业务类别

最高限价（元/页）

备注

业务档案影像化或2018年1月1日后的会计档案影像化

不超过0.5元/页

(1-中标下浮率)*0.5*实际业务档案扫描页数+(1-中标下浮率)*0.8*实际会计档案扫描页数=1700000元。各项的中标下浮率一致。

2017年12月前的会计档案影像化

 不超过0.8元/页

参数性质

序号

具体技术(参数)要求

1

 一、项目总体内容及技术要求

（一）档案扫描要求

  须将业务档案及会计档案扫描成广东省社会保险基金管理局指定的社保业务档案管理系统所要求的格式。具体要求如下：

1、扫描文件的命名需遵循采购人制定的规范。

2、页面小于或等于A3幅面的档案，根据纸质实际情况，可采用快速扫描仪、平板扫描仪或零边距扫描仪按档案编定的次序逐卷逐页扫描，可根据档案幅面大小，选定区域进行扫描，并按档案号排列原则保存。页面超过A3幅面的档案，由中标人自备大幅面扫描仪进行扫描，原则上不允许采用分幅拼接方式。

3、扫描仪盖板内侧为黑色时，应使用与档案原件纸张色系相同、具有一定色差的纸张覆盖扫描仪盖板内侧。

4、每一卷（件）档案无论是正本、底稿还是草稿等，全部列为扫描件进行数字化处理。无论页面大小均自然平展开进行扫描，每一画幅应与档案实体实际页面一一对应，以画幅作为扫描的计量单位。

5、必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描图像顺序与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。

6、纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过扫描系统调整亮度、对比度等技术参数，直至图像清晰为止。

7、在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。

8、初始扫描时，需将档案纸张放置端正，原始图像文件（TIFF格式）不允许纠偏，避免因纠偏产生的图像失真问题。

9、遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

10、档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。

11、图像清晰、完整、不失真、不影响图像的利用效果。

12、对档案中徽标、各种证物等实物档案，采用数码相机进行数字化，所获图像文件必须进行相应的图像处理，以达到本项目要求的图像质量。

13、电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配。

14、图片文件须依照采购人制定的命名规则命名，并符合采购人档案管理软件要求。

15、扫描模式：采用彩色模式进行扫描。

16、扫描分辨率：扫描分辨率至少300dpi以上,色彩为256级灰度。

17、图像格式：档案原始图像文件采用无损压缩(多页)TIFF格式存储，图处以后的文件格式为JPEG、PDF，如为印刷体，应转为双层PDF文件格式。

18、图像文件需实时上传服务器上，通过网络在各环节中流转。数字化加工终端原则上不留存图像文件。

（二）影像处理要求

1、经数字化所产生的图像文件，按照DA/T31-2017纸质档案数字化技术规范的要求，进行相应的图像优化处理，使图像清晰、完整，不得出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。对扫描后的图像进行逐页纠偏、裁边、排序等处理。不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。

2、应在距页边最外延2至3毫米处裁剪数字图像，不得裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

3、压缩存储一套JPEG格式（压缩率50%）文件。以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度不大于1度；方向不正确的图像，应旋转还原，以符合阅读习惯。

4、将对应同一份纸质文件的单页JPEG图像文件，合并为多页PDF文件。图像合并时，要认真检查图像文件的页数、页序，确保图像文件的页数、页序与纸质档案实体相一致。

（三）档案挂接软件系统要求

★1、对加工成果的发布处理全量数据必须挂接入广东省社会保险基金管理局指定的社保业务档案管理系统。（投标人必须对本条款内容向采购人提供书面承诺，承诺函格式自拟，并加盖公章）

★2、须提供对档案扫描加工全过程进行抽检和实时监控的相关模块及设备。（投标人必须对本条款内容向采购人提供书面承诺，承诺函格式自拟，并加盖公章）

（四）档案索引信息录入要求

  1、要求录入的检索信息的项目包括：档案产生部门、产生年度、产生月份、档案类别、办结日期、姓名、身份证号码、个人编号（工伤案例号）、单位代码、单位名称、个人电脑号、业务受理号、金额、会计凭证号等信息。其信息应与档案资料信息相符。

  2、对于档案索引项的录入，应在项目开始时提交录入标准的初稿供采购人及相关部门讨论确定，在项目实施过程中不断完善相关项目程序等，并与采购人及时讨论确认，在项目验收时装订成册一并提交。

  3、索引字段要与扫描图片一一对应联系起来。

（五）提交扫描成品的要求

  扫描成品后，需实现索引信息与图片在使用的档案影像系统中一一对应联系起来，同时可被广东省社会保险基金管理局指定的社保业务档案管理系统所使用和管理。并进行文件数核查工作：即要求根据实体整理时提供的信息核查图像，核对档案卷（件）数是否与实际档案卷（件）数相等，如不相等则不能通过验收，需回退处理后再行验收。

 （六）项目设备要求

本项目所需软、硬件设施（电脑、服务器，高速扫描仪、平板扫描仪、交换机、打印机、条码打印机、塑封机、电动打孔机、档案数字化加工软件及监控设备、工作桌椅、置物架、消防灭火器等）以及项目完工前的所有费用全部由中标人提供。

计算机、扫描仪和条码打印机的性能应不低于以下标准：

计算机：CPU（频率）≥2 GHz；内存（容量）≥2GB；有独立显卡：显存≥128MB。

扫描仪：支持彩色扫描，扫描速度：200DPI条件下不低于62PPM/124IPM（PPM：每分钟页数，IPM：每分钟影像数）；扫描模式：支持双面彩色扫描模式；分辨率：彩色输出：不低于300DPI。

条码打印机：打印方式：热转印/直热方式；分辨率：≥200DPI。

★（七）项目场地要求

历史档案影像化项目场地由阳江市社保局提供，同时提供配套水电。阳江市社保局由于办公用房紧张，目前可用于实施档案影像化的场地仅有阳江市社保局4楼旧数据中心机房。该机房未进行清理，防火、防潮、防盗、防虫、通风等条件未达到档案影像化要求，需要由中标人进行改造，相关费用由中标人承担。（投标人必须对本条款内容向采购人提供书面承诺，承诺函格式自拟，并加盖公章）

二、管理要求

  （一）项目工序要求

1、扫描之前需对档案进行初步整理

  （1）根据采购人的要求，对卷内每件档案进行整理，包括对档案进行分件、排序、托裱、修补、编制页码等；

  （2）卷内每件档案建立了条形码后，重新为每卷档案建立卷封面信息并打印卷封面。

  2、档案原件后期整理要求

  （1）对档案进行加工在未交还采购人期间，对档案进行妥善的保管，建立严格的档案管理和保密制度，防止出现档案丢失、毁损和归档混乱等情况；

  （2）档案扫描加工完成后，再经采购人查确认无误，为每卷档案打印卷内目录，并将卷内目录页放在卷封面之后，卷内目录包括卷号、每件档案的单位编号、单位名称、个人身份证号、姓名、档案产生日期、每件档案页数、保管期限等项目；

  （3）完成卷内目录后，应按采购人的要求对档案进行抽真空塑封处理和装盒（包括打印和粘贴盒封面和盒脊内容）。会计档案拆分扫描重新整理后，进行塑封或三孔壹 线装订装盒。

3、档案数据备份要求

档案数据备份要求将扫描后的电子信息数据资料（数据库/扫描图像）在与主数据库所在机器相分离的备份机上建立主数据库的一个拷贝。

4.档案交接要求

不论是加工前还是加工完成后的档案移交，移交地点均由采购人指定，采购人、中标人双方当场清点档案，并在移交清单上签字。中标人要成立专门的档案交接组，与采购人对口联系，负责档案的交接工作。

（1）取档

由中标人指定专门的负责人与采购人档案库房管理员共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工场所，对档案逐份清点，并办理档案交接登记，与采购人档案库房管理员做好交接记录并填写《档案电子化加工出（入）库交接登记》，确定无误后在交接登记表上双方签字确认。

★（2）档案专车运输

由中标人安排专门的符合相关档案运输要求的车辆从各县（市、区）社保部门档案库房运输到阳江市社保局指定的档案管理场所。在档案电子化加工完成后，再安排专车送回到各县（市、区）社保部门档案库房。在档案运输过程中，中标人必须指定专门的负责人与各县（市、区）社保部门档案库房管理员共同完成，确保档案在运输过程中的安全。（投标人必须对本条款内容向采购人提供书面承诺，承诺函格式自拟，并加盖公章）

（3）档案搬运

由中标人安排人员负责历史档案电子化加工全过程的搬运工作。

（二）项目实施要求

1、必须根据采购人规定，建立专门的项目管理方案、实施细则，必须具有科学的组织架构、合理的人力资源配置、明确的项目进度、严密的管理制度和严格的质量检验办法，并规范项目实施过程中的文档管理，严格按照双方确定的计划进度保质保量完成工作。

2、需在投标文件中提供完善的项目管理方案、质保期服务计划、安全保密方案，并根据采购人要求制定完善的管理制度，包括制定本项目的工作计划、工作职责、定期工作进度的监管、安全保密制度、档案著录/补录的质检制度、档案数字化加工后的质检制度、驻场人员的管理制度，建立严格的员工工作守则和纪律。

3、应在采购人指定的工作场所完成档案数字化加工工作，并针对采购人提供的档案类型、施工规定及要求，为中标人指定的操作人员进行全面的培训，使操作人员能尽快适应工作环境，熟练操作相关设备，明确每一位施工人员的各项职责，每一操作人员都必须持有相关专业的上岗证。

4、应提供有丰富的行业经验的项目小组进行全过程的管理监控。中标人实行档案数字化期间，在档案暂存区域内严格执行消防标准，确保档案实体和影像数据的安全。在档案数字化过程中，做好每卷档案的流转登记手续，不能丢失、损毁档案，档案资料不能丢失或放错位置；做好纸质档案的防潮、防虫等防腐工作，确保加工过程中和加工完成后纸质档案、系统数据及影像信息的安全。项目实施中要引入风险管理、质量管理、成本管理；建立突发情况的及时响应制度，例如由于政府机关紧急批量调用档案，导致工期延长的补救措施等。

5、在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

6、中标人须提供从项目整体完成并验收合格之日起，一年的免费质保服务。采购人在办理业务或是其它过程中发现影像不清晰、应急件处理、或是有资料漏扫等情况后，直接在影像上标记错误。由采购人将档案原件移出，办理出库登记手续，中标人工作人员根据该卷影像的信息，对有问题的影像重新扫描，替换掉之前的影像。中标人修正后将档案归还采购人，采购人对归还的档案原件对照影像检查无误后办理入库手续，双方签字确认。

★7、无论在服务期内还是服务期满后，中标人负责对其实施的项目提供24小时不间断的长期免费技术支持服务，并能提供免费的本地化服务。对采购人提出的项目需求能够及时响应和解决，最慢不得超过一个工作日，否则，中标人委托第三方提供服务所需服务费用，由中标人负责赔偿。（投标人必须对本条款内容向采购人提供书面承诺，承诺函格式自拟，并加盖公章）

  ★8、出于保密考虑，历史档案电子化工作完成后，所有电脑的硬盘、移动存储介质及无法确保数据可靠清除的设备的所有权均属采购人所有。（投标人必须对本条款内容向采购人提供书面承诺，承诺函格式自拟，并加盖公章）

  （三）项目加工的质量监督

  为严防原件在数字化加工过程中丢失与毁损、保证项目质量和进度。在扫描加工全过程中，中标人须在该项目服务期全过程设有质量检查人员以及由中标人安装监控设备，以确保扫描和索引信息录入质量及原文件的归档管理，差错率不得高于0.1％，并不得丢失或损毁文件原件。中标人要提供操作简单、方便的平台给采购人和扫描加工的质检人员检查档案扫描和索引录入质量。采购人和中标人需备有专门的现场监督人员，采购人的质检人员若发现录入索引字出错、索引字与扫描图片不匹配、漏扫等情况出现，应由中标人负责及时纠正并作相应的赔偿。具体操作：中标人每加工完成采购人指定数量的档案后，交由采购人进行检查，检查后由检查方出具检查报告，对发现的错误由中标人负责纠正，纠正工作限时完成，同时根据检查报告作相应的赔偿。中标人对错误处理后需提交处理报告，并将档案交由采购人进行复核，确保无误。若造成档案文件损毁或丢失，除由中标人按总合同价的20%支付违约金之外，还应承担损毁或丢失档案所造成的一切损失，并依法追究中标人及相关责任人的法律责任。出现以下情形的进行相应处罚，处罚款从项目未付款中扣除，项目款支付完毕则从履约保证金中扣除：

1、中标人不得造成档案遗失，如果造成档案遗失，按5万元/卷作为最低赔偿，同时因档案遗失给采购人的服务对象造成的损失由中标人负责。

2、中标人不遵守工作规则导致档案污损的，先进行修复，并按500元/页赔偿；无法修复的，按卷赔偿，每卷最低赔偿金额2万元。

3、中标人如因工作失误造成档案泄密，按2万元/件进行赔偿，并追究法律责任。

4、漏扫、错扫、扫描质量明显粗糙模糊与原图差别大，按照每页10元予以处罚并由中标人更正。

5、中标人在档案录入、装订等工作中，因工作失误造成错漏，根据不同程度依据以下标准进行赔偿：

（1）录错年份、类别、案号等，100元/次；

（2）录错案件其他信息，如人员编号、姓名、身份证号，单位编码或名称等，录错一处按10元处罚。

（3）整理装订、装错盒等错误，100元/处。

（4）出现其他错误情况，100元/次。

（四）驻场人员管理要求

1、中标人需要配备驻场人员，其中项目经理、生产主管各一名，分别负责统筹本项目的技术支持、生产加工和员工管理。

2、中标人配备的驻场人员情况必须造册登记，向采购人备案，包括姓名、学历、职称、项目职责安排等情况，并附上相关工作人员身份证复印件。

3、驻场人员（员工）需通过中标人（企业）专业技术培训，并持有相关证书持证上岗。

4、驻场人员（员工）中熟练工人比例不可低于30%。

5、中标人驻场人员要严格遵守采购人规定的工作守则和作息时间，并制定完善的考勤制度。

6、为保证任务的按时完成，进场人员必须保持相对的稳定性。

7、采购人定期对中标人的项目进度进行检查，如发现项目进度缓慢、驻场人员不足时，中标人需根据采购人要求及时补充工作人员。

8、采购人提供此项目所需的工作场地及运行所需要的水、电等必要条件，中标人必须在采购人指定的场所内按相关规定开展工作，爱护公共财物，保持工作场所整齐、清洁、安静。

9、未经采购人管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。

10、档案数字化加工工作区域内禁止吸烟及饮食，工作区域不可以放液体物品(胶水除外),确保原始档案的安全性。

11、与档案数字化加工工作无关的人员，不得擅自进入工作间。

12、驻场人员的人身安全责任及相关费用由中标人负责。

（五）项目安全保密性要求

中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。中标人应做到：

1、中标人参与本项目的工作人员必须接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

2、未经采购人批准，中标人不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

3、中标人工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

4、项目实施过程中，中标人的所有岗位工作人员不得携带手机等录音和摄像设备进入工作场所。

★5、中标人必须对以上安全保密内容向采购人提供书面保密承诺（承诺函格式自拟，需加盖公章），建立严格的保密制度，加强对工作人员的保密教育。中标人如发生档案泄密或安全事故，若情节轻微的，采购人有权扣罚全部履约保证金，并暂停中标人全部工作，责成中标人进行整改，所耽误的工作进度由中标人自行负责；属于情节严重的，采购方可终止合同，所造成的损失由中标人负责，并根据《档案法》相关处罚条款追究其法律责任的权利。

（六）培训要求

1、培训需求分析

中标人应根据采购人的项目需求，设计出初步的培训方案，并在投标文件中提供。

培训方案的内容主要包括但不限于：培训计划书、主体课程、培训教材、培训方式、培训周期、评估办法、保证措施等。

说明

打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致投标无效。

打“▲”号条款为重要技术参数，若有部分“▲”条款未响应或不满足，将导致其响应性评审加重扣分，但不作为无效投标条款。