项目需求

前附表

序号	项目	招标需求内容
1	采购内容	详见第一章 采购邀请
2	单位及数量	详见第一章 采购邀请
3	交付或者实施的时间和地点	详见本章内容
4	需实现的功能或者目标	详见本章内容
5	执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其它标准、规范	执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其它标准、规范（如有）
6	技术规格要求	详见本章内容
7	物理特性要求	无
8	质量、安全要求	详见本章内容
9	服务标准、期限、效率	详见本章内容
10	验收标准	按照竞争性磋商文件和成交人提供的响应文件及成交人和采购人签订的政府采购合同为标准进行验收。
11	现场踏勘	本项目不统一组织现场勘察，供应商可自行对本项目现场和周围环境进行勘察。勘察现场所发生的费用由供应商自己承担。不论何种原因所造成，在勘察过程中，供应商自行对由此次踏勘现场而造成的死亡、人身伤害、财产损失、损害以及任何其它损失、损害和引起的费用和开支承担责任。
12	演示时间及地点	无。
13	样品要求	无。

★一、重要商务要求一览表

项目	要 求
1、合同履行期限	合同签订之日起至所有档案数字化加工完成，并提供一年试运行服务。
2、付款方式	本项目预付款在合同生效且具备付款条件后7个工作日内支付合同价的20%，所有档案数字化加工完成后根据实际工作情况支付服务经费，一年试运行服务结束后按实支付剩余款项。
3、履约保证金	本项目不收取履约保证金。
4、合同终止	成交人在合同有效期内，不得无理由终止合同，确有特殊情况的，须提前两个月向采购人提出书面申请，经采购人同意后，方可终止合同，同时酌情扣除履约保证金。因成交人发生重大差错事故的，采购人可有权终止协议，成交人承担全部责任。

二、项目背景

为配合我省“全域数字法院”改革有关安排，深化档案电子化改革，发挥历史档案最大价值，浙江省高级人民法院发布了推进旧存纸质卷宗扫描工作的通知（浙高法办明传（2021）2 号），力争用两到三年时间完成全部旧存纸质卷宗的数据化。根据上述通知要求，需要采购纸质卷宗数据化及后端加工等服务。项目主要工作为公安卷的扫描、质检及后端加工工作。纸质卷宗数据化及后端加工所需的扫描仪、软件由成交人负责提供。要求扫描精度不低于300DPI，质量抽检的合格率达到95%以上。

三、服务内容

1、项目概况

负责宁海县人民法院旧存公安卷、鉴定、评估、拍卖、文书等档案数字化工作，共计约300 万页。

2、 服务时间节点要求

1）2023年12月31日前完成宁海县人民法院要求的所有旧存公安卷数据化加工工作。

2） 合同签订满一年内完成宁海县人民法院所有档案数字化加工工作。

3）所有档案数字化加工工作完成并通过验收后提供一年的试运行服务

四、处理工作环节与质量要求

档案数字化处理工作包括卷宗封面打印、整理拆装、扫描与图像处理、录入检索、文字识别、保存格式存储、文件目录与全文的挂接、卷宗整理入库，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。各工作环节要求符合浙江省高级人民法院《浙江法院档案数据加工工艺及数据传输规范》和《关于当前档案数据扫描加工中应注意的几个问题》（浙高法办[2007]7号）文件规定:

1.数字化加工设备及流水线要求:

档案数字化处理所需的计算机、扫描仪等设备和服务过程中所需的办公用品及耗材等均由成交人提供，推荐使用柯达I3200系列以上扫描仪和A380平板扫描仪或相同质量等级的扫描仪。内存硬盘由成交人提供（采购人有特殊要求除外，需由采购人自行提供）。

2.加工流程规范:

（1）封面打印流程

通过Word模板手动生成卷宗封面，核对无误后打印。

（2）拆卷流程:

拆卷是指将档案拆线，便于替换封面重新装订的过程。拆卷流程应注意以下要点:

①检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；

②拆开案卷，将案卷背面有封条小心撕干净，剪开装订线；

③将案卷内页一页页分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识提醒扫描人员注意；

④取掉案卷中金属物；

⑤注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。

在有不清楚的情况下，拆卷人员应该及时向院方档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。

（3）扫描流程:

扫描流程是对档案散页进行快速扫描，形成影像文件的过程。在扫描流程中应注意以下要点:

①根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置；

②对于封面、内页、手写诉或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描；

③将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保档案的清晰度。

（4）影像处理流程：

影像处理流程是对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量的过程。在该阶段应该注意以下要点:

①建立存放规则将扫描人员扫好的影像拷到本工作机；

②对因扫描原因造成的黑边等特殊影像进行处理；

③检查电子影像是否清晰；

④对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致；

（5）索引流程:

索引流程是指根据案卷卷皮信息和案卷内容，对所扫描的影像文件建立索引的过程。在索引流程中应该注意以下问题:

①建立存放规则将影像处理人员处理好的影像拷到本工作机；

②检查全案卷有否缺页，少页，无法看清楚的影像如有必须通知扫描人员重新扫描，确保全案卷的页数和案卷目录信息完全一致；

③如发现原目录有少编、错编现象，就按实际页码编写案内目录，以卷内目录的页码内容和电子影像页码内容一致为标准，并登记在册备查；

④将索引完成的案卷保存打包上传；

⑤符合双重比对要求，索引必须针对同一影像包，形成两份索引文件，以便在数据交换时进行索引比对，保证数据索引的正确性。

（6）质检流程:

质检流程是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。质检应由专人负责，做到案件每个检查，不能由组长兼任。质检流程中应注意的问题：

①检查电子影像的页数与原始案卷是否一致；

②案件电子卷目录中勾选有纸质材料的，应与实体纸质材料逐页比对，进行形式检查，要求与纸质档案内容完全一致；

③纸质案件排列顺序应与电子案件中排列顺序一致；

④检查电子影像是否清晰；

⑤电子、案卷是否有空白页；

⑥目录带章、纸字标的材料是否有对应的章和纸质材料。

（7）装订流程:

装订流程是将扫描加工完成质检的案卷重新装订，并加盖电子化印章的过程。装订流程中应注意的问题:

①对已完成扫描、索引、质检工序案卷进行重新装订；

②对重新装订的案卷，必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理；

③按原装订的孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准；

④对重新装订的案卷粘上封条并盖章。

（8）整理入库流程:

协助院方档案员从档案库房下架并搬运至指定加工场地进行扫描，案卷装订完成后，交院方档案员进行检查验收。验收合格后，协助院方档案员整理上架至档案库房。

（9）数据格式规范:

①初始加工的数据加工要求:分辨率300DPI及以上；

②标准文件格式:单页JPG/TIF；（影像保持原有文件格式，不作任何格式处理）

③色彩:全部材料均进行全彩扫描；

④质量:在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。

四、人员要求

1.人员配置：成交人负责提供专业加工人员，并指定专职管理人员负责现场管理工作，至少保证7人同时在岗直至所有档案数字化加工完成。若有特殊或应急情况，成交人需按采购人要求提供包括但不限于增加人员、增加设备等服务要求。

2.要求项目实施负责人常驻宁海县人民法院，加工期间项目实施负责人不得随意更换，若确需更换须征得采购人同意。

3.所有工作人员均需在宁海县人民法院进行备案，并签订保密协议，同时未经采购人同意不得随意调动备案完成的人员，确保人员稳定性。

4.发生岗位人员缺失的，应当有人替班并及时补足。每月累计缺岗3日以内的，每天每人扣除服务费300元；5日以内的，每人每天扣除服务费1000元；超过5日的，每人每天扣除服务费5000元。缺岗超过半日的，以1日计；发生迟到或早退的，每月累计3次计缺岗1日。

5.扫描服务人员有良好职业道德和保密意识，服从采购人的管理，包括作息时间、节假日安排、工作安排、规章制度等。

五、安全要求

严格遵守《保密守则》及浙江省高院的有关规定。档案扫描工作必须在本院指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。加工单位应做到:

1.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育，并确保人员稳定性，避免加工人员频繁调动。

2.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

4.扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5.数据在迁移入本院的数据口后，工作站上的数据必须在本院工作人员的现场监督下销毁。

6.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

六、验收要求

1.加工单位数据自检合格后，递交宁海县人民法院验收。数据验收应做好阶段性安排，分批由加工单位自检合格后提交。

2.档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任。顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，需要重新调整。

3.数据验收合格后，加工单位需将数据直接迁移入法院电子档案数据库，提供法院进行应用。

七、售后服务

1.成交人须提供从项目整体验收合格之日起，提供一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，须对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、现场等多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能4小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证采购人的正常使用。

2.供应商提供≤4小时响应的项目后期维护服务。

3.供应商提供的售后服务承诺包括：免费服务期的期限，免费服务期满后的服务方式和费用，服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

4.成交人在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目。项目负责人必须为成交人公司的负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。

八、其他要求

1.档案数字化加工工作需符合《中华人民共和国档案法》，并可接入浙江省高院系统。

2.法院不提供档案扫描所需的数字化加工软件，但不收取现场的水、电费和场租。加工单位完成的数字化档案，必须确保能将数据导入法院办案办公平台，并正常使用。

3.双方各指定专人做好档案的清点交接工作，交接工作由项目负责人统一负责。

4.加工单位的人员应服从宁海县人民法院的管理，包括作息时间、节假日安排、工作安排、规章制度等。

5.供应商需根据实际情况提供针对本项目的服务方案、业绩、拟投入本项目的人员情况、项目拟投入的设施设备情况、后期服务能力及应急保障方案、服务的便捷性和履约能力。