项目名称

数量

最高限价

（人民币)

服务期

1-1

广州市白云区市场监督管理局2024-2025年度商事登记业务资料规范化处理技术服务项目（采购包1商事登记业务资料规范化处理服务）

1项

4,354,000.00元

自合同生效之日起2年或结算价达到中标金额时自动终止。

项目名称

数量

最高限价

（人民币)

服务期

2-1

广州市白云区市场监督管理局2024-2025年度商事登记业务资料规范化处理技术服务项目（采购包2档案资料规范化处理服务）

1项

106,000.00元

自合同生效之日起2年或结算价达到中标金额时自动终止。

序号

名称规格

两年预估数量

1

业务资料规范化整理

19.4万卷

2

业务资料数字化扫描

308.9万页

3

库房管理条码化

19.4万卷

4

电子文件归档处理技术服务

670万页

序号

名称规格

两年预估数量

1

综合档案（文书、基建、声像、实物档案）规范整理

8400件

2

文书档案数字化扫描工作

3000件

3

专用档案耗材（文书、基建、声像、实物档案专用耗材）

1批

4

各项制度编研工作

1项

5

编制迎接档案主管部门、上级单位检查所需全部材料

1项

标的提供的时间

自合同生效之日起2年或结算价达到中标金额时自动终止

标的提供的地点

采购人指定地点

付款方式

1期：支付比例30%,合同签订后且收到中标供应商出具的发票及相关材料5个工作日内，支付合同总额（以采购人申请的年度预算为准）的30%作为合同首期款；

2期：支付比例70%,余款在每季度经过采购人验收后，且收到中标供应商出具的发票及相关材料5个工作日内支付，最后尾款以实际完成数量结算。（1）结算价=对应工作内容中标单价*实际完成数量。（2）付款方式：银行转帐。（3）因采购人使用的是财政资金，采购人在前款规定的付款时间为向政府采购支付部门提出办理财政支付申请手续的时间（不含政府财政支付部门审核的时间），在规定时间内提出支付申请手续后即视为采购人已经按期支付。

验收要求

1期：采购人通过商事主体档案影像综合管理平台，以抽检的方式检查已完成同步的数据，包括著录数据及图像文件。抽检比率不低于5%，合格率达到99%时，予以验收“通过”。验收不通过的由中标供应商全部返工处理。

履约保证金

不收取

其他

现场演示，1.投标人需要对本项目进行演示，开标结束后请投标人在开标大厅等候。演示开始时间由评审委员会确定，如投标人未在评审委员会规定的时间内到达演示地点进行演示，评审委员会有权视其放弃演示。2.本项目由有效投标人按递交投标文件的签到顺序于评标过程中进行演示，请投标人自行准备相关文件。3.授权委托代理人须凭身份证原件参加演示，参加人数一般不超过2人（含授权委托代理人在内）。4.如演示过程中需要用到电脑等设备，请供应商自带，评审现场仅提供电源和投影设备。5.演示时间15分钟以内。

序号

品目名称

标的名称

单位

数量

分项预算单价（元）

分项预算总价（元）

所属行业

技术要求

1

其他商务服务

商事登记业务资料规范化处理服务

项

1.00

4,354,000.00

4,354,000.00

租赁和商务服务业

详见附表一

参数性质

序号

具体技术(参数)要求

1

一、服务外包工作流程
1.档案调卷
中标供应商开展服务外包时，先派专职人员向采购方借出商事主体档案，办理调卷登记手续，根据商事主体名称、统一社会信用代码或注册号、业务类型、核准日期等相关信息登记好借出档案的信息。

2

2.档案整理根据商事主体档案原件归档规范及采购人工商业务档案管理的要求进行整理，包括分类、归档文件排列、完整性检查、页面修整、拆除装订、目录数据准备、打印案卷封皮及卷内文件目录。

3

3.档案著录根据企业档案电子化管理标准要求进行著录，包括主体身份编码、商事主体名称、企业类型、统一社会信用代码或注册号、核准日期等，企业（个体）主体身份编码必须与广州市工商局企业（个体）注册登记系统数据库一致。

4

4.档案扫描扫描软件接口必须采用标准接口（如TWAIN）。根据档案幅面的大小（A4、A3等）选择相应规格的扫描仪进行扫描，在扫描过程中应注意对纸质档案原件的保护。扫描色彩模式以彩色为主，分辨率一般为200-300dpi，扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页。

5

5.图像处理对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，或扫描的图像不完整、漏扫，应重新扫描。（1）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应进行页序调整。（2）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本感觉不到偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。（3）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线等应进行去污处理。应遵循展现档案原貌的原则。

★

6

6.查阅权限处理根据采购人要求逐页设置图像的页面密级，设置的页面密级必须与采购人商事主体档案影像综合管理平台兼容。

7

7.库房管理条码录入档案卷条码信息著录、打印条码并粘贴到档案卷、档案卷上架等。

★

8

8.数据挂接投标人在服务期间须实现电子图像文件与商事主体档案影像综合管理平台档案著录基本信息的挂接，并录入卷内文件目录，实现卷内文件目录数据库管理。

9

9.原件装订对加工完成的档案采用3孔1线进行装订，装订时保持档案的原貌。

10

10.完整归还中标供应商派专人按采购方要求办理相关归还手续，并协助采购人档案库房管理员，从加工场地搬运档案入库房等移交工作。

11

11.电子文件归档处理技术服务按照相关规范完成全程电子化、一网通办、省市区迁移、外地迁入电子文件的归档处理技术服务工作，包括归档数量检查、完整性检查、页序调整、登记编目、可用性检查、页面查询权限设置、一网通办电子文件二次增量归档完整性检查，电子文件归档管理工作成果数据必须与广州市市场监督管理局商事主体档案影像综合管理平台兼容。

★

12

12.数据同步投标人电子档案数据每天同步至采购人及广州市市场监督管理局商事主体档案影像综合管理平台，包括著录数据及图像文件。要求同步的著录数据格式、图像文件格式、图像文件命名等符合档案影像管理平台要求，能够在商事主体档案影像综合管理平台中查阅。

★

13

13.数据验收采购人通过商事主体档案影像综合管理平台，以抽检的方式检查已完成同步的数据，包括著录数据及图像文件。抽检比率不低于5%，合格率达到99%时，予以验收“通过”。验收不通过的由中标人全部返工处理。

14

二、服务外包要求
1.安全保密要求
为了确保项目实施过程中的档案信息安全，中标供应商应服从采购人的安全保密管理要求。中标供应商需与采购人签订安全保密协议，并建立严格的保密制度，加强对工作人员的保密教育。数据验收完成时，中标供应商各设备上的相关数据必须在采购人工作人员的现场监督下全部销毁。

15

2.项目管理要求中标供应商必须根据采购人规定，建立专门的管理组织架构、合理的人力资源配置、设备配置、明确的项目进度、严密的管理制度和质量检验办法。中标供应商应在采购人指定的工作场所完成项目工作。实行项目工作期间，在档案暂存区域内严格执行安全管理标准，保证档案实体和数据的安全。不能丢失、损毁档案。

16

3.项目工作场地采购人无偿提供项目所需的工作场地、办公桌椅及运行所需要的水、电、空调、饮用水、工商专网、固定电话等基础设施的必要条件（根据实际需求配备），中标供应商必须在采购人指定的场所内按相关规定开展工作，爱护公共财物，保持工作场所整齐、清洁、安静。

17

4.派驻人员项目采用项目经理负责制，中标供应商必须配备专业的项目经理不少于1名，负责统筹管理本项目的全部内容；派驻人员要严格遵守采购方规定的工作守则和作息时间。项目前期中标供应商必须准备不少于20名数字化人员的服务团队，项目总体进度优于采购人要求的后期可根据实际进度递减人员，派驻人员有从事本类项目工作的经验，应取得档案专业人员岗位培训证书，中途不得随意更换人员，如确实需要更换的，需提前一周书面通知采购人，取得采购人同意后方可执行。与项目工作无关的人员，不得擅自进入工作间。

18

5.配套设备为确保标准化，中标供应商需自行准备各种软硬件设备（计算机、扫描仪、装订机等)，项目开展所需耗材必须符合采购人的要求。

19

6.服务软件中标供应商应自带项目工作的服务软件（商事主体档案影像综合管理平台、商事主体无纸化归档软件、一网通办电子档案加工软件、智能库房档案管理系统、一照一码商事主体资料数字化软件），确保业务资料规范化处理后的成果数据完全兼容相关系统。

★

20

7.前期准备及技术支持中标供应商必须在中标公告公示3个工作日内，在采购人指定作业场地，安装部署满足项目各项工作需要的配套设备、软件系统，并进行试生产及数据试交付，以确保项目各项成果数据实时准确交付。期间如需获取相关系统技术支持，需自行与相关系统开发商联系获取技术支持，相关费用由中标供应商自行承担，若未在规定时间内完成准备工作，采购人有权不予签署合同并追究中标供应商的相关责任。

21

8.项目工期本项目总工期自合同生效之日起2年或结算价达到中标金额时自动终止。审批科受理的线下业务资料和线上电子文件每天及时接收处理，每批次档案的流转周期不得超过5天。采购人定期对中标供应商的项目进度进行检查，如发现项目进度缓慢，中标供应商需根据采购人要求及时补充工作人员。

22

9.售后服务中标供应商须提供从各批次验收合格之日起，一年的免费数据集中修正服务。中标供应商必须配备专业的售后服务经理，采购人在使用过程中发现图像不清晰、资料漏扫等情况后，中标供应商应及时对有问题的档案重新加工、重新同步。

23

10.项目报价本项目按投标总价报价，报价必须包含全部服务费用、软硬件设备和耗材、售后服务期费用、发票及税费等项目实施过程中应预见全部费用。本项目投标人需要在分项报价表中对商事登记业务资料规范化整理工作(约19.4万卷）按每卷单价、数字化扫描（约308.9万页）按每页单价、电子文件归档处理技术服务（约670万页）按每页单价、库房管理条码化（约19.4万卷)按每卷单价进行报价。最终以验收合格的实际数据量结算，但是最终结算价不超出本项目中标金额。

说明

打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致投标无效。
打“▲”号条款为重要技术参数，若有部分“▲”条款未响应或不满足，将导致其响应性评审加重扣分，但不作为无效投标条款。

标的提供的时间

自合同生效之日起2年或结算价达到中标金额时自动终止

标的提供的地点

采购人指定地点

付款方式

1期：支付比例30%,合同签订后且收到中标供应商出具的发票及相关材料5个工作日内，支付合同总额（以采购人申请的年度预算为准）的30%作为合同首期款；

2期：支付比例70%,余款在每季度经过采购人验收后，且收到中标供应商出具的发票及相关材料5个工作日内支付，最后尾款以实际完成数量结算。（1）结算价=对应工作内容中标单价*实际完成数量。（2）付款方式：银行转帐。（3）因采购人使用的是财政资金，采购人在前款规定的付款时间为向政府采购支付部门提出办理财政支付申请手续的时间（不含政府财政支付部门审核的时间），在规定时间内提出支付申请手续后即视为采购人已经按期支付。

验收要求

1期：①验收时间：合同服务期满或者中标供应商认为已达到服务要求的，采购人组织开展验收，验收应在双方共同参加下进行。②验收内容：本项目全部服务内容。验收材料应包括：项目验收报告等完成服务内容的有关证明材料。③验收标准按采购文件和合同规定的要求和有关的规定、规范进行，未有规定或者规定不明的，双方另行协商一致解决。

履约保证金

不收取

其他

序号

品目名称

标的名称

单位

数量

分项预算单价（元）

分项预算总价（元）

所属行业

技术要求

1

其他商务服务

档案资料规范化处理服务

项

1.00

106,000.00

106,000.00

租赁和商务服务业

详见附表一

参数性质

序号

具体技术(参数)要求

1

（一）项目工作标准

1、文书档案（整理按《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）标准执行）

（1）对接收的每份文件材料(包括正文、发文呈批表、草稿）的完整性进行逐一检查、筛选,对不齐全的材料负责打印补齐,并进行接收清单的制作；

（2）按白云区档案局档案接收标准归档整理档案，每件文件按年度-保管期限分类法进行分类，编件号；

（3）每件文件有效信息页面均有页码标识（页面正面右上角、反面左上角）；

（4）每件文件首页右上方均有档号章信息，归档章信息编盖准确无误；

（5）每件文件扫描处理，扫描参数为纸张上多种颜色的用彩色扫描，为单色的用黑白二值扫描，采集图像为300DPI，并将扫描件上传至白云区电子文档管理平台；

（6）每件文件均有电子条目信息，条目信息上传至白云区电子文档管理平台；

（7）扫描图像、电子条目与实物一一对应；

（8）归档文件按件装订，一般文件采用不锈钢钉装订，厚件采用标准规范方式进行归档装订；

（9）所有文件在同一年度、保管期限的情况下，按件号的顺序依次装盒，并加盖档案盒信息；

（10）所有电子条目均有纸质版档案目录，且档案目录装订成册，一式三套。

（11）所有文件材料按市场监管局《文书档案保管期限表》进行分类归档，并编写年度归档说明。

2、声像档案（照片）（整理按《机关档案管理规定》(国家档案局第13号令)、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）标准执行）

（1）对接收的相片进行筛选，挑选出有保存价值的相片进行归档；

（2）按声像档案规范整理归档，声像档案按年度分类，每年度依照接收时间先后编流水顺序号,装满一册为一卷，每张照片均有照片说明的编写及编号；

（3）每张照片背面右下角均有档案编号标识；

（4）每张照片均有条目信息录入，档案条目数据分别有案卷及卷内两级信息，信息录入准确，与实物一一对应，条目信息上传至白云区电子文档案管理平台；

（5）入照片档案盒，照片说明与实物一一对应，所有档案按要求入盒上架并加盖盒号标记；

（6）所有电子条目均有纸质版档案目录，且档案目录装订成册，一式三套；

（7）每卷相册内要求有卷内目录及相关条目内容标识；

（8）所有归档相片图像必须上传至白云区电子文档管理平台；

（9）所有相片电子档案均负责冲晒为实物相片进行归档；

（10）有移交清单的按清单与实物进行清点、接收，无移交清单的项目供应商清点实物后制作接收清单。

3、文件汇编（整理按《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）标准执行）

（1）对接收的每份文件材料的完整性要进行逐一检查，对不齐全的材料负责打印补齐,并进行接收清单的制作；

（2）每卷发文文件汇编按年度、文号类别进行分类，按同类文号流水号进行排列并编件号；

（3）每卷内的每件文件首页右上方均有档号章信息，归档章信息编盖准确无误；

（4）每卷内的每件文件材料有效信息页面均有页码标识（正面右上角、反面左上角）；

（5）所有文件在同一年度的情况下，按件号的顺序依次装盒，并加盖文件汇编盒信息；

（6）每件文件均有电子条目信息，条目信息上传至白云区电子文档管理平台；

（7）每卷内的每件归档文件按件装订，一般文件采用不锈钢钉装订，厚件采用标准规范方式进行归档装订；

（8）所有电子条目均有纸质版档案目录，且档案目录装订成册，一式二套。

4、基建档案（整理按《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）标准执行）

（1）对接收的每份文件材料的完整性要进行逐一检查，对不齐全的材料负责打印补齐,并进行接收清单的制作；

（2）每一个项目的文件材料一般区分前期准备、设计、施工、竣工、使用维护等五个阶段的基础上按问题（内容）-保管期限进行组卷；

（3）每个项目一般按工程文件材料形成时间的先后和文件的重要程度来排列；

（4）每件文件材料有效信息页面均有页码标识（正面右上角、反面左上角）；

（5）卷内文件目录是登录案卷内文件题名及文件编号、责任者、日期等其他特征并固定文件材料排列次序的表格，排列在卷内文件之前；备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后；案卷封面能揭示案卷内文件材料的基本情况，保护卷内文件材料；

（6）每份文件均有电子条目信息，档案条目数据分别有案卷及卷内两级信息，信息录入准确，与实物一一对应，条目信息上传至白云区电子文档案管理平台；

（7）每卷内的每件归档文件按件装订，采用标准规范方式进行归档装订；

（8）所有电子条目均有纸质版档案目录，且档案目录装订成册，一式二套。

5、各项制度的编研工作，如机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限三合一制度的，严格按照国家、省、市、区档案局要求及标准执行。

6、编制迎接档案主管部门、上级单位检查所需全部材料，须派驻经验丰富的资深档案专业人员配合采购人完成相关档案介绍及全部材料准备工作。

（二）项目工作要求

1、安全保密要求

（1）为了确保项目实施过程中的档案资料归档全过程的信息安全，中标供应商应无条件服从采购人的安全保密管理要求。

（2）中标供应商需与采购人签订安全保密协议，并建立严格的保密制度，加强对服务人员的保密教育。未经采购人同意，不得损坏和丢失档案原件，不得以任何方式泄露档案信息的内容，不得私自复制任何档案文件，不得将场地中的任何物品带出。

（3）中标供应商如发生档案泄密或安全事故，采购人有权中止合同，所造成的损失由供应商负责，并保留追求其法律责任的权利。

（4）数据验收完成时，中标供应商各设备上的相关数据必须在采购人工作人员的现场监督下全部销毁。

2、项目管理要求

（1）中标供应商必须根据采购人规定，建立专门的管理组织架构、合理的人力资源配置、设备配置、明确的项目进度、严密的管理制度和质量检验办法。

（2）中标供应商应在采购人指定的工作场所完成档案数字化工作。实行档案数字化处理期间，在档案暂存区域内严格执行安全管理标准，保证档案实体和数据的安全。不能丢失、损毁档案。

3、项目工作场地

采购人无偿提供此项目工作场地以及项目运行所需要的少量办公桌椅等基础设施的必要条件，办公桌椅不足部分由中标供应商补足。中标供应商应在符合工作要求的场所内按相关规定开展工作，爱护公共财物，保持工作场所整齐、清洁、安静。

4、派驻人员

（1）项目采用项目经理负责制，供应商必须配备专业的项目经理，负责统筹管理本项目的全部内容；数字化服务人员要严格遵守采购人规定的工作守则和工作时间。

（2）中标供应商必须配备有从事本类项目工作经验的服务团队，中途不得随意更换人员，如确实需要更换的，需提前一周书面通知采购人并取得采购人同意后。如擅自更换，采购人可立即解除合同。

（3）与本次档案数字化工作无关的人员，不得擅自进入工作间。

5、配套设备

为确保标准化，中标供应商需自行准备各种软硬件设备（计算机、扫描仪、装订机等），项目开展所需耗材必须符合采购人的要求。

6、档案数字化软件

供应商须自带相关数字化软件，确保成果数据完全兼容到广州市白云区电子文档管理平台。

7、项目工期

自合同生效之日起2年或结算价达到中标金额时自动终止。

8、售后服务

（1）供应商须提供从项目整体验收合格之日起，一年的免费质保期服务。

（2）供应商必须配备专业的售后服务经理，供应商在使用过程中发现图像不清晰、资料漏扫以及其它需整改等情况后，供应商应及时对有问题的档案按要求重新加工。

9、数据备份

所有数据除了上传到电子文档管理平台，还要刻盘备份三套，采购人保存一套，移交档案馆两套。

10、报价

（1）各类档案数量具有不确定性因素，采购人可根据实际工作需求在不超出项目约定的作业实施范围内调整档案类别和数量据实结算，供应商结算总价不高于中标总金额。

（2）各档案类别按每卷（件）单价、档案装具按总价进行报价，报价必须包含全部服务费用、软硬件设备和耗材、售后服务期费用、发票及税费等项目实施过程中应预见全部费用。

说明

打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致投标无效。
打“▲”号条款为重要技术参数，若有部分“▲”条款未响应或不满足，将导致其响应性评审加重扣分，但不作为无效投标条款。