采购需求

前注：

本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化， 提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

一、采购需求前附表

二、项目概况

为进一步加快合肥市林业发展和生态建设步伐，做大做强合肥市苗木花卉产业，2003 年举办第一届中国·合肥苗木花卉交易大会，取得了良好效果，市政府《关于加快苗木花卉产业发展的意见》（合政〔2005〕1 号）中规定：“争取国家和省林业部门的支持，采取政府补贴与市场机制相结合的办法，长期举办‘中国·合肥苗木花卉交易大会’，打造合肥市苗木花卉产业的品牌形象”。为全面推进合肥市苗木花卉产业发展，打造合肥市苗木花卉品牌效应，拟于每年都举办苗交会。

三、服务需求

（一）时间、地点

展会时间：2022 年 11 月 3 日-7 日（暂定）

展会地点：中国中部花木城参展面积：约200平方米

（二）服务范围

根据苗交会总体方案要求，拟定合肥市整体承办方案。做好承办服务，承办内容包含：展览内容策划、协调组织、展会行业宣传及社会宣传、展馆设计布展及氛围营造、邀商邀展、嘉宾接待、大会奖牌证书、线上展厅、官网及公众号维护、展务承办及现场管理等工作。

（三）具体要求如下

（1）按照相关要求，制定和完善相关工作方案，包括但不限于承办工作方案、展览展示设计图等。

（2）展览内容：策划制定能体现合肥市苗木花卉产业发展现状与特点的展览板块和展示内容等；

（3）协调组织：协调组织合肥市县市区参展工作，包括文件、方案和筹备会议资料印刷、组委会牵头组织的苗交会筹备会、 新闻发布会、成果发布会等活动；

（4）展馆设计布展及氛围营造：设计突出主题，特点鲜明，需体现地域特色，重点突出合肥市苗木花卉展示、展销交易等。要充分考虑苗木花卉布展的特殊性，因地制宜，善于将创意、造景、景观等融为一体，充分考虑地域文化和地域产业特点等因素进行设计，充分考虑实用性和安全性等，要有机利用声光电等元素。

（5）展会行业宣传及社会宣传：桁架、电子屏、广告牌、灯杆旗等设计制作及安装、公众号、大会官网等的宣传。

（6）邀商邀展：邀请合肥市范围内林业经营主体、采购商等参展组展。

（7）嘉宾接待：做好国家、省外特邀嘉宾接待保障工作，参会代表团工作餐，会议资料、车辆保障等工作；

（8）大会线上官网、微信公众号等客户端更新维护服务；

（9）线上苗交会合肥市线上展厅升级维护；

（10）奖牌证书设计制作：按照要求设计证书、奖牌样式，评奖产品的证书、奖牌（函）制作不限于 200 套；

（11）疫情防控工作：根据苗交会疫情防控工作方案和应急处置预案，做好场馆消毒杀菌等防控工作；准备充足的防疫物资及相关工作人员的疫情防控培训工作；配合卫生及安保部门，安排专业人员现场保障；

（12）成交供应商需协助采购人做好参会组织工作，包括为邀请客商办理展会期间酒店预订、交通保障、餐饮保障、宣传资料运输、现场促销、秩序维护、安全管理等工作。

四、报价要求

（1）本项目报总价，报价包括完成本项目所需全部费用。

（2）本项目报价包括但不限于：展台设计、展台制作搭建费、展品组织费、氛围营造和社会宣传费、嘉宾接待费、大会奖牌证书费、线上展厅升级维护费、线上官网及公众号维护费、人员劳务费、交通费、图文资料、稿费、拖运费， 市内搬运费、通讯、税金、用电接驳费、设备租用费、向组委会、展馆管理方缴纳的费用。采购人后期不再另行追加费用，供应商自行考虑报价风险。

五、其他要求

（1）供应商响应文件中提供的方案等会展资料，不得侵犯任何第三方的知识产权。本项目中涉及的方案和资料的著作权人为采购人，若因成交供应商原因， 侵犯第三人知识产权的，由成交供应商承担赔偿责任。

（2）成交供应商须按照采购人要求对展区设计效果方案进行修改完善直至采购人满意为止，活动中涉及的各项物料、文字材料等需经采购人审定。

（3）成交供应商必须接受采购人对项目执行情况、服务质量等的监督、检查和验收，采购人有权查看与项目直接相关的凭证和资料，成交供应商须予以配合。

（4）如采购协议约定的活动因政策、政府或不可抗力、意外事件的影响需要变更或取消，采购人及时书面通知成交供应商，成交供应商作相应调整，双方互不承担违约责任。

（5）成交供应商搭建的展区等设施应当符合保障人身财产安全的需要；成交供应商应安排专门人员在会展现场维持秩序，做好安全保障、消防安全工作，确保会展活动的安全。因成交供应商原因导致的人身损害、财产损失，由成交供应商承担。

（6）成交供应商在展会结束之前,负责对展区进行维护，展会结束后负责展区按照组织方场馆要求有续撤展，并确保撤展安全顺利。

（7）因新型肺炎疫情等不可抗力及上级政府政策调整导致展会终止举办的，采购人对成交供应商项目已实施完成的部分进行审计，根据审计结果据实结算；若导致展会延期举办的，成交供应商须按照变更的举办日期做好展会各项筹备工作。因成交供应商原因导致展会不能顺利举行的，采购人有权索赔。