采购需求

 

一、项目背景

中国国际福祉博览会暨中国国际康复博览会由中国残疾人联合会主办，是中国该领域规模最大、级别最高、影响力最强的展会。上届博览会有三百余家参展商参展，同期举办多个论坛、技术交流会等。北京市残联充分体现“平等、融合、共享、阳光”的残疾人工作理念，集中展示近年来北京辅具和无障碍服务新成果，对北京市辅具和无障碍建设发展开展全方位的学术阐释、多维度的理论挖掘、多视角的实践交流、全链条的科技赋能，更好讲述服务残疾人的北京故事，为无障碍和辅具建设提供首都样板，传播北京市无障碍和辅具建设的理念，推动和引领无障碍和辅具事业更好更快发展。

2023 年 5 月21 日（具体时间按照甲方实际需求）将举办博览会论坛。论坛在首钢会展中心举办，论坛活动分为开幕式、主题论坛和闭幕式三个部分。

二、项目服务内容与要求

1.场地租赁

论坛举办地点为首钢会展中心，场地租赁费由成交供应商支付给国际会议中心。

租赁场地要求：

（1）容量：可容纳120人的会场，布局合理，座位宽敞。

（2）位置：与中心参展展位位置临近，且无障碍环境适合残疾人进出。

2.设计

响应文件中提供设计平面图，创意和设计方案，成交后与采购人充分交流，在听取采购人意见后进行补充完善，经采购人确认后开始后续工作。

2.1.论坛会场的策划与设计

根据论坛会务服务的内容与要求进行总体策划与设计。创意新颖，突出项目主题，根据创意并结合场地具体情况，对灯光、音乐等进行设计，设计各环节灯位图及灯效、节音乐素材、视频效果、LED 大屏幕视效方案。

2.2 其他设计

完成论坛会议手册设计制作、环境宣传展板设计等。

3.场地搭建

根据甲方要求，完成论坛场地的搭建工作。

（1）人员安排

根据设计内容及要求，安排好设备材料运输，灯光、音响安装，场地布置搭建及施工等各类相关技术人员，确保项目质量与安全。

（2）设备租赁

根据设计内容及要求，完成各类灯具及配套设备、各类音响及配套设备、LED 屏幕及配套设备等所需的设备及材料的租赁。

（3）制作

根据设计内容及要求，做好舞台、演讲台、地毯、台阶、控台围挡、控台垫板等所需的各类材料的定制与制作。

（4）搭建

根据设计内容及要求，对相关的租赁场地完成场地搭建工作。

4.会场环境布置

根据策划内容及要求，完成会场宣传环境布置工作、包括但不限于悬挂广告、指示牌等。

5.现场运行团队

根据策划设计内容及要求，配置项目经理、活动主持人及相关人员。

（1）项目经理，负责开幕式暨论坛前期筹备及综合统筹。

（2）项目主持人，负责开幕式暨论坛的主持。

（3）开幕式暨论坛运行统筹人员，至少应包括综合协调人员、技术统筹人员、屏幕内容统筹人员、嘉宾上下场管理人员等。

6.安全保障

做好对整个活动现场场地的管理与安全保障，合理安排人员配置、任务布置，发现问题及时跟相关部门联系整顿。提前做好对安保人员、安检人员的相关培训，合理疏导人流，防止活动现场出现拥堵，做好安全警戒、秩序维持。服从现场活动主办方指挥，遇有突发情况，及时向现场负责人和活动主办方汇报，确保展览和论坛安全工作万无一失。

7.摄影服务

论坛彩排及正式活动期间进行摄影服务工作。

8.翻译

提前配备语音转写等专业设备，顺利保障残疾人参与论坛交流工作。

9.物料制作

（1）会议物料

做好会务相关资料排版设计、印刷及制作。

根据会务组要求提供报告汇编、会务手册的印刷服务，提供纸质版邀请函、椅签、资料袋、桌卡、论坛纪念包、纪念本等制作服务。

（2）证件制作

要求完成论坛证件制作，完成车辆证件的制作，等。

10.会务保障

本届论坛预计参加人数约120人次，会务餐饮约120人次。

供应商应根据会议规模和实际情况，配置好会务保障人员，负责协调落实相关人员的接待、用餐等事宜，提供速记、茶歇等服务，确保论坛顺利完成。

三、服务团队人员及要求

根据项目服务内容与要求组建服务团队，队伍人员稳定，分工明确，具有与本项目服务内容类似的业绩经验与组织与协调的能力。

1.项目经理 1 名，10 年及以上工作经历，具有与本项目类似的大型活动的组织与管理业绩经验，具有统筹安排，领导、协调、处理突发事件的能力。

2.策划人员，5 年及以上工作经历，具有与本项目类似的大型活动的策划业绩经验。

3.设计人员，5 年及以上工作经历，具有与本项目类似的大型活动的设计业绩经验。

4.项目执行人员，5 年及以上工作经历，具有与本项目类似的大型活动的执行业绩经验。

5.现场保障人员，5 年及以上工作经历，具有与本项目类似的大型活动的现场保障业绩经验。

四、项目服务期、服务响应与质量保证

1.成交后与采购人签订合同，合同生效后至论坛结束，完成全部服务内容。

2.在项目服务过程中，与采购人充分交流，服务响应及时，确保项目进度和质量。

3.若项目开展的时间和内容等发生相应变化，采购人与供应商将根据实际情况共同协商解决。

五.项目验收

采购人组织项目的验收工作，项目验收依据竞争性磋商文件、响应文件、合同条款的内容与要求进行，成交供应商须按采购人要求提交项目验收所需的相关文件，并以采购人确认为标准。

 

备注：内容如有出入，以实际实施过程为标准。