标的提供的时间

 合同生效之日起三个月内，成交人须完成2022年文书档案、文件汇编、财务档案、照片档案进行标准化整理及数字化扫描，通过项目验收。

标的提供的地点

 采购人指定地点。

付款方式

 1期：支付比例100%,合同款项按一次性支付： ①完成合同工作量的100％，并通过采购人对整体项目验收确认后，根据成交单价实际一次性结算。如验收不合格，应按采购人要求进行整改，如未按要求整改的，采购人有权终止合同，成交人按照合同价的10%承担违约责任。 ②支付方式：采用支票、银行汇付（含电汇）等形式。 ③款项支付时，成交人同时向采购人提供相应金额的正式发票（指与本服务项目有关的服务发票）。

验收要求

 1期：按采购文件要求完成服务任务，通过采购人对整体项目验收确认。

履约保证金

 不收取

其他

 费用要求，（1）文书档案（件）、文件汇编（件）、财务档案（本）、照片档案（张）按件（本、张）进行结算，每件（本、张）最高限价为10元或按米计算，各项服务任务最高限价：文书档案规范性整理含扫描、录入系统及挂接等，每米8400元，文件汇编每米4200元,照片档案每张10元，会计报表及账簿整理3500元/米，会计凭证3000元/米。 （2）完成全部工作后，并通过整体项目验收，根据实际完成数量，如全部完工价格未超过合同价格，据实结算支付；如全部完工价格超过合同价格，以合同价格支付。 （3）报价人的投标报价应包含但不限于从档案转整理所需的一切工作内容而发生的相关税费、人工费用、设备费用、相关辅助材料费（包括档案盒、目录盒、案卷封面、备考表由成交人提供）和应由服务单位承担的义务、责任和风险所发生的一切费用，成交人在中标并签署合同后，在项目实施过程中出现任何遗漏，均由成交人负责，采购人不再支付任何费用。

报价要求，报价人对广州市规划和自然资源局白云区分局2022年文件汇编、文书档案、财务档案、照片档案规范化整理项目进行报价，报价以折扣率进行，以百分比表示，报价折扣率是固定唯一，须为1%的整数倍，且不超出（0%≤报价折扣率≤100%）范围，否则将被视为无效响应。

序号

品目名称

标的名称

单位

数量

分项预算单价（元）

分项预算总价（元）

权重%

所属行业

技术要求

1

其他服务

综合档案服务规范化整理项目（2022年文书档案、文件汇编、声像档案和财务档案）

项

1.00

100,000.00

100,000.00

100.0

其他未列明行业

详见附表一

参数性质

序号

具体技术(参数)要求

1

一、总体服务要求

工作内容：

对广州市规划和自然资源局白云区分局（2022年文书档案、文件汇编、财务档案、照片档案）进行标准化整理及数字化扫描。具体工作包括：

1.对档案交接、清点、编写档号；

2.对档案进行标准化、规范化整理排序、编写页码等；

3.按案卷级、文件级进行著录；

4.开展纸质档案（财务档案除外）的扫描、数据采集处理、目录和文件双向核查、电子文件入库；

5.将文书档案、文件汇编、财务档案、照片档案信息按标准化、规范化录入广州市白云区电子文档库管理系统，满足对档案目录、建设项目专业信息、扫描电子文件的索引、查询、网络调阅和广州市白云区档案馆及广州市规划和自然资源局白云区分局内部工作利用；

6.开展档案实体的装订、装盒、上架等工作；

7.驻场人员需到采购人指定地点工作；

8.按照采购人要求对档案进行信息排查。

二、具体服务内容要求

档案规范化整理与数字化服务需求

1.服务内容概述

本项目的整理对象是广州市规划和自然资源局白云区分局2022年文书档案、文件汇编、财务档案、照片档案。报价人需开展的工作是档案的标准化整理及数字化扫描等，需具备相关档案整理资质。

2.档案情况

本次要求处理的档案：

3.服务技术要求

（1）基础要求

①整理项目

成交人须根据《城乡规划管理档案编制规范》《广州市城市建设档案分类大纲》等，对广州市规划和自然资源局白云区分局文书档案、文件汇编、财务档案和照片档案进行分类、编写档号。

②档案整理

成交人须依据《白云区档案管理规范》等相关规范对档案材料进行鉴定分类、排序、文件修裱、平整、去钉、编制页码、说明、标注、填写备考表等整理工作。此外，成交人在整理档案材料时发现有误，应及时通知采购人档案管理人员进行核实。

③双向核查

成交人须对已完成著录档案资料进行实体与封面、卷内目录信息进行核查，通过查看原文内容，看文件内容是否与所著录的数据内容一致，须保证相关信息齐全、完整、准确。确保目录信息与实体材料一一对应。

④档案扫描加工

根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。特殊尺寸的图纸采用分幅面扫描后再根据需要进行图像拼接的方式处理。扫描方式以不损伤档案原件，且能直接反映档案的原貌为原则。

Ⅰ要求扫描电子文件层次过渡自然，电子文件清晰，保证实体可识别的内容，电子文件的屏幕显示结果和打印结果清晰，电子文件存储量适中。

Ⅱ档案扫描加工应当根据档案的字迹、字号、纸张、色彩等因素，设定不同的参数后进行，以保证扫描的电子文件质量符合要求。

Ⅲ扫描电子文件格式原则不压缩，如果需要压缩只能采取无损方式并须经采购人同意。

Ⅳ标准参照《城乡规划管理档案编制规范》《广州市城市建设档案分类大纲》《建设电子文件与电子档案管理规范》《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）和广州市规划和自然资源局档案管理相关规定等。

⑤数据挂接、入库

Ⅰ扫描处理后的电子文件，需与著录数据挂接。

Ⅱ挂接后，每卷档案的文件目录与其电子文件建立一一对应关系。电子文件与目录数据对接须做到准确无误。

Ⅲ确保电子文件与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，数字化成果在档案管理系统中有效检索和显示。

Ⅳ建立文书档案信息资料库，将信息同步到广州市白云区电子文档库系统（利用平台）。

⑥档案装订、建档

档案资料需按规范折叠、装订立卷并装盒。保证档案资料无遗漏，无放错卷、盒。折叠、装订、装盒、装具规范参照《城乡规划管理档案编制规范》《技术制图、复制图的折叠方法》《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）和广州市规划和自然资源局档案管理相关规定等。

（2）质量要求

项目实施过程中，成交人应严格实行过程质量检查。发现的错误问题，成交人应无条件立即更正或返工，保证加工质量满足采购人的质量标准。具体质量要求点可参考下表：

（3）设备及系统要求

①设备要求

成交人需要至少配置激光打印机1台（A3、A4），高速扫描仪、平板扫描仪2种扫描仪至少各1台及多台电脑设备等，参数如下表：

②著录、扫描及入库系统的要求

Ⅰ扫描加工软件：具有扫描、图像处理（去黑边，自动或手动纠斜，缩放，左右90º旋转，自动确定或更正图像标准幅面等）、图像属性处理、备注、数据统计（日、周、月、年的统计数据查询和打印报表，可根据需要定制统计类别）、数据维护、远程上传等基本功能，具有一定的灵活性和可维护性，功能能够根据广州市城市建设档案馆实际情况做适当的调整。

Ⅱ为保证扫描质量和保证过程检查要求，须提供方便的档案图像查阅和质量检查软件。

Ⅲ提供本成果档案扫描加工软件的流程说明和加工过程中的数据结构说明。

Ⅳ档案著录数据、扫描图像及其属性数据的脱机介质制作、存储须做好安全和权限管理，保证数据安全，脱机介质具有管理软件。

（4）工作时限要求

①2022年文书档案、文件汇编、财务档案、照片档案应在合同签订后三个月内完成并通过验收。

②如遇特殊情况，需对工作任务进行调整的，采购人、成交人应友好协商解决。

（5）项目验收材料

①纸质成果

Ⅰ按要求装订整理的档案原件；

Ⅱ档案手工检索目录1套（含对应的电子目录1套刻盘）。

②电子成果

Ⅰ著录的信息、扫描的电子文件导入采购人指定的移动硬盘（区档案管理系统正在升级改造，暂时无法录入系统），移动硬盘的所有数据应符合档案管理系统的格式，可直接导入挂接到升级改造后的区档案管理系统上，能顺利、正确提供网上查询和利用。

Ⅱ著录数据、扫描的电子文件及属性信息DVD 刻盘2 份。光盘表面标识应符合采购人的要求并有详细的内容清单。光盘可读，数据完整。保存在服务器上的图像及其属性数据与保存在光盘上的数据要一致，并与档案实体保持一致。

Ⅲ案卷编制说明（doc格式）、电子版文件清单（Excel表格）。

③工作总结报告

（6）其他要求

①成交人须严格遵守国家相关保密法规，须采取措施对本项目加工过程中的档案实体和数据的保密，并保证安全。

②安全保密条款细节，采购人与成交人双方另行制定作为合同附件。

③合同签订后，合同期内成交人有以下情况的，应按照合同约定承担违约责任：

Ⅰ未按合同规定时间内完成合同规定的工作量；

Ⅱ未达到合同规定的质量要求；

Ⅲ成交人单方面中断或不执行双方签订的合同。

④风险责任的承担：如因不可抗力造成的项目加工受到影响，采购人与成交人应本着友好合作的态度共同协商调整项目加工进度。

4.项目人员要求

本项目所需实施人员不少于6人，具有规划管理档案服务、文件汇编、文书档案、财务档案、照片档案等整理服务相关经验的技术人员。成交后原则上不得变更所拟派的实施人员（即本项目项目经理、主要技术管理团队简历表中的人员），如确需变更项目人员，须征得采购人同意。

三、报价要求

报价人对广州市规划和自然资源局白云区分局综合档案服务规范化整理项目（2022年文书档案、文件汇编、声像档案和财务档案）进行报价，报价以综合折扣率进行，以百分比表示，报价折扣率是固定唯一，须为1%的整数倍，且不超出（0%≤报价折扣率≤100%）范围，否则将被视为无效响应。

说明

打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致投标无效。
打“▲”号条款为重要技术参数，若有部分“▲”条款未响应或不满足，将导致其响应性评审加重扣分，但不作为无效投标条款。