采购内容

第一节 采购项目内容

（一）数字化加工

8 个月内完成遵义市人力资源开发服务中心约 1.6 万份流动人员人事档案数字化加工工作，并采集进入符合标准、规范的流动人员人事档案影像数据库和流动人员人事档案信息数据库。

（二）系统建设

建立可与贵州省流动人员人事档案管理系统进行数据联通的电子档案数字化信息管理系统，确保流动人员人事档案信息图像数据和信息数据能够完整、安全、准确的迁移到贵州省流动人员人事档案管理系统数据库，并与贵州省流动人员人事档案管理业务系统实现功能化的无缝衔接，实现贵州省流动人员人事档案管理系统可通过数字化加工形成的流动人员人事档案影像数据库办理业务。

（三）工作要求

1.加工后的数据格式必须符合采购人标准并可加密解密，供应商应确保数字化加工成果能够完整、安全、准确的迁移到贵州省流动人员人事档案管理系统。

2.项目主要工作包括档案管理（包括完成档案的基础信息导入、分发、打印条码、记录等工作）、档案分类整理、材料扫描、图像处理、档案著录、数据终检、挂接、完成档案的基础信息导入、分发、打印条码、记录等工作。以上工作总量为该项目计划工作量，成交供应商按照计划工作量拟定投标报价，要求按档案卷数计价。

3.严格遵守《保密守则》及采购人的有关规定，成交供应商应与采购人签订保密协议，工作人员提供保密承诺书。档案整理及扫描工作必须在采购人指定的场所内进行操作，遵守采购人单位作息、出入等日常工作管理制度，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、涂改、污损、破坏档案，如有违者，将追究经济及法律责任。

4.供应商根据采购人提供的场地条件合理配备项目人员，人员进场后未经采购人单位同意不得擅自撤离。

5.在项目实施过程中，要求接受采购人实时检查与监督，禁止成交供应商私自使用 U 盘等移动存储设备、禁止连接互联网，在设备撤离时，必须经过采购人进行检查并签订确认。

（四）数量

8 个月内录入不能少于 1.6 万份。结算方式以实际工作量据实结算。

（五）档案数字化加工质量要求

1.档案交接

根据采购人单位提供的档案清单获取相应实物档案。采购人单位提供的档案材料，成交供应商应该按照采购人提供的标准进行检查接收。成交供应商逐卷清点核对无误后双方在《档案移交清单》上签字确认。成交供应商分批领取需要数字化的档案，并对领用的档案及其材料的安全负责，如发生任何档案遗失问题由成交供应商承担全部法律及经济责任。

2.档案材料分类

档案材料分类应按照《干部人事档案工作条例》和采购人单位的要求，对人事档案材料进行分类及排序，该过程相关要求如下：

（1）按分类标准将所有档案材料进行分类。

（2）人事档案中的每份材料均应属该档案主体的材料,不得装入他人材料，若发现有同名异人、张冠李戴的，记录详细信息，移交采购人。

（3）人事档案的材料应符合收集归档要求，不属于归档范围但具有一定参考价值的材料，统一装入“参考材料”袋；属于归档范围的重复材料，统一装入“参考材料”袋中。

3.档案材料整理

档案整理根据《纸质档案数字化技术规范》要求进行整理，该过程相关要求如下：

（1）拆除每份材料上的曲别针、大头针及有锈迹的钉书针等金属装订物，拆除装订物时不得损坏原始材料。

（2）每份材料必须保证各自独立，严禁将多份（页）材料以缝纫、裱糊等形成粘连在一起，不允许将单份材料人为拆分。

（3）纸张折皱不平的材料应进行压平。

（4）纸张破损的材料应进行修裱，修裱托纸与原载体粘结牢实，但不得影响材料翻阅，修裱件应舒展平整，无皱纹，无起泡、与其他材料粘连在一起，拼对裂缝应准确无误，无变形走样、无损坏原载体和字迹。

（5）纸张装订时应整齐一致，无变形走样，无损坏原字迹。

4.档案材料扫描

（1）根据数据交换规则设置扫描影像格式（300DPI，彩色，JPG）及输出存放位置。

（2）扫描时需确保档案材料平整，按完成整理的档案材料顺序，以页为单位依次进行扫描，根据纸张类型调整扫描方式（平板或高扫）与扫描幅面（指定幅面或自动识别边缘），不得损坏材料。

（3）将扫描页数和材料整理后注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫， 如发现有漏扫、内容不完整、文字及印章不清晰、文字及表格扭曲等则须重新扫描。

5.影像处理

（1）将扫描完毕的图像进行后期处理，要求处理图片的质量满足完整、清晰、一致、美观四个原则；

（2）图像处理的基本操作包括裁切、纠偏、去污（含背透处理）三个关键步骤，结合图片实际情况在满足三个质量原则的基础上还可进行其他编辑操作，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题。

6.档案材料著录

（1）每份材料编写录入一条目录，复件与原件应视为一份材料，附件与正文应视为一份材料。

（2）著录项目：序号、材料名称、材料形成时间、材料页数，每份材料著录一条档案目录。

①序号：每份材料序号用阿拉伯数字表示顺序号，每类从“1”开始。

②材料名称：应根据材料题目填写或缩写，字数一般不超过 20 个汉字，证明材料名称应拟为：XXX 的证明材料，关于其父 XXX 的情况证明。

③材料形成时间：填写材料的落款或生效时间，如遇没有时间可空置。

④页数填写：材料的页数，凡有图文的页面，每面计为 1 页，有封面的材料从封面开始计算，A3 页面材料为一个整体版面的计为一页不能拆分。

7.数据挂接

将加工后符合贵州省流动人员人事档案管理系统要求的影像数据由成交供应商负责完整、准确迁移至贵州省流动人员人事档案管理系统。

8.成品质检

（1）检查实物档案页数与图像数是否一致。

（2）检查档案材料实物、档案材料目录与电子图像三者是否对应一致。

（3）检查电子影像是否清晰、完整。

（4）检查档案的分类整理是否符合要求

9.数据备份

为保证数据安全，成交供应商对实物档案电子化后的成品数据，使用采购人提供的移动存储设备进行备份。

10.移交流程

成交供应商应按采购人要求将备份的数据以及经验收合格的实物档案移交给采购人。

三、其他

1.招标人提供加工场地、监控、电源、网络、空调、饮水、卫生条件。

2.招标人档案管理部门负责指导、监督、验收、档案交接。

3.投标人负责加工人员、管理人员食宿及所有项目实施加工所需设备。

4.投标人须接受采购人指导监督，遵守法律法规，承担其内部管理的全部法律和经济责任。

5.全部档案扫描结束后，自扫描结束前 6 个月的前期档案已进库档案的增加档案进行补扫。

6.完工后移交满足招标人管理使用的软件、硬件设施。

第二节 商务要求

一、服务时间、服务地点

服务期：合同生效起 8 个月服务地点：采购人指定地点

二、履约保证金

本项目不提交履约保证金。三、投标有效期

响应人的投标从开标之日起 90 个日历日内为投标有效期，在此期间，响应人不得以任何借口撤销自己的投标，否则将不退还其所交纳的投标保证金。

四、验收规范及要求

（一）规范

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）；

3.《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)；

4.《档案著录规则》（DA/T 18-1999）；

5.《档案数字化外包安全管理规定》档办发〔2014〕7 号；

6.《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005） ；

7.《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）；

8.《干部人事档案工作条例》。

（二）要求

1.验收包括对实物档案及电子影像图片两者的验收，实物档案验收必须逐卷清点。

2.必须严格电子化档案质量，对加工的数据进行自检，自检达标的数据才能递交采购人验收。

3.档案材料目录与电子影像的对应正确率须为 100%。

4.验收差错分为整理错误、著录错误与影像错误三类，每一处错误项计一个错误， 有差错的圴需重新调整、改正直至完全合格；正确率达到 98%及以上的批次才能被认定为验收合格。

5.指定专人负责领取归还档案的清点、交接和保管工作。

6.完成所有实物档案电子化加工任务，进行履约验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。

五、售后服务

提供必要的免费培训和服务支持，提供 24 小时响应服务。要求有完善的培训机制，充足、稳定的服务人员。采购人临时有加急任务时能安排后备人员进行补充。

六、付款方式

乙方服务团队入场开工后，甲方拨付合同经费的 40%，乙方服务完毕经甲方验收合格后，乙方向甲方提交合法有效的等额增值税普通发票及相关材料，甲方在收到乙方提交的发票等完整报销材料后 30 日内支付 60%服务款到乙方账户。

七、违约责任

投标人在服务期间违反服务承诺及采购文件有关要求三次及以上的，视为投标人违约，采购人可拒绝支付项目服务费。

八、保密要求

1、投标人及其工作人员要严格遵守保密要求，对在履行本合同时，获知的有关案件信息、建设秘密和其他业务信息，不得以任何形式向无关有人泄露，并签订《保密承诺》。

2、投标人在服务过程中，必须确保所涉及内容的信息安全，未经同意不得擅自删除、修改或转移，并为其保密。因投标人人员泄露、擅自删除、修改或转移工作信息，造成采购人损失的，由投标人负责赔偿，投标人可向所涉及人员进行追偿。

3、服务结束后，投标人应当返还采购人提供的相关资料、物品。九、其他要求

1.投标报价为验收合格并交付使用价。包含专利费、人力资源费、调研费、专用工具费、培训费、税费等一切成本费用，采购人不再支付其他费用。

2.投标人应加强对工作人员的教育和管理，遵守采购人有关规章制度。原则上按法院作息时间开展工作，采购人安排加班办公时，投标人需同步安排配合采购人工作。

3、投标人负责其工作人员的安全管理。因投标人工作人员原因发生安全事故的， 由投标人负责处理；因投标人工作人员原因造成采购人或第三人损失的，由投标人负责赔偿，投标人事后可根据情况向其追偿。