采购需求

一、项目概况： 

按照广东省公安厅治安局《关于印发广东省户籍档案电子化管理应用工作实施方案的通知》（粤公网发（2019） 1451号）、《广东省户籍档案电子化管理 工作规范（试行）》（粤公网发（2019） 1258号）工作部署要求，为加快推进清远市阳山县户籍历史档案电子化建设应用工作，提升户政服务管理信息化水平，构建与广东省经济社会发展相适应的公安户籍档案资源体系，现计划开展存量户籍纸质档案数字化加工工作，结合本单位实际情况，实现户籍档案电子化、数字化管理，为“互联网+户政”提供数据支持，为严密户口登记管理，建立健全户口登记业务信息备案、分析、监管机制，堵塞管理漏洞，确保公民户口和身份证号的唯一性、权威性、准确性起到积极的推动作用。

在采购人全面开展户籍档案电子化管理应用工作,建立健全户籍档案电子化管理长效机制，规范开展日常户籍档案电子化釆集、归档，完成历史户籍档案整理归档、数字化加工存储，逐步实现户籍档案电子化査询共享和户政业务无纸化办理，进一步提升区户政服务管理信息化水平。

编号		内容
PH1常住户口卷	PH1.1	常住人口登记表
	PH1.2	迁入（市内移居、户口恢复）证明材料
	PH1.3	迁出证明材料
	PH1.4	出生证明材料
	PH1.5	死亡证明材料
	PH1.6	项目变更材料
	PH1.7	各类表册
	PH1.8	证件
	PH1.9	其他需要保存的材料
PH4身份证卷	PH4.1	居民身份证申领材料
	PH4.2	居民身份证底卡（本次主要工作任务是釆购人工作开展以来业务档案，部分条目为手写，主要分类要素为类型、户籍所在派出所、个人登记信息及相关材料来进行组卷。）
	PH4.3	公民身份号码（居民身份证编号）顺序码
PH6		门楼牌材料
PH7		其他资料

二、项目目标及内容

主要工作任务是对库存档案（约202.35万页档案）进行拆卷和前整理（排序、编页、修裱）、采用单页扫描方式进行数字化加工。主要的工作内容包括：整理分类、编页码、档案扫描、图像处理、双重著录、质检、打印卷内目录及更换档案盒、数据挂接、还原装订等工作步骤。在确保档案安全的基础上，制定安全合理的档案接收、归还流程方案，将所有加工完成数据存储为符合标准要求的数据存储格式，并保存在符合要求的存储介质中（专业存储），同时加工成果数据挂接到广东省户籍档案管理平台中，实现全省数据的统一管理和统一应用。

 

三、项目建设依据

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《中华人民共和国档案法实施办法》；

3.《中华人民共和国保密法》；

4.《档案服务外包工作规范》(DA/T68-2017)；

5.《广东省档案数字化工作安全管理指南》(粤档发(2013) 32号)；

6.《档案工作基本术语》(DA/T1-2000)；

7.《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)；

8.《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)；

9.《纸质归档文件装订规范》(DA/T69-2018)；

10.《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)；

11.《档案分类标引规则》(GB/T 15418-2009)；

12.《档案著录规则》(DA/T18-2022)；

13.《全国公安机关机构代码编制规则》(GA/T380-2012)；

14.《广东省户籍档案电子化管理工作规范(试行)》(粤公网发(2019) 1258号);

相关法律、法规、规章、规范与标准，如标准有变更或更新，则按最新规定执行。

四、档案数字化处理要求

（一）数字化加工服务流程要求

本项目旨在完工期结束前按纸质档案数字化技术规范和《广东省户籍档案电子化管理工作规范(试行)》标准的要求完成清远市阳山县约202.35万页户籍档案数字化服务。具体需要完成的任务数量以实际档案室内库存档案数量为准。户籍整理档案数字化服务主要工作包含整理分类、编页码、档案扫描、图像处理、双重著录、质检、打印卷内目录及更换档案盒、数据挂接、还原装订等任务，并按釆购人要求对档案数字化成果进行数据提交，以保证釆购人的档案数字化工作进度。

数字化加工先按照《档案著录规则》(DA/T18-2022)和《广东省户籍档案电子化管理工作规范(试行)》(粤公网发(2019) 1258号)的要求进行著录，建立档案目录数据库，再开展数字化加工。

数字化加工的主要流程如下：

1、档案借出前处理

档案借出前处理主要对档案做清点登记，按照规范指引对没有编制页号的材料进行页号编制，页号编制时，统一在文件正面右下角、反面左下角；对于已编制页码，存在漏编页码的情况，应统一遵循漏页档案紧靠关联文件的页码原则进行编写，如漏页的关联文件页码为8，其编写样式为“8-1”的页号格式编写。

2、档案借出

档案借出数据控制为一周的工作量，做到一周内扫完一批，周一上午调卷，周五下午还卷，扫一批还一批，数据提交一批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，妥善保护、保存档案。

（1）项目组中有专门调卷工作人员，和同各派出所主要负责人，到档案库存地点，根据清单，搬下相应的案卷，对提取的档案逐清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对，填写《档案出入库交接表》，确保不出任何差错；

（2）清点结束，双方在档案调借清单上确认签字；

（3）档案保管人员与调卷人员共同进行全宗、目录、数量的二次核对，档案保管员进行数量统计，并进行登记，填写“档案出入库交接表”；

（4）放入指定的保管柜，锁好，注意安全保存；

（5）保存柜由加工场所的单位指定存放位置。

3、数字化前处理

安排精通档案的专业人员，管理整理核对工作，其他核对人员须工作认真细致，小心谨慎，严禁破损档案的一切行为，并严格遵守保密制度。

整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行登记；按照档案整理的标准，依据目录对照档案原件再次核对。对照目录逐份逐页检查档案原件，发现错误疏漏，在工作人员的指导下，进行改正或者做出正确标识，位置错，重新归类，顺序不对，调整、放好，并确定目录无误，同时，填写差错报告。

有重复的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件不扫描原稿；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏，填写整理情况登记表。

对胶装的档案，整理人员及时同建设方档案负责人，根据档案实际状况决定是否拆卷，以及对难于扫描的材料进行登记，及时汇报以便更好解决问题。

4、创建卷宗、录入条目

根据档案材料的内容完成卷宗的内容录入，录入的内容包括条形码编号、题名、所属单位、保存期限、卷宗件数、卷宗页数，全宗号、类别号、目录号、案卷号、存放地点、开始时间、结束时间等。

条目根据档案材料的条目进行录入，如发原条目有错，应按正确录入，并打印正确的条目索引表附在档案上，并做好登记。条目录入的内容包括顺序号、姓名、性别，身份证号、出生日期、地址、地址编码、时间、起始页号、终止页号等字段。

5、档案扫描

使用高速扫描仪、高拍仪或平板扫描仪对档案进行扫描。根据档案原件的质量情况，将纸质较差的放置平台扫描仪上单页扫描，对不适合拆卷的档案使用高拍仪进行扫描；扫描采用的分辨率为300dpi，统一采用彩色模式扫描，采用JPEG格式存储，存储的目录及文件命名要符合规范。

高拍仪须具备光源辅助、纸张曲面展平功能。

6、图像处理

图像处理应遵循尽量展现档案的原版、原貌原则，确保每一幅扫描图像的清晰，采用图像处理软件进行加工处理。对扫描后形成的数字图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页旋转、纠偏、裁边、去污等技术处理。

(1)旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

(2)裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像，以证明有缺陷图像非人力所为。允许存在黑边白边，以保证图像是完整的。

(3)去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

(4)图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数据图像的整体性。拼接时应确保拼接处理平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

7、质检检查

检查人员对前面所有工作进行详细检查，要求保证扫描形成的图片文件与卷内文件一致，编号无误，清晰度和格式符合标准。

（1）对扫描前处理情况进行检查。发现错误及时修正，并对相应的扫描图像重新扫描和处理。

（2）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

（3）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

（4）扫描图像方向端正，应符合平常阅读的习惯。

（5）发现文件或资料漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

（6）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（7）认真填写相关表单，记录自检结果和处理意见。

8、数据挂接

对数据挂接工作，须指定专人专机操作，不得阅览、操作与自己工作无关的数据，检查档案目录数据及对应图像。

数据关联：将图像文件存储到相应文件夹时，与档案条目进行关联，一个条目可以挂接多张图片，挂接的材料数要与条目的页数相同。

9、原文著录

原文著录是指对扫描的档案材料的内容标准化采集，录入并保存到系统，需录入的材料及需要录入的字段请参考《广东省户籍档案信息管理数据标准规范》。

原文内容需要与材料图像文件关联。

原文著录需分人二次录入，二次对比完成正确才能保存到系统。

10、审核

由专人对条目、挂接图像，原文内容等进行核对，如发现任何错误，都应该做好登记，并判断错误环节，即退回相关的加工环节进行重处理。

11、数据备份

将扫描形成的图片文件，条目及原文记录文件全部采用光盘刻录,光盘刻录须指定专人负责检查，检查光盘内容是否有错漏，光盘能否正常打开。光盘刻录须指定专人负责检查，检查光盘内容是否有错漏，光盘能否正常打开。

将扫描形成的图片文件全部采用原装光盘刻录，并提供详细清单。光盘刻录须指定专人负责检查，检查光盘内容是否有错漏，光盘能否正常打开；刻录光盘要一式两份，光盘上要写明保存日期，内容简述。

12、成果数据移交

根据采购人数字化加工规范要求把成果数据导入到户籍档案管理平台，导入的数据要符合对应相关标准规范。

13、档案归还

档案归还按照档案分批借出、分批归还的原则进行档案归还，分局档案负责人对服务方归还的档案是否完整、齐全，档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序是否准确进行检查，杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。检查无误后，双方确认签字，完成《档案出入库交接表》的登记。

对加工过程拆卷的档案需装订复原。以卷为单位的实物档案，三孔一组线，装订牢固；以件为单位的实物档案，用不锈钢钉装订还原。

 

（二）档案出入库要求

1、档案出库前做好条形码编制，根据规范要求，分类对移交出的档案进行贴标。

2、做好档案出入库登记表。档案从档案库房密集架或档案柜上，按档案的类别、分类号、目录号、案卷排列顺序进行下架、清点、移出；对接收的档案按类别、分类号、目录号、案卷号形成纸质目录，清点到卷，清点过程中杜绝出现遗漏登记或重复登记的情况。

3、对交接的档案进行核对、清点、检查，杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。

4、整个过程中采取分批档案接收出库、归还入库方式，保证档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序。

 

（三）数字化处理设备配置要求

1、设备配置要求

根据该项目情况，需要提供的设施设备清单如下：

序号	设备名称	数量	备注
1	A3平板扫描仪	3台	档案扫描
2	高速扫描仪	5台	档案扫描
3	高拍仪	2台	档案扫描
4	扫描及图像处理软件	1套	图像扫描及处理
5	数字化加工系统	1套	用于流程监控、条目及原文录入等
6	成果数据移交工具	1套	用户把数据迁移到“户籍档案管理平台”
7	台式计算机	30台	CPU（频率）≥2GHz；内存（容量）≥4GB；有独立显卡：显存≥256MB，硬盘500G或以上（加工完成后硬盘归建设方）
8	备份硬盘	2个	4TB
9	交换机	1台
10	打印机	2台	打印目录、卷皮
11	监控设备	1套	摄像枪数量以满足无死角监控为准
12	耗材	一批	打印、装订用

注：服务方所提供的设施设备包括但不限于以上清单内容，根据现场施工的实际情况提供，项目完工后以上设施设备由服务方带走。

2、加工环境要求

数字化加工场所不能设立无线网络，所有设备（电脑、扫描仪等）可以在公安网或独立网络中运行，不能开通无线网络功能，禁止接入互联网。

（1）局域网环境

服务单位可以搭建独立的局域网加工环境，可以运行自带的加工软件，也可以搭建采购人提供的户籍档案数字化管理平台，平台已提供成果数据移交工具，方便移交。采购人只提供平台的部署文档，如服务单位需要帮助，需自行与平台软件开发单位协商解决。

（2）公安网环境

公安网环境需要由分局提供所有的基于公安网内运行的电脑，每台加工电脑只能访问指定IP的一台服务器，加工电脑必需有安全审计功能和安装一机两用监视软件。

 

（四）数字化加工场所和人员要求

1、数字化加工场所应当设在公安机关独立、可封闭的建筑内。不得将档案、资料运送到公安机关以外进行整理或者数字化处理。

2数字化加工场所应当符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防虫、防鼠、防污染等安全管理要求。

3、数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。

4、数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。

5、数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期检查。

6、数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

7、工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。

8、工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。

9、档案部门和数字化服务机构应指定人员对数字化加工场所进行日常巡查，对数字化保密、安全措施落实情况进行监督、检查，并做好记录。

 

（五）档案数字化加工软件要求

需提供一套档案数字化加工系统，用于档案的数字化加工工作，系统需包含但不限于档案扫描模块（历史陈旧纸质易损，扫描模块必须支持多种扫描仪作业）、图像处理模块(确保历史字迹模糊的纸质材料经处理后内容清晰可见)、成果质检模块(确保本单位质检人员质检)、作业流程监控模块(确保档案在数字化流转过程的可追溯)、统计模块(确保本单位项目联系人实时掌握项目进度)。

1、档案扫描模块

能够连接Twain协议或WIA协议的扫描仪，设置相关扫描参数(不同的档案材质需要的扫描参数不一样)；能够驱动扫描仪进行图像扫描，具备开始扫描、停止扫描、追加扫描、替换扫描；扫描过程中扫描图像不可在本地留存，需即时传送至服务器；能够依据扫描图像中条码或二维码自动分件(可自定义识别案卷号规则)；具备图像浏览功能(放大、缩小、平移图像、多幅显示等)；能够实时定位当前扫描图像；具备导 入图像功能；删除图像功能。

2、图像处理模块

具备多种图像预览方式(平移、放大、缩小、多幅展示、框选缩放、旋转、翻转等)；具备图像纠偏(自动、手动)功能；具备背景消除功能； 具备图像文字加深功能；具备框内、框外清除功能；具备锐化、平滑图像功能；具备区域图像清除功能(能够自定义区域)；具备自动色阶、调整对比度、饱和度、亮度增加图像清晰度功能；具备裁剪、分割图像功能(可定义分割比例)；具备图像签注、签章功能；具备替换、删除、插入图像功能；具备空白页自动删除功能(可自定义空白页标准)；具备图像修补功能；具备自动电子页码功能；图像处理需链接服务器中的扫描图像进行处理不可在本地处理留存。

3、成果质检模块

成果质检模块是本单位用于对供应商提供的档案数字化成果进行检查（包括完成档案扫描加工服务后的检查工作）的手段。本单位反馈的质量问题能通过该模块实时通知作业方进行整改，保证整个项目的质量；质检模块必须具有方便的档案图像查阅、质检项记录、质检流程跟踪等功能。

4、作业流程监控

提供实物档案流向追踪功能，所有在作业流程中曾接触过实物档案的人员均应在该模块中留有“痕迹”（包括记录接触档案的时点、人员和环节等）；实时反映档案已完成的作业流程节点，当前处于的作业流程节点，即将进行的作业流程节点，供本单位查看。

5、报表统计

可提供各类作业流程的报表（各工序工作量统计报表、成品完成量统计报表、借档报表、还档报表等）、数据统计（日、周、月、年的统计数据查询）。

 

五、档案录入要求

档案著录是从档案材料提供标准化内容，录入到计算机中，从而形成可查询、可交互等的数据档案材料。

录入的内容必须符合“户籍档案电子化管理平台”的数据要求。

 

六、成果数据移交到平台要求

（一）成果数据从局域网到公安网

如数字化加工环境使用独立的局域网环境进行加工，加工完成的成果数据必须按要求进行移交，数据从局域网必需使用专门的存储介质，复制到存储介质的数据要进行加密。由分局指定专用的公安网电脑进行数据移交。

直接要公安网加工可以忽略这一步。

（二）由公安网移交到“户籍档案电子化管理平台”

1、成果数据移交必需符合平台规定的《移交协议》。

2、数据移交使用TCP/IP方式，移交数据使用国密加密算法SM4进行加密，使用动态获取密钥的方式。数据移交以包的方式进行，以一个卷宗作为一个移交数据包，数据包中存在错误数据时，由服务单位修改正确后，再以一个包进行重新移交（具体参照移交协议）。

3、如使用由采购人提供的档案平台进行加工，平台提供数据移交工具。

4、系统对移交数据按设定规则进行校验，并由人工审核通过，不合格的数据移交可通过系统进行查询。

 

七、保密要求

严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及分局的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在用户指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。中标人须与本单位签订保密协议，中标人须做到：

1、强化人员管理，如有人员变动，应及时通知本单位。

2、建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。

3、不同的工序之间要采取严格措施，杜绝档案信息泄密事故的发生。在加工过程中，投标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于投标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，投标人承担一切责任。

4、扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。采购方在工作场所安装无死角监控系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5、进行数据移交时，工作站上保存加工数据的硬盘必须拆除交本单位处理。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机及移动存储介质等。

7、加工过程安全要求：

（1）对服务器的操作采取安全监管措施。

（2）USB端口封闭使用。

（3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（4）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份等。

8、各项管理制度上墙。

 

采购包1（阳山县公安局户籍档案数字化二期项目）1.主要商务要求

标的提供的时间	中标公示发出之日起，中标人在10个工作日内与采购人签订合同。合同签订之日起10个日历日内中标人根据采购人要求完成前期设备及人员部署并开展工作，至2023年12月31日前完成全部工作并通过验收。
标的提供的地点	采购人指定的地点。
付款方式	1期：支付比例50%,中标人完成库存档案加工工作量的60%时，采购人在20个工作日内支付合同总价款的50%。（注：1.每笔款项支付时，中标人向采购人提供相应金额的正式发票。合同的付款时间为采购人向政府财政部门提出支付申请的时间即视为已履行支付义务。）   2期：支付比例50%,合同余款在项目完成并验收合格之日起15个工作日内一次性无息付清。（注：1.每笔款项支付时，中标人向采购人提供相应金额的正式发票。合同的付款时间为采购人向政府财政部门提出支付申请的时间即视为已履行支付义务。）
验收要求	1期：1、验收指标 采用计算机自动检验的方式进行100%的检验，检验包括索引、页数、挂接材料数等指标，使用计算机技术自动检验；对于无法使用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验，抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数据图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于99%。 2、质量验收遵循的规范 （1）扫描的图像标准参照档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）的要求。 （2）档案扫描分类时所依据全宗、案卷等信息符合档案行业标准《档案著录规则》（DA/T 18-2022）的要求。 （3）数字档案管理要求遵循国际《数字文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）的要求。 3、验收方式：采用阶段性验收及总体验收方式。
履约保证金	不收取
其他

2.技术标准与要求 

序号	品目名称	标的名称	单位	数量	分项预算单价（元）	分项预算总价（元）	所属行业	技术要求
1	数字内容加工处理服务	阳山县公安局户籍档案数字化二期项目	项	1.00	2,225,850.00	2,225,850.00	其他未列明行业	详见附表一

 

附表一：阳山县公安局户籍档案数字化二期项目

参数性质	序号	具体技术(参数)要求
	1	档案数字化处理要求【详见第二章采购需求】： （一）数字化加工服务流程要求 （二）档案出入库要求 （三）数字化处理设备配置要求 （四）数字化加工场所和人员要求 （五）档案数字化加工软件要求
	2	档案录入要求【详见第二章采购需求】
	3	成果数据移交到平台要求【详见第二章采购需求】
	4	保密要求【详见第二章采购需求】
说明	打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致投标无效。 打“▲”号条款为重要技术参数，若有部分“▲”条款未响应或不满足，将导致其响应性评审加重扣分，但不作为无效投标条款。