清晰为准。电子文件的命名按照相关规定统一命名。

扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

对于档案中超过 A0 幅面的超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

5、图像处理要求

扫描图像偏斜度不得超过 0.5 度，方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

图像进行裁边处理时为保证档案信息完整，不允许裁切到图像内容，图像四周需保留一圈白边，白边的宽度要小于图像宽度的 0.5%。严禁利用图像处理工具在档案图像上画出白边，此类造假现象一旦发现，视为档案抽检不合格。

6、挂接和处理要求

成交供应商应将扫描图像经 OCR 识别后，按“件”合成双层（图像层和文字层）PDF 文件，确保 PDF 文件与案卷目录、卷内目录挂接正确，并将正确的数据导入采购人指定档案数据库中，确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应。

7、装订要求

遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。

档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

档案装订应按照原来的装订孔位进行穿线装订，不允许新打孔装订，力求保护原件。

8、目录著录校对和元数据补录完善

对已完成数字化的馆藏档案进行目录著录校对和元数据补录完善时，应逐卷逐件逐条逐字进行校对。

按《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）等标准要求，对丢失、遗漏或错误的目录和相关元数据进行补充著录和修正，含档案正文中的人名、地名等内容。

目录著录校对和元数据补录完善必须实现档案原文、档案电子目录和档案实体三者的同一性。

9、档案整理和数字化

按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《照片档案管理规范》（GBT 11821-2002）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）、《录音录像档案数字化规范》、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）等标准要求开展整理和数字化，建立相应的数据库。

10、其他方面

项目需求中高于《纸质档案数字化技术规范》要求的内容，按项目需求执行。项目需求中未提及的纸质档案数字化其他方面要求，按《纸质档案数字化技术规范》执行。

1）进度和时间要求

成交供应商须按磋商文件要求的时间节点完成相应工作。如在相应的时间节点未完成指定的工作量，视为违反合同约定，采购人有权解除合同，并报政府  采购监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

2）人员

成交供应商合同签订后提供服务前按照磋商文件的要求向采购人提交下述  人员资料，如不提供或提供不实，采购人有权解除合同，并报政府采购监管部  门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

项目必须配备熟悉相关标准规范并能够为项目各环节提供技术支持的技术人员，项目技术人员须在项目施工现场驻点。

项目需配备相应的管理人员、操作人员和质检人员。项目负责人和管理人员必须进驻现场，全程陪同开展具体工作，负责项目全过程的管理和技术保障，确保项目质量。

项目工作人员应穿统一工作制服挂牌上岗，人员保持相对稳定，尽量避免中途随意更换（特殊情况需提前向采购人面申请）。人员的交通、食宿和其他方面问题由成交供应商自行负责。

档案整理与数字化加工，著录和元数据校对完善，目录著录与调整分别由独立项目小组单独完成。

成交供应商不得以合肥市档案馆的名义对外招聘人员。

3）成果移交

为保障数字化加工成果安全性，确保数据从生产到全部验收，数据保存状态一目了然，数据的真实性、完整性、可用性得到 100%保障。要求成交供应商提供电子数据质量检测和保全服务，以加强数字化成果管理，确保数字化成果安全、完整和长期可用。

（1）每一批次的数据验收通过后，进行数据质量的检测保全。通过数据校验和认证，进行不间断监测及保全，确保数据始终与验收后数据保持一致。

（2）项目结束后，在成果数据接收入库前，对准备入库的电子数据再次进行数据校验，和认证，并与验收后的数据认证结果进行比对，比对一致后，进行数据挂接入库。

（3）数字化成果指完整的原始扫描数据、图像处理后数据、合成的 PDF 文件等内容。

（4）加工方应将数字化成果（扫描成果含原始数据和处理后数据）完整备份至光盘和移动硬盘上，光盘 1 套完整数字化成果，移动硬盘 2 套完整数字化成果，免费提交采购人保存。

（5）备份光盘必须为档案级蓝光光盘。

（6）备份移动硬盘的尺寸不得大于 2.5 英寸，单块移动硬盘容量不低于 4T。

4）项目验收

项目验收以《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）为参照标准，并不定于该标准执行。

项目质量实行全流程管理，分为日常抽检、安全专项验收、预验收和专家验收 4 个阶段，预验收和专家验收费用由成交供应商承担。

日常抽检比例不低于 5%，对同一批档案的图像处理、装订、挂接等环节进行分别检查。

预验收经由成交供应商申请后，由采购人组织开展，对项目数量、质量和项目资料进行审核，预验收结果由采购人出具。预验收结果为合格时，方可转入专家验收环节。预验收结果不合格，成交供应商对不合格内容进行整改，整改完成后需再次提交申请。

专家验收为正式验收，由采购人邀请专家对项目进行验收。项目通过专家验收视为项目通过验收。若项目不能通过专家验收，成交供应商必须立即进行整改， 整改后再次组织专家验收，如此重复，直至项目通过专家验收为止。若项目通过专家验收，但专家验收意见中有整改内容的，成交供应商需完成验收意见中的整改内容方可结束项目，否则采购人有权拒付项目款。涉及验收的一切费用，由成交供应商承担。

5）售后

验收后一年内，出现数据加工质量问题，项目成交供应商应在 48 小时内到达指定现场进行服务，并在 72 小时内解决问题，否则视为违约。由于成交供应商原因导致数字化成果无法利用，目录著录与调整后无法导入共享平台的由成交供应商承担全部责任。

在通过验收后，项目中相关软件在 1 年内，成交供应商免费提供技术服务，且 24 小时响应，响应后 48 小时内予以解决。

如成交供应商不能按合同要求提供售后服务，履约保证金将不予退还，并追究相应责任。

四、报价要求

（一）报价

本包按“元/页”报综合单价，报价不得超过 0.40 元/页，否则响应无效。幅面单页指纸质档案的一个幅面为一页，不论幅面是大是小。单价包含数字化扫描、双层 PDF 等相关内容。最终按实际通过专家验收的加工量结合成交综合单价据实结算，最终结算金额不超过本包预算。

注：1 个幅面单页的综合单价=1 页档案的数字化扫描单价+1 页双层 PDF 单价。

供应商要认真阅读需求内容，要考虑移交成果的数据存贮所用的档案级光盘和移动硬盘所需费用，数据越多，容量越大，所需的档案级光盘和移动硬盘也越多（档案级光盘的价格是普通光盘的数十倍）。

（二）工作量计算

本项目工作量计算以“页”为计量单位（本项目以“综合单价”结算，综合内容即包含 1 页数字化扫描单价、1 页 OCR 识别单价），纸质档案的一个幅面为一页，不论幅面是 A4、A3 或 A0，均只算 1 页。即项目所含服务内容均折算为“页”，以最终统计页数为最终统计结果。

其他服务内容，均可折算为单页,折算比例为：档案整理 1 卷（1：30）（即整理 1 卷折算为 30 页综合服务）、整理 1 件（1：10）（即整理 1 件折算为 10 页综合服务）、新增(修改)目录录入（1:3）(即 1 条目录折算为 3 页综合服务)、人名索引录入（10:3）、纸质档案修复（1:20）、更换档案盒（1:5）(档案盒由采购人提供)、开放鉴定 1 件（1：2）、清点 1 个全宗档案（1：500）。

注：本次档案扫描可能包括已扫描全宗中的部分未扫描档案为主，比较零散； 采购人扫描工作已开展多年，剩余未扫描档案的纸质和装订情况较差。

详情见招标文件