用户需求书

一、项目概述

为适应数字化改革要求，保障自然资源和规划档案的安全保管和有效利用，进一步提高档案管理服务工作水平，按照统一的标准和规范，开展本单位职责范围内日常新增档案的数字化、标准化建设，及时将数字档案更新到数字档案管理系统。

供应商须按照国家、行业的最新规范、标准及采购人的项目要求，档案数字化制作,整理规范、电子数据必须满足自然资源和规划系统档案信息化建设技术规范的最新要求。

二、需求清单

注：上述表格中的数量仅作为参考，采购人不承诺服务期内的交易量；结算时依据成交供应商的综合单价按实结算，结算费用按采购人实际发生的业务数量×综合单价为准。

三、项目内容

对于宁波市自然资源和规划局高新技术产业开发区分局新增档案形成范围，其整理规则应遵从国家法律、法规及相关规章等相关要求，具体参考资料包括:GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA/T18-1999《档案著录规则》、ISO/TR 13028：2010《信息与文献 档案数字化实施指南》、DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》、DA/T22-2015《归档文件整理细则》、GB9705-2008《文书档案案卷格式》、DA/T13-1994《档号编制规则》、DA/T31-2017《纸质档案数字化规范》、DA/T69-2018《纸质文件装订规范》、《宁波市自然资源和规划局纸质档案数字化操作规范》、《宁波市自然资源和规划局各类档案著录项规范》、《宁波市自然资源和规划局数字档案标准化规范》等。

四、项目组织要求

供应商应建立适应档案整理和数字化加工工作需要的组织机构，确保档案整理和数字化加工工作顺利开展和按期完成。供应商应配备不少于5人的服务团队，其中具有数据处理能力的技术人员1名以上。合同期内，以上技术人员原则上不得更换，特殊原因需要更换时应征得采购人同意且新接替技术人员的资历得到采购人认可后方可更换；同时采购人也有对工作能力差、工作不力、不适合该技术岗位的人员提出更换的权利，供应商必须无条件接受并在5个工作日安排新人员上岗。

五、服务方式要求

由供应商指派人员、自带整理加工所需的设备、桌椅及硬件设备、软件设备、文件暂存储服务器到采购人指定的工作场所进行档案整理和数字化加工服务。采购人提供免费工作场所给供应商（包括现场监控安装和存储设备配备），供应商负责场地布置工作。

六、工作周期要求

供应商必须在签订合同后7个工作日内将相关设备与人员配备到位开始提供服务。供应商应自合同签订之日起一年完成本次招标项目任务。供应商应制定合理的项目进度计划及按期完成保证措施，确保招标项目保质保量按期完成，并保证不影响档案的正常利用工作。

七、技术要求

1、总则

严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案原件和数字化档案信息的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有档案管理工作经验的专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。严格执行《宁波市自然资源和规划局纸质档案数字化操作规范》、《宁波市自然资源和规划局各类档案著录项规范》。数字化满足真实性、完整性、可用性、安全性特征，工作质量能完全匹配档案综合管理平台一体化的要求。

结合宁波市自然资源和规划局档案管理要求，该项目档案实施的内容主要步骤为：项目纸质档案整理、档案数据著录、纸质档案数字化、案卷标识（案卷封面/卷内目录/备考表）编制/打印/装盒等具体操作，详细操作如下：

2.纸质文件前处理

纸质文件前处理内容包括项目/文件排序、文件页码编制、加盖/填写档号章、编辑打印封面/目录/备考表/脊背（粘贴）、拆钉、装订、装盒/换盒等操作。

2.1纸质文件排序

将相同类目、项目、宗地（海）等具有有机联系的文件按时间先后顺序/文件的重要程度/原有指定的排列顺序等方式进行排列，具体整理前要确保案卷文件规范、清晰、完整。

2.2拆钉

将项目档案的原有装订材料进行拆除，拆除过程中应确保文件不被破损，便于后续扫描及重新装订。

2.3编制页码

编制页码一律使用阿拉伯数字，编制时应不断号、不重号，正面文件页码编制在右下角，反面文件页码编制在左下角（文书/不动产等文件正面编制在右上角、反面编制在左上角）。编制页码可使用打码机或手写编制，编制工具不能使用圆珠笔、铅笔等易褪色材质编制，对于没有页号或页号不正确的档案重新编制页码，对破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

2.4修补

若项目纸质档案有破损现象，需要对已破损文件进行适当的修补，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行压平等相应技术处理。

2.5文件扫描后装订

纸质文件在扫描完成后，确认扫描的内容无误后进行重新装订，装订依据DA/T69-2018《纸质档案装订规范》，采用的装订方式主要包括三孔一线、一孔装订、缝纫机装订等，便于长期保存。

装订前，若装订材料页面过小，应用A4纸进行托表，若文件大于A4幅面，应按A4纸型大小进行折叠。

装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，案卷不漏页、不掉页，装订左边和底边整齐，不压字，做到档案不被破损、准确、无遗漏。

2.6打印标识

根据实体文件内容，将编制完毕且无误的案卷标识进行打印，包括：案卷封面、卷内目录、备考表、脊背等。

2.7装盒/换盒上架

将整理完毕的纸质文件及案卷标识按顺序装入符合要求的档案盒内，顺序为：封面-目录-正文-备考表，粘贴脊背并将文件上架暂存，上架的顺序应为先左后右，先上后下。

3.档案数据著录

宁波市自然资源和规划局高新技术产业开发区分局新增档案整理和数字化项目档案元数据提取内容符合《宁波市自然资源和规划局各类档案著录项规范》及其他相关规定要求，主要包括：项目名称、批文（许可证）编号、用地单位、批准日期、用地位置、用地面积、用地性质、所属县市区（乡镇）、地理X坐标、地理Y坐标、承办人、部门/处室、所属分局、申请单位、地下利用功能、地下利用面积、竖向利用深度、许可证附图比例尺、许可证编号、建设单位、发证日期、建设位置、建设规模、全国统一编号、发证日期、验收合格证编号、验收日期等。

档案数据库数据的著录应确保著录项目的完整性、规范性、准确性、可用性，发现不合格数据应及时进行修改或重录。为满足宁波市自然资源和规划局档案工作现代化管理，便于档案的建库、检索、利用等要求，对于案卷级和卷内级著录项目的著录要求如下：

4.纸质档案数字化

4.1扫描设备

根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪，主要设备包括：快速扫描仪、平板扫描仪、图像扫描仪等。

4.2扫描一般要求

文件所有有效页面均需进行数字化扫描，包括加盖档号章的封面、未编制页码的目录及双面文件反面内容等，扫描好的电子文件应与纸质文件相互对于。对于小于A4幅面的档案按A4规格进行扫描，大于A4小于A3幅面的按A3规格扫描，A3以上幅面的按相应规格（A2、A1、A0等）扫描，超大幅面无法一次扫描完成的内容应对档案进行多次扫描后进行拼接，分幅扫描时相邻图像应留有足够的重叠，幅面拼接的重叠尺寸不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

4.3扫描色彩模式

所有档案扫描均采用彩色模式。

4.4扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。故扫描分辨率建议选择大于或等于300dpi，根据档案材料字迹清晰度和字体大小，可适当提高扫描分辨率。

4.5扫描登记

认真填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法

4.6存储格式

纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG等通用格式，用于提供利用的数字图像，转换为PDF格式文件。

4.7图像命名

4.7.1命名原则

*详情请见招标文件