采购内容

一、（根据本项目实际情况，填写“采购标的”或“项目概况”）

1、基本情况概述

为进一步完善单位档案管理工作，规范支队业务档案的整理及数字化工作，拟对支队现有环保信访档案、内河污染整治档案、水源地和水电站污染调查档案及2022年以来的办公文件档案整理及数字化项目展开招标，委托具备相关资质的档案服务机构完成上述任务。

2、项目目标与任务

档案进行数字化加工的开展旨在建设档案的目录库、影像库和全文数据库数据内容，实现档案的规范化整理、高质量的数字化加工。主要工作任务是对档案进行规范化整理、采用单页扫描方式进行数字化加工，目录著录，并将扫描后的图像文件、文本文件与文件级目录挂接，实现快速无误检索。

附1：采购标的一览表                       

     金额单位：人民币元

合同包	品目号	允许进口	数量	品目号预算单价	合同包预算总价	备注
1	1-1	否	1批	20万元	20万元	以实际完成量结算

采购标的明细：

服务项目	服务内容	预估数量	单位	单价最高限价
档案整理	文件分类、划分保管期限、缺件补件二次收集、文件排序、拆除铁钉胶管等装订物、盖归档章、编写件号、编写页号、装订文件、编写档案盒、组件装盒、档案盒分类排序、搬盒入库	12100	件	17
档案目录数据录入	建立规范的目录数据库；设置规范的数据类型、字段长度、语言表述格式、录入目录数据
档案数字化	纸质文件拆分、纸质文件扫描、纸质文件装订、扫描图像后期处理、图像与目录数据对接
数字化文件双层PDF制作	根据档案馆要求将数字化图像经过OCR识别，生成包含文字层的用于查询检索的PDF文件

上表数量为预估，项目所涉及的档案起止年度及结算数量金额由项目实施时的实际数量计价，以经采购人确认签章的项目验收结算单为准，供应商的报价材料中：单价不得超过上表的单价最高限价，总价不得超过人民币20万元。

二、技术要求

技术规范及要求

（项号1）1、成交人必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《福建省档案服务机构管理暂行办法》、《福建省档案局关于建立档案服务机构备案制度的通知》、《档案与文件收集利用条例》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2019）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《档案装裱技术规范》（DA/T25-2000）、国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017）、《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》中的相关规定。数字化加工现场要布置协调、整齐，公司名称、工作区域均标识清楚，管理有序。工作人员要求统一着装，挂牌上岗，并遵守采购人各项规章制度。

2、档案规范化整理

（项号2）2.1按照环保信访档案业务主管部门的要求，以一案一卷，一卷多份文件的方式对该批业务档案进行规范化整理，工作内容包含但不限于：确定归档范围、查缺补件、剔除重复件、粘贴修裱、件内排序、打印页码、划分保管期限、文件排序、盖归档章、车装、录入目录、打印目录、装盒、打印盒子、装盒等；同时以卷内的文件数量计算项目工作量。

（项号3）2.2按照《档案装裱技术规范》要求对破损、虫蛀档案进行专业修裱修复，以实际需求量为准，全部材料、耗材、宣纸、工具由成交人自行提供，成本纳入扫描费用，采购人不另行支付任何费用。

（项号4）2.3按照《缩微胶片数字化规范》以及录音录像带数字化规范要求，根据需要完成部分执法老旧胶卷、录音录像带数字化工作，全部设备、材料、工具、耗材、由成交人自行提供，成本纳入扫描费用，采购人不另行支付任何费用。

（项号5）2.4本项目含有大量档案规范化整理、修裱修复工作，成交人需具有进馆，进馆档案规范化整理、修裱经验，需能独立保质保量完成新式立卷全流程工作。特别是档案分类、划定保管期限、修裱修复等关键岗位，需承诺配置具有3年以上服务经验的档案技术人员，并配置具有相关经验的档案专家进行全程指导工作，采购人仅负责项目相关交接、验收工作，不负责具体细节指导。成交人合同签订后3个工作日无法按照承诺配置人员，无法独立完成相关工作并通过验收的，采购人有权终止合同，并追究成交人违约责任。

3、扫描前处理

（项号6）3.1编写页码：

3.1.1、对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字，从“1”开始编号，并将原来编错的页号用铅笔划掉。

3.1.2、一份文件若有主页和浮贴，先编主页号，后编浮贴页号，如浮贴内容与主页内容无关，先编浮贴页号。

3.1.3、左装订的卷，正面编在右下角，背面编在左下角；右装订的卷，正面编在左下角，背面编在右下角；上装订的卷，正面编在右下角，背面编在左下角。

3.1.4、已经编过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，不再重新编页码，如有跳号或编号出错的情况，应重新编页码，并在数字化工作单中加以说明。

3.1.5、一份文件在卷内被其他档案材料分开排列位置不连续，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺的，需就受影响的部分重新编号。

3.1.6、案卷封面、卷内目录、备考表、空白表格（两张以上相同的空白表格）、白纸及废草稿纸不编页号。

3.1.7、如确认是废草稿纸，若卷内图文与前后文件没有任何联系的可以不编页号，但如果文件的内容能够连接，也可按顺序编号。

（项号7）3.2 档案装订物拆除

3.2.1、逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。

3.2.2、拆除档案装订物时可使用相应工具，对筒子页和其他粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，需经档案馆项目管理人员确认保持原貌；对无破损但褶皱的页面可采用电熨斗熨平，电熨斗温度必须控制在60度以内。

（项号8）3.3重份档案的处理：出现成本成册的重复档案(形式与内容完全重复)，应将重份档案在目录中标注说明，并在备考表上说明情况，提示扫描时不予扫描；同一案卷内，出现的重复文件，应将重份文件置于备考表后编页，并在备考表上说明情况，提示扫描时不予扫描。

（项号9）3.4档案保护性处理：档案保护性处理是对确定扫描的档案，逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷作出评定，并在备考表和目录著录项上说明情况，能够扫描的先扫描，成交人应具有老档案专业修裱修复能力，并承诺长期固定配置至少2人以上具有专业修裱服务能力的人员进行现场修裱服务。

（项号10）3.5确保在扫描过程中不对档案原件造成损伤。将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。处理过程中要记录每卷档案原件的总页数，注明每一页幅面的大小A3或A4，A2或A0，原件缺码的也要注明。按要求把扫描件和非扫描件区分开。重份的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件不扫描原稿。

（项号11）3.6档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，保证纸张的平整、抚平边角，力求保护原件。应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

（项号12）3.7保证档案扫描图像与原件一致，整洁、清晰。扫描图像质量不得低于档案原件复印质量。

（项号13）3.8对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过1度。大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，选用大幅面图像扫描仪（ AO ）

（项号14）3.9档案扫描完成后，需要与现有的计算机目录数据进行一一对应。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（项号15）3.10目录校对和审核、逐卷核对档案实体卷封与电子目录的对应信息（档号、文件题名、文件时间、责任者、文件编号、解密划控等），如有不规范、不准确的要修改、补充,如遇档案原件页码编错，或者漏编，应该按照档案相关规范更正或者补编页码。确保扫描图像与目录挂接正确率为100%，并将正确的数据导入档案查询利用系统中。

（项号16）3.11个别原来没有目录的卷，要把补录的目录打印出来归入卷宗，原来目录有错误的需要重新打印目录，重新装订。

（项号17）3.12为保障数字化成果质量，成交人需免费提供数字化配套系统，对数据进行校验、转换、验收、刻录、识别转换等处理，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、验收记录等资料，在成果移交时必须按要求向采购人移交。

（项号18）3.13合同签订生效后3天内，成交人完成人员进场，同时项目所需的全部设备（由成交人提供）应到达项目工作场地并完成投标文件中要求的数据加工平台搭建，设备调试，向采购人申请调档。

（项号19）3.14人员配备

（1）本项目现场实施负责人，具有近两年5个以上进馆（福州市档案馆）档案规范化整理数字化负责人经验，承诺全面负责项目实施至本项目合同期满（除非采购人要求更换负责人）。

（2）专业的档案加工队伍，至少配置6名3年以上从业经验员工，临时聘用人员不得入岗。

（3）成交人人员作息时间与采购人工作人员基本一致。

（项号20）3.15项目进度要求。本项目档案纸质复杂，工作量大，项目进度紧，成交人需有充足的人员和设备以及数字化技术保障。在合同签订前，成交人需在加工场所配备项目需要的所有应配设备和人员。

（项号21）3.16其他要求：

数字化加工现场内所有纸质材料的销毁，必须经过采购人项目管理人员办理相关手续后方可销毁。分批验收进行数据移交完成后，工作站上的数据必须在采购人项目管理人员的现场监督下销毁。完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。

技术标准及质量要求

（项号22）1、技术标准

符合档案目录数据规范（福建省地方标DB35/T161-2002和闽档[2003]34号文）和《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2019）纸质档案数字化技术规范》。

2、设备与技术要求

（项号23）2.1扫描设备

提供不少于5台的A3零边距扫描仪。分辨率在≥300DPI以上；成交人需根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描，纸张状况较差，以及过薄、过软或者超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式。大幅面的采用图纸扫描仪。成交人需自携设备和人员提供加工服务，项目实施场地由采购人提供。

（项号24）2.2扫描模式

为了保证完整呈现档案原貌，档案全部采用全彩扫描。

（项号25）2.3扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

（1）采用彩色模式对档案进行扫描，其分辨率均选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，适当提高分辨率到500dpi。

（2）对特殊纸质档案，如照片等，分辨率选择≥600dpi。

（3）数字化软件需具有分辨率自动监测功能。

（项号26）2.4扫描规格与命名

（1）对档案数字化加工后，存储的图像文件，单页平均保持在500KB以上。

（2）纸质档案扫描的图像存储为以文件级档号以及指定格式命名的多页TIFF和双层PDF，同时存储为一份完整的单页JPG格式，并能根据要求输出100-300dpi的TIF、双层PDF格式。

（3）纸质档案扫描后形成的图像文件以该纸质档案的档号命名。

（项号27） 2.5成交人需免费提供具有自主开发的数字化成果影像数据校验转换统计系统，用于采购人根据实际需要进行自主转换。采购人对图像扫描成果管理具有最终决定权。

（项号28）3、数据备份

（1）备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。

（2）备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。

（3）备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否用通用设备打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（4）备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

（5）数据挂接：要求采集好的数据能准确的与配套提供的采购人档案信息管理系统衔接，保证系统提出的数据的准确性。

4、项目质量标准

（项号29）4.1著录成果符合档案目录数据规范（福建省地方标准DB35/T161-2002和闽档[2003]34号文），扫描成果符合《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2019）纸质档案数字化技术规范》。

（项号30）4.2质量标准达到

1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率为0；

2）扫描图像：漏扫率≤0.1‰。

3）图像质量：图像质量不良率≤0.1‰。

4）格式封装：图像文件的命名差错率为0。

5）目录核对、完善：以目录条数为单位，其中任何一个字段（包括档号、正题名、文件时间、责任者等）错误视为本条错误；条数差错率0。

6）条目与图像挂接：挂接正确率100%。

7）档案原始材料：100%不缺失。

（项号31）5、数据挂接

将加工完成后的电子档案数据挂接至本单位原有的电子档案查询系统内。

三、商务条件

采购包1：

序号	参数性质	类型	要求
1	★	交货时间	自合同签订之日起120日
2	★	交货地点	福州市生态环境保护综合执法支队指定地点
3	★	交货条件	验收合格
4	★	是否邀请投标人验收	不邀请投标人验收
5	★	履约验收方式	1、期次1，说明：项目实施成果经采购人验收通过。
6	★	合同支付方式	1、合同签订后，成交人提供正式专用票据，达到付款条件起10日内，支付合同总金额的30.00% 2、项目完工验收后，成交人提供正式专用票据，达到付款条件起10日内，支付合同总金额的70.00%
7	★	其他	无

其他商务要求：

8、售后服务要求

8.1、成交人应提供售后服务电话、传真、电子邮件、现场等多种方式技术支持服务，全方位响应需求。

8.2、成交人技术人员应提供现场免费培训、对接。

8.3、售后服务期限：项目验收之日起三个月免费质保及售后服务。

8.4、售后服务方式及响应时间：应采用远程及现场相结合的维护方式，成交人接到采购人电话后2小时内响应，若远程无法处理，需24小时内上门服务，7*24小时电话支持，以保证数据的安全运行。

8.5、售后服务问题解决时间：一般问题应在4小时内解决，严重问题应及时提出采购人可接受的解决方案和服务承诺。

8.6、保修期内应提供免费纠错，数据格式转换、数据迁移、挂接软件服务。

9、投标报价是指供应商根据本项目要求提供的服务总价格，包括完成服务项目所需的各项应有费用。

9.1、投标报价费用应包括：用于完成本项目规定的服务要求的劳动保护、设施设备等。

10违约责任

10.1、因成交人原因造成合同无法按时签订，视为成交人违约，需另行支付相应的赔偿。

10.2、在签订合同之后，成交人要求解除合同的，视为成交人违约，成交人需支付相应的赔偿。

10.3、因成交人原因发生重大质量事故，除依约承担赔偿责任外，还将按有关质量管理办法规定执行。同时，采购人有权保留更换成交人的权利，并报相关行政主管部门处罚。

10.4、若发生死亡安全事故，除按国家有关安全管理规定及采购人有关安全管理办法执行外，并报相关行政主管部门处罚；发生重大安全事故或特大安全事故，除按国家有关安全管理规定及采购人有关安全管理办法执行外，采购人有权终止合同，给采购人造成的损失，还应承担赔偿责任。

10.5、在明确违约责任后，成交人应在接到书面通知书起七天内支付违约金、赔偿金等。

四、其他事项

1.本项目不允许成交人以任何名义和理由进行转包，如有发现，采购人有权单方终止合同，视为成交人违约，没收投标保证金。如投标保证金不能弥补成交人违约对采购人造成的损失的，成交人还需另行支付相应的赔偿。 2.本采购文件未明确的其它约定事项或条款，待采购人与成交人签订合同时，由双方协商订立。