招标内容及要求

一、项目概况（采购标的）

1、项目背景分析

档案整理及数字化工作为厦门市自然资源和规划局日常必要工作。局机关及各分局每年需收集整理档案数万件，扫描数字化折合A4幅面数十万页，且需符合一系列档案整理标准、技术规范，所以此项工作具有工作量大、专业性强的特点，为按时按质按量完成每年档案整理工作，需要专业档案整理及数字化服务公司提供档案整理服务。

厦门市自然资源和规划局系统档案整理及数字化加工服务项目建设在保证档案规范管理的基础上，提高档案管理的便捷性，能够有效解决档案的管理与利用问题，提高档案整理工作效率和精细化管理水平，促进档案信息资源共享。

2、项目建设目标

立足厦门市自然资源和规划局档案管理工作的实际需求，对局内档案资料进行梳理、核实、扫描，形成全面、准确的档案资料数字化资源，借助档案管理信息系统，实现对全局档案资料的高效管理、便捷查阅、互通共享。

对原厦门市国土资源和房产管理局、原厦门市规划委员会在2019年3月份以前未数字化的档案资料及机构改革后新成立的厦门市自然资源和规划局的档案资料进行整理及数字化加工，并对目前及未来的档案资料进行整理及数字化加工。

备注：投标人承担采购人招标文件范围内的档案的整理及数字化工作，（特别声明：招标文件所述数量仅为预估数量，具体数量按实际计算。）

二、技术和服务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

（一）招标项目主要内容一览表（以下为每年度服务工作量，仅作参考，具体以实际工作量为准。）

厦门市自然资源和规划局
序号	档案类型	2024年		2025年		2026年
		数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）
1	科技档案	1000	200000	1000	200000	1000	200000
2	文书档案	14500	145000	14500	145000	14500	145000
合计		15500	345000	15500	345000	15500	345000
厦门市自然资源和规划局直属分局
序号	档案类型	2024年		2025年		2026年
		数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）
1	科技档案	300	13500	350	13250	350	13250
2	文书档案	1000	240000	1000	240000	1000	240000
合计		1300	253500	1350	253250	1350	253250
厦门市自然资源和规划局海沧分局
序号	档案类型	2024年		2025年		2026年
		数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）
1	科技档案	590	116700	600	188000	600	188000
2	文书档案	1800	26000	2300	33000	2300	33000
合计		2390	142700	2900	221000	2900	221000
厦门市自然资源和规划局集美分局
序号	档案类型	2024年		2025年		2026年
		数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）
1	科技档案	1030	208500	1030	208550	1030	208550
2	文书档案	700	7500	700	7500	700	7500
合计		1730	216000	1730	216050	1730	216050
厦门市自然资源和规划局同安分局
序号	档案类型	2024年		2025年		2026年
		数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）
1	科技档案	653	125450	653	125450	653	125450
2	文书档案	2045	97570	2045	97570	2045	97570
合计		2698	223020	2698	223020	2698	223020
厦门市自然资源和规划局翔安分局
序号	档案类型	2024年		2025年		2026年
		数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）	数量（件）	折合A4幅面（页）
1	科技档案	1040	230000	1220	294900	1220	294900
2	文书档案	600	3600	600	3600	600	3600
合计		1640	233600	1820	298500	1820	298500

每年预估工作总量

加工项目	每年预估数量			三年预估总量	控制单价（元）
	2024年	2025年	2026年
文书档案整理费	25258	25998	25998	77254	6
业务档案整理与扫描费用、文书档案扫描	1413820	1556820	1556820	4527460	0.6

（二）项目工作内容及要求

1、档案数字化技术服务清单：

档案处理工作包含两部分，分别是业务档案整理及数字化以及文书档案整理及数字化。业务档案整理及数字化合并报价，文书档案分别按照整理费用和扫描费用单独计价。计算方式以A4幅面进行报价，超过A4幅面的换算方式为：A3=A4*2；A2=A4*4；A1=A4*8；A0=A4*16；A0+=A4*32。

备注：结算以实际加工量为准。投标人所提供服务的技术标准及技术规范等必须符合国家有关档案操作规程和福建省《档案数字化操作规程》（DB35/T1856-2019）的要求。

2、技术和服务要求

2.1 纸质档案立卷归档的质量要求：

2.1.1 规范和标准

文件扫描、文件整理应符合《建设工程文件归档整理规范》（国标GB/T 50328—2001）、《纸质档案数字化技术规范》（行业规范DA/T31-2005）；图纸部分应符合《技术制图的折叠方法》（国标GB/T10609.3-89）；档案的整理和编目应符合《厦门市自然资源和规划局档案整理及编目制度》要求。

档案数字化加工所需的工具、设备、表格、卷盒等均由中标人提供，其费用包含在投标总报价内。卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面，打印机的墨水必须符合档案保管的有关要求，卷皮、卷盒应采用无酸纸制作并符合科技档案使用的卷盒样式。

2.1.2 纸质档案整理要求

①所有卷宗的整理和编目应符合《厦门市自然资源和规划局档案整理及编目制度》要求；

②将材料上的金属物全部剔除干净，操作时不得损坏材料。

③对破损的文件材料进行裱糊，一页白衬纸应托裱一张材料，不得托裱两张以上（含两张）材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前、复制件在后，并加盖由采购人所提供的“骑缝章”。需作文字说明的，要记载清楚，材料正摆居中，若无法正摆的材料，文头向上，四周粘贴密闭、端正，纸面平展，不得有相互粘页现象。

④卷内材料大于A4幅面的，应按A4 大小折叠整齐，图纸折叠按A4幅面从上到下，从左到右折叠，折成风箱式，幅面整齐。

⑤卷内目录、备考表和卷盒必须用打印机打印。

⑥编号一律使用页码机，依次编页号，凡有文字或图的页面均应编号，不得倒编、漏编、重编、错编、歪斜。

2.1.3 纸质档案装订及卷皮缮写要求

①装订时采用三孔一线，装订前须检查卷内目录上体现的材料是否齐全，顺序是否一致，整理及编目是否符合要求，自检确认合格后才可以进行装订。

②卷皮封面和档案卷盒应准确录入，卷盒必须采用打印方式，打印效果要求应美观、完整、清楚及耐用。

2.1.4 纸质档案上架归档要求

①所有的档案在上架归档之前需消毒除尘。

②案卷归档要严格按照档案号（分类号、总目录号）的顺序，正确归档。

③其他要求：案卷整理完毕，文件材料必须完整，卷面整洁、清晰。

2.2 档案数字化加工扫描要求

2.2.1 扫描文件按《纸质档案数字化技术规范》（行业规范DA/T31—2005）和《电子文件归档与管理规范》（行业标准：GB/T18894-2002）的标准执行，数字化加工的成果必须与采购人厦门市自然资源和规划局档案管理系统软件实现无差错对接。

2.2.2 色彩选择：页面采用彩色TIFF格式储存；页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，应采用彩色模式进行扫描,采用JPEG格式储存。

2.2.3 图像应符合厦门市自然资源和规划局档案管理系统软件所要求的格式，压缩比例不应过大以免影响图像质量，做到内容完整无缺、图像清晰，页面整齐，保证打印效果质量。对档案进行扫描时，其分辨率宜选择大于或等于300dpi；特殊情况下，如文字偏小、密度、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

2.2.4 数字化图像处理应符合下列要求：

A、纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠编处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

B、去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

C、大图扫描：幅面较大的图纸材料应使用大幅面扫描仪进行扫描，不可分幅扫描；幅面超大，无法用大幅面扫描仪进行扫描的可采用拍摄方式处理。

D、裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像材料的容量，节省存储空间。

2.2.5 著录的档案信息内容应可以自动导厦门市自然资源和规划局档案管理系统软件，要求著录的数据准确、完整、安全；录入内容包括工程概况信息、卷内目录信息、备考表信息、档案信息、卷皮信息、卷盒信息。

数据录入注意事项：

（1）根据纸质文件的名 称录入目录名 称。每份文件为一条卷内目录，需要承前启后，不能从中间分开成两份文件；卷内目录的页码范围要求连续，不能跳号、漏号。

（2）需录入的资料：具体录入内容采购人可根据实际情况进行相应调整，中标人应予配合，录入相关内容的参考字段如下：

A、工程基本概况：档案著录—收件编号、工程类别、工程子类、工程名称、曾用名、工程地点、结构类型、建筑面积、工程造价、保管期限；文号项—立项批准文号、建设用地规划许可证号、建设工程规划许可证号、选址意见书号、建筑工程施工许可证号、国有土地使用证号、竣工验收备案号；责任者—建设单位、立项批准单位、设 计单位、勘察单位、施工单位、施工分包、监理单位；开工时间、竣工时间、备注等。

B、卷内目录：（目录名 称，起始页，结束页）以实际的顺序编排。

C、备考表：信息（如本案卷共有文件材料XXX页，其中：文件材料167 页，图样材料0页，照片0张。说明等）。

D、档案信息：分类号，总目录号，工程名 称、工程地址、案卷题名、编制单位、编制日期1、编制日期2、密级、保管期限、页数、档案位置、卷序号、归档时间、责任者、档号等。

E、卷皮：分类号、档案号、案卷题名、责任者、编制日期、移交单位、密级、保管期限、共几卷、第几卷、本卷共几页等。

F、档案盒：档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。

（3）目录的标题以文件名为命名。

（4）如纸质文档中出现生僻字，根据手写输入法软件查出生僻字，如果没有可以在档案附记中备注。

（5）特别需要注意检查：分类号，总目录号，工程名 称、工程地址、案卷题名，密级、保管期限、页数、档案位置。

（6）如纸质文件是复印件的，需在备注栏中注明。

2.2.6 必须对扫描的结果进行审查。

2.2.7 扫描后，纸质档案必须装订归档.

2.3 档案数字化后数据的挂接

2.3.1 中标人应采用档案数字化加工管理软件，实现对纸质档案数字化加工过程全面化管理，要求每一个加工步骤在数字化加工管理软件中都有记录，以保证纸质档案安全；档案卷内目录信息对相关联的数字图像文件可搜索导出，自动对应挂接的扫描电子文档信息等，实现批量、快速挂接；数字图像的排列顺序应与物理档案的卷内目录实际页码范围相符合。

★2.3.2 中标人在纸质档案数字化加工过程中录入的档案信息、形成的电子档案目录与数字化图像，经验收合格后，应通过网络及时导入到采购人的档案管理系统并统一存储到数据库服务器和存储设备，并应确保导入的数据不丢失；中标人应保障采购人信息管理系统原数据不丢失、无缝迁移到新系统，数据整合和迁移工作如需要产生费用，由中标人负责，投标人需对此条款作出书面承诺。

2.4 档案交接

2.4.1 要求中标人设专人负责与采购人的工作人员办理领卷登记与交卷登记，每天必须进行出库和入库的统计，工作结束后，需将所有的档案移交给采购人的工作人员归档，第二天工作开始时，再领卷。

2.4.2 中标人在每卷整理完毕后，均必须对档案旧卷皮、旧盒进行检查，防止原始档案材料遗留在原有的卷皮卷盒里，检查后的旧卷皮、卷盒交由采购人统一销毁。

（三）数字化加工成果的检查

此工作由采购人办公室负责，对档案整理、数字化质量进行100%检查，差错部分须修正。

1、整理质量：工程概况信息、档案信息、卷内目录信息、备考表信息、卷皮信息、卷盒信息录入是否准确、完整、安全；卷内文件材料排列顺序是否符合标准、卷内文件编码是否与目录顺序一致，有无增减、裱糊技术是否标准、页码是否正确；图纸折叠是否符合要求，卷皮、卷盒、卷内目录、备考表有无清楚打印卷宗情况等。装订质量：检查卷内材料是否松动、脱落，整卷是否参差不齐、三孔、线装有否规范。

2、数字化质量：图号、扫描质量是否符合要求，案卷著录到信息系统中的各项内容是否正确。数据挂接及著录应做到完整和准确无误两个要求，中标方应制定严格的制度和措施，杜绝错误的出现。

3、被检查出错误的档案应标记为不合格，不合格的档案需及时整改，整改至无差错为止。

4、采购人检查的结果作为付款依据之一。

（四）数字化加工单位进驻工作规范和保密要求

1、数字化加工单位必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案保密法》、《建设工程文件归档整理规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《电子文件归档与管理规范》等档案相关法律、法规。

2、数字化加工单位必须严格遵守采购人的各项管理规定和工作制度，切实有效的配合采购人各项工作安排，档案数字化加工实施方案经双方协商后、中标人评审同意后方可进行。

3、数字化加工单位工作时间应与采购人的工作时间一致。如遇特殊情况加班，需向采购人提出申请，并报采购人备案后，才可加班。

4、数字化加工单位的工作人员和机器设备必须进驻采购人指 定工作场地工作，不得擅自扩大或改变工作地点。每次工作结束之后，应将所有纸质档案移交给采购人的工作人员之后，才可以离开工作地点。

5、所有进场工作人员必须向采购人报备，临时换人须提前申请，经采购人报备后，才可以开始进场工作。

6、数字化加工单位工作人员必须遵守保密原则，在工作中不得抄录档案中的任何内容；不得将档案内容利用各种途径外传；不得携带摄、录像设备进入工作场所，使用能拍摄的手机不得在工作场所中使用。数字化加工单位进入工作现场的设备不能使用各种外置式磁盘设备（包括移动硬盘、照相机用各类闪存盘、U盘等）、光盘刻录设备。不得利用电脑复制任何档案内容，需要安装电脑程序文件时，应在采购人工作人员在场时方可进行。

（五）本项目执行的技术服务标准及质量标准

1、相关标准规范包括：

《建设工程文件归档整理规范》（国标GB/T50328-2001）

《技术制图的折叠方法》（国标GB/T10609.3-89）

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号，重要标准）

《福建省档案服务机构管理暂行办法》

《纸质档案数字化技术规范》（行业规范DA/T31—2005）

《档案数字化技术管理规范》

《档案数字化成果管理实施规则》

《档案数字化操作规程纸质档案》（DB35/T  1856-2019，重要标准）

《厦门市建设工程文件归档整理规范》（DB3502/Z5003-2015，重要标准）

《厦门市国土资源与房产管理局城市土地房屋权属登记档案整理办法》

《厦门市国土资源与房产管理局机关业务档案整理办法》（厦国土房[2015]53号，重要标准）

《厦门市自然资源和规划局档案整理及编目制度》

2、投标人应在投标文件中提供《服务质量保证书及售后服务承诺函》；

3、招标文件未提及的服务标准及质量标准，由双方依据有关国家标准另行商定。

（六）服务实施地点及验收标准

★1、服务实施地点及人员要求：本项目提供市局及各分局共6个工作场所；为保障项目进度，要求每个工作场所服务团队不少于6人，其中技术人员不少于3名；保证所有工作点能同时进行档案整理及数字化加工工作，并保证工作人员具备档案整理及数字化加工的资质要求，工作人员政审合格、可靠。投标人应提供工作人员名单及投标单位为人员缴纳的投标文件递交截止时间前六个月（不含截止时间的当月）中任一月份的社会保险凭据复印件；不得随意更换或减少人员，确需变动时须经采购人同意并附更新名单；要保证在合同期内，每个工作点的人员更换比例均不得超过25%；在项目进度完成率低于70%之前，人员不得减少，之后，每个工作点的人员减少比例均不得超过25%。以上人员均不含司机及跟车装卸人员。投标人需在投标文件中做出书面承诺。

2、验收合格标准：按卷验收，档案整理及数字化错误率为0，采购人对档案整理质量检查率为100%、数字化质量抽查率不低于10%。

（七）售后服务

1、中标人应承诺在完成档案数字化加工后，提供为期1年的本地化售后服务。在服务期内，如采购人发现录入、扫描、装订有错误的，中标人需于接到通知后3个工作日内赴采购人指定地点无偿进行改正。

2、在项目完成后2周内，中标人在各工作地点留1名项目组人员，用于善后工作。

3、投标人有其他售后服务条款的，可在投标文件中注明。

（八）项目要求

1、所有整理和数字化加工材料及设备均由投标人提供，包括但不限于交换机、网络线缆、电源插板、打印机、复印机、打码机、装订机、卷皮、卷盒、卷内目录、卷内备考表、裱糊用纸、自制浆糊、装订线、办公桌椅、运载车辆、工具及以上设备的耗材等。本项目相关的其他费用也均包含在合同金额中，包括但不限于培训、验收等。

2、投标人负责对采购人所提供的档案进行除整理质量二次核验、数字化质量二次核验外的档案分类、排序、裱糊、打码、打印卷内目录、打印卷皮、录入卷内备考表、手工整理质量检查、电脑录入、扫描、纠偏、去污、数字化质量检查、装订等全部工作。

3、投标人应在项目实施期限内完成本项目档案整理及数字化加工服务。

4、投标人及现场作业人员需绝对保证采购人档案资料的保密和安全，使用时爱护档案资料，不得以任何方式泄露工作过程中知悉的资料信息。

5、投标人负责对现场作业人员进行业务培训、安全生产教育、保密教育，指定专人负责项目管理及人员管理，遵守采购人的安全规定、工作纪律、作息时间，爱护采购人工作环境、设备设施等。

6、投标人应明确项目负责人及各工作点的分别现场管理人员，并与采购人项目负责人（现场管理人）保持紧密联络和合作，对项目进度及相关业务向采购人请示，按答复实施，并做好记录。

7、在投标人所承担项目完工，且全部工作通过采购人验收后，由采购人对投标人提供的各类设备进行安全保密检查，经采购人确认后方可离场。

8、投标人需符合《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号）之规定的要求。投标人需在投标文件中做出书面承诺。

9、投标人需符合《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号）数字化服务机构的以下安全管理规定，并在投标文件中做出书面承诺无异议：

10、投标人股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外，需提供股东及工作人员身份证扫描件。

11、投标人拟派本项目工作人员提供无犯罪记录证明。

12、投标人必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同，提供劳动合同扫描件，原件备查。

（九）项目完成期限：

服务期3年（2024-2026年），合同一年一签。第一年完成期限为2024年12月初，第二年完成期限为2025年12月初，第三年完成期限为2026年12月初。

（十）其他要求及说明

1、若本招标项目的中标人圆满完成第一年任务并通过验收，采购人将视情况与其签订第二年档案整理及数字化加工合同，若中标人未通过验收或采购人不满意中标人的服务，可于第一年合同到期后终止与中标人的合作。

2、投标人需提供档案移交市城建档案馆、市档案馆服务。

3、投标人需配合督察检查等临时性做档服务。

4、投标人若有其它方面的特殊功能及优惠条件，可在投标文件中注明。

5、投标人应制作《技术和服务要求响应表》中对招标文件第四章中的技术商务评分条款进行一对一的响应说明，并附上相应资料。

★6、本项目不允许转包，投标人须作出书面承诺。

7、本项目中标人需与厦门市自然资源和规划局、厦门市自然资源和规划局直属分局、厦门市自然资源和规划局海沧分局、厦门市自然资源和规划局集美分局、厦门市自然资源和规划局同安分局、厦门市自然资源和规划局翔安分局分别签订书面合同。

8、档案整理、数字化加工，主管部门有要求的，按主管部门要求执行。

9、保密要求：投标人必须严格遵守国家、省、市档案保密制度及国家其它相关保密法规，合同签订时必须与采购人签订保密协议，采取措施对本项目实施过程中接触到的档案实体和数据的保密，并保证安全。并且不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的范围、内容及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，如有违反，依法追究责任。

三、商务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

商务要求

序号	参数性质	类型	要求
1		交货时间	服务期3年（2024-2026年），合同一年一签。第一年完成期限为2024年12月初，第二年完成期限为2025年12月初，第三年完成期限为2026年12月初。
2		交货地点	福建省厦门市思明区湖滨中路518号
3		交货条件	经采购人验收合格
4		是否邀请投标人验收	不邀请投标人验收
5		履约验收方式	1、期次1，说明：采购人根据招标文件、投标文件、服务合同进行数量、质量等方面的验收。 2、期次2，说明：中标人应接受采购人对本项目实施的全程质量、进度检查与监督。 3、期次3，说明：验收时中标人代表必须在场，验收合格后，采购人出具《验收报告》，中标人凭采购人出具的验收合格书办理款项结算等相关事宜。 4、期次4，说明：验收合格标准：按卷验收，档案整理及数字化错误率为0，采购人对档案整理质量检查率为100%、数字化质量抽查率不低于10%。 5、期次5，说明：验收时中标人必须派代表参加。
6		合同支付方式	1、合同签订后，财政资金到位后，达到付款条件起15日内，支付合同总金额的50.00% 2、项目进度达到80%后，经审核且财政资金到位后，达到付款条件起15日内，支付合同总金额的30.00% 3、项目验收合格后，经审核且财政资金到位后，达到付款条件起15日内，按实结算支付剩余费用。