服务采购需求

 

一、项目概况

项目名称：2023中国—东盟可持续发展创新合作国际论坛服务；

项目实施地点：桂林大公馆酒店；

项目实施时间：2023年7月13日-15日；

项目预算总金额（人民币）：柒拾玖万伍仟捌佰壹拾伍元整（¥795815.00元）。

二、项目服务内容及需求

（一）论坛会场布置服务：

1． 酒店外围、酒店内部及会场的氛围营造；

2． 设立合理醒目的报到处，满足与会嘉宾报到入住登记；

3． 设立合理醒目的签到处，满足与会嘉宾签到参会；

4． 设立合理的安检系统，配备适当的安保人员；

5． 13日下午市领导会见3个厅，布置合理；

6． 14日上午主会场搭建、布置合理，满足400人会议及媒体报道需求（桂林大公馆酒店二楼宴会厅）；

7． 14日下午平行论坛现场布置合理,满足100人会议；

8． 14日下午绿色技术成果对接交流及成果发布活动现场布置合理,满足200人活动需求；

9． 座谈交流会场搭建、布置合理，满足60人会议（桂林大公馆酒店）；

10． 宴请厅的搭建、布置合理，满足60人就餐；

11． 设立新闻采访背景及合理的新闻采访点；

12． 设立新闻中心，配备办公桌椅、电源和网络等设施，满足媒体的办公需求；

13． 会议采用国际化论坛模式，舞台背景设计必须满足与会专家PPT议题论坛；

14． 设立合理醒目的会场指示牌；

15． 氛围营造的设计、制作，论坛信息收集，会后做好会议信息的整理，形成工作报告；

16． 搭建所用材料必须符合现有安全生产及消防安全有关要求；

17． 会议现场灯光音响设备的配备或租赁；

18． 会议流程管理、司仪、翻译人员、会议速记、录音录像、多机位摄影摄像等服务；

19． 负责论坛布袋（资料袋）、彩色折页、会议手册、需求手册、展板、邀请函、论文集、宣传册、嘉宾名册、嘉宾证件、工作证等的设计、印制；

20． 同声传译设施，同传工作间，主机1套，耳机200副，同传人员2人；

21． 外宾伴手礼；

22． 志愿者补助费和证书费；

23． 论坛需要的会议手册、需求手册、展板、宣传册、邀请函等所有文字材料的翻译费。

（二）大会车辆配备或租赁服务：

会议期间车辆配备或租赁服务，包括接送机（站）、考察及调研用车和国内外重要嘉宾机场、车站贵宾通道费用。

（三）考察调研费用

1. 考察环城水系建设费用，约70人；

2. 调研漓江景观资源保护和遇龙河水系保护与利用费用，约80人。

（四）线上会议费用

1． 14日上午直播费用（中、英双声道）；

2． 录制视频的剪辑、翻译及字幕制作等；

3． 线上直播技术人员餐饮费、住宿费和差旅费；

4． 线上会议现场直播网络设施租赁及通讯保障，满足直播要求。

（五）专家及嘉宾差旅费

1． 联合国开发计划署驻华代表（国内交通费）；

2． 东盟国家官员代表（国内交通费）；

3． 国内专家及嘉宾（国内交通费）。

（六）专家劳务费

1． 院士劳务费；

2． 其他专家劳务费。

（七）集中办公费

论坛筹备组集中办公场地，距离桂林大公馆酒店一公里内，3间30平米以上的办公室，或1间100平米以上的会议室，配备50人左右的办公桌椅，配备电脑、电源插座、无线网络、投影仪、视频会议设备、打印机和复印机及其耗材，租用9天。

三、策划方案设计要求

1． 论坛仪式在形式、内容上要求有创新性，围绕生产生活生态，宜业宜居宜游，可持续发展，创新合作开展创意策划，论坛用品创意设计体现落实联合国可持续发展目标；

2． 场地规划合理，确保安全与舒适性；

3． 舞台与场地氛围布置风格要求统一、简洁大气、不奢华、有新意、体现国际性；

4． 供应商于响应文件中必须提供论坛的会场场地规划、设计、搭建制作的方案和设计效果图集。统一用A3纸装订；

5． 活动流程的设计与执行。

四、会议现场执行要求

1． 要求制定详细的论坛执行方案，确保论坛安全流程的实施；

2． 根据论坛的实际情况，成交供应商必须承诺按采购人的要求，积极配合对已选定的策划设计方案、搭建制作、现场执行方案进行相应的修改或调整，并按采购人最终确定的方案实施，对方案所发生的修改或调整，供应商自行考虑进入投标总价中，在合同履行过程中总合同价不变；

3． 配备足够的具有两年以上会议接待工作经验的专业接待人员或专职导游。中标供应商委托第三方实施服务时，必须选择合法的、有实力的旅行社和交通营运公司，并签署第三方合同或协议。中标供应商在项目实施过程中与第三方发生的任何纠纷由中标供应商负责解决并承担责任；

4． 2023年7月11日12时前完成会场各项布置及其他前期所有服务并通过采购人验收，保障论坛正常开展；

5． 要求活动有完善保障体系，流程顺畅，具有完美的效果；

6． 所有设备、道具、特效等运作正常，保证人员调度到位，无故障出现；

7． 执行方案：含技术安全和实施安全的工作方案及执行团队保障；

8． 成交供应商在论坛前期对接、执行实施期间配备的团队人员数量要具体化。

五、其他要求

1． 服务期：签订合同后即按照要求完成各项工作，2023年7月11日12时前完成会场LED屏、舞台、音响、灯光等搭建及调试工作，会议结束后恢复酒店场地原有状态。

2． 根据以上论坛会场布置和车辆使用服务内容，供应商于响应文件中必须提供“论坛会场布置和车辆使用服务材料清单报价明细表”。论坛会场布置服务项目为整体打包，供应商应当综合考虑进报价中，采购人不再另行支付相关费用，由此带来的风险，供应商须自行承担。场地、车辆、游船、劳务费、差旅费等为估算项目和数量，费用根据实际项目和数量支付。

3． 付款方式：论坛会场布置服务项目费于签订合同后15个工作日内支付合同金额的50%，车辆使用服务费待服务完成后根据实际项目和数量付款。服务完成并验收合格，开具发票后付清余款。

4． 根据项目的实际情况，供应商必须承诺按采购人的要求，积极配合对已选定的策划设计方案、搭建制作、现场执行方案进行相应的修改或调整，直到符合采购人要求为止。

5． 费用按实际执行情况支付，如项目服务内容及需求中的任一条款未实施，则不支付该条款费用。

6． 供应商于响应文件中必须提供针对本项目的项目实施方案，否则，响应文件作无效处理。

本项目采购预算金额（含税）为柒拾玖万伍仟捌佰壹拾伍元整（¥79.5815万元，其中论坛会场布置服务费44.827万元，大会车辆配备或租赁服务费用8.76万元，考察调研费用5.6万元，线上会议费用3.2840万元,专家及嘉宾差旅费10.7万元,专家劳务费2.9万元,集中办公费用3.5105万元），报价超出政府采购预算的将被视为响应文件无效处理。

 

注：本“服务项目需求”中所有条款要求均为实质性要求。