采购内容

一、项目概况（采购标的）

1.1 项目背景与现状

为加强退役军人人事档案管理工作，有效保管保护和利用人事档案，推动退役军人人事档案工作制度化、规范化、科学化、信息化管理，更好地为退役军人服务，根据退役军人事务部等7部门《关于加强和改进退役军人人事档案管理利用工作的意见》规定，结合福州市退役军人服务中心档案管理的实际情况，开展档案数字化加工服务采购活动。

1.2.项目目标与任务：

通过外包服务形式，委托有资质的专业档案数字化加工公司对福州市退役军人服务中心的退役军人档案规范化整理，同时对这部分档案进行数字化加工，实现档案装订标准化、高效化，对以纸质为主要载体的档案，通过扫描、刻录、复制等技术手段，数据符合《福建省退役军人档案管理利用办法》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）的标准，建成资料齐全的电子档案数据库，实现档案查阅、检索的网络化、自动化和无纸化，满足档案管理工作信息化的工作目标。

在确保档案安全的基础上，制定安全合理的档案接收、归还流程方案，将所有加工完成数据存储为符合标准要求的数据存储格式，并保存在符合要求的存储介质中（光盘、硬盘），并负责将实现数字化的电子档案数据迁移到采购人档案管理系统中提供检索利用。

项目实施清单

序号		品目	数量	备注
1		退役士兵、士官档案分类清理	660	包含档案进行分类清理统一编号、排序
		退役士兵、士官档案目录著录	660	按照档案馆相关标准对档案进行著录
		退役士兵、士官档案前处理	75000	按照档案馆数字化加工规范进行前处理
		退役士兵、士官档案扫描	75000	A4幅面扫描、处理、审核、转换、彩色、300dpi、tif格式
2		档案盒/卷皮	660	无酸档案盒/卷皮
3		移动硬盘	1	2T
备注	1、表中数量为预估，结算时以实际完成数量乘以单价结算费用。 2、历史纸质档案均按A4幅面计算，小于A4的按A4计算，所涉及的A3及以上幅面档案，按比例折算成A4幅面（A3=2张A4；A2=4张A4；A1=8张A4；A0=16张A4）。数据均为预估数据，结算数量以实际核算为准。 3、如遇档案修裱每1页按扫描A4幅面档案16页折算； 4、投标人须在投标文件报价部分投标分项报价表中提供详细的单价报价。

二、技术和服务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

 

 

2.1工作流程（项号1）

1.档案领取.→2.档案整理及条目校对→3.档案扫描→4.图像处理→5.质量检查→6.档案装订→7.总质检→8. OCR识别（双层PDF转换）→9.档案归还

2.2加工流程及技术规范要求（项号2）

档案数字化加工处理流程应严格按照相关安全保密管理要求和技术规范执行，具体流程规定和加工要求如下：

2.2.1档案整理工作环节与质量要求

档案整理装订环节细分包括：档案接收、校对著录目录信息、送档案扫描处理、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、客户质检、归还上架；

各环节要求如下：

（1）档案接收：（项号3）

需要进行数字化处理的档案，由用户方指定工作人员将档案移交给中标方，中标方需专人负责。档案接收时，接收方应根据案卷移交目录核对档案数量、要求逐卷逐页核查，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。

库存案件的接收，遵守档案管理及库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全。

接收环节主要注意以下事项：

a.中标人调卷工作人员和用户方档案管理人员在档案库房或指定场地，接收采购人移交的档案或案件材料；

b.对提取的档案逐页清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对；

c.清点结束，在档案调卷登记本登记或移送材料登记本进行登记，双方签字；

d.中标人调卷工作人员与用户方档案管理人员进行全宗、目录、数量的二次核对；

e.放入临时档案保管柜，锁好，注意安全保存  

（2）档案信息著入：需要著入档案编号、入伍证号、退出现役证编号、姓名、身份证号、入伍时间、退役时间。（项号4）

（3）档案上架：经用户方档案管理部门验收合格后，服务方应负责按照归档上架顺序排序上架，协助核查入库档案上架案件的检查工作；及时更新和调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架工作；负责协助完成各类档案实际上架的数据统计工作；协助完成上述案卷的调卷登记、录入工作。（项号5）

（4）档案传递：负责对档案员调取案卷核查后进行传递的工作，阅卷结束后收回案卷；认真做好传送卷宗过程中的登记工作；保护移送档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密；不得违反操作流程将未经过档案员验收的档案进行传送提供查阅，不得由其他人员代为移送档案。（项号6）

2.2.2扫描工作环节与质量要求

（1）档案的整理（项号7）

第一步：排序的具体方法有两种: 按材料形成的时间排序、按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。

目前退役士兵的档案资资料，分为如下九大类：

(一)基本资料

1.应征公民体格检查表

2.应征公民政治审查表

3.应征公民入伍批准书

4.士兵被装登记表

5.士兵登记表

6.退伍士兵（士官）登记表

7.退伍鉴定表

（二）集训鉴定表

（三）士兵军衔（职务）晋升登记（报告）表

（四）士兵职务任命报告表

（五）入党（团）员志愿书

1.入团志愿书

2.入党志愿书

3.预备党员考察登记表

（六）奖励（惩处）材料

1.个人奖励登记（报告）表

2.个人嘉奖登记（报告）表

3.个人立功登记（报告）表

4.惩处登记表

（七）选取士官相关记录表

1.士官选取报告表

2.士官注册登记表

（八）医学鉴定表

（九）其他材料

  九大类的内容以及材料之间的内在联系排序

每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页;有封面的材料从封面开始编写;空白纸和托裱用的衬纸不计页数;复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

第二步，编目（项号8）

修订后的目录与旧目录的不同:一是把“类号”改成了“序号”;二是把“材料制成时间”改成了“材料形成时间”;三是删除了“份数”栏。

编目的具体要求:

1.档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料.

2.每类目录应首先注明材料类号和类别名 称。

3.“类号”下再依次填写排列序号。规范的序号栏填写方法应该是:材料类号用汉字的“一”至“十”，二级类号用(一)至(四)，顺序号用阿拉伯数字。

4.“材料名 称”根据材料题目填写。一般来说，没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

5.“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全，如1985年9月1日，不能填为85年9月，或者1985年等。

第三步，技术加工（项号9）

1.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。

2.幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。

3.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

4.为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。

3、退役士兵的人事档案的电子化（项号10）

经过审核及整理后的档案是相对比较完善和准确的档案资料，即可进行扫描进电脑，录入退役士兵人事档案管理系统，方便日后的查询、阅览、统计等工作，方便管理，不损坏档案原件，对档案的长期保存和管理至关重要。

（1）扫描方式。应根据档案幅面的大小及纸张状况，选择扫描仪。纸张状况较差(如：过薄、过软、超厚、脆化、破损)的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况良好的档案，可采用高速扫描方式；大于A3幅面的页面，可采取双幅扫描、图像拼接的方式；对不适宜拆卷的档案，使用书本扫描仪或高像素拍照设备扫描，并进行处理。对于破损严重的档案，应在案卷修复后进行数字化加工。

（2）档案原件为彩色的扫描模式选择彩色模式，档案原件为复印件或黑白的扫描模式无需选择彩色模式。

（3）扫描分辨率参数设置为300dpi。特殊情况下，如原件本身是复印件、字间距和行距过密、文字偏小等清晰度较差情况，应根据需要适当增加扫描分辨率。

（4）以案卷为单位进行数字化加工。应以卷内目录为标准，对每份文件进行数字化加工，扫描内容应与其对应的卷内目录条目挂接。

（5）构成文件的若干文档，如正文、签发单、草稿、来文、帐外文件等，应全部纳入扫描的范围，每份文档应命名规范，排列有序，与纸质文件相同。

（6）扫描时应做到不缺页、不重页、不错页。扫描形成的图像形状、内容、颜色、排列顺序等应与档案原件一致，页面整洁端正，图文清楚可读。

（7）遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

（8）档案数字化加工过程中应建立详细、规范的加工记录。登记加工案卷的页数、破损等情况，核对每份档案的实际扫描页数与档案整理时填写的案卷页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理措施。

4、退役士兵档案的装订（项号11）

退役士兵的档案资料整理、扫描好之后即可进行装订工作。装订好的档案，档案目录规于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。如果左侧的空白不够，要托裱出装订边，不能压字。注意，装订时只要求档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材料，右边、上边不能对齐是正常的，不需要刻意追求“四边齐”。退役军人档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附标签，用于书写退役军人的姓名、籍贯、档案编号等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

 

附件1：

 

                          义务兵档案目录（项号12）

姓名:     单位：  入伍时间： 年  月  日   入伍地:

序号	档案材料内容	份数	页数	备注
1	入伍批准书
2	应征公民入伍审查表
3	应征公民体格检查表
4	士兵军衔报告(登记)表
5	新兵军政训练登记表
6	入团志愿书
7	入党志愿书
8	士兵职务调整报告表
9	奖励登记(报告)表
10	优秀党(团)员登记表
11	处分登记(报告)表
12	入伍后专业技术训练材料
13	入伍有关材料
14	义务兵退出现役登记表
15	其它材料

士官档案目录（项号13）

姓名:    单位：    入伍时间： 年  月  日   入伍地:

序号	档案材料内容	份数	页数	备注
一	入伍材料
1	应征公民入伍批准书
2	应征公民政治审查表
3	应征公民体格检查表
4	新兵素质走访情况登记表、接兵人员责任卡
5	士兵登记表
二	党(团)员材料
6	入团志愿书
7	入党志愿书
8	入党积极分子培养考察表
9	预备党员考察表
三	警衔和职务晋升材料
10	上等兵警衔报告(登记)表
11	中士警衔报告(登记)表
12	四级警士长警衔报告(登记)表
13	二级警士长警衔报告(登记)表
14	一级警士长警衔报告 (登记)表
15	士兵任职报告表
16	士官代　理干部职务报告表
四	奖惩材料
17	嘉奖奖励登记(报告)表
18	三等功奖励登记(报告)表
19	二等功奖励登记(报告)表
20	一等功奖励登记(报告)
21	表荣誉称号奖励登记(报告)表
22	优秀士兵(官)登记(报告)表
23	其它表彰材料
24	处分登记(报告)表
25	培训考核材料
五	培训考核材料

 

序号	档案材料内容	份数	页数	备注
25	新兵训练教育鉴定表
26	院校培训材料
27	技术培训材料 (专业技术等级评定材料)
28	士官升级培训材料
29	士官年度考评登记表
30	士官选取考评登记表
31	高级士官后备人员审批表
六	生活待遇材料
32	被装卡
33	土官警衔工资晋升(降级)审批表
34	家属随军材料
35	土官随军配偶生活困难补助审批报告表
七	士官材料
36	选改专业军士报告表
37	一期(下士)士官选取报告表(注册登记表)
38	二期(中士)士官选取报告表
39	三期(上士)士官选取报告表(注册登记表)
40	四期(四级警士长)土官选取报告表
41	五期(三级警士长)士官选取报告表(注册登记表)
42	土官选取注册登记表
43	士官学员毕业分配表
八	退役材料
44	士官退出现役登记表
45	易地安置材料
46	士官退休审批报告表
九	其他材料
47	军人身份证号码登记表
48	婚恋材料
49	土兵伤残材料
50	学历学籍材料
51	其它材料

详情见招标文件