采购需求

一、项目建设的内容：

针对档案室库存档案全部完成数字化加工；完成档案条目著录；双层 PDF 转换。

序号	服务名称	服务内容	数量	单位	单价（元）	合计（元）	备注
1	档案数字化加工 （A4 幅 面）	出库、核检、拆卷、扫描、修图、质检、 装订、上架。	130 万	页			页系指标准A4 幅面页，大于 A4 不超过A3 幅面按 2 个A4 幅面计算，依此类推。
2	档案条目著录	档案案卷级、文件级元数 据信息著录。	16 万	条
3	双层 PDF 转换	将扫描、图像处理、文件多页合并后进行OCR 文字识别并转换成双层 PDF 文件。	130 万	页
★数字化加工成果实现电子档案系统条目导入和 PDF 格式扫描件挂接上线。成果交付为两套格式：一套为 JPG 格式；一套为 PDF 格式。条目和扫描件元数据信息齐全完整，并以系统上线信息进行成果验收。（提供承诺函，格式自拟） ★扫描地点设在新库房内，档案需从原库房移至新库房进行扫描。（提供承诺函，格式自拟）

二、技术要求

1.系统技术规范

1.1项目简介

为了适应首钢技师学院档案管控体系建设和档案信息共享的发展要求，促进学院档案现代化水平的提高，拟实施首钢技师学院历史档案电子化项目。

1.2项目目标

通过有效组织和合理实施，完成首钢技师学院历史文书档案的电子化工作，与首钢集团数字档案室信息管理平台系统有效挂接，实现历史档案网上查询浏览、全文检索等共享信息服务，提高馆藏档案利用的便利性和高效性。

1.3项目范围

本项目涉及首钢技师学院档案室馆藏纸质文书档案电子化内容，初步统计估算约合130万页(A4)。具体工作包括纸质档案的数字化扫描、数字化扫描件的OCR识别、档案条目著录、双层PDF转换、进行扫描件的系统挂接等。

1.4数字化要求

①完全符合档案管理标准和用户习惯，符合档案数字化规范、国家计算机光盘档案存储标准及符合国家档案局颁发的电子文件标准。

②采用科学规范的流水化作业，前后工序紧密结合，每项工序有严格的质量检查标准，能做到质量不合格随时返回。同时在每一项工序中有严格的员工操作记录，能够监督、控制员工操作中的每一步，随时检查每一项工序的完成质量及完成情况，确保一次性达到质量要求。

③从档案原件出库、拆分、扫描、文字录入到校对等流程都有记录，确保档案原件在数字化流程中无丢失、无损坏。同时，在扫描工作中，不得在档案原件上涂抹、更改、作标记等，确实保护原件的原始记录性。

④数字化从扫描、图像处理、文字录入到生成图像压缩格式以及完成挂接，在保证图像质量的同时，使图像的所占的空间最小化并能同电子档案管理系统完美结合，方便用户使用档案管理系统。

⑤档案数字化刻成的光盘完全符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》。

1.5参考规范和标准

①.管理性标准、规范

l《中华人民共和国档案法》；

l《中华人民共和国保守国家秘密法》；

l《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》；

l《关于严禁使用涉密计算机上国际互联网的通知》（中保委[2003]4号)；

l《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)；

②.技术性标准、规范：

l《电子文件管理与归档规范》（GB/T18894-2002）；

l《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）

l《档案著录规则》（DA/T 18）；

l《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）；

l《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2005）；

l《国家档案局关于电子文件归档和管理规则》；

l《文书档案案卷格式》；

l《办公自动化电子文件归档与电子档案管理办法》；

l《电子公文归档管理暂行办法》；

l《文书类电子文件元数据方案》（DA-T46-2009）；

l《照片类电子档案元数据方案》（DA-T54-2014）；

2.项目进度要求

项目进度：要求投标人以年度为单位进行驻地加工服务，制订以月度为单位项目实施计划，服务地点由首钢技师学院档案室指定办公室；投标人应制定具体可行的保证措施，确保年度驻地服务人员不低于5人。

3.项目管理要求

投标人应建立专门的项目管理组，由专人负责，确保项目按时按质进行。投标人详细描述项目实施方法和过程，明确阶段实施目标，提供详尽的项目

分阶段实施时间表和各阶段各方人员安排。

投标人应提交参加本项目的人员名单及项目经验介绍。投标人应保证项目团队成员稳定性。

4.验收与交付要求

4.1验收时间

在全部数字化工作结束后，并完成全部扫描图像与档案管理系统目录挂接后，用户进行最终验收，验收合格后，在最终验收报告上签字。

4.2验收人员

甲方包括：档案主管、档案管理人员、系统使用人员；乙方包括：数字化项目负责人、项目实施人员。

4.3验收方法

按照项目完成质量及是否满足客户需求原则，数字化验收可采取取样验收的方法，抽样比例不低于10%，用户也可根据实际情况扩大抽样比例。

4.4验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%

此合格率标准为参考标准，用户可以根据实际需求提出其他合格率标准。

4.5验收内容

①.档案整理标准

l科技档案整理符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）；

l照片档案整理符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）；

l电子文件整理符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）；

l文书档案整理符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）；

l磁带、录像带整理符合《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T l5--95)；

②.档案扫描标准

l按照《DA-T3102917纸质档案数字化规范》扫描。

l扫描的图像清晰、完整，能够在档案管理系统中进行全文检索；

l扫描按照案卷按照整理后所标页码顺序进行，扫描图像顺序无混乱；

l扫描分辨率符合档案数字化相关规定，不少于300DPI，能够满足档案图像在档案管理系统中进行全文检索或OCR识别；

l扫描时保证档案原件不被损坏，对于不可拆的档案原件保持原状；

l扫描图像存储格式正确，扫描成果导入档案管理系统和电子文件挂接，能确保档案扫描图像与目录批量挂接正确；

l对于磁性载体档案信息采集，保证信息采集后音频文件清晰、可读；

l实物档案拍照后形成的照片能够全面反映实物档案记录的档案信息；

③.扫描图像处理符合标准

l校正后图像清晰无污点、黑点、黑线、黑框、黑边，能够展现档案原貌；

l偏斜的图片进行纠偏处理，页面端正，偏斜度小于2度；

l扫描图像进行裁边处理，图像无多余白边；

④.目录数据符合标准

根据各种档案类型的著录标准及客户本单位对档案著录的要求，在档案管理系统中录入题名等各种著录项目，通过“一稿双录、人机校对”等方式，确保著录正确率100%正确。

⑤.数据挂接符合标准

通过档案管理应用系统，以档号作为关联对象实现目录数据与对应的档案扫描图像批量、快速挂接。通过每一份图像文件档案目录数据库中该份文件建立起一一对应的关联关系，挂接正确率不低于95%。

4.6数据备份

①.经验收合格的完整数据应及时进行备份。

②.为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。

③.备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

④.数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

⑤.须将备份数据（硬盘备份）提交给甲方两套，包括著录条目和全文数据。档案扫描文件应提供两种格式JPG和PDF，国家档案局要求的格式和目前系统要求的存储格式。

三、项目价格及总费用说明

项目总预算金额149.2万元，按两年实施，2024年实施117万元；2025年实施32.2万元。

甲方所有数字化档案130万页为预估量，最终验收以：未达到预估量情况下按“实际完成数”结算；超出预估量10%范围内，按预估量支付全额款项。

（说明：此费用包括档案的拆卷、整理、扫描、还卷、索引建立、光盘刻录、标题录入、挂接原文、更换档案盒至档案管理系统的服务内容。页系指标准A4幅面页，大于A4不超过A3幅面按2个A4幅面计算，依此类推。）

扫描后图形存储格式：一律用彩色。图像扫描精度不低于300dpi。

交付数据光盘上包含文件标题检索数据库以及扫描影像资料。标题录入规则由双方共同商定。

由于乙方原因造成不能如期完工，每逾期壹天，乙方应赔偿甲方合同总额千分之一的违约金；无故逾期超过20个工作日，甲方有权单方解除合同，并赔偿甲方合同总额10%的违约金。

四、保密

乙方加工或进行售后服务时，应当主动避免可能引起甲方泄密疑虑的动作，为尽量减小泄密的可能，甲乙双方同意严格遵守下列规定：

1、乙方同意甲方派出若干人员进驻加工现场监督；

2、数据、文字生成并删除后，可能恢复数据的设备由甲方提供，如移动硬盘、U盘类、（技术人员详细填写），对于上述设备，乙方人员不得带入加工现场；

3、工作场地的IT设备不得以任何形式接入互联网或甲方办公局域网；

4、无关设备、摄影、摄像、拍照设备不得带进工作场地，包括具备上述功能的手机；

5、加工过程中，对于可能引起甲方泄密疑虑的操作，乙方应当主动向甲方监督人员解释，经甲方人员许可后，方可操作；

6、服务项目完成后，所有与本服务项目有关的临时载体（磁记录、光记录、纸记录等）交由甲方或双方共同销毁、清除；

7、乙方实施售后服务时，应当遵守上述规定。

五、售后服务

1、加工服务产品交接后三年内，乙方为甲方提供免费数据维护。

2、加工期间，乙方随时提供在线响应服务，响应时间不超过２小时。

3、乙方免费提供甲方操作人员扫描、挂接的使用培训。

六、其他要求

★1、投标人前5年未发生过档案安全事故、泄密事件，无非法获取或非法持有档案、档案复印件、国家秘密载体等行为及无重大违法记录（提供书面声明，格式自拟）。

2、投标方的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。应至少有5年提供所投标服务内容的经历，并在近3年内从事过与本项目类似或接近的项目，具有档案整理及数字化加工实施、质量控制、经营管理的相应的资格和能力，具有完善的质量保证体系及其质量认证证明，要求投标方提供有关证明材料(如：项目合同有效部分复印件等)。

3、投标方必须制订和执行数字化安全保密制度，制订并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。