采购需求

 

一、采购标的

徐州市公安局交通警察支队交警支队车管所档案电子化扫描服务项目。

二、采购项目预算金额

标段一不接受超过 289.2 万元人民币的投标报价；

标段二不接受超过 306 万元人民币的投标报价；

（其中邳州不接受超过 67 万元人民币的投标报价；铜山不接受超过 64 万元人民币的投标报价；新沂不接受超过 46 万元人民币的投标报价；丰县不接受超过 45 万元人民币的投标报价；睢宁不接受超过 43 万元人民币的投标报价；沛县不接受超过 41 万元人民币的投标报价。）

报价包括产品价、税金、运费、安装调试、检验、保险、验收等全部费用。采购人不再支付报价以外的任何费用。

三、项目内容：

序号	标段	区域	机动车档案（万份）	项目预算金额不接受超过（万元） 的投标报价	服务内容
1	标段一	市区	71.2	289.2	纸质档案影像化（包括但不限于：档案清理、核对、补充、扫描、条目著录、装订、数据挂接质检、数据传输查验）
2	标段二	邳州	27	67
		铜山	25.9	64
		新沂	16	46
		丰县	15.7	45
		睢宁	18	43

		沛县	16.9	41
		合计	119.5	306

四、项目要求

1.      总体要求

根据徐州市公安局交通警察支队车辆管理所机动车和机动车驾驶人纸质档案运输及扫描项目的需求及技术规范规定，本项目的总体要求如下：

（1）       投标人要保证徐州市公安局交通警察支队车辆管理所档案的安全；达到徐州市公安局交通警察支队车辆管理所档案影像化技术标准要求。

（2）       投标人及参与项目的工作人员要与徐州市公安局交通警察支队车辆管理所签订保密协议，并承诺遵守保密制度，不得以任何理由或目的泄露档案内容。

（3）       投标人私自拆封徐州市公安局交通警察支队车辆管理所的档案箱，或泄露徐州市公安局交通警察支队车辆管理所寄存档案信息，或因保管不当导致档案箱损毁、遗失或灭失，或档案箱内文件不能使用、损坏的， 一经发现，徐州市公安局交通警察支队车辆管理所有权立即终止与中标人的合作，同时，徐州市公安局交通警察支队车辆管理所有权要求中标人承担包括但不限于赔偿损失等法律责任。

（4）       投标人应提供灾备及应急服务，对于不可抗力或突发事件导致现有档案库无法使用的，投标人应在 48 小时内提供备用库房、人力以确保车管所档案实体安全。

（5）       在没有不可抗力的情况下，如投标人拒绝配合完成入库或因投标人自身的原因而导致服务响应的延误，则徐州市公安局交通警察支队车辆管理所有权终止合作，并由投标人承担因延误而导致的各项损失。

（6）       本项目所需要的包括但不限于影像化场地、档案存储场地、档案运输和传递车辆、传输网络及任何设备、耗材，工作人员食宿等费用均由投标方承担。

2.      服务要求

为进一步建设档案信息化管理工作，适应社会信息化发展趋势，满足机动车及驾驶员业务的现代化工作发展，紧跟“互联网＋”普及步伐，深入推进智能化交通管理，提升服务人民群众的工作水平，促进车辆管理所迈上新台阶。

根据徐州市公安局交通警察支队车辆管理所档案信息化建设项目的需要以及业务要求，现特启动交警支队车管所档案电子化扫描服务，通过委托外单位服务形式完成以下工作内容：

（1）       提供相对独立，安全措施完善且符合影像化工作条件的场所， 完成机动车及机动车驾驶人纸质档案影像化工作。

（2）       将影像化工作成果传输至徐州市公安局交通警察支队车辆管理所业务系统。

（3）       提供全封闭的专用车辆完成纸质档案的运输、入库工作。

3.      项目具体要求

一、人员要求

项目组成员专用原则：投标项目组成员专门服务于本项目，不得用于其他项目中，且需常驻本项目，未经采购人同意不得更换项目负责人。 参与此次纸质档案扫描及运输项目，人员总数最低应满足下表要求：

标段	区域	投入工作人员数量
标段一	市区	30
标段	区域	投入工作人员数量
标段二	邳州	5
	铜山	5
	新沂	5
	丰县	5
	睢宁	5
	沛县	5
	合计	30

二、档案影像化加工要求

历史档案影像化加工原则按照公安部《中华人民共和国公共安全行业标准 GA/T1134—2014 机动车和驾驶证件电子影像档案技术规范》标准实施，并严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和影像化档案信息的安全保密，确保各环节工作符合要求。

三、历史档案影像化加工要求

（1）       徐州市公安局交通警察支队车辆管理所提供影像化系统平台， 影像化加工的硬件设备、耗材均由投标方提供。

注：本条为实质性响应条款，如不满足，按照无效投标处理。 

（2）       严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公共安全行业标准 GA/T1134—2014 机动车和驾驶证件电子影像档案技术规范》和国家、省、市相关规定及徐州市公安局交通警察支队车辆管理所的有关规定。档案影像化工作必须确保档案安全。不得遗失、损坏档案，如有违法违规行为，将追究法律责任。

（3）       强化人员管理，所有人员持证上岗。并将工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交徐州市公安局交通警察支队车辆管理所审核保存，如人员变动需及时通知徐州市公安局交通警察支队车辆管理所。

（4）       与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。

（5）       不同的工序之间衔接要严格遵守操作规程，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。档案交接由专门人员和现场加工负责人员在安排好的工作间里进行面对面的交接，要求有书面交接记录，并在以后的流程中由专门人员全程监督并有书面交接记录。进出工作区域时需要两人以上同时行动。加工地点内严禁吸烟和携带任何火源。在加工过程中，投标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错。由于投标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，投标人承担一切责任。

（6）       投标人对纸质历史档案影像化、纸质复制件制作的各个环节均 应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在影像化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

（7）       影像化加工场地的安全及保密措施。投标人采取具体保密措施， 保证档案原件的安全和信息安全。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。

（8）       不得在工作场所使用与工作无关的任何具有存储功能的电子设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4 及移动存储介质等。

（9）       在项目进行中以及项目完成后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保招标文件密承担责任。

（10）     影像化加工后的档案数据，投标人应实时将档案数据完整准确地传输到徐州市公安局交通警察支队车辆管理所务系统。

（11）     要求投标人成立专门项目组，指定专人为项目负责人负责本项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员管理及保障措施。

（12）     要求投标人在提交投标文件时提供完整的影像化加工方案，在 合同签署后 5 个工作日内安排所有加工硬件设备和相关耗材、工作人员等进驻影像化加工场地，并开始影像化加工工作。

（13）     扫描设备要求：拟投入本项目影像化设备包括但不限于高速扫 描仪、平板扫描仪、高拍仪，扫描工作站等。

（14）     当天历史档案扫描工作完成后进行整理装箱，当天完成上架存储。

（15）     提供扫描软件系统，扫描完成后当天在车管所档案业务系统内进行数据上传，便于车管所的数字档案实时查询。

四、档案运输、存储及存储空间要求 

（1）       提供给徐州市公安局交通警察支队车辆管理所相对独立的档案数字化空间作为备用。

（2）       有足够空间满足徐州市公安局交通警察支队车辆管理所档案运输需要。

（3）       备用库房要安装专业的安防及消防设施，备用库房应该达到专业“ 档案库”或“凭证库”消防审核、验收标准。

（4）       历史档案扫描工作结束后当天完成整理装箱及上架存储工作。 

（5）       全部纸质历史档案应以密集架的形式存放管理。 

（6）       为保障纸质档案安全，整理、扫描、清点、装订、交接、运输、出入库、上下架等所有操作环节均须满足实时监控的要求。

（7）       须采用可密封档案载体对纸质档案密封后进行运输。

（8）       运输车辆须以全封闭的专用车辆进行运输。

五、安全要求及处罚

（1）       所有的业务操作环节必须提供实时监控记录，第一天的监控资料必须在下一个工作日中午 12 点前提供，未提供或延期提供，每次扣除合同总额的 0.1%，资料错误或不完整视为未提供。

（2）       对所有工作环节进行质检，所有操作环节节点由双人操作。并配合甲方完成不少于每天工作量 10%的抽检工作，每日抽检合格率须达到99.9%，未达到合格率应在不影响工程进度的情况下立即返工，并按照每日不合格率每 0.1%扣减合同总额的 0.1% 的标准进行处罚。不合格率的计算方法：每份档案中有一页出现下述情况则认为本份不合格（未达标的内容包括但不限于重页、少页、白页、图像不清晰、偏移度超过±5°、排序错误等）。如达到合格率要求则不进入累计处罚的计算范围，但仍应及时返工。

（3）       如非招标方原因，投标人在项目操作中导致档案丢失、损毁的， 须每份按照合同总额的 0.1%的标准进行处罚。（提供承诺书，格式自拟）

（4）       如非招标方原因，投标人逾期完成的，投标人向招标方支付逾期违约金，逾期违约金为每逾期一天扣除合同总额的 0.01%。（提供承诺书，格式自拟）

七、时限要求

（1）       投标人须在中标后 90 天内完成各标段历史档案的清查、补充、整理、造清册工作，如因非招标人原因造成逾期的，则每逾期一天扣除合同总额的 0.01%。

（2）       本项目服务时间为 7×24 小时，如因非招标人原因而导致投标人未能提供服务的，则每次扣除合同总额的 0.1%。

（3）       以上安全要求及处罚、时限要求的处罚累计达到合同总额的 10%则甲方有权终止合同。（提供承诺书，格式自拟）

（4）       名词解释 

重页：每份档案的影像文件中出现内容相同的图像。 

少页：每份档案的影像文件中缺少与实物档案匹配的图像。

白页：每份档案的影像文件中出现空白页。

图像不清晰：每份档案的影像文件中的一个或多个的图像信息无法人工识别。 

偏移度超过±5°：每份档案的图像与实物档案原件的倾斜度超过±5°。

排序错误：每份档案的影像文件中的影像顺序与原文件顺序不符。

八、售后服务

（1）       成交供应商须提供从项目整体验收合格之日起，提供一年的免费质保期服务。

（2）       在质保期内，负责对其实施的项目提供至少三名技术人员 24 小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。须 2 小时内响应，并最迟在第 2 个工作日内排除错误，2 个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，最大可能地保证档案电子数据的正常使用。

（3）       免费质保期内，维护和售后服务形成的一切风险和费用由成交供应商承担。

九、甲方认为影响质量的其他原因 

不合格率的计算方法：每份档案中有一页出现上述情况则认为本份不合格。

十、其他要求 

1.      见招标文件第五章《拟签订的合同文本》。

2.      在实施项目过程中，成交供应商方面人员若造成采购方提供的设施、设备损坏、丢失的，应照价赔偿；若所丢失物品附带（承载）有档案信息内容的，将依照有关规定追究相关人员责任。