• 项目技术规范和服务要求

一、项目概述

杭州市余杭区市场监督管理局由区工商局、质监局、食品药品监督局合并而成，在2019年的机构改革中又增加了价格监督检查与反垄断、知识产权保护协调等职责。合并、改革以后档案日常管理工作内容大幅增加，从现有人员配备和技术力量分析，已远远不能满足新局档案工作的需要。根据《杭州市人民政府办公厅关于政府向社会力量购买服务的指导意见》（杭政办函〔2014〕161号）、《加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（中办发〔2014〕15号）、浙委办发〔2014〕51号和市委办发〔2014〕61号等相关文件精神，积极推进依法治档，推进档案治理机制创新，稳妥推广政府购买档案事务服务，规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务管理。经局领导同意，将部分档案事务性工作打包向社会购买服务，确保局档案事务性服务通过社会化管理正常运转。包括但不限于以下工作内容：根据需要正确地完成各类业务档案、文书档案、会计档案、特种载体、科技档案等我局现有或新增类别档案的规范化整理、上架和条目著录；根据我局要求对各类档案进行核对、扫描、质检；所有档案数据导入档案管理系统，形成准确完整的档案条目数据库和档案影像数据库；做好各类档案的对外对内查询服务；做好档案制度制订、档案业务培训指导、档案消毒、库房整理、数据统计、档案迁移、对外移交；通过余杭区档案局组织的档案年度执法检查及其他上级部门的档案检查；完成其他与档案相关的工作。

 

二、采购需求表

序号	档案类别及主要工作内容	单位	其他类型	备注
1	文书档案、业务档案整理（包括条目）	件	档案整理	档案盒及目录纸由采购单位负责提供。
2	档案扫描（A4幅面）	张/页	全文扫描以A4幅面作为一页的标准进行计算，项目中涉及A3幅面按200%折算成A4幅面计算。

注：除上述服务内容外，其他服务内容均不单独报价，涉及的相关费用均视作已包含在上述服务内容中。中标人（乙方，以下同）在正确履行服务合同后，采购人（甲方，以下同）将以实际整理加工完成的档案数量进行合同结算，投标人在投标文件中所报综合单价作为本次服务采购的最终结算依据，实际按照整理加工完成的档案数量乘以综合单价计算项目结算价。

▲三、项目组织要求

中标人派驻熟练档案工作人员驻点，按采购人的要求为采购人处理局机关各类档案的鉴定、整理、编目、数字化加工以及纸质材料的装订、消毒、上架等工作；档案对外、对内查询工作；档案的迁移、移交工作；制度制定、业务指导、数据统计工作；库房整理、布局、搬迁、制作标签、安全检查工作；档案年检（包括全宗卷的整理、编纂与汇编）；注、吊销企业的并盒工作以及其他档案关联工作。处理各市场监管所各类档案的鉴定、整理、编目以及纸质材料的装订、上架等工作。通过此项目的实施，要达到企业档案及其他各类档案在移交后有特殊需要的移交1小时内即可完成整理、扫描，企业档案在2个工作日内全部完成整理、扫描、上架，其他类型档案二十个工作日全部完成整理、扫描、上架。

▲四、服务方式要求

由中标人指派人员、自带整理加工所需的设备、工具、材料到采购人指定的工作场所进行档案整理和数字化加工服务。采购人只提供档案盒及目录纸，其他均由中标人自行准备。

本项目要求在合同规定的服务期限开始之日起12个月内完成。

五、技术要求

（一）总则：严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案实体原件和数字化档案信息的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有行政执法业务档案管理工作经验的专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。

（二）档案规范化整理要求

1.对局机关的工商管理、食品药品管理、质量技术管理等各类业务档案进行规范化整理，特别是企业登记档案的整理，及时做好企业登记档案的迁出、迁入，满足企业的查档需求。

2.对下属市场监管所的个体工商户登记档案等业务档案进行规范化整理。

3.对局机关的文书档案、会计档案、特种载体档案等档案进行规范化整理，通过余杭区档案年度执法检查。

4.档案分类合理，类目体系科学，逻辑清楚、不交叉，反映采购方的职能工作内容。

5.各类档案采用的档案整理方式符合档案特点，反映业务工作流程和内容，保持文件之间的有机联系。

6.文书档案整理符合《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）；业务档案整理符合《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）、《浙江省行政处罚案件档案整理规则》（DB33/T 498-2004）、《杭州市行政审批案卷质量规范》（杭府法﹝2009﹞16号）、《浙江省质量技术监督行政审批案卷立卷归档管理办法》（浙质法发〔2013〕228号）；会计档案整理符合《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）、《会计档案管理办法》（财政部令第79号）；特种载体档案整理符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008）。

7.档案案卷格式符合采购方要求和档案规范。

8.按不同类别编制档号和档案目录。用计算机套打或用黑色水笔规范书（写）案卷封面、卷内目录和备考表各项内容，内容准确，格式规范、美观。

9.装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字。按要求编制页码，去除金属物，不规范的纸张要进行托裱，图纸按规范要求折叠。案卷必须平整、整齐、美观，卷内图纸折叠规范，装订牢固，不影响借阅利用。

10.案卷厚度一般控制在2-4cm，案卷装盒保管，规范填写案卷盒上各项内容，书写字迹清晰、工整、美观，字、码打印整洁。档案盒尺寸符合档案规范要求，所用各规格型号卷盒必须干燥、平整，不得起壳、脱胶。

11.根据档案保管要求，进行整盒档案消毒，杜绝虫霉危害。

12.编制库房内各类别档案排架方案，完成档案实体上架。

（三）数字化加工

1.目录数据库结构符合《浙江省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》（浙档发[2011]17号）和采购方档案管理系统要求；档案条目著录准确，符合《档案著录规则》（DA/T 18-1999）。实现条目与实体的一一对应。

2.档案扫描：对保管期限为永久、30年（长期）的档案进行扫描，具体扫描范围和扫描顺序根据采购方要求而定。

根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描。

所有档案均须采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率参数的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。对档案文件进行扫描时，其分辨率均选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，适当提高分辨率。对特殊纸质档案，如照片等，扫描分辨率选择≥600dpi。档案扫描过程中应保持原档方向。

3.图像处理：扫描后的图像进行逐页纠偏、裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理，但不得改变图像内容，包括原档案中的污损，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件，图像整体视觉上无倾斜；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后同件档案页面大小一致，前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致；文件排列顺序正确。

4.图像备份：以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行命名。数据光盘内文件电子影像存储格式为JPG格式、PDF格式。扫描后的电子文件需要提交移动硬盘存储做备份之用。

5.数据导入档案系统：验收合格的目录数据与扫描图像文件，应导入采购方的档案管理系统，导入挂接成功率需达到100%。 

注：如采购人要求数据导入挂接到不同的系统时，中标人必须无条件配合执行，相关价格风险请自行考虑到各已列明的分项报价中。

（四）窗口档案查询服务

1.中标人需派遣工作人员，驻点在局属档案查询中心，对外提供各类业务档案查询服务。窗口查询服务人员应熟悉各类业务档案查询业务。

2.中标人应安排足够人员，确保能满足查档要求。

3.严格遵守采购方的工作时间，提前5分钟开门，确保上班时间有查询人员在岗。保持仪容严整、举止端庄、着装整洁统一。

（五）质量保障需求

1.中标人提交严格的质量控制方案，其中内容包括质量控制目标、质量保障措施、质量控制标准等。

2.质量自检：中标人必须建立严格的质量检测体系，对规范化后的数据进行自检，自检达到杭州市余杭区市场监督管理局的数据质量标准后，才能提交杭州市余杭区市场监督管理局验收。投标人需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。

3.过程管理：中标人在进行档案规范化整理各环节均应进行详细的登记，建立工作日志完工验收时应提交工作日志、质量检验、验收记录等资料。

（六）验收要求

1.中标人数据自检合格后，递交余杭区市场监督管理局验收。验收的内容包括整理后档案实体、档案目录、图像及图像挂接成果。验收时，抽检的比率不低于20%。要求各项目的合格率均不低于95%。合格率=抽检合格的文件件（卷）数/抽检文件件（卷）总数×100%。

2.档案目录各著录项目内容准确，其中，档号字段的合格率要求达到100%，题名等关键性字段的合格率要求达到98%。

3.档案整理分类正确、组卷（件）合理、排列有序；档号编制唯一、科学；案卷（件）格式符合采购方要求和档案规范，装订美观、卷（件）内各页顺序正确、不压字、不倒页、不漏页。

4.扫描图像符合余杭区市场监督管理局要求，条目数据导入和数据挂接准确率达到100%。

5.数据验收合格后，中标人需移动硬盘一式俩份移交给余杭区市场监督管理局。在数据移交后的三年中，如发现较大质量问题，中标人必须无偿返工，直至验收合格为止。

▲六、保密与安全

1.中标人负责对所有参加本项目的工作人员进行审查，确保社会关系清楚，历史清白，中标人工作人员应签订保密责任书。身份证复印件、保密责任书、员工登记表等相关资料由采购人存档备案；中标人在工作期间必须遵守杭州市余杭区市场监督管理局的相关保密制度。

2.档案整理和数字化成果所有权属杭州市余杭区市场监督管理局，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等项目加工中的所有信息资料在项目结束时都必须完整完全移交，不得下载、留存、持有和使用杭州市余杭区市场监督管理局的任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。

3.为保证档案原件的安全和信息安全，中标人在规范化过程中所使用的所有数字化设备和软件须经余杭区保密局安全保密检测，有安全隐患的一律不得使用。进入作业现场的计算机设备等应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口。数据存储服务器不得与其他部门公用，计算机硬盘不得带离作业现场。项目完成时，所有在项目过程中使用设备须经杭州市余杭区市场监督管理局和余杭区保密局检查，清除所有的留存信息并作安全技术处理，中标人须将所有使用过的存储器全部交给杭州市余杭区市场监督管理局处理。

4.工作人员不得带入有信息录入传播功能的设备（相机、手机、U盘等）；不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容；工作期间，作业场所为封闭区间，无关人员不得进入。

5.中标人必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定；中标人在工作中必须与杭州市余杭区市场监督管理局做好档案的安全交接，并有记录；不得损坏、丢失和涂改档案；中标人作息时间与杭州市余杭区市场监督管理局工作人员基本一致。

6.项目保障要求

规范项目保障措施。该项要求中标人在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。

制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密等几个方面的制度建设。

提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。

完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施。

▲七、售后服务要求

1.售后服务期限：项目验收交付使用后，中标人要提供三年免费质量保证和售后服务，并有三年期满后提供有偿服务的技术支持方案。

2.售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，中标人24小时热线响应，在接到电话要求后必须在4小时内到达维护地点，以保证数据的安全运行。

3.售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题中标人要及时提出用户可接受的解决方案和服务承诺。

4.列出其他售后服务承诺内容。

八、其他要求

1.服务期内除窗口查询所需必要设施设备，如电脑、打印机以及纸张等办公用品，以及整理用档案盒、目录纸由采购人提供，其他整理扫描的所有设施设备以及办公用品，均由中标人承担，采购人不提供档案规范化所需的设备。

2.根据余杭区市场监管局的需要做好市场监管所档案的归档工作，当甲方有需求时，5个工作日内乙方人员必须进场工作。

3.双方各指定专人做好档案的清点交接工作。相关表单随同档案一起交接。

4.要求投标人在投标同时成立项目组，指定专人负责该项目，项目负责人必须为投标人公司中层以上管理人员，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

5.在服务期内，安排常驻人员进行档案规范化整理服务，具体人数要与业务量相匹配，达到余杭区市场监督管理局的要求。

6.参与项目实施的项目负责人需负责过3个以上整理和数字化加工项目，且有3年以上相关工作经验，根据岗位要求，必须保证到位率达到100%。参与项目实施的工作人员必须具有一定的档案整理及档案扫描工作经验，所有参与项目实施的工作人员要有很高的纪律性和自觉性，遵守保密规定；中途不得随意更换工作人员，如需更换应事先征得杭州市余杭区市场监督管理局同意。

7.各投标人在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施、质量水平、售后服务响应时间等。

九、项目需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或其他标准、规范。