采  购  需  求

一、项目概况

云和县住房和城乡建设局档案数字化项目以实现数据和档案影像资料信息的全方位利用为目的，利用先进的计算机网络、信息处理、图像处理等技术，建设符合现代城建档案管理发展方向的档案工作体系。现拟对云和县住房和城乡建设局存量馆藏纸质档案进行数字化，工作内容主要包括档案前期处理、数字化扫描、影像处理、数据挂接、档案装订还原等流程。

二、采购内容要求及数量

（一）需完成约1万卷左右档案的数字化加工。其中包括：A4文字档案约9万页，图纸档案约10万幅。具体实施数字化的档案范围及数量由采购人根据实际需要确定，并按最终成果数量进行结算，最终结算金额不得超过预算金额。

序号	内容	工作内容	上限单价	预算金额
1	A4、A3纸扫描	包含档案整理、数字化、装订还原、数据挂接等	0.26元/页	30万元
2	图纸扫描		2.6元/幅
本单价包含与本工作相关的所有费用，采购方只提供工作场所、水、电等工作必要条件。

注：根据分项报价，结合实际完成的数量来进行最终结算。

项目工期：2020年11月底前完工。

（二）档案数字化加工要求

1、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

2、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

3、成果要求：

（1）文本文件分辨率300dpi以上，JPEG压缩方式；颜色：彩色；格式：TIFF。图纸分辨率300dpi，JPEG压缩方式；颜色：黑白；格式：TIFF；

（2）图像整体倾斜不得超过1度；不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。

（3）对验收合格的成果数据采用硬盘的方式实行2套备份。硬盘品牌由双方协商决定。

4.挂接要求：档案扫描完成后，需要与馆藏现有的计算机目录数据进行一一对应。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入档案馆现有档案数据库中。

5.装订要求：档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打装订孔，力求保护原件。

6.保密要求：有健全数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度，保证施工现场档案和设施的安全。项目实施中，扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

要求中标单位：

制定现场管理制度。包括对员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等几个方面的制度建设。

规范项目保障措施。该项要求加工单位在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障上提供完整的措施。

提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。

完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案。

对服务器的操作有安全监管措施。

光驱、软驱和USB端口封闭，不得使用任何带存储功能的外接设备。

7.人员要求：本项目工期紧张，故要求中标单位具备强大的人力组织能力，15天内能快速组织人员到项目组，进场实施。中标单位需指派具有丰富经验的项目经理负责本项目。

8.场地及设备等配套要求：档案数字化加工的场地由招标单位提供。中标单位须提供档案数字化加工所必要的专业技术和相应的软硬件设备。配备生产所需的档案数字化加工软件，供生产管理需要。中标单位需为本项目配备大幅面扫描仪及常规计算机设备。

9．售后要求：中标单位须有常驻服务机构或常驻服务人员，接到采购人质疑通知后1小时内做出明确响应和安排，24小时内做出明确的书面承诺和处理意见、如需现场服务的，具有解决质疑能力的技术人员应在24小时内到达现场解决问题，签合同前须提供相关证明

10.加工单位的数字化加工服务需具备一套质量检测系统应对电子数据进行100%自检功能。通过电子档案质量检测软件能自动检测数字化成果的可读性、DPI、总页数、是否有缺页漏页、是否有空白页、数据挂接是否完整等。对错误或不规范的数据及时进行修正，并做好相应的自检错误记录登记，在自检合格后方能提交云和县住房和城乡建设局验收。

三、采购内容及技术服务要求

（一）参考文件及规范、标准

在整体档案数字化加工过程中应严格执行以下规范和标准：

档案管理主要法规：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《城建档案管理规定》

《浙江省城建档案管理办法》

《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》

《浙江省档案登记备份管理办法》

业务标准与规范：

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

《建设电子文件和电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）

《档案分类标引规则GB/T 15418-94》

《档案著录规则DA/T 18-1999》

《归档文件整理规则DA/T 22-2000》

《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005

《浙江省省直单位档案电子文件登记备份非涉密数据脱机报送技术要求》

《浙江省档案登记备份工作规范》

（二）数字化加工要求及流程

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。

1.调档交接

中标方应指定专人按照与云和县住房和城乡建设局共同制定的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

2.案卷前处理

2.1档案拆卷：扫描之前，应在保证档案不受损的情况下，拆除装订物，如有缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，必须作出标识，同时将结果报采购人，并根据采购人要求进行修改；对破损、折皱不平影响扫描质量的原件（尤其是竣工图纸）先进行相应处理（压平或熨平等），确保档案数字化质量。

2.2页面修整：对档案整理过程中发现严重破损、字迹褪变无法直接进行扫描的档案和折皱不平影响扫描质量的原件进行记录，报采购人批准并进行相应的处理。

3. 目录输入要求

3.1根据采购方提供的目录格式（包括项目级、单位工程级、案卷级、文件级）四级目录进行输入。

3.2文件题名应著录文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[]”符号。

3.3责任者应著录文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，中间用“；”隔开，其余用“等”代替。

3.4文件编号应著录文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。

3.5日期应著录文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应著录编写日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。

4.档案扫描

4.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。一般文字档案的扫描分辨率不小于300dpi，图纸档案不小于200dpi，采用彩色扫描模式，以TIFF、PDF格式分别保存。TIFF用于保存扫描原始图像，为保证图像清晰度，图像压缩率不应设置太高，一般A4幅面纸张扫描件每页平均容量控制在1MB左右。

4.2根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描，对扫描后的图像图幅大小不允许更改。工程图纸采用0号图纸扫描仪，不可使用其它扫描仪扫描后拼接而成。扫描时必须绝对保证档案载体的安全，文字档案一律采用平板扫描仪扫描。

5. 图像处理

图像处理原则：经软件处理后的图像，其清晰度应保证100%不低于原件标准，图像打印效果（尺寸大小）保证与原件吻合。

5.1去污及裁边处理

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则。

对扫描图像进行裁边处理，去除多余白边，处理后的扫描图像大小应基本保持一致。

5.2纠偏及旋转

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

5.3画质调整

根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度及对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合。底色较深的档案应在不影响文字及红章识别的前提下淡化纸张底色。

档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，应做到档案原件能辨认的，扫描图像必须可以辨认；文字上的污点无法去污时，保证正文文字能看清楚。

5.4图像修复

有破损、霉斑或遭受人为破坏的档案原件，如果扫描图像影响利用效果，应对图像进行修复，修复以图像不失真、内容清晰完整为原则。对劣质图像的处理主要包括局部减淡、局部加深、红章优化、去折痕等。

6.图像存储

6.1图像文件的存储及命名

每一页档案单独扫描成一个图像文件，采用彩色模式扫描的文件一般采用单页TIFF格式存储，TIFF图像文件的命名采用三位文件页号，位数不足时前面用0补足。

图像文件存储规则需按“项目级文件夹”→“单位工程级文件夹”→“案卷级文件夹”→“文件级文件夹”→“图像文件”形成五级存储模式。

项目级文件夹的名称为“项目序号”，单位工程级文件夹的名称为“项目序号-单体工程序号（起止总登记号）”，案卷级文件夹的名称为“项目序号-单体工程序号-三位案卷序号”，文件级文件夹的名称为“项目序号-单体工程序号-三位案卷序号-三位文件顺序号”。

7.自检环节

7.1目录自检

中标单位以批次为单位，对目录数据库进行自检，主要采用人工校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查，应设置初检和复检岗位，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

7.2图像自检

中标单位以批次为单位，主要采用人工校对和软件校对相结合的方式，人工校对要求对图像文件逐页进行检查，对图像方向不正确或偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质量要求的数字化文件，应提出重新处理或重新扫描要求；由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

软件校对主要检测数字化成果的可读性、DPI、留白页、重复页等检查。

8.数据挂接

8.1汇总挂接

认真填写数字化加工流程表单，对图像进行分件，核对每份文件的著录页数与档案原件目录的是否一致。中标单位须对招标单位验收通过的数据进行数据挂接。扫描图像文件应与云和县住房和城乡建设局现有城建档案管理系统匹配挂接。（由云和县住房和城乡建设局提供档案管理系统的导入接口）

8.2数据关联

以目录数据库为依据，将该批次的数字化成果即每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件名称是否相同，图像文件的总数与目录数据库中文件的页数是否一致。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

9.格式转换

对经验收合格后的彩色图像（TIFF）进行OCR识别，并按“件”为单位转换成双层PDF。PDF格式图像应进行像素缩小和压缩处理，转换后图像颜色应与原件保持一致。保证图像清晰可读的前提下采用适当的压缩率，一般A4幅面纸张图像每页平均容量控制在200KB以内。

10.档案还原及归还

档案还原：在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐页逐卷清点，按数量、状况与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。将拆过的档案按原档案重新整理还原，底边整齐、案卷纸张紧靠封面背脊。

如发现在加工过程中出现的丢失、损坏、圈划或涂改等应及时申报云和县住房和城乡建设局，由中标单位进行弥补或修复。

采购人对归还的档案案卷进行抽检，档案完好无损、案卷质量达到档案整理要求，档案还原度达到100%方能验收通过，并做好验收、交接记录。

11.数据化成果管理

为保障数字化加工成果安全性，确保从数据批次生产验收到全部验收，数据保存状态一目了然，数据的真实性、完整性、可用性得到100%保障。

1）每一批次的数据验收通过后，应立即进行电子数据保全。通过数据校验，生成身份认证码，并进行不断监测及保全，以确保数据始终与验收后的数据是一致的。

2）项目全部结束后，采购方在对数据接收入库前，对准备入库的档案电子数据再次进行数据校验，生成身份认证码，并与验收后的数据身份认证码进行比对，比对一致，进行数据挂接入库。

12.资料移交

12.1成果移交

中标单位在项目结束后，将备份介质（移动硬盘）及备份登记表单全数移交给云和县住房和城乡建设局,并且确保移交的数字化成果能够按照采购方管理软件的要求进行完整、安全、有效的导入，实现100%的挂接准确率，确保数据的保管和利用效果。

12.2资料移交

中标单位应将前处理登记、扫描登记、质检记录、验收记录等日志台账资料和数字化加工的监管系统监控记录完整移交给云和县住房和城乡建设局，并确保数据的可读性。

12.3数据销毁

中标单位应在云和县住房和城乡建设局工作人员的现场监督下，将工作站上的数据全部、彻底删除，并以磁盘格式化、重复写入数据等形式确保数据的不可恢复性。

（五） 数据验收要求

1. 验收方式

云和县住房和城乡建设局安排专人对每个批次的档案数字化成果进行常态化的验收，首批档案转换成果，实行全检方式，全检合格的，后续批次转换成果采用数据抽检的方式，每个批次抽检比例不低于20%。另外，采购方会根据实际情况在数字化加工的不同阶段，安排验收团队进行综合验收，主要采取现场演示的方式，以确保整个项目的数字化质量。

2. 验收内容

目录验收的主要内容为检查档号、题名、责任者、文号、时间项、保管期限等字段的正确性，检查档案分件的规范性；图像验收的主要内容为检查图像容量、分辨率、清晰度、失真度、偏斜度、去污效果、图像优化效果、图像打印效果、文字方向、扫描完整性等是否符合要求、图像与目录是否一一对应。

3. 验收标准

目录数据库正确率达到99%以上的予以通过，图像质量合格率达到99%以上的予以通过，目录数据库之间以及目录数据库与图像文件挂接正确率达到100%的予以通过。若抽检合格率达不到以上要求的，提交的验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。若连续两次验收都不通过的数据，除了发回全面自检外，还需暂停发放新的案卷，直到不合格档案验收通过为止。

关于验收通过的数据，采购方在验收中检出的错误，中标单位应及时、无偿予以纠正并再次提交采购方检查。检查无误后，出具验收“合格”报告单。

验收“合格”的报告单，必须经项目负责人审查、签字，并提交采购方分管领导、业务科室及其他监管人员审核、签字后方有效。

由于中标方的质量等问题，而引发的误时、经济等问题均由中标方承担。

（六）保密要求

1.中标单位须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标单位在工作期间必须遵守任务相关保密制度；

2.档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属招标单位，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；

3.工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

【▲】4.工作人员未经同意，不得私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场。

（七）其他要求：

1.投标人需在技术标中详细列出拟完成本档案数字化需配备的设备、软件、材料清单。

2.中标单位应接受采购方的专人质量检查或不定期不定量的质量抽查，一旦发现质量问题，无条件执行采购整改要求；如采购方需要，投标方应派熟练的技术专家协助采购方进行数字档案馆建设过程中的数据处理、迁移等工作。

3.项目经理原则不得更换，如要求更换，必须经云和县住房和城乡建设局审核同意后方可更换，不然作违约。

【▲】4.要求投标商中标并签订合同后，在15天内将项目实施方案提交给采购人审核，同时将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

5.项目实施方案：投标方须根据招标项目内容要求，充分考虑实际服务内容，制订出详细的项目实施方案，具体应考虑以下因素：

(1)项目保障：本项目的保密安全措施（包括人员、设备、数据及档案安全管理措施）、计划安排、表单管理情况等；

(2)执行规范；

(3)项目质量保证措施：项目验收标准、质检方法、著录方法、人员配备等；

(4)项目实施计划：工期、进度和工作计划安排；

(5)项目需求分析：对业主单位的需求进行分析，包括本次加工内容难点、关键问题和特殊要求等；

(6)本项目工期要求，投标公司在投标时应注意在施工计划体现此项要求。

6.各投标公司在投标时需要提供包括但不限于以下内容：服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、质量保障措施、保密措施、规章制度、免费培训项目等。同时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。

7.档案数字化前，档案数字化加工单位必须将所有档案数字化设备送云和县住房和城乡建设局进行安全保密技术检测。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。

三、商务要求表

1	▲质保期：质保三年。 1．在质保期内发现服务质量缺陷，成交供应商负责返工或采取补救措施，但因采购人使用、保管不当引起的问题除外； 2．返工或采取补救措施所产生的费用由成交人承担或进行贬值处理。
2	▲售后技术服务要求： 1.验收合格后成交方需提供一年数据的免费维护服务，保修期满后，有义务向采购人提供有偿的后续技术服务。 2.采用现场维护方式，成交方24小时热线响应，在接到电话要求后48小时之内到达维护地点，一般问题在4小时内解决，严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。 3.成交方需制定详细的客户培训计划，针对档案管理、数字化加工、数据维护、数字档案馆室建设等方面进行免费客户培训。 4.要求成交方在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目。项目负责人必须为成交单位公司负责人，有3年以上工作经验，至少有担任过两个以上档案数字化加工项目经验的。前处理、条目著录、挂接、备份等重要岗位小组长必须是公司派遣的业务骨干，且中途不得随意更换，派遣熟练工比例不得低于总人数的三分之一。并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。
3	▲项目起止日期：经业主审批同意的开竣工报告为准。（注：成交单位必须在2020年11月底前完成所有的工作量）； 地点：业主指定。
4	▲付款方法和条件： 4.1第一期采购人支付30%，时间为成交人制定详细的操作流程规范和工作计划，经业主方核审通过后成交人技术人员进场，设备到场进行试加工10天内。 4.2第二期采购人支付70%，时间为全部完成本项目工作量经过采购人组织验收通过后10天内。 最终以成交时的综合单价乘以实际加工数量进行结算。
5	履约保证金：成交人应在合同签订前必须向采购人提交合同总价的5%履约保证金。但如成交单位未能履行合同规定的任何义务，扣除相应履约保证金）；项目验收后退还履约保证金。
6	▲同意采购方对投标文件内容的真实性和有效性进行任何形式的监督审查、验证。