服务需求

★一、项目概述

退役军人人事档案作为特殊的的档案，不仅是个人军旅生涯的原始记载、退役安置和各项优抚政策落实的重要凭证，也是国家机关、企事业单位安置、选拔、考察任用退役军人的重要依据。所以要做好退役军人相关服务，实现规范管理，首先要做好电子档案的管理。

为有效解决退役军人人事档案管理利用面临的突出问题，进一步提升工作的科学化、制度化、规范化、信息化水平，加强和改进退役军人人事档案管理利用工作，退役军人事务服务中心借助信息技术来提升专业管理水平，开展纸质档案数字化服务项目。

★二、项目需求

按照《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T33870-2017)《辽宁省退役军人人事档案管理利用实施细则（征求意见稿）》等技术标准对退役军人事务服务中心相关人事档案进行数字化、严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理登记环节，数字人事档案与业务系统和数据库关联融合，确保数字人事档案真实、完整、可用、安全，且与纸质人事档案保持一致。

锦州市退役军人事务服务中心纸质档案数字化服务项目是对各类管理人群历史档案进行数字化加工服务。

项目服务地点：锦州市退役军人事务服务中心。

★三、采购预算及执行

采购预算：52.4万元，纸质档案数字化加工服务包括：

1、转业军官及退役士兵服务中心管理人员档案 1561卷；

中心军休干部管理人员档案1198卷；

最终结算金额以验收合格的实际加工卷数和合同各类档案各自的综合单价相乘算数为准。

★四、工期要求

合同签订之日起10个月内完成所招标数量档案数字化工作；并将所有数据导入档案管理平台中，保障采购人运行流畅。

★五、退役军人人事档案内容：

1.履历材料；

2.入伍材料；

3.军衔、职务（技术等级）任免（调整）材料；

4.退出现役材料；

5.鉴定、考核、考察材料；

6.奖励、处分材料；

7.学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批等材料）；

8.参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

9.生活待遇材料；

10.结婚、家属材料；

11.招用、劳动合同，调动、聘用、出国（境）、退休、退职等材料；

12.其他可供组织参考的材料。

★六、技术要求

档案数字化加工内容主要包括档案出库、档案拆卷、档案整理、档案目录校对与著录、档案扫描、档案图像处理、成品质检、档案装订还原、档案还库。

1.档案出库

出库前检查

在档案出库时，需提前对要出库的档案进行出库前的检查。检查的内容包括档案遗失、破损、缺页、重页、污渍等。对于有问题的档案需要填写《实体档案问题处理登记表》，双方确认签字后，进行记录以供后续加工过程中进行考证。档案出库登记、移交加工过程中，档案的出库将分成若干批次，为了保证整理过程中档案没有遗失、没有损坏、不重不漏，加工小组现场负责人和我方档案负责人员进行清点确认，并共同在《档案出入库登记表》上签字确认。手续履行后，方可进行档案的出库移交。

2.档案整理

档案整理中一般不对案卷的纸张进行裱糊粘贴。对确属破损严重影响图像扫描的档案进行裱糊，须经采购人档案科负责人同意，使用符合档案保护技术要求的材料进行裱糊。

拆卷不能损害档案原件，拆卷时必须去除档案中原来的装订物，包括装订线绳、订书钉、铁夹等，不允许裁切档案纸张，不能造成档案破损，严禁用力手撕档案。对于一些用胶水、纸板粘贴的档案，拆卷处理时更要格外认真、仔细，严禁毁坏档案实体中的有效内容。

拆卷后，需严格注意档案的排放顺序。禁止将不同卷的档案混放，同一卷的档案，按照卷内的先后顺序依次排放。

制作并填写纸质档案《整理加工过程交接登记表》，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数等所有需要加工的档案信息。

3.档案目录校对与著录

3.1档案目录校对

对出库的档案卷内目录与档案实体内容进行比对，对内容不符或错误的进行登记，并与档案移交部门负责人进行沟通处理。

3.2 著录要求

著录项对应正确，不漏项，著录规则正确，无错别字。对档案已有的电子条目数据进行校对，对著录项不齐、不全、不准的数据应进行补录，录入时采用双录双校的方式确保目录的准确性。

4.档案扫描

4.1扫描影像存储格式：档案采用24位彩色方式，分辨率300 dpi逐卷逐页进行扫描，保存为JPEG格式；对于照片及特殊档案采用彩色或灰度方式，分辨率300 dpi扫描，保存为JPEG格式；

4.2对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按目录号/案卷号/档号等方式进行存储，与目录进行挂接。

4.3图片的扫描精度要求：保证档案扫描图像与原件一致。图像缩放100%的情况下，图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。

4.4扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整。电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。不可折角、遮字，不得有非卷宗的杂物，如头发、纸屑等。

4.5遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开之后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

4.6要求电子影像数据准确、档案号命名符合规范；图片命名及组成符合采购方档案管理软件要求。

4.7卷宗扫描的质量要求：对扫描生成的图像文件逐页进行检查，发现漏扫的要及时补扫，对不符要求的图像，需重新扫描后进行替换。

5、档案图像处理

5.1首先要检查电子文件的案卷号、卷内文件顺序号、总页数等信息与实物档案文件是否相对应；图像的页码是否准确，有无漏失、错页等现象；图像是否清晰。若不符合要求，则应记录在案，并将记录返回扫描环节，再进行修正处理。

5.2图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

5.3对扫描后的图像根据实际情况进行逐页纠偏、去污、除噪、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，确保图像清晰、干净、整齐，保证图像符合正常的阅读习惯。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息，去除图像外多余白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

6、档案成品文件质检

质检人员对处理后的图像文件进行逐页检查。要求影像准确率100%，顺序准确，不多页、缺页；图像页面清楚，已去除图像中的杂点、黑边、装订孔等；图像的偏斜角度小于1度，文字页图像偏斜不超过页面内半个文字；幅面与原件统一，图像居中。如发现问题，填写《文档质检退回处理单》，记录图像文件质量检查不合格的信息，并通知该文件的加工人员进行返工处理。

6.1.档案封面、封底、装订线、档案袋、打印用纸、衬纸等耗材由成交供应商负责。

6.2.成交供应商必须建立严格的质量检测体系，对加工的档案及数据进行认真负责的自检，达到质量标准，并实现系统挂接后才能交付采购人验收。采购人根据国家标准、合同所规定的技术要求等依法组织验收。如验收达不到要求，对采购人造成的所有损失，成交供应商承担一切责任，并赔偿所造成的损失。

6.3.成交供应商必须建立严格的质量检测体系，对档案数字化质量进行及时、全面核查自检，包括严格数字化扫描图像数据的即时核查程序和措施，健全档案数字化处理的批次和阶段检测机制，开展内部随机抽检和整体验收等。档案数字化自检率必须全覆盖。质量自检达到数据质量标准的，才能递交验收。

6.4.采购人组织、成交供应商协助对移交的各批次的成品数据进行抽检，抽检数量不低于提交量的5%，如果错误率高于3%时，除要求核查人员修改错误数据外，采购人有权责令成交供应商对此批已加工的数据全面返工。档案数字化项目整体错误率控制在千分之三内。

对于加工成果文件，日常采用双套硬盘方式备份。分批次验收通过的文件，通过档案级专用光盘进行异质备份，光盘一式两份。所有加工成果文件在项目完成后统一向用户方移交。

7.档案存储应用

供应商须按照采购人现有设备规划设计档案管理存储及应用，确保安全可靠、应用灵活有效。

8.档案装订还原

整理加工完成的档案经检查合格后，进行装订处理。

1)装订要求

案卷应采用“三孔一线”的方式进行装订。

用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

2) 装订质量要求

档案装订以卷为单位装订。档案装订应牢固、安全、简便，做到文件顺序不变，不损页、不掉页、不倒页、不压字，装订后文件要保持平整，有利于归档文件的保护和管理。

原则上要按照档案还有的装订方式进行装订还原。

9.档案还库

供应商按加工批次，将加工完成的档案在采购人档案科指定人员的指导下摆放至档案库房密集架内。采购人档案科指定人员对摆放后的档案进行清点确定，无误后在《档案出入库登记表》上签字确认。

10.加工现场要求

严格遵守退役军人事务服务中心的有关保密规定。工作必须在退役军人事务服务中心指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏卷宗。主要包含以下几个方面：

10.1.退役军人事务服务中心对参与项目的供应商服务人员进行安全保密资格审查，与其签订保密协议，加强保密教育，明确保密职责与违法后果，并将签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息备存至采购人单位，开展服务过程中，采购人对每一位供应商服务人员实行发证管理，无证人员或无备存信息人员不得进入档案加工室开展服务工作，持证上岗服务人员必须严格遵守采购人单位各项管理规定。

10.2.进驻退役军人事务服务中心的供应商所有服务人员必须提供由公安机关提供的无犯罪记录相关证明、身份证复印件、与公司签订的保密协议复印件、联系方式。

10.3.供应商应建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对卷宗及卷宗信息的私自复制行为。

10.4.加工服务过程中，不同工序之间要采取相应措施，杜绝泄密事故发生。

10.5.电子档案加工场地的安全及保密措施。场地需具备保密设施，保证原件的安全和保密。扫描场所有监控设备，实时监控工作人员操作过程，人员进入场地不得携带手机、U盘等具有存储功能的物品。

10.6.数据移交时，扫描加工场所上的数据必须及时删除清空。

10.7.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，也不得在场内从事与工作无关的活动。

10.8.加工过程安全要求对从接收材料开始，对每一个环节能有效的控制并加以记录，最终需要形成完整的流程记录，做到整个电子卷宗过程的追溯控制。

10.9.对服务器的操作需具备安全监管措施，场内所有计算机应用符合国家标准的防非法外联措施，严谨配置无线网络功能，并定期进行相关检测。

10.10. 现场电脑需将USB端口禁用或拆除。

10.11. 各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。

11.加工现场服务管理要求

11.1采购人负责协助成交供应商办理档案出入库清点工作、档案情况说明。

11.2档案整理要符合采购人制定的标准和国家有关技术规范要求。在档案整理检查记录册上记录扫描处理情况（处理时间，页数，备注等）。档案整理时发现无法处理的问题档案，应及时提交采购人相关人员进行处理。

11.3为保证电子数据安全，项目完成后参与扫描任务的电脑硬盘、刻录数据的硬盘等存储设备需转交给采购人制定的专门负责人，并严格执行交接手续。

11.4各项加工服务工作必须在采购人指定的工作场所内完成（以下简称“档案加工室”），不允许将档案资料带出档案加工室，工作时间原则上为周一到周五的8:30至17:00，采购人在周一到周五的8:30至17:00内可为成交供应商提供业务咨询。

11.5成交供应商与采购人签订合同的同时必须签订保密协议，成交供应商必须严格遵守档案资料的保密制度，保证档案实体和数据的安全，在向采购人提供服务的过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证档案资料和档案数据不泄露。双方应对相关的技术情报和数据资料保密。

11.6成交供应商各项服务进度和质量必须满足本项目招标的要求。在提供服务的过程中，成交供应商所有直接影响服务质量和进度的事由发生时应在第一时间与采购人沟通解决。否则，由此影响服务质量或进度并产生不良后果的，由成交供应商自行承担责任，后果严重的，采购人有权解除与成交供应商的合同。

11.7成交供应商应设专人的项目经理，在本项目合同期内，该项目经理只可以承担本项目，不可在承揽其他项目，项目经理必须全程跟踪项目开展的每一个环节，全程对此次加工服务项目进行日常的管理，执行严谨的规章制度和作业标准，质量控制环节，设置有专人负责质检的质量检验员。

11.8成交供应商应配备专业的安全防护设施和相应制度，以保证工作人员及档案的安全。成交供应商布设档案加工室监控监听设备，提供档案加工所需的扫描、加工、整理、存储等全部专用设备。每日监控录像内容（含音频）务必按监控摄像机路数将音、视频文件刻录不少于两套光盘，分别由档案科负责人和供应商保管，实行严格的交接手续，供应商应确保摄录内容完整清晰，音视频同步。档案加工室配备一个双钥匙保险柜，供应商将每日的相关资料（包括音、视频光盘等）放至其中，供应商不可将相关资料带出档案加工室，钥匙由双方各执一把共同完成资料存放。

11.9严格执行实物档案的交接手续，确保实物档案安全。凡需进行扫描数字化及整理或已完成的档案均应严格登记并办好交接手续。交接工作务必在档案加工室中完成，采购人单位相关部门人员按照投放计划将纸质档案带入到档案加工室，交接过程务必保证多路录像同时开启摄录状态，务必保证录像的拾音器开启状态，采购人单位相关部门人员将事先准备好的交接卷清单交给供应商指定的工作人员，双方共同盘点纸质档案卷，核对交接卷清单内容。核对有误的要做好记录并及时通报给退役军人事务服务中心档案科负责人，双方及时修正交接卷清单并核准通过后确认签字。对于纸质档案内的内容清单，应当在双方共同参与下按照一页一项逐条扫描后确认无误的，双方在就每一卷的内容清单完成交接并由双方和档案科负责同志三方签字，完成当日的纸质档案交接工作。

11.10严格执行档案保密制度，保证档案数据不泄漏。工作人员严禁将任何电子设备带入档案整理室，严禁将档案夹带出加工场所，严禁以复制、拍照、转借、摘抄等方式泄漏档案内容。

11.11加工整理场地管理，应保持整净，须做到防火、防水、防盗、防尘、防鼠、防虫霉。严禁在档案加工整理场所内饮食和吸烟。

11.12拆卷、整理、信息核对、扫描、装订等过程中，发现问题及时与采购人沟通、解决。

11.13应建立每日及节假日安全值班制，值班人员负责每天下班前切断电源，关闭门窗等日常安全隐患检查工作。节假日放假前，进行全面安全检查，以确保档案的安全。

11.14在目前采购人没有实行数字化档案管理软件应用的前提下，由供应商提供给采购人2套简单的查询工具软件，便于采购人应用，查询工具软件应做到查询便捷、快捷，应用灵活、安全可靠，确保使用人员对源文件只能进行只读操作，确保源文件安全存储，确保实行用户登录管理，确保操作日志完整保存。在下一步明确锦州市退役军人事务服务中心数字化档案管理平台软件采购标准，并采购到位后，如出现本项目纸质档案数字化成果迁移到管理平台软件时出现的所有技术性问题，本项目供应商务必给予技术支持并协同配合解决。如出现供应商主观故意设置技术障碍不能实现未来顺利迁移挂接的，采购人有权扣除其质量保证金，并按照供应商主观故意追其责任，直至提起经济赔偿诉讼。

11.15本项目实行服务过程日志管理，成交供应商自签到合同开工之日起每日登记《服务过程日志》，每日结束前交予采购单位相关人员进行签字确认。

成交供应商每日登记《服务过程日志》，记录当日完成数量、存在的问题、资料交接事项和下一工作日的服务计划等事项，该日志将作为项目验收的基础。

项目实施完毕，由成交供应商按照每日的《服务过程日志》总结编制《成果验收文档》，总体描述项目实施情况，同时包括服务完毕后成交供应商自检内容，并达到自检合格程度，《成果验收文档》将作为项目验收的重要基础依据。

七、注意事项

除本项目之外，供应商应承担采购人(2023 年--2025年)未来三年内日常档案管理中的相关工作，务必严格按照《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T33870-2017)等技术标准对退役军人事务服务中心相关人事档案进行档案数字化加工服务，包括：

1.年度新增逐月领取退役金人员人事档案

2.年度增加军休干部人事档案

3.以其他方式安置的退役军人人事档案，加之采购人单位管理的其他类型人员档案数字化加工整理工作，以上三部部分工作另行签订合同，采购人单独支付加工服务费，收费标准按本项目合同每卷综合单价执行，卷数量以实际发生数为准，成交供应商若有违约、不遵守综合单价采购人有权扣减供应商本项目的履约保证金。履约保证金按合同金额10％收取，于甲、乙双方签订政府采购合同后2日内由成交供应商存入到采购人指定账户。

履约完成后，经采购人组织专家验收合格，货物和服务无质量和服务问题的，采购人返还供应商履约保证金。由采购人单位组织有关部门或专家裁定，属于供应商责任的，不能完善履约，违反双方合同规定，每发生一次扣除履约保证金总额的10％，如给采购人单位造成连带损失的应由供应商金额赔偿，赔偿部分可由履约保证金先行扣除，直至扣除完毕，扣除部分履约保证金将由采购人单位，按非税收入内容上缴财政专库。

★八、保修期：验收合格之日起1年。

★九、保修期内免费提供：

1.热线支持：5*8小时响应，指派专人电话支持；

2.现场支持：5*8小时现场服务，2小时内响应，8小时内到达。