采 购 需 求

 

前附表

序号	项目	采购需求内容
1	采购内容	详见第一章 《公开招标公告》
2	单位及数量	详见第一章 《公开招标公告》
3	交付或者实施的时间和地点	详见本章内容
4	需实现的功能或者目标	详见本章内容
5	执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其它标准、规范	执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其它标准、规范（如有）
6	技术规格要求	无
7	物理特性要求	无
8	质量、安全要求	质量要求：按国家及项目所在地主管部门合格标准； 安全要求：合格
9	服务标准、期限、效率(培训等）	详见第一章 《公开招标公告》
10	验收标准	详见本章内容
11	现场踏勘	本项目不统一组织现场勘察，供应商可自行对本项目现场和周围环境进行勘察。勘察现场所发生的费用由供应商自己承担。不论何种原因所造成，在勘察过程中，供应商自行对由此次踏勘现场而造成的死亡、人身伤害、财产损失、损害以及任何其它损失、损害和引起的费用和开支承担责任。
12	演示时间及地点	无
13	样品要求	无
14	本项目的核心产品	无

★一、重要商务要求一览表

项目	要 求
1、合同履行期限	详见第一章 《公开招标公告》
2、付款方式	1、合同签订之日起支付年度合同总价30%的预付款（待财政资金到账后支付）； 2、根据每月考核情况，按季度支付（先从预付款中扣除相应金额，待预付款支付完后再另行按实支付）。 注：（1）本项目服务经费由政府拨款，如因政策的影响，拨款未能及时到位，中标人不得以此为由主张采购人违约不履行约定义务或者延迟履行约定义务。 （2）第一年合同中预付款按照“甬财政【2020】166号”文件执行；后二年合同预付款按照最新文件要求执行，如无相关要求，采购人有权取消预付款直接根据考核情况，按月度支付。
3、履约保证金	1.履约保证金金额及形式：年度合同金额的5%，合同签订后5个工作日内中标人以支票、汇票、本票或者银行保函、保险保单等非现金形式提交给采购人。 2.履约保证金在合同履约完毕后无息退还（如中标人未能履行合同规定的任何义务，采购人有权从履约保证金中得到相应补偿）。
4、合同终止	中标人在合同有效期内，不得以任何理由终止合同，确有特殊情况的，须提前两个月向采购人提出书面申请，经采购人同意后，方可终止合同；如中标人单方面终止合同的，需向采购人支付合同款5%的违约金。因中标人不能保证工作质量，或发生重大差错事故的，采购人可有权终止协议，中标人承担全部责任。

  

二、项目采购需求及服务要求

（一）采购背景

为加强海曙区人民法院的数字化建设工作，实现档案查阅利用的高效、便捷，现计划将院内的纸质档案进行数字化扫描加工（包括影像扫描加工和条目著录），并导入海曙区人民法院的档案信息化管理系统（由省高级人民法院统一开发）运行，该系统采用SYBASE数据库。主要包括档案接收、档案拆分、档案扫描、影像处理、著录标引、档案质检、归档存储、装卷盖章、封皮打印、案卷装订等工作（具体以合同约定为准）。

（二）总体要求

1、中标人在海曙区人民法院实施各项工作，负责未来三年的档案数字化加工工作。包括审理案件立案、审理、结案过程中产生的诉讼材料扫描、挂接、上传等工作；协助业务庭完成电子卷宗转档、检验、提交归档等工作，以及纸质卷宗敲页码、装订等相关工作；协助档案室完成归档案卷的扫描、挂接、上传等工作。

2、采购人免费提供场地、水电、粘贴纸、档案封面（其他设施数字化加工单位自备）。

3、采购人不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件，所有扫描加工的硬件、软件设备均由数字化加工单位提供。

（三）人员要求

1、保底人员配置：传统归档扫描3人，随案扫描2人，修图上传1人，案卷装订1人。至少保证7人同时在岗。并根据采购人要求在进驻日前内全部入驻完毕。否则自愿放弃中标资格（投标文件中须提供相关承诺书）。

2、要求项目实施负责人常驻海曙区人民法院，加工期间项目实施负责人不得随意更换，若确需更换须征得海曙区人民法院同意，同时应避免其他加工人员频繁调动，确保人员稳定性。

3、发生岗位人员缺失的，应当有人替班并及时补足。每月累计缺岗3日以内的，每天每人扣除服务费300元；5日以内的，每人每天扣除服务费1000元；超过5日的，每人每天扣除服务费5000元。缺岗超过半日的，以1日计；发生迟到或早退的，每月累计3次计缺岗1日。

4、扫描服务人员应当具备高中以上文化素质。

5、扫描服务人员有良好职业道德和保密意识，服从海曙法院的管理，包括作息时间、节假日安排、工作安排、规章制度等。数字化加工单位需签订并遵守《海曙区人民法院档案数字化加工及电子卷宗随案生成项目管理条例》，内容详见合同附件。

（四）进度要求

以合同约定时间完成案卷的即时扫描、影像处理、数据处理、数据上传、信息著录、封皮打印、案卷装订等工作，工期为三年。

（五）数字化加工质量要求

总则：严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。

（1）拆卷

拆卷是指将档案拆线，形成散页，便于扫描的过程。该过程相关要求如下：

1.检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，封面、封底是否填写清楚。拆卷时应注意保护档案不受损害。对于有不符合案卷完整性要求的，要即时退还档案室或移送扫描的业务部门。

2.将案卷内页逐一分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意。

3.注明每卷案卷（包括正副卷）的页数及其他的特殊情况。

（2）扫描

扫描流程是指对档案散页进行快速扫描，形成影像文件的过程，对案卷的扫描必须是平板式扫描仪逐页手动扫描。该过程相关要求如下：

1.根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置。

2.对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描。

3.将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

4.区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，其中普发性文件区分的原则是：无关的、重份的文件要剔除，有正式件的文件不扫描原稿，附着在文件上的处理单等小纸片需扫描。诉讼档案案卷中的内容均需扫描。

5.页面为黑白两色，且字迹清晰，不带插图的档案，通常采用黑白二值模式扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度模式扫描；页面中有红头、印章或插有黑白、彩色照片及彩色插图的档案，尽量采用全彩模式进行扫描。

6.在保证影像质量的前提下，以尽量减小存储容量为准则。

7.采用不低于200DPI的分辨率进行扫描，扫描形成文件以TIFF格式存储（影像保持原有文件格式，不作任何格式处理）。

8.用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对影像文件命名。

（3）影像处理

影像响处理是指对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量的过程。该过程相关要求如下：

1.处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

2.对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

3.对案卷中未编码的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

4.扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

5.对出现倾斜的图像进行纠偏处理，要求倾斜度小于1度（以标题所在水平线为准）。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

6.扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

7.采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小图像文件的容量。

8.扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。

（4）索引

索引流程是指根据案卷卷皮信息和案卷内容，对所扫描的影像文件建立索引的过程。该流程相关要求如下：

1.著录对应的“卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”等相关信息，建立档案目录数据库。

2.检查全案卷有否缺页，少页，无法看清楚的影像，如有必须通知扫描人员重新扫描，确保全案卷的页数和案卷目录信息完全一致。

3.如发现原目录有少编、错编现象，就按实际页码编写卷内目录，以卷内目录的页码内容和电子影像页码内容一致为标准，并登记在册备查。

4.索引必须针对同一影像包，形成两份索引文件，以便在数据交换时进行索引比对，保证数据索引的正确性。

5.由海曙区人民法院的档案信息化管理系统开发公司进行协助，提供批量挂接接口，实现数据的批量挂接。

6.将索引完成的案卷保存打包上传。

（5）质检

质检流程是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。该过程相关要求如下：

1.检查电子影像的页数与原始案卷是否一致。

2.检查索引人员录入的“卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”是否正确。

3.检查电子影像是否清晰。

4.检查目录与对应影像的挂接是否正确。

（6）装订

装订流程是指将扫描加工完成质检的案卷重新装订，并加盖电子化印章的过程。该过程相关要求如下：

1.对已完成扫描、索引、质检工序的案卷进行重新装订。

2.重新装订的案卷，必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理。

3.按原装订的孔重新将案卷装订，以右边和下边对齐为标准。

4.对重新装订的案卷粘上封条并盖章。

5.装订材料应满足档案长期保管的需要。

6.案卷装订后应使用有数字化处理标识的封条加封。

（7）数据格式要求

1、标准分辨率：200dpi。

2、标准文件格式：单页TIF；（影像保持原有文件格式，不作任何格式处理）。

3、色彩：对彩色照片或发票等有多种色彩的证据进行全彩扫描。

4、质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。

（8）安全保密要求

1、签订并严格落实安全保密协议书，保证档案资料的安全保密性，做到绝对不外泄任何信息。

2、提供组成扫描加工服务中心的组织机构表（包括多少管理人员及多少操作人员等）。

3、所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

4、本项目制作的数字化产品的所有权归海曙区人民法院所有，在未经其同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。

5、进行数据移交时，工作站上的数据必须在海曙区人民法院工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管记录。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。