招标需求

一、项目内容

将医院现有纸质病案记录材料进行数字化处理，方便查询利用，减少存放空间和病案损坏泄露的安全风险，体现信息化建设的成果。

在对现有纸质病历的数字化过程中，为了切实保证病人的隐私保护，必须对其进行规范化管理，因此在诸如数字化病案加工、出入库管理、检索利用等环节都应该符合要求，同时对相关人员做好严格的保密制度，签订保密协议，避免在加工过程中产生任何泄密问题。

二、工作内容

1、项目清单

2、项目目标与任务

病案数字化加工的开展旨在建设病案的目录库、影像库和全文数据库数据内容，实现档案的规范化整理、高质量的数字化加工。主要工作任务是对病案进行拆卷和前期整理（排序、编页）、逐页进行数字化加工，并将扫描后的图像文件进行编目，实现病案信息的快速调阅。主要的工作内容包括：档案整理、生成并粘贴二维码、档案扫描、图像处理、文件编目等直至还原装订等工作步骤。

在确保病案安全的基础上，制定安全合理的病案接收、归还流程方案，将所有加工完成数据存储为符合标准要求的数据存储格式，并保存在符合要求的存储设备中，并负责实现数字化加工后的纸质病案对接到可信病案管理系统，确保在院内信息系统的应用。

3、技术要求：
3.1对病案进行数字化加工，数量约1200万页。并同时承担由病案数字化制作所引发的拆装、分类、编码和归档等工作，合同签订后6个月内完成院方最近3年（即2020年、2021年、2022年）的出院纸质数字化病案工作，数字化结算金额为实际翻拍加工数量×每页单价结算项目款项。

3.2所有加工后数据文件与目录数据挂接，如中标商采购自行软件高拍与扫描，在项目完成后免费提供给院方使用（包含在报价中），不受站点点位限制。

3.3将历史翻拍病案数据传给医院可信病案管理系统，保证可信病案管理系统历史翻拍数据的使用与管理。

3.4中标人可采用北京CA可信电子病案管理系统进行纸质病案扫描或高拍，也可采用自有软件进行纸质病案扫描或高拍，但需将数字化处理后的病案归档到北京CA可信电子病案管理系统。

三、遵守标准规范的要求

《中华人民共和国国家标准（GB/T 11821—2002）照片档案管理规范》；

《中华人民共和国行业标准（DA/T 18—1999）档案著录规则》；

《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2017）纸质病案数字化技术规范》；

四、加工服务要求
4.1.病案接收

4.1.1对病案进行分批接收，在接收过程中进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库、出库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况。对所接收的档案进行两人以上交叉核对、检查，与采购人进行书面交接并签字确认，要求《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。
4.1.2病案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证接收过程中病案数目无误，病案实体的安全，要注意以下几个问题：
4. 1.3实体记录：病案的物理位置（库排架位置）、数量，年代、科别、住院号明细等信息。
4.1.4人员组织及安排：接收人员、时间的安排。每周接档一次。
4.1.5交接验收：确定档案的验收方式、采购人的电子文件等。
4.1.6计算机辅助管理：接收全过程用计算机人工记录管理，协助采购人建立档案的库房管理与档案的统计台帐；接收采购人的电子目录与电子文本、电子图像；档案的数量形态。
4.1.7质量管理措施：根据采购人的电子或纸质的档案目录清单与采购人的下架接收清单进行比对，如发现有误打印出勘误表由采购人签字确认。
4.1.8投标人报价含标签耗材，且数字化加工设备由投标人自行提供。
4.2.病案整理
4.2.1充分考虑病案的可数字化加工性，避免损坏病案：
4.2.2病案拆卷：扫描之前，应在保证病案不受损的情况下，拆除装订物，如有缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，根据采购人要求进行修改，并作出标识;对破损、折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理(压平或熨平等)，确保病案数字化质量。
4.2.3页面修复：对病案整理过程中发现严重破损、字迹褪变、纸张霉变、受潮褶皱等无法直接进行扫描的病案，进行相应的处理后再进行扫描；对确实无法扫描的原件进行记录。
4.2.4病案组卷：在数据验收合格后，将拆除过装订物的病案按原病案保管单位重新装订，并保持病案原有排列顺序不变(个别需调整页码的除外)，病案不掉页、漏页、右边和底边整齐。
4.3.系统能够提供数字化病案文件编目功能

4.3.1图像处理和编目过程中，自动进行图像数据备份。
4.3.2数据对应：病案物理件与扫描图像100%正确对应；病案图像编目分类与原件类型100%正确对应。
4.3.3数据加工采集过程中可以方便的进行插页/卷、替页/卷操作，便于灵活调整遗漏或错误内容。
4.3.4编目完毕后如果病案号或出院日期输入错误可以进行更改。
4.3.5提供操作键盘快捷键，方便操作员使用。
4.4.成品质量要求

4.4.1对扫描的图像二值化清晰处理、去黑边等，使得图像清晰且占用存储量小。
4.4.2图像在100%显示状态下，图像内容字迹不断笔画且内容与原资料一致、并要保证图像的正常阅览。
4.4.3病案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，应做到病案原件能辨认的，扫描图像必须可以辨认。
4.4.4病案完整性，不能出现缺漏页情况;文件顺序，不能出现顺序错乱情况;非原件残损，不能出现扫描造成的图像残损。

五、系统接口要求

(1)病案首页系统接口：可导入已有的病案首页信息；

(2)要求与北京CA的可信电子病案管理系统进行对接，把纸质病历扫描后的数字化病历推进到CA的可信电子病案管理系统,相关接口费用医院不再另行支付，包含在本次报价中。

六、商务条款

6.1、付款方式：数字化加工实际付款金额=实际工作量×投标报价（元/页）。

合同生效具备实施条件后7个工作日内支付相当于400万页处理费用金额（约等于项目预计总金额的20%）的预付款，后续每完成200万页结算一次。完成全部病例数字化处理业务正常运行三个月内进行验收评审，完成并通过验收评审后7个工作日内付清全款。

验收评审标准：没有因中标人完成的数据（扫描影像数据、属性数据、影像数据与属性数据的挂接等）错误发生故障、事故、纠纷。

6.2、合同履约地点：采购人指定的地点。

6.3、售后服务：出现故障，要求中标人在接到采购人的电话后1小时内响应, 2个工作日内解决出现的问题。

6.4、服务质量保证期：自验收合格之日起不少于3年。