采购需求

一、项目基本情况：

为满足国家针对北京地区各类科技计划项目的网络答辩及评审工作正常运行，需针对会场9个答辩会议室、3个评审会议室以及移动评审会场，提供日常管理、运行维护、技术支持、会议现场组织管理等服务性工作，若会场有调整，则以调整要求为准。

服务地点：北京市海淀区上地西路8号院上地科技大厦4号楼5层服务时间：一年

二、技术要求及服务内容：

（一）网络视频答辩与评审会场运行管理和会议组织：

1.会场驻场服务，提供会场的维护和运行管理：

负责答辩和评审会场日常的维护管理，包括日常环境卫生、会场安全巡检、会场防疫管理、会场设备管理、会务资料维护等。

2.对科技部、市科委、中关村管委会等部门提出的答辩会议需求进行会议的组织和管理服务：

根据科技部、北京市下达的科技项目视频答辩需求，完成会前各级沟通与会议详细日程拟定，完成会议的组织、及时联络答辩人；

提供参加答辩人员的电话咨询、现场测试等接待服务；负责参会人员会议签到、防疫登记、候场服务等；

提前拷贝PPT，分发至答辩会议室电脑，进行播放测试等；完成会后的问卷收集等工作；

针对无法到场的人员，提供电话答辩辅助服务、远程移动答辩等服务。

3.对科技部、科委等部门提出的评审会议需求进行会议的组织和管理服务：

根据科技部、北京市下达的科技项目网络评审需求，完成会前各级沟通与会议详细日程拟定等；

完成评审会议的组织管理，完成会议签到、防疫登记、会议服务等；

根据需要提前在系统中完成评审资料的上传、系统评分表的导出汇总打印等；如有需求配合完成移动网络视频评审会场服务。

（二）网络视频答辩与评审会场技术支持和保障服务：

1.技术驻场服务，提供会场设施的技术保障：

技术人员长期驻场服务，对网络视频答辩会议室的配套设施进行日常运行管理，主要包括视频答辩及评审会议室视频终端、液晶电视、路由器、笔记本电脑、呼叫终端、交换机、评审终端等设备的维护和维修服务，对设备进行故障排查、断点检修、远程传输线路检查、音视频设备的本地调试、系统定期升级等工作。

保障会场网络的畅通、设备的正常运转，出现问题第一时间维护修复，并处理网络中断后紧急事件，形成故障报告，保证提供7天×24小时的专业技术支持。

2.一般性答辩会议技术保障服务：

每轮项目答辩开始之前，进行会议室的集中联调和测试，确保答辩的顺利进行和网络的畅通。

会议开始前完成远程联调：每半天答辩开始前进行联通性测试，保障当日答辩系统正常。

会议期间提供技术支持服务，及时与中控室沟通解决会议中的问题；确保网络畅通，及时处理答辩人提出的技术问题。视频答辩会议中，故障响应时间不超过5分钟，10分钟内查明故障原因并提出应急解决方案，2小时内完成设备检修或更换。

答辩间歇期，技术人员对设备进例行检查，确保视频会议设备正常使用。

3.特殊答辩会议技术保障服务：

对于无法到场人员提供嵌套答辩服务，对接腾讯会议等会议软件，提前测试保障与现有设备的兼容性，并可提供人员在答辩室进行辅助答辩保障（每个会议室至少保障1个人）；

针对揭榜挂帅类项目，线上实时并行开展竞争性答辩，必须保障每个会议室1个技术人员在场，随时进行信号切换，提供技术保障，最多时可达7-8个会议室并发。

4.评审会议技术保障服务：

根据需求完成评审会场局域网组建，现场评审系统的部署、摄录仪配置等，根据评审细则定制评审系统电子表单；

提供会议过程中评审系统的技术支持，评审结果数据库备份存档等。

若有移动评审需求，及时部署移动网络视频评审会场，包括设备的搬迁、安装、调试，会场网络环境搭建等，并提供会议现场的技术支持。

三、服务标准：

1.完成2023年度科技部、北京市科委、中关村管委会要求的网络视频会议答辩和评审组织工作，满意度达90%以上，并形成相应记录单，如《网络视频答辩与评审项目汇总清单》、《参会人员签到表》等。

2.定期对会场消防、用电等场地开展安全检查，并形成相应记录单，如《安全巡检报告》。

3.定期对相关设备进行设备检查和维护，每轮项目答辩及评审之前进行连通性调试，答辩会议过程中设备出错率小于1%，并形成相应记录单，如《设备调试测试及维护记录表》。

4.如有移动网络视频评审需求，完成会场部署及网络环境搭建，完成部署响应时间为接到上级通知1天内，并形成相应记录单。

5.会场服务人员响应时间小于2分钟，会场技术人员响应时间小于5分钟，保证在2小时之内完成更换，对于突发情况形成处置记录单。