服务需求

★一、履约期限：合同签订之日起至2024年12月31日完成服务，具体以实际签订合同为准。

★二、履约地点：采购人指定地点。

★三、付款方式及条件：签订合同后支付合同总金额的30%作为预付款，其余款项，区档案馆按年度进度对当年工作任务验收合格后再付当年进度的剩余款项。

★四、验收标准：按照《辽宁省政府采购履约验收管理办法》辽采[2017]603号进行组织验收。

五、详细服务需求

（一）项目概况：

辽阳市弓长岭区档案馆馆藏档案数字化项目是对馆藏纸质档案进行数字化处理，生成符合弓长岭区数字档案馆系统信息化运行要求的电子文档及目录数据。处理过程包括：档案的扫描、图片处理、条目著录、数据挂接、拆解装订、案卷整理、破损档案盒更换等。

（二）工作场地及时间：在弓长岭区档案馆为弓长岭区档案馆提供服务。

（三）档案整理和数字化服务严格遵守以下标准:

(1)GB/T9705 文书档案案卷格式

(2)GB/T11821 照片档案管理规范

(3)GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求

(4)GB/T17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分:电子文件归档与档案管理

(5)GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范

(6)GB/T50323—2001 城市建设档案著录规范

(7)GB/T50328—2014 建设工程文件归档规范

(8)DA/T13 档号编制规则

(9)DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范

(10)DA/T18 档案著录规则

(11)DA/T19 档案主题标引规则

(12)DA/T22 归档文件整理规则

(13)DA/T28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

(14)DA/T38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

(15)DA/T31 纸质档案数字化技术规范

（四）对公司要求：

1、责任：

（1）应确保弓长岭区档案馆档案的实体安全和信息安全,保护国家秘密、弓长岭区档案馆秘密和个人隐私安全,保护弓长岭区档案馆的知识产权。

（2）严格按照国家法律法规及与弓长岭区档案馆约定的档案保管条件、业务操作程序、服务质量标准,开展档案服务。

（3）应主动接受并积极配合档案行政管理部门、保密行政管理部门、弓长岭区档案馆上级主管部门及弓长岭区档案馆的业务指导、监督和检查。

（4）应将可能接触到弓长岭区档案馆档案内容或数据的员工名单向弓长岭区档案馆备案,未向弓长岭区档案馆备案的员工不得接触到弓长岭区档案馆档案内容或数据,原已备案员工离职也应及时书面告知弓长岭区档案馆。

（5）未经弓长岭区档案馆书面授权,中标单位不得将本合同服务内容转包给第三方公司。如发现中标单位有擅自转包行为,弓长岭区档案馆有权解除合同,并要求中标单位承担违约责任。

（6）能熟练操作弓长岭区数字档案馆软件系统(中标后须进行现场演示)。

2、保密要求

（1）中标单位须与员工签订保密协议，要求员工签订保密承诺,确保员工保守国家秘密、弓长岭区档案馆秘密或相关个人隐私。

（2）对于弓长岭区档案馆因本合同提供中标单位持有或处理的档案(及其他涉密信息或敏感信息),中标单位须采取必要的安全措施,确保其不被损伤、销毁、丢弃、窃取、删除、更改、摘抄、公布、出版,不被未经弓长岭区档案馆同意或授权的组织或个人接触、复制、使用。

（3）中标单位保证在收集、持有、处理或使用弓长岭区档案馆档案(及其他涉密或敏感信息)时,只用于完成本合同规定的服务。

（4）中标单位保证只允许已向弓长岭区档案馆备案的员工因完成本合同规定服务的需要,而接触、复制 或使用弓长岭区档案馆档案(及其他涉密或敏感信息)；并确保接触、复制或使用该档案(及其他涉密或敏感信息) 的中标单位员工接受与中标单位同样的约束。

（5）中标单位未经弓长岭区档案馆事先书面许可不得向任何第三方披露弓长岭区档案馆档案(及其他涉密信息或敏感信息);若被国家司法机关、国家行政管理机关依法要求披露该档案(及其他涉密或敏感信息),须立即通知弓长岭区档案馆。

（6）中标单位不得擅自存留弓长岭区档案馆的任何档案(及其他涉密或敏感信息)或其任何形式的复制件。

（7）在得知本方员工违反保密规定或协议,导致对方秘密被泄露时,中标单位应立即采取补救措施,并及时通知弓长岭区档案馆。

（8）中标单位员工不得携带手机、数码相机、MP3、U盘等可能导致馆藏档案信息泄漏的录音、录像、照相设备进入工作场地。

（9）中标单位应主动接受、积极配合保密行政管理部门、档案行政管理部门及其他有关部门的保密监督检查和泄露事件调查取证。

3、整理要求

（1）扫描前，对档案进行编页、组卷整理，拆卷并标记非扫描页，对不平整的档案进行平整，对破损档案、不符合标准的档案进行修补裱，对错误的问题进行修正（如错误、漏码等）。

（2）电子档案及纸制档案的制作整理要求、验收标准符合国家纸质档案电子化技术规范。

（3）档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。装订前应注意检查档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。装订应尽可能地按照原卷装订孔进行穿线装订，不要打新孔装订，以保护档案原件。

4、扫描要求

（1）扫描影像存储格式：TIFF、JPEG及PDF三种格式；扫描分辨率在300dpi以上，逐卷逐页平板扫描。

（2）对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按目录号、案卷号、档号进行存储，与目录进行挂接。

（3）图片的扫描精度要求扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果，图像缩放比例100%；

（4）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；

（5）电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

（6）保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。

5、录入要求

（1）档案整理期间，对卷内信息逐页梳理，摘抄相关信息，扫描完成后，需要与档案实体目录数据一一对应。确保扫描图像与卷内目录、归档文件目录100%挂接正确，并将正确的数据导入现有档案数据库中。

（2）著录项目为：序号、著录层级、档号、题名、文件编号、日期、责任者、人名（入职、任免、表彰、惩罚 、招工、职称职级评定等）、载体形态、保管期限、销毁情况、公开属性、密级、开放标识、主题词或关键词等。

6、数据抽检

（1）在数字化过程中，外包公司应按弓长岭区档案馆要求，定期将已做完的数字化数据送交区档案馆，区档案馆以抽检的方式检查已完成电子化转换的所有数据，包括目录的数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

（2）一个全宗的档案，数据验收时间抽检的比率不得低于5%。

7、验收指标

（1）档案装订：检查所有档案的装订情况，差错率≤　1%。

（2）扫描图像：漏扫率≤　0.2%。

（3）图像质量：图像质量情况完好率99.9%

（4）格式封装：图像文件的命名差错率≤　1%。

（5）著录：以文件为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5%。

（6）条目与图像挂接：挂接正确率100%

（7）档案原始材料：100%不缺失。

（8）目录数据库与图像文件挂接错误，目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检时标记为“不合格”。

8、数据挂接

将完成好的电子档案数据进行质检，核对无误后将电子档案挂接至采购方指定的系统。扫描影像生成双层pdf，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100%正确，实现档案的网上利用。

9、数据备份

（1）备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。

（2）数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（3）备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

（4）要求电子化的档案能准确的与档案信息管理系统衔接，保证系统提出的档案数据的准确性。

（五）服务明细

序号	服务名称	数量	单价最高限价（元）	备注
1	更换档案盒	15000个	4	以最终实际 完成数量为准
2	著录	300000条	1	以最终实际 完成数量为准
3	扫描件	2100000页	0.4	以最终实际 完成数量为准